武汉某科技发展有限公司文件控制程序(参考性强)

TG-P401 文件控制程序1. 目的对质量体系文件和技术资料进行控制，确保规定的场合所使用的文件现行有效。

2. 范围适用于对本公司质量管理体系文件和技术资料（包括外来资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。

3. 职责3.1 质量手册、管理文件、技术文件由总经理批准后发布。

3.2 质量手册、管理文件文件由综合部归口管理，技术文件由技术质量部管理。

4. 程序内容4.1 文件的分类和控制4.1.1 文件的共分为三类：a)质量管理体系文件（包括质量手册、程序文件、支持性文件、表格等）；b) 技术文件，包括外来资料； c) 其它管理性文件。

4.1.2 文件的代号如下：a) 质量手册的编号 TG －Q M-1/0版本/修改次数 质量手册质量管理体系文件企业代号(铁工),以下相同b) 程序文件的编号TG －P □□□c) 记录的编号 R □□□-□□版次号程序文件用P 表示，序号用三位阿拉伯数字表示，与标准章号相对应，第2、3位数字为本章内程序序号。

质量管理体系文件企业代号记录号 记录用R 表示，序号用三位阿拉伯数字表示，第一位数字与标准章号相对应，第2、3位数字为本章内程序序号。

d) 支持性文件的编号:G□□-□□表示本部门文件序号指导性文件用G表示。

两位汉语拼音首字母表示部门代号部门代号用汉语拼音首字母表示，如：综合部 ZH 技术质量部 JS 生产部 SC 市场营销部 YXe) 技术文件按相关产品技术标准执行，管理性文件可不编号。

4.1.3 文件按控制方式分为“受控”和“非受控”两类，公司现场使用的文本均为受控文件，加盖红色“受控”印章，控制的内容为文件的发放、更改、作废等。

4.2 文件的编写4.2.1 质量手册（含程序文件）由管理者代表组织编写；综合部部进行管理;4.2.2 技术文件、工艺文件由技术质量部编写；操作规程等由生产部编写。

4.2.3 其它管理文件由综合部组织编写。

4.3 文件的审批4.3.1 质量手册（含程序文件）的会签、审批应在“文件会签记录”上填写。

4.3.2 质量手册由总经理批准。

4.3.3 技术文件由分管副总审核、总经理批准。

4.3.4 管理文件由相关部门会签、总经理批准。

4.4 文件的发放4.4.1 文件的发放应确保有关部门和人员都能得到相应文件的有效版本。

4.4.2 文件发放范围a) 质量手册的发至总经理和各部门负责人；技术文件发生产部及其他相关人员；4.5 文件的更改4.5.1文件应定期进行评审或更新，对评审后的更改或更新应再次得到批准。

4.5.2文件更改时，由各类文件管理部门的相应文件更改人下达【文件更改单】，经本程序4.2条规定的原文件编审程序后实施更改。

（审批文件的人变更时，应由具有相应资格并获得相关背景的人员审批）。

4.5.3文件更改一般采用“划改”方式，当其一页面内一次更改内容达5处以上或累计更改多达5次以上，或其一处更改内容太多而不能进行划改时，可采用“换页”方式。

更改后，在手册中的【更改记录】中予以记录，以标记文件的更改状态。

4.6作废文件的处理需作资料保留的作废文件，经总经理批准后，由文件管理者做上“作废”或“保留”标记，方可留用，以防止与有效版本混用。

对不需保留的可以填写【文件销毁清单】经总经理批准后可以销毁。

【文件销毁清单】作为记录应予以保存4.7 文件的保存和归档4.7.1 受控文件不应随意更改，涂画，应妥善保存，确保文件清晰易于识别。

文件资料的保存应注意防潮、防霉、防蛀、防鼠和防火，防止意外损失。

每年由文件管理者对文件、资料进行一次清理，全面检查在用文件的有效性。

4.7.2 质量管理体系文件和技术文件均由技术质量部负责归档与保存；4.7.3 归档的文件均应在【受控文件清单】上注明归档日期、保存期限。

归档文件的管理应便于检索。

4.7.4 归档文件应立卷存档，存入软盘的文件应留有备份。

4.8 外来文件的控制各类外来文件由技术质量部登记、编号(可用外来文件本身的代号)，并经有效版本确认后方可使用，应及时获得外来文件更改、换版的信息，确保本公司使用的外来文件为现行有效版本。

对与公司质量体系密切相关的文件加盖受控章后按受控文件控制其发放，综合部负责关注如产品标准等法律法规方面的文件的最新版本。

5. 相关文件TG－P402《记录控制程序》6. 记录R401-01 【文件发放/回收记录】R401-02 【文件销毁清单】R401-03 【文件更改申请单】R401-04 【受控文件清单】R401-05 【文件借阅复制记录】R401-06 【文件归档登记表】R401-07 【外来文件登记表】TG-P402 记录控制程序1目的对记录进行控制，确保记录的真实、完整、有效，作为验证质量体系有效运行和产品质量符合规定要求的证据。

2 范围适用于本公司所有记录的控制。

3 职责3.1.3.1综合部负责控制与质量体系运行有关的记录和与产品质量符合规定要求有关的记录。

3.2.3.2各职能部门负责本部门记录的收集、标识、编目、整理和保存，技术质量部对公司记录工作进行指导和检查。

4 程序内容4.1.记录表式的确定4.1.1 记录表式由技术质量部在建立质量体系文件时一并确定，产品用测试记录表式由各部门自行设计并报综合部审批备案。

4.1.2记录编制统一的受控编号, 制定【记录一览表】。

4.2.记录的要求4.2.1记录填写应完整、清晰、真实、有效。

4.2.2记录填写者应按表式要求逐一填写，不得漏项，不需填写的栏内可以划上横杠表示，记录内容不得涂改，如确需修改记录，只能划改并做好划改标识。

4.3 记录的收集4.3.1 记录的收集部门在【记录一览表】中明确规定。

每个收集部门应由专人负责收集。

4.3.2 记录应在显著的位置以适当的方式标识，如在表头的右上角填写时间或者记录序号”等。

以便于检索。

4.4 记录的保存、查阅4.4.1 记录收集后，由收集部门装订成册，编制目录，便于检索并妥善保存。

4.4.2 记录应分类存放，便于查找。

4.4.3 记录保存要求：防潮、防霉、防虫鼠、防盗和防火。

4.4.4 电子媒体保存的记录，应留有备份。

保存时注意防潮、防压、防光和防磁，避免贮存内容丢失且每两年复制一次。

4.4.5 记录的保存期详见【记录一览表】，长期保存的记录，由综合部于每年12月上旬收集、归档。

4.4.6 记录一律不外借，需要时可以查阅。

查阅记录应征得记录保管部门领导同意。

无关人员不得查阅。

4.4.7 合同要求时，有效期内的记录必须经总经理同意后，方可提供顾客查阅。

4.4.8 记录的复制应取得记录管理部门领导同意。

与其它部门有关的信息，记录管理部门应主动向有关部门提供记录的复印件传递信息。

4.5.记录的处理记录保存部门的管理者每年清查一次记录，超过保存期的记录由管理者草拟文件和资料销毁申请报告，经总经理批准后销毁。

5 相关文件TG－P401《文件控制程序》6 记录R402-01【记录一览表】TG-P501 管理评审控制程序1.目的按策划的时间间隔对质量管理体系进行评审，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

2范围适用于对公司质量管理体系的评审。

3职责3.1 总经理主持管理评审活动。

3.2 管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议，组织编写相应的管理评审报告。

3.3 综合部负责管理评审计划的制定、收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后的纠正、预防和改进措施进行跟踪和验证。

3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需材料，并负责实施管理评审中提出的相关纠正、预防措施。

4 程序4.1 管理评审计划4.1.1每年至少进行一次管理评审，每相邻两次管理评审间隔时间不超过12个月。

通常安排有内审之后，或外审之前进行。

特殊情况时，总经理可临时安排增加管理评审，此处特殊情况是指：a.公司组织结构、产品范围、资源配置发生重大变化时；b.发生重大质量事故或顾客投诉频繁时；c.法律、法规、标准或市场发生变化时；d.总经理认为有必要的其它情况时。

4.1.2管理者代表负责编制【管理评审计划】，经总经理审核后，于每次管理评审前下发各部门。

计划主要内容包括：a.评审时间；b.评审目的；c.评审范围；d.参加评审部门（人员）；e.评审依据；f.评审内容。

4.2 管理评审输入管理评审输入由各职能部门提交，其应阐明以下方面的情况及改进的建议：a.审核结果，包括内部审核、外部审核的结果；（由技术质量部提供）b.顾客反馈、包括顾客对产品和服务的投诉及对顾客满意程度测量的结果；（由市场营销部提供）c.过程的业绩和产品的符合性，包括过程、产品的监视和测量的结果；（各部门提供质量分目标的完成情况、技术质量部提供产品检验的统计情况）d.预防和纠正措施执行情况，包括对内部审核和日常发现的不合格所采取的纠正和预防措施的有效性。

（技术质量部提供）e.以往管理评审的跟踪措施，包括评审确定的预防纠正措施的有效性；（综合部提供）f.对质量管理体系的变更需求的识别，包括内外环境的变化，如法律、法规的变化，新技术、新工艺、新设备的引进等；（综合部提供）g.改进的建议。

包括对质量方针和质量目标的适宜性和有效性改进。

（各部门）4.3评审准备4.3.1综合部根据批准的【管理评审计划】向参加管理评审的部门和人员发放管理评审通知，并布置参加部门本次评审的任务。

4.3.2综合部负责根据评审输入的要求，组织相关部门完成相应评审输入文件的准备，并提交管理者代表确认。

4.4管理评审会议4.4.1管理评审会议由总经理主持。

a.各有关部门和人员向会议宣读评审输入文件，并对评审输入做出评价，对于存在或潜在的不合格项提出纠正、预防或改进措施，确定责任人和整改时间。

b.总经理对质量体系的充分性、适宜性、有效性作出评价，作出质量管理体系保持、改进或变更的决定。

4.4.2管理评审的内容包括：a.体系的适宜性――质量管理体系是否适宜内外环境的变化；b.体系的有效性――质量管理体系实现质量方针和质量目标的能力；c.体系的充分性――质量管理体系满足市场和顾客的期望和需求的能力；4.5管理评审输出4.5.1综合部负责对管理评审进行记录，根据管理评审输出要求编制【管理评审报告】，经管理者代表审核，报总经理批准。

4.5.2【管理评审报告】是管理评审的输出，一般应包括以下方面的有关决定和措施：a.对质量管理体系及其过程有效性的改进，包括对质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的评价和改进；b.对与顾客要求有关的产品的改进，包括对现有产品符合要求的评价；c.对资源的需求。

4.5.3【管理评审报告】分发至各部门，各部门根据需要采取改进、纠正、预防措施。

4.5.4 管理者代表负责对改进、纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。