规章制度文件管理办法
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文件名称规章制度文件管理办法制订单位人力资源中心版次A/0 文件编号HR-001 制订日期2007-11-01 页数1/4
例：2/10表示总计10页中第2页。（职务说明书以流水号表示页数）
4.5.5 文件撰写格式：
4.5.5.1规章制度：1.目的、2.范围、3.权责单位、4. 内容5.使用表单
4.5.6 文件撰写布局：
1.
1.1
1.1.1
1.1.1.1
4.6 文件与资料分发、回收作业：
4.6.1 所有颁布发行文件，均需右上角加盖文件发行章(附样)后发行，收
文单位于“文件收发记录表”上签收。
4.6.2 修改及废止时，应由人力资源中心依分发记录发放新文件，即刻回收旧
版文件并执行4.7，回收时应注意数量及内容之完整性。
4.7 废止文件与资料的销毁：
4.7.1 自各单位回收之旧版文件与资料，由人力资源中心统一处理，处理方式有：
⑴销毁；
⑵正面用笔打“×”，反面它用。
4.7.2 人力资源中心需要保留原件文件，需在文件上注明“旧版”以视区分，
并列帐管理。
4.7.3 人力资源中心需要销毁保留旧版原件文件，需企管办副总批准即可。
4.8 文件与资料保存：
4.8.1 经颁布发行的规章制度、表单等，原件由人力资源中心列帐保管。
4.8.2 分发到各单位文件由该单位文件签收人员或兼职文管人员保管。
4.8.3如因文件管理人员离职，需将完好无缺的文件移交下一位本职工作负责人
或人力资源中心。
4.8.4如因人为造成文件丢失的，将按公司相关制度追究当事人责任。
4.9 文件与资料档案管理：
4.9.1 文件管制：
4.9.1.1 人力资源兼职管理，文件如有修改，人力资源部当月底发行一次“文
件最新版次一览表”，供各单位核对其使用文件与资料是否为最新有效
版本。
4.9.1.2 使用单位每次收到文件时，需填写“文件收发记录表”。
4.9.1.3 人力资源中心不定期对各部门文件保存情况予以检查，发现不符合
本规定所规定的作业内容立即给予指正、销毁等，并记录于稽查档案。
文件名称规章制度文件管理办法制订单位人力资源中心版次A/0 文件编号HR-001 制订日期2007-11-01 页数4/4
4.9.2 使用单位：
4.9.2.1 使用单位不得以任何借口自行影印正式文件与资料，如需增发或发现
文件与资料有缺页，字迹模糊破损等情况时，应填写“文件申请单”，
经审查、核准后，向人力资源中心申请补发后，同时交回旧文件与资
料(缺失除外)。
4.9.2.2 制度使用单位所使用文件与资料必须置于作业场所适当位置。
4.10 其它作业方法：
4.10.1各部门如需在外批量印刷表单时,需先到人力资源中心进行确认表单的
正确性后方可进行外发批量印刷。
5、使用表单：
5.1 文件申请单
5.2 文件收发记录表
6、附件：
6.1 文件与资料管制流程
6.2 文件封面
6.3文件内容页
附件一：
规章制度管制流程 权 责 单 位
文 件 申 请 单
HR 中心、相关单位
中心负责人 稽查组、（副）总经理
（副）总经理
HR 中心
HR 中心
HR 中心
HR 中心
文件收发记录表
东莞市原野服装有限公司
签呈
内部联络单
附件四：
文件名称制订单位版次文件编号制订日期页数
1、目的：
2、范围：
3、权责：
4、内容：
5、使用表单：