档案管理与实务PPT
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档案管理ppt课件
第一章
档案管理的定义
档案管理的定义： 对档案的收集、整 理、保管、鉴定、 统计和提供利用的 活动
目的：确保档案的 安全、完整和可用 性
范围：涉及各种类 型的档案，如文书 、科技、人事、会 计等
意义：为组织、企 业和个人提供历史 记录和重要资料， 有助于提高工作效 率和决策水平
档案管理的重要性
保持信息的原始性和真实性 维护企业的合法权益 提高企业的经营效益 促进企业的可持续发展
档案存储和保管技术
ห้องสมุดไป่ตู้第三章
档案存储
定义：将档案有序地存放在档案库房中 存储方式：分类存储、按序存储、标识存储 存储设备：档案柜、档案架、档案盒 存储环境：温度、湿度、光照、防虫等
档案保管技术
档案存储和保管的重要性 档案存储和保管的几种常见技术 电子档案的存储和保管技术 档案存储和保管的未来发展趋势
目的：满足用户对 档案信息的需求
开发方式：数字化 、汇编、专题研究 等
提高档案利用效率 的重要手段
档案管理软件和应用
第五章
档案管理软件
简介
优势
特点
应用场景
档案管理软件应用
简介 特点 应用范围 优势
档案管理的发展趋势和展望
第六章
档案管理的发展趋势
数字化：随着计算机技术的不断发展，档案管理逐渐向数字化方向发展，数字化档案 管理可以大大提高档案的利用率和安全性。
档案利用和开发
第四章
档案利用
档案利用的定义： 档案利用是指对档 案实体的查阅、复 制、摘录、加工和 传输。
档案利用的目的： 满足社会和个人的 需求，实现档案的 价值和作用。
档案利用的方式： 现场查阅、复制、 网络查询等。
档案管理的定义
档案管理的定义： 对档案的收集、整 理、保管、鉴定、 统计和提供利用的 活动
目的：确保档案的 安全、完整和可用 性
范围：涉及各种类 型的档案，如文书 、科技、人事、会 计等
意义：为组织、企 业和个人提供历史 记录和重要资料， 有助于提高工作效 率和决策水平
档案管理的重要性
保持信息的原始性和真实性 维护企业的合法权益 提高企业的经营效益 促进企业的可持续发展
档案存储和保管技术
ห้องสมุดไป่ตู้第三章
档案存储
定义：将档案有序地存放在档案库房中 存储方式：分类存储、按序存储、标识存储 存储设备：档案柜、档案架、档案盒 存储环境：温度、湿度、光照、防虫等
档案保管技术
档案存储和保管的重要性 档案存储和保管的几种常见技术 电子档案的存储和保管技术 档案存储和保管的未来发展趋势
目的：满足用户对 档案信息的需求
开发方式：数字化 、汇编、专题研究 等
提高档案利用效率 的重要手段
档案管理软件和应用
第五章
档案管理软件
简介
优势
特点
应用场景
档案管理软件应用
简介 特点 应用范围 优势
档案管理的发展趋势和展望
第六章
档案管理的发展趋势
数字化：随着计算机技术的不断发展，档案管理逐渐向数字化方向发展，数字化档案 管理可以大大提高档案的利用率和安全性。
档案利用和开发
第四章
档案利用
档案利用的定义： 档案利用是指对档 案实体的查阅、复 制、摘录、加工和 传输。
档案利用的目的： 满足社会和个人的 需求，实现档案的 价值和作用。
档案利用的方式： 现场查阅、复制、 网络查询等。
档案工作实务PPT课件
办公室
永久
11
盖章位置、加盖时间： 各单位可以在文件尚未流转、办理前，由 文书部门加盖。归档章一般应盖在归档文 件首页上端居中或偏右的空白位置；归档 章用的印泥颜色建议为红色。
12
第六步：装盒 将归档文件按室编件号的顺 序装入档案盒，并填写档案盒封 面，盒脊等项目。 档案盒封面图示如下：
13
档案盒封面应 标明全宗名称，全 宗名称可以刻成印 章用黑色油墨盖印 。例如：江西省档 案局
机构（问题）
办公室
室编起止件 号
1-18
馆编起止件号
盒号
19
7 盒号：档案盒的排列顺 序号，在档案移交进馆时，由档 案馆按进馆要求编制。
档案室一般不编档案盒号， 对于档案馆来说，由于档案盒数量 庞大，因而需要在起止件号外再编 制一个盒号，方便档案馆管理时进 行档案排架、归位及统计等工作。
20
第七步：编目 编目是指：归档文件依据分
档案工作实务
1
X013 2006 20 办公室 永久
江西省档案局文件
赣档发[2006]34号 关于印发《江西省档案工作 规范化管理办法》的通知
2
文件首页无法加盖归档 章的要另附空白纸，填写文件题 名后加盖归档章。或在文件办理单 上加盖归档章。
加盖归档章的印墨，要 用油墨，不要用墨水。
3
第五步：编号 归档文件要按件逐件编号， 编号中的号不是一个简单的数字 ，它包括了归档章中所涵盖的全 宗号、年度、保管期限、机构（ 问题）、件号等分类、排列要素 在内的一组数字的集合。
类方案和室编件号顺序编制归档 文件目录
（一）归档文件目录 归档文件目录是集中揭示归 档文件内容和其他特征，按照特 定要求登录的一种检索工具。
第五章 档案保管 《档案管理实务》PPT课件
库房的使用与安排，档案及柜具的有序化摆放和档案检 索、提供利用等环节密切相关的档案移出、收进等。 • 2．预防工作。对一切可能损毁档案的社会的、自然的 因素采取必要的措施，防止档案的损坏、延长档案的寿 命，维护档案的安全。档案保管场所的管理要做到八防： 防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 • 3．在档案流动过程中的各个环节对档案采取安全防护 的措施以及为防止档案的自然和人为的损害而采取的各 种专门技术措施，如复制、修补等。
• （3）配备温湿度临测仪器和控制调节设备，有效 及时地调节温湿度。新修库房应在6—12个月以后 才能装进档案。
• （二）防光、防尘、防微生物等技能 • 自然光、灯光、灰尘、微生物对档案实体的损害
较大，因此，库房内档案要根据不同门类和载体， 区分不同价值，科学地系统地保管，严格按照 “八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案 保管条件。添置必要的设施设备，并在档案柜内 要存放防虫、防霉药品，定期更换。
任务一 了解档案保管内容与原则
知识目标：
能力目标：
1、掌握档案保 管工作的含义与 地位。 2、明确档案保 管工作的内容以 及要求。
1、能够分析档案 保管工作在档案整 体工作中的地位； 2、能够根据档案 保管工作要求判断 具体做法是否规范
.
案例导入
• 某某塑料制品公司由于条件限制，其档案库房为办公用房，并因公司 的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的 问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生和病虫害问题，档案 受潮现象严重。同时该公司在档案库房的管理方面比较松懈，比如： 档案调阅后不能及时归于保管位置；允许用户跟随档案人员进入库房； 在档案库房中放置食品等。因此该公司的档案损坏比较严重，并发生 过丢失档案的事故。
• （3）配备温湿度临测仪器和控制调节设备，有效 及时地调节温湿度。新修库房应在6—12个月以后 才能装进档案。
• （二）防光、防尘、防微生物等技能 • 自然光、灯光、灰尘、微生物对档案实体的损害
较大，因此，库房内档案要根据不同门类和载体， 区分不同价值，科学地系统地保管，严格按照 “八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案 保管条件。添置必要的设施设备，并在档案柜内 要存放防虫、防霉药品，定期更换。
任务一 了解档案保管内容与原则
知识目标：
能力目标：
1、掌握档案保 管工作的含义与 地位。 2、明确档案保 管工作的内容以 及要求。
1、能够分析档案 保管工作在档案整 体工作中的地位； 2、能够根据档案 保管工作要求判断 具体做法是否规范
.
案例导入
• 某某塑料制品公司由于条件限制，其档案库房为办公用房，并因公司 的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的 问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生和病虫害问题，档案 受潮现象严重。同时该公司在档案库房的管理方面比较松懈，比如： 档案调阅后不能及时归于保管位置；允许用户跟随档案人员进入库房； 在档案库房中放置食品等。因此该公司的档案损坏比较严重，并发生 过丢失档案的事故。
《档案及档案管理》PPT课件
13、学院教职工政治思想动态及调查材料
14、学院统战工作材料
15、学院工会工作材料
16、学院团委工作材料
.
9
行政类应归档范围： 1、上级有关行政管理的文件 2、全院性的规章制度 3、学院年度工作计划、总结 4、院长办公会议记录 5、院领导在会上的重要讲话和参加院外会
议的发言稿 6、教职工代表大会文件 7、本院向上级的请示及其批复 8、教研室的请示及学院的批复
.
10
9、学院年度报表、统计材料 10、院内启用印章的文件及印模 11、本院的历史沿革、情况介绍、大事记 12、学院教研室负责人任免的请示批复 13、学院教职工名册 14、学院教职工评定、聘任专业技术职称
材料
.
11
教学类应归档范围： 1、上级有关教学工作的文件材料 2、本院有关教学的规章制度 3、学院学科建设和实验室建设有关材料 4、学院各教研室教学计划、教学大纲 5、学院各科期考试题 6、学院典型教案 7、自编、主编教材，教学指导书、习题集和其
.
19
整理档案工作程序 1、区分年度 2、区分类别 3、盒内排列 4、打印目录或输入管理软件 5、装盒并做标识 6、上架排列
.
20
人以相互联系的、系列性的、广泛的情报信息，
对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究
有关事物的发展规律，具有广泛的情报价值。
.
5
ห้องสมุดไป่ตู้
三、归档范围
• 凡在教学、科研、管理各项活动中直接形成的， 对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同载体的文件材料；
• 根据《高等学校档案实体分类法》规定应该归 档的有十大类文件材料：党群类、行政类、教 学类、科研类、产品类、基建类、设备类、出 版类、外事类、财会类；
档案管理实务简约ppt模板
I 反映历史沿革、重要活动的大事记、剪报、照片、 录音带、录像带以及编辑的出版物等；
J 财产、物资、档案等的交接凭证；
一、档案收集的对象
K 不相隶属单位颁发的需要本单位贯彻执行的条 例、规定、通知等；
L 下级单位报送的报告、统计报表等。
二、立卷归档的标准和做法
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二、立卷归档的标准和做法
2.1 立卷归档要求 2.2 文书立卷标准 2.3 立卷类目的编制 2.4 平时归卷工作
2.5 年终组卷 2.6 案卷的编目与装订 2.7 案卷的归档
二、立卷归档的标准和做法
2.1立卷的归档要求
（1）归档范围。（凡是本单位业务活动中办理完毕的具有保 存价值的各种文件材料）
档案管理实务
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50年，永久即需永久保存） 按组织机构分类。（按各部门或机构名称分类，
如销售部、财务处等） 按问题分类。（按工作性质及内容分类，如人事
类，宣传类等）
J 财产、物资、档案等的交接凭证；
一、档案收集的对象
K 不相隶属单位颁发的需要本单位贯彻执行的条 例、规定、通知等；
L 下级单位报送的报告、统计报表等。
二、立卷归档的标准和做法
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二、立卷归档的标准和做法
2.1 立卷归档要求 2.2 文书立卷标准 2.3 立卷类目的编制 2.4 平时归卷工作
2.5 年终组卷 2.6 案卷的编目与装订 2.7 案卷的归档
二、立卷归档的标准和做法
2.1立卷的归档要求
（1）归档范围。（凡是本单位业务活动中办理完毕的具有保 存价值的各种文件材料）
档案管理实务
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50年，永久即需永久保存） 按组织机构分类。（按各部门或机构名称分类，
如销售部、财务处等） 按问题分类。（按工作性质及内容分类，如人事
类，宣传类等）
档案工作实务PPT课件
4、档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能部门、 企业所属单位专、兼职档案人员为基础的企 业档案工作体系。
企业档案工作是一项系统工程，企业应结合 本企业特点，建立企业档案管理网络。
企业档案管理网络一般包括：分管档案工作 的企业领导，主管企业档案工作的部门负责 人，档案管理机构或专职档案岗位，企业内 部职能部门及专兼职档案人员，所属部门的 分管领导及档案部门。
六、企业档案工作
（一）档案工作性质
档案工作是企业工作的组成部分，是提高
企业工作效率和质量的必备条件，是维护企业历
史真实面貌的一项重要工作。企业档案记录了企
业领导决策的指导思想、制定的各种方针政策、
开展各项业务活动的措施和方法；记录着企业工
作的成就、经验和教训。它是企业工作活动和企
业工作成效的客观见证，同时又是企业工作必不
一个单位形成的档案，具有内在的联 系，是一个有机整体。同一立档单位的 档案不允许分散，不同立档单位的档案 不能混淆。
四、整理方法 分类—排列—装订—盖归档章 —编号—装盒—编目 第一步：分类 分类应遵循必要的逻辑规则 正确设置类目，做到类目之间界 限清楚，不交叉重叠。
（一）分类的含义：
将归档文件按某些特征分别归类。
可缺少的手段。
3、档案人员配备 企业应配备与企业管理职能相适应的专职档 案人员；各部门、所属各单位应配备专职或 兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳 定。
一般企业的档案人员队伍一定是专兼职档案 人员相结合的队伍。
相适应，人员数量与素质能适应。
人员相对稳定，有利于档案工作的连续性， 有利于档案人员的成长。
8、未装订的式样同一的表格 这是实际操作过程中不少单位提出的问题，
档案管理实务项目七课件
工作分配
根据每个团队成员的专业技能和经验，合理分配工作任务，确保项目的顺利进 行。
考核
制定科学、公正的考核标准，对项目团队成员的工作绩效进行定期评估，激励 团队成员积极投入工作，提高项目执行效果。
团队建设与激励
团队建设
加强团队内部沟通和协作，建立积极向上的 团队氛围，提高项目团队的凝聚力和向心力。
质量持续改进
质量持续改进目标
为不断提高项目质量管理水 平，需要制定明确的持续改
进目标，包括降低缺陷率、 提高质量稳定性等方面的目标。
质量数据分析
通过对项目质量数据的收集、 分析和总结，及时发现潜在 问题，为持续改进提供依据。
实施改进措施
根据质量数据分析结果，制 定并实施相应的改进措施， 包括优化流程、提升技能水 平等，以提高项目质量管理 水平。
实时监控
在项目实施过程中，通过监控实际成本与预算成本的差异，及时 发现问题并采取措施。
调整预算
根据实际情况，对预算进行调整，以确保项目的顺利进行。
成本控制手段
采用多种成本控制手段，如绩效考核、审计、成本控制会议等。
成本核算与分析
核算方法
采用合适的成本核算方法，如作业成本法、品种法等，对项目成 本进行核算。
激励
根据项目团队成员的工作表现和贡献，给予 适当的奖励和激励，激发团队成员的积极性 和创造力，促进项目的成功实施。
07 项目进度管理
活动定义与排序
确定项目活动
对项目进行分解，确定所有需要完成的活动， 并对其进行排序，确保工作计划的完整性。
识别依赖关系
分析活动之间的依赖关系，确定先后顺序， 避免并行活动之间的冲突。
08 项目成本管理
成本估算与预算
根据每个团队成员的专业技能和经验，合理分配工作任务，确保项目的顺利进 行。
考核
制定科学、公正的考核标准，对项目团队成员的工作绩效进行定期评估，激励 团队成员积极投入工作，提高项目执行效果。
团队建设与激励
团队建设
加强团队内部沟通和协作，建立积极向上的 团队氛围，提高项目团队的凝聚力和向心力。
质量持续改进
质量持续改进目标
为不断提高项目质量管理水 平，需要制定明确的持续改
进目标，包括降低缺陷率、 提高质量稳定性等方面的目标。
质量数据分析
通过对项目质量数据的收集、 分析和总结，及时发现潜在 问题，为持续改进提供依据。
实施改进措施
根据质量数据分析结果，制 定并实施相应的改进措施， 包括优化流程、提升技能水 平等，以提高项目质量管理 水平。
实时监控
在项目实施过程中，通过监控实际成本与预算成本的差异，及时 发现问题并采取措施。
调整预算
根据实际情况，对预算进行调整，以确保项目的顺利进行。
成本控制手段
采用多种成本控制手段，如绩效考核、审计、成本控制会议等。
成本核算与分析
核算方法
采用合适的成本核算方法，如作业成本法、品种法等，对项目成 本进行核算。
激励
根据项目团队成员的工作表现和贡献，给予 适当的奖励和激励，激发团队成员的积极性 和创造力，促进项目的成功实施。
07 项目进度管理
活动定义与排序
确定项目活动
对项目进行分解，确定所有需要完成的活动， 并对其进行排序，确保工作计划的完整性。
识别依赖关系
分析活动之间的依赖关系，确定先后顺序， 避免并行活动之间的冲突。
08 项目成本管理
成本估算与预算
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文书档案管理
认识文书档案 文书档案归档与鉴定 文本档案整理与编目
D A B C 文书档案的移 交与销毁
文书档案移交与销毁
文书档案管理
任务一
认识文书档案
一：文书概述 二：文书档案
文书档案归档与鉴定
任务二
一：文书档案归档（即收集工作） 二：文书档案的鉴定
任务三
文书档案整理与编目
一：立卷的整理方法 二：以“件”为单位的整理方法
二 以“件”为单位的整理原则
遵循文件的 （2）整理归档 形成规律，保持 文件之间的有机 文件所使用的书写 联系，区分不同 材料·纸张·装订 材料等应符合档案 价值，便于保管 保护要求。 和利用。
（1）归档文 件应齐全完整
1.装订 2.分类 3.排列
4.编号
5.编目 6.装盒
任务四 文书档案移交与销毁
档案的移交 移交的范围及时间
移交的要求
一.文书档案的移交
（一）档案的移交 （二）移交的范围及时间 （三）移交的要求
档案的移交：两个过程 移交的范围及时间：移交的周期一般是一年一次 移交的要求：档案齐全完整，经过系统整理等
二 文书档案的销毁
（一）编制 “档案销毁 清册”
（二文书档案移交与销毁
任务四
一：文书档案的移交 二：文书档案的销毁
任务二 文书档案的归档与鉴定
一：文书档 案归档（即 收集工作）
(一）文书 档案归档 的含义 （二）文书 档案规章 制度 1.文件材 料归档范 围 2.文件材 料不归档 范围 Plan
二：文书档案 的鉴定
（一）档案鉴 定工作的原 则 1.鉴定档案价 值的原则 2影响档案价 值的因素 （二）档案鉴 定工作的内 容 1 制定档案保 管期限表 2.文书档案鉴 定的几个阶 段 3.档案鉴定的 方法 （三）鉴定工 作的组织与 制度
任务三 文书档案整理与编目
企业标志
案卷的含义
（一）案卷
（二）立卷原则
（1）遵循形成规律和特点（2）保持有机联系 （3）区分不同价值（4）便于保管利用
（三）立卷的方法步骤
1.分类 2.组卷 3.整理卷内文件4.装订案卷 5.拟写案卷标题 6.填写案卷封面 7。案卷排列 及上架 8.编制案卷号 9.编制案卷目录 10.编制 档案目录 11.编制档号
（三）审查 批准手续
（四）销毁 档案的方法
认识文书档案 文书档案归档与鉴定 文本档案整理与编目
D A B C 文书档案的移 交与销毁
文书档案移交与销毁
文书档案管理
任务一
认识文书档案
一：文书概述 二：文书档案
文书档案归档与鉴定
任务二
一：文书档案归档（即收集工作） 二：文书档案的鉴定
任务三
文书档案整理与编目
一：立卷的整理方法 二：以“件”为单位的整理方法
二 以“件”为单位的整理原则
遵循文件的 （2）整理归档 形成规律，保持 文件之间的有机 文件所使用的书写 联系，区分不同 材料·纸张·装订 材料等应符合档案 价值，便于保管 保护要求。 和利用。
（1）归档文 件应齐全完整
1.装订 2.分类 3.排列
4.编号
5.编目 6.装盒
任务四 文书档案移交与销毁
档案的移交 移交的范围及时间
移交的要求
一.文书档案的移交
（一）档案的移交 （二）移交的范围及时间 （三）移交的要求
档案的移交：两个过程 移交的范围及时间：移交的周期一般是一年一次 移交的要求：档案齐全完整，经过系统整理等
二 文书档案的销毁
（一）编制 “档案销毁 清册”
（二文书档案移交与销毁
任务四
一：文书档案的移交 二：文书档案的销毁
任务二 文书档案的归档与鉴定
一：文书档 案归档（即 收集工作）
(一）文书 档案归档 的含义 （二）文书 档案规章 制度 1.文件材 料归档范 围 2.文件材 料不归档 范围 Plan
二：文书档案 的鉴定
（一）档案鉴 定工作的原 则 1.鉴定档案价 值的原则 2影响档案价 值的因素 （二）档案鉴 定工作的内 容 1 制定档案保 管期限表 2.文书档案鉴 定的几个阶 段 3.档案鉴定的 方法 （三）鉴定工 作的组织与 制度
任务三 文书档案整理与编目
企业标志
案卷的含义
（一）案卷
（二）立卷原则
（1）遵循形成规律和特点（2）保持有机联系 （3）区分不同价值（4）便于保管利用
（三）立卷的方法步骤
1.分类 2.组卷 3.整理卷内文件4.装订案卷 5.拟写案卷标题 6.填写案卷封面 7。案卷排列 及上架 8.编制案卷号 9.编制案卷目录 10.编制 档案目录 11.编制档号
（三）审查 批准手续
（四）销毁 档案的方法