02记录控制程序
02记录控制程序
1. 目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供证明产品质量符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
2.适用范围适用于质量管理体系要求的所有记录。
3.职责3.1各部门主管负责审核本部门编制的质量记录格式，并负责收集、整理、保管本部门的质量记录。
3.2品管部负责监督各部门的质量记录。
3.3品管部文控员负责所有质量记录的管理和保存。
4.程序4.1 质量记录的分类4.1.1凡质量管理体系的记录、报告、检验和验证数据等，均属质量记录的范围。
4.1.2质量记录可以是表格、图表、报告、照片等形式4.1.3对需要控制的质量记录：a)与质量管理体系运行有关的质量记录，主要有：质量管理体系审核，管理评审，合格供应商评定，，培训及考核等记录。
b)与产品有关的记录.，主要有：采购记录，批生产记录，质量检验记录，不合格品处理等记录，研发记录，纠正与预防措施等。
c)来自供方有关的记录.，主要有：质量体系证明文件，产品合格证，质保书，供货质量问题处理信息等。
4.2 各部门负责收集、整理、保存本部门的质量记录并由品管部文控员统一监控。
4.3 质量记录的编制4.3.1记录的编制原则是规定的质量活动应有足够的记录、图表，以证明产品的开发、生产、检测、服务全过程达到相关要求。
4.3.2各部门的记录格式、编号按《文件控制程序》执行，由相关部门人员负责编制，部门主管审核批准后,交品管部文控员登记备档后方可启用。
4.3.3各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，按《文件控制程序》有关规定执行。
4.3.4记录编制部门应与相关的部门进行协调，以确保记录的有效性和可行性。
4.4 质量记录填写4.4.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去,不允许空白。
4.4.2如因笔误或计算机错误要更改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，空白处加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
02记录控制程序
记录控制程序1．目的：建立和保持质量记录的完整以提供证实公司质量体系有效运行的证据，记录应清晰便于检索。
2．范围：本程序规定了对质量记录的收集、标识、编目、归档、储存、保管、借阅和处理办法。
适用于公司对质量记录的管理，包括供应商和客户的相关记录。
3．职责：品管科负责制定质量记录的管理、保存期限等要求。
4．控制內容：4.1记录类型1．本公司的主要记录有：关键材料、元器件进货单，出入库单、台帐，认证产品的出入库单、台帐，关键原料、元器件检验/验证记录；例行检验记录；确认检验记录；检验和测试设备校准记录；检验测试设备功能检查记录；顾客投诉及纠正措施记录；对不合格品采取措施的记录；标志使用的记录等。
2．计算机及其它媒体中的记录。
4.2记录的编制、标识、编号等按《文件与资料控制程序》的规定执行。
4.3记录的管理4.3.1填写要求所有记录的字迹应清晰、真实，记录需更改时，应保持清晰，记录时禁止用铅笔填写。
4.3.2记录的收集1．车间负责记录过程检验记录、设备验收及维修记录；2 .品管科负责收集采购关键原料、元器件检验/验证记录；例行检验记录；确认检验记录；检验和测试设备校准记录；检验测试设备功能检查记录；顾客投诉及纠正措施记录；对不合格品采取措施的记录；标志使用的记录。
3.供销科负责产品合同、关键材料、元器件进货单，出入库单及台帐，售后服务记录及认证产品的出入库单、台帐。
4.4记录的归档、储存、保管各部门保管本部门记录，负责将各种记录分类归档，并便于检索存取。
做到防火、防潮、防蛀。
全部质量记录保存期为三年。
在保存期间不得丢失。
4.5记录的查阅、借阅、销毁1．已归档的记录，需要查阅时，需征得部门主管的同意，查阅时，不得带走，查阅后立即归还。
2．并在规定期限内归还，且禁止复印。
3．已到期的记录，由管理员将处理清单报请本部门主管审批后销毁，保存销毁记录。
4.6 记录的保存期限所有的记录保存期限大于36个月；4.7产品的档案管理公司对下列资料进行档案管理1.涉及的所有的认证的记录，2.认证证书、型式试验报告、初始/年度监督公司检查报告、产品变更资料、年度监督检查抽样检测报告；3.适用简化流程的关键元器件和材料变更批准的更改记录。
记录控制程序(2024)
引言概述：记录控制程序，也称为日志控制程序，是一种用于管理、存储和跟踪日志信息的软件或系统。
它可以帮助组织和管理大量的日志数据，并提供工具和功能来帮助用户分析和利用这些数据。
在各个行业和领域中，记录控制程序被广泛应用于系统监控、安全审计、故障排除、性能优化等方面。
本文将从五个大点来详细阐述记录控制程序的概念、功能、设计原则、实施方法和应用场景。
正文内容：1.概念1.1日志控制程序的定义1.2日志的重要性1.3日志控制程序的作用1.4日志控制程序的基本原则2.功能2.1日志记录功能2.1.1日志信息的与收集2.1.2日志信息的存储与管理2.1.3日志信息的实时监控与报告2.2日志分析功能2.2.1日志分析的目的与方法2.2.2日志分析工具与技术2.2.3日志分析的应用场景2.3安全审计功能2.3.1安全审计的概念与目的2.3.2安全审计的实施方法与要点2.3.3安全审计的价值与挑战2.4故障排除功能2.4.1故障排除的重要性与挑战2.4.2故障排除的步骤与方法2.4.3故障排除的工具与技术2.5性能优化功能2.5.1性能优化的目的与原则2.5.2性能优化的流程与方法2.5.3性能优化的工具与技术3.设计原则3.1日志格式设计原则3.1.1可读性原则3.1.2可扩展性原则3.1.3可查询性原则3.2日志级别设计原则3.2.1日志级别的分类与定义3.2.2日志级别设计的要点与技巧3.2.3日志级别设计的最佳实践3.3日志滚动策略设计原则3.3.1日志滚动策略的定义与目的3.3.2日志滚动策略的选择与配置3.3.3日志滚动策略的优化与调整3.4日志安全性设计原则3.4.1日志安全性的需求与挑战3.4.2日志安全性设计的技术与方法3.4.3日志安全性设计的最佳实践3.5日志可用性设计原则3.5.1日志可用性的目标与影响因素3.5.2日志可用性设计的关键点和技巧3.5.3日志可用性设计的实践建议4.实施方法4.1日志控制程序的选型与部署4.2日志控制程序的配置与管理4.3日志控制程序的性能与容量规划4.4日志控制程序的维护与优化5.应用场景5.1记录控制程序在系统监控中的应用5.2记录控制程序在安全审计中的应用5.3记录控制程序在故障排除中的应用5.4记录控制程序在性能优化中的应用5.5其他领域中的应用案例总结：记录控制程序作为一种用于管理、存储和跟踪日志信息的软件或系统，在各个行业和领域中扮演着重要的角色。
0402记录控制程序
1 目的规范记录的管理，以保持各部门质量、环境等体系活动的证据，并为产品的可追溯性以及过程、产品、体系、环境的持续改进、纠正措施和预防措施提供依据。
2 适用范围适用于公司各部门与管理体系有关的所有记录的管理。
3 定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
可以是表格、图表、报告、电子媒体、光盘、照片等形式。
4 职责4.1 总经办负责该程序的归口管理，负责记录表格的编号、组织评审、备案、档案管理和监督检查。
4.2 各部门负责相关记录的编制、填写、收集、保存、处置及移交。
4.3 行政后勤部负责组织记录表单的外印、发放工作5 程序5.1 记录样式控制5.1.1 记录样式审批、发布、更改、归档流程：起草--> 1.取号--> 2.审核--> 3.相关部门评议--> 4.批准--> 5.发布（相关部门列入《记录清单》）--> 结束5.1.2 流程要求：a. 记录样式各部门根据工作需要，可自行编制记录样式的草案，并由总经办按《部门代码、文件编号、文件分发编号规则》给记录样式唯一的编号。
b. 新编制的记录样式（可与文件一同审批或执行5.2.1），由部门经理审核(《质量跟踪卡》由总经办审核)、总经办及相关的部门评议、管理者代表批准后交总经办发布生效执行。
c. 总经办应对生效实施的记录样式通过5.2.1的OA流程发送相关部门签收，并及时更新OA/信息门户/CMS 的记录样式，并发布OA公告。
d. 各部门接收记录样式后，规范和落实记录的“填写栏目、填制时机、填写人员、记录要求、单据流转、收集保存、整理归档、保存期限等活动，并及时更新部门《记录清单》。
5.1.3 记录样式同样属于受控文件，各部门的相应岗位应严格按规定的有效样式进行记录，不得随意更改。
5.1.4 记录样式的更改执行《文件控制程序》5.7条规定，对于作废的空白记录表单，由总经办发布停止使用公告，并将总务库及现场的统一收回处理。
QP-02记录控制程序
6.1.13人员培训的记录。
6.1.14应用统计技术的记录。
6.1.16顾客反馈的记录。
6.1.17信息沟通的记录。
6.1.18持续改进的记录。
6.2质量记录的标识
6.2.1表单设计
6.2.1.1质量程序文件的制订者应根据6.1中关于质量记录种类的要求，在程序文件中设计表单，以记录有关的质量信息，其内容可包括产品型号规格、数量、生产日期、不合格情况等。
6.3分类汇总
必要时质量记录应由表单设计者分类汇总，汇总可以以年度、月度的形式进行。也可以以记录的某个内容汇总的形式进行。
6.4质量记录的保存
6.4.1质量记录的保存单位，应依据记录的性质分类保存，保存时按照汇总顺序存放。
6.4.2记录保存时，应注意提供适宜的环境,防止损坏和丢失记录。
6.5质量记录的调阅
6.1.2合同评审的记录。
6.1.3文件和资料控制记录。
6.1.4供应商管理记录。
6.1.5采购管理记录。
6.1.6产品标识和可追溯性的方式的控制记录。
6.1.7生产设备使用状态记录。
6.1.8检验和试验的记录。
6.1.9计量器具的记录。
6.1.10纠正和预防措施的不合格原因调查结果。
6.1.11客户投诉的记录。
5.3管理者代表负责对质量记录进行检查、分析以及对外调阅本公司质量记录进行审核批准。
5.4文控负责所有记录格式的统一编号。
6工作内容
6.1质量记录的种类
凡与质量活动有关的程序文件的制订者应根据本程序的规定，对作为质量改善、追溯及衡量质量体系有效性的质量记录加以控制和管理。质量记录的种类如下所示
PR-02记录控制程序
修订记录页版次日期修订描述修订者A/0 2010/4/10 初版发行1.0 目的通过对公司所有与质量有关的记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置的控制，确保其真实、完整、准确、清晰，以证实产品质量和过程满足规定要求、质量管理体系有效运行，并为实现可追溯性以及采取纠正和预防措施提供依据、为保持和改进质量管理体系提供信息。
2.0 适用范围本程序适用于本公司质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置的控制。
3.0 主要职责3.1 管理部（文控中心）：负责各种质量记录表格（原稿）的管理。
3.2 各部门3.2.1各部门人员及时填写有关质量记录，对记录的真实性、完整性负责。
3.2.2各部门对本部门的记录的收集、归档和保管工作负责。
4.0 工作程序4.1 表格的格式和标识4.1.1各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量记录表格，同类记录格式应统一。
4.1.2空白记录表格的控制按《文件控制程序》规定进行，如有变更，应按规定的批准权限进行审批。
4.1.3各类表格通过编号进行标识，其规律为：SCG-QR-序号，QR为表格代号，序号从01开始。
4.2 记录的填写4.2.1填写记录时要求字迹清晰，整齐，填写人员对记录的真实性、完整性负责。
4.2.2记录必须包括名称、内容、日期、表格编号/版次、填表人，必要时包括责任人、审批人。
不能空项，无内容时划“斜杠线”。
4.2.3已填写的记录不得随意修改，特殊情况需修改时，修改人必须在修改处旁边签名,或经原审批人在记录上填写“同意”后，才能有效。
4.3 记录的收集、检索、贮存及防护4.3.1已填写的质量记录由各部门负责收集，并注明名称、日期等，以便检索。
4.3.2各部门应将记录保存在适宜的环境中，存放在专门的柜子内，防止记录被更改、丢失或破坏，必要时应采取防潮、防鼠措施，确保记录的完好。
4.4 记录的保存及过期的处理4.4.1文控中心负责编制并分发《记录控制清单》，在表中规定各类质量记录的保存期限和其它需注意事项，由各相关部门在规定期限内保存自己的记录。
记录控制程序
1 目的对质量记录进行控制，为证明产品满足质量要求和质量体系的有效运行提供客观证据，并建立可追溯性和采取纠正和预防措施提供依据。
2 适用范围适用于本公司产品过程和质量体系运行所产生的记录，及来自合格供方的质量记录的控制。
3 职责3.1 办公室是质量记录控制的归口部门，负责本程序的实施与监督。
3.2 各部门负责本单位所产生的质量记录的管理。
4 工作程序4.1 质量记录的格式及填写。
4.1.1各类质量记录的内容及格式，由文件编写部门设计，办公室审核，办公室统一印制，并由办公室在《受控文件清单》作登记，编制样表本。
4.1.2 质量记录格式的修改按《文件控制程序》执行。
4.1.3 质量记录应真实，字迹清晰、准确、完整、注明日期，由记录人签字或作其它鉴定后方能生效。
4.1.4 质量记录不能随意更改，必须更改时，更改人应在更改处作出标识。
4.2 标识和收集4.2.1 有规定格式的记录表格，在左上角编文件编号，编号方法如下：HR—××—××顺序号ISO9001：20标准条款号质量记录英文缩写发布日期：年月日实施日期：年月日4.2.2 质量记录产生后收集人在右上角编顺序号。
4.3 质量记录的编目和保管。
4.3.1 各部门资料员定期对所收集的质量记录进行编目，及时归档。
归档方法应便于存取或检索，资料员必须对质量记录进行分类整理，填写《质量记录清单》，并整订成册。
4.3.2 质量记录贮存保管设施应通风、防潮、防虫，以防质量记录的损坏、丢失和变质。
4.4 查阅和处理。
4.4.1 当合同要求时在商定期内，质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅，由办公室负责统一提供。
如需提供复印件带走，应由办公室长批准。
4.4.2 当内部需要查阅质量记录时，各部门资料员应提供查阅，如需借阅时，应填写《文件/资料借阅单》，办理审批手续。
4.4.3 质量记录的保存期一般为五年，各部门可根据需要规定更长的保存期。
PR-02记录控制程序
1. 目的适当地保持和管制质量管理体系和食品安全管理体系记录，以利于产品质量的查证和追溯分析，并维持质量体系有效运作，同时以证实质量和HACCP管理体系处于受控状态。
2. 范围适用于ISO9001：2008质量管理体系相关质量记录及ISO22000：2005食品安全管理体系记录的标识、识别、收集、分类、建档、储存等作业。
3. 职责3.1 记录的收集、归档与保存由各权责相关部门执行。
3.2 记录的审查与核准，各权责部门指定负责人或相关程序规定者。
3.3 记录销毁：品控部及相关部门。
3.4 记录的控制管理：品控部。
4. 名词定义4.1 系统文件：质量和食品安全手册。
4.2 程序文件：文件控制程序、记录控制程序、管理评审控制程序等。
4.3 工作指导文件：生产作业指导书、检验标准、操作性前提方案、HACCP计划、管理制度等。
4.4 记录：检验记录、纠正记录、测试记录、培训记录、内审记录等。
5. 作业程序5.1 质量记录5.1.1 质量记录填写要及时、真实、准确，内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。
5.1.2 所有与质量体系、食品安全管理体系有关的记录，均需按照部门负责人或相关程序文件的规定作业方为有效。
5.1.3 如果质量、食品安全记录足以影响判定结果，有文字、符号需要修改时，需在修改位置划横线且由修订人或其职务代理人在修改处签名。
5.1.4 所有质量、食品安全记录的分发，均需依相关作业文件规定的分发部门办理，非指定分发部门需经原记录发出的部门负责人核准后方可分发。
5.1.5 所有质量、食品安全记录均依照《文件控制程序》编号方法建立独立的辩识法。
5.1.5.1 各项质量、食品安全记录的分类代码由各部门自行规定。
5.1.5.2 各记录表单使用部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
5.2 记录的收集、归档5.2.1 各相关部门均需针对该部门作业范围内的各项质量、食品安全记录按时审查与管制，防止记录的丢失及损坏。
COP-02 (J.2)记录控制程序
6.5各部门应将超过保存期(根据相关之品质、环境、职业健康安全、HSF记录一览表)之记录作废及销毁。
6.6与汽车产品相关的记录保存
6.6.1生产件批准文件、工装记录、采购订单和修改单的保存时间必须为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年。顾客及法律法规另有特殊要求优先按顾客及法律法规特别要求执行。
*本要求不替代任何政府要求，规定的保存时间必须理解为“最短的”保存时间。
7.0记录:
7.1记录一览表
3.0职责:
3.1品质部
-制定及推行品质记录程序
-监察记录是否根据本程序去存档及保存
-在需要之情况下, 更新记录一览表
-将相关之品质、环境、职业健康安全、HSF记录存档及保存
-将超过保存期之品质、环境、职业健康安全、HSF记录作废及销毁
3.2体系部
-制定记录控制程序
-当有新的记录引入时,需更改《记录一览表》
4.2PR : PURCHASE REQUIREMENT
4.3AVL : APPROVED VENDOR LIST (核准供应商名单)
4.4ASVL : APPROVED SERVICE VENDOR LIST (核准服务商名单)
4.5VQF : VENDOR QUALIFICATION FORM ( 供应商核准表)
6.6.2质量运行状态记录(控制图、检验和试验状态结果)必须在其产生的当年和下一个日历年予以保留。顾客及法律法规另有特殊要求（如：汽车产品）优先按顾客及法律法规特别要求执行。
6.6.3环境管理运行状态记录（监测结果等）必须在其产生的当年和下一个日历年予以保留。顾客及法律法规另有特殊要求（如：汽车产品）优先按顾客及法律规特别要求执行。
记录控制程序
记录控制程序1. 目的为了对与质量体系、其它体系等及产品控制有关的记录进行管理，为评价质量管理、其它体系运作及产品控制提供客观依据，以证明其具有持续有效性和产品符合法律法规，特制定本程序。
2. 范围适用于公司所有与质量管理体系、其它管理体系等及产品控制运作有关的资讯记录。
3. 定义记录：证明满足要求的程度，或为管理体系要素运行的有效性，提供客观依据（如：检验和测试结果、内部审核结果、主文档记录等），以便于采取证实、可追溯性、纠正措施和预防措施，并据以衡量体系运作的有效性。
4. 职责4.1 质量管理部负责质量记录编号的控制，并编制质量记录清单。
4.2各部门做好本部门质量记录的编制、使用、收集整理和保管。
5. 程序5.1记录的标识5.1.1记录用唯一的编号予以标识，便于查阅。
5.1.2记录的编号方法规定如下：XW-SC-001-A01版本号表单序列号部门代码公司代码5.1.3记录序号代码由至少3位组成，由001，002------999↗5.1.4 文件版本号正式发行后的新文件版本号为01，每更新一次递增一，依次为02，03等。
5.2 记录的编号、检索、保护和保存期限5.2.1质量管理部负责记录的编号控制管理，收集保存与产品质量和过程相关的记录样张并编制“受控文件清单”，清单至少包括记录名称、记录编号和版本号、受控日期、发行日期、作废日期。
5.2.2各使用部门指定专人根据记录清单、分类存档，各部门的记录应按照时间和记录名称分类整理、标识和存放，根据产品实现到交付的流程和可追溯性的范围确定质量记录的关联性，便于存取和检索、查阅。
5.2.3记录的保管场所干燥、通风和安全，防止记录受潮、霉变、虫蛀、丢失。
5.2.4如记录和凭证是机密的，应做好标识并上锁保存，由专人负责管理，不得随意外传。
5.2.5记录的保存期限至少相当于公司确定的产品保质期限，与产品相关的各种记录保存期限为产品失效后1年，确保在合同有效期内，质量记录可提供顾客查询。
PR-002记录控制管理程序
1.0目的证实产品已达到质量/环境要求及体系运行的有效性提供客观证据。
2.0适用范围适用于与质量/环境体系相关的记录。
3.0定义无4.0权责4.1文管中心:负责所有原版表单的管控。
4.2各相关单位:负责各自所需记录的编制﹑使用管理及记录的收集﹑保存。
5.0内容5.1记录的编制5.1.1各相关单位负责在质量/环境管理体系运行或者产品质量运行时编制各自所需的记录。
5.1.2文管中心列出本公司《记录保存年限一览表》。
5.1.3如果因为质量/环境管理体系运行或者产品质量运行引起记录表需增减或修改,由原制单位负责,文管中心协助其进行,并对记录一览表和版本号随之进行更动,修改依《文件控制管理程序》执行。
5.1.4修改后的记录表单经文管中心备案后才能使用,文管中心应及时修订《记录保存年限一览表》。
5.2记录的填写5.3.1 记录的填写应字体清晰﹑内容完整﹑不准伪造。
5.3.2 记录因笔误而引起的差错允许修改。
5.3.3 记录修改由原记录人在笔误处划去错误的记录,写清正确的记录,并在修改处签字(章)。
5.3记录的收集5.3.1 各相关部门按程序规定填写完整记录,按产品批号或者日期分类﹑装订成册﹑建档,由各部门内部自行保存,并且负责各自记录的标识﹑收集﹑编目和查阅。
5.4记录的保护5.4.1纸张记录采用档案袋以及包装箱的方式进行保护,如果是电子媒体记录则必须备份。
5.4.2记录的储存环境必须防雨﹑防潮﹑防盗﹑防火﹑防污染,防止损坏﹑变质或丢失。
5.5记录的检索5.5.1记录通过记录编号和填写日期(年度﹑月度和日期)或者产品种类实现检索。
5.5.2记录若需查阅,可向相关单位提出申请,办理手续,在规定的日期内必须归还。
5.6记录的储存5.6.1质量/环境体系相关的记录的保存期限依《记录保存年限一览表》执行。
5.6.2有客户或者法律法规要求的按照法律法规要求进行保存。
5.7记录的销毁5.7.1超出保存期限的记录由各相关部门进行销毁。
QP-02记录控制程序
5.3.5记录的查阅
a)组织内相关部门查阅质量记录，原则上经保管人员同意后，在记录的存放地点查阅。
b)顾问机构、认证机构及客户查阅时，由保管取出，查阅后放回原处。
c)客户若有要求时，经管理者代表批准后，通过复印件传递。
深圳市迪尔威电子科技有限公司
文件编号
QP-02
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生效版本
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生效日期
2012-03-14
主题
质量记录控制程序
程序文件修改控制
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5.3.2记录的储存
记录由部门集中储存于室内规定的地点，保管人员对记录不定期进行检查，防止丢失、虫蛀及霉变等。
5.3.3记录的保管
a)记录由各部门指定人保管。
b)防止未经许可的查阅，以免造成丢失、泄密。
5.3.4记录的收集与归档
各部门负责人应确保本部门记录/表格的及时收集及审核，同时需定期保存记录，并在封面注明表格名称及保存期限，确保能够方便的找出要查阅的记录。
5.2.2表格的标识
具体方法见《文件控制程序》
5.2.3表格的编目
各部门使用《记录一览表》，其批准栏的含义是对一览表中所列出的所有记录表格的确认。
深圳市迪尔威电子科技有限公司
文件编号
QP-02
02记录控制程序 QHK-CX-02-2010
Q/HK-CX-02-2010
1 记录控制程序
1目的
对记录进行控制，为证明我公司质量、职业健康安全活动的各过程和结果符合规定的要求提供客观证据。
2适用范围
适用于本公司质量、职业健康安全活动的所有记录的控制。
3职责
3.1质量科负责组织实施《记录控制程序》。
3.2质量科负责监控与管理体系运行相关记录的有效性和符合性，并对相关记录进行管理。
3.3本公司各职能部门负责本部门记录的管理。
4程序
4.1各部门负责收集、整理、保存部门的记录。
4.2记录作为文件使用时，按《文件控制程序》的要求执行。
4.3记录的编号应保持其唯一性，并便于检索。
4.4记录的填写
4.4.1记录填写应及时，字迹清晰，内容完整，数据正确，文字准确、简练，手续齐全，保证其记录的客观性、有效性、符合性。
4.4.2记录中规定的内容应逐项填写，不得少填或漏填，对于不适用的项目应划斜线表示。
4.5记录的保管和处理
4.5.1记录应保存在适合的场所，以防变质、损坏和丢失。
4.5.2记录每年应整理一次。
分类装订保存。
4.5.3本公司质量科负责建立本公司的《记录清单》，并根据实际使用情况注明保存期限，各部门负责建立本部门的记录清单。
4.5.4若以电/磁介质作为记录载体，应及时制作拷贝妥善保管。
4.5.5对超过保存期的记录，应按《文件控制程序》的有关规定进行处置。
5相关文件
5.1文件控制程序
6记录
6.1记录清单
6.2记录销毁记录。
G02.02记录控制程序4.2.4
受控状态：文件编号： Q/LFQ G02.02-2006质量管理体系程序文件记录控制程序版次：A编制审核：批准：分发号：2006-03-20 发布 2006-03-20 实施第1页共31 目的为了对记录进行有效的控制和管理，以保证能提供质量管理体系有效运行和产品质量符合规定要求的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据，特制定并执行本程序。
2 适用范围本程序对记录的分类、标识、填写、传递、贮存、检索、保护、销毁作出了规定。
本程序适用于与质量管理体系及“3C”认证、○a E/e-mark认证、节能产品认证、环保生产一致性有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。
3 术语和定义记录——阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
记录可以是规范的表单，也可以是其它任何适宜的形式，如程序、规定、图样、报告、标牌、签字、标记、符号等等。
质量记录——是直接或间接地证明产品满足预定要求（如：产品的检验、试验记录）以及质量管理体系要素有效运行（如：内审记录、纠正和预防措施记录）的客观证据，同时也为满足可追溯性要求及责任追究，采取纠正和预防措施提供证据。
4 职责4.1 企管部负责公司质量记录表单的标识、监毁等管理工作。
4.2○a产品质量中心负责质量记录的检查、控制管理。
4.3 各部门负责对本部门质量记录的编目、收集、借阅/登记、归档、贮存、保管和处理。
5 工作程序5.1 记录控制流程图：见附录。
5.2 记录的控制范围：见《质量记录一览表》。
5.3 记录的标识记录的标识由三部分组成：a) 记录的名称：必须按产生该记录的文件中规定的名称正确书写，以防混乱。
b) 记录的编号：按《文件控制程序》5.4条的规定进行编号。
c) 记录的顺序号（流水号）：记录的顺序号（流水号）可用“年度-月份-顺序号”来表示（如2006年3月的第120份记录的流水号为2006-03-120）。
如记录较少时，可用“年度-顺序号”来表示（如2006年的第2份记录的流水号为2006-02）。
ISO22000记录控制程序(含表格)
文件制修订记录1.0目的:本程序规定了公司管理体系相关记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制方法，以确保记录的真实、准确、完整和有效，同时通过记录的可追溯性来证明公司产品安全符合性和证实管理体系的有效运行。
2.0适用范围适用于公司管理体系中所有记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置。
3.0职责3.1本程序由质量管理部负责管理，并监督公司归档保存的相关记录。
3.2各部门负责建立、收集、整理、保管本部门的管理体系相关记录。
4.0控制程序4.1记录控制的范围4.1.1证明产品安全符合规定要求的记录；4.1.2证明管理体系有效运行的记录。
4.2管理体系相关记录的标识编号管理体系相关记录的标识、编号按公司《文件控制程序》的规定执行，名称和编号应具有唯一性。
4.3 记录的填写要求4.3.1 必须使用签字笔或装黑色墨水的钢笔填写，不得使用铅笔或圆珠笔填写。
4.3.2 填写时要求内容真实、完整、字迹清楚，记录及时，不得提前或滞后填写。
4.3.3 不得撕毁或任意涂改，如填写错误，须用横线画出更改处（更改处可以辨认），在旁边更改并由更改人签名，标明日期，不得使用涂抹、橡皮、小刀或涂改液等方式进行更改。
4.3.4 按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容填写时，要用“—”表示，短横线平行居中。
内容与上项相同时应重复抄写，不得用“…”或“同上”表示。
4.3.5 品名不得简写，应按公司规定的名称填写。
4.3.6 记录人均应填写全名，不得只写姓或名。
4.3.7 填写日期一律横写为xxxx年xx月xx日。
4.4管理体系相关记录的归档、保存、保护4.4.1各部门必须把所有管理体系相关记录分类，按顺序整理好，妥善保存。
所有与管理体系相关的记录应保持清洁，字迹清晰，及时进行整理，装订成册，分类编目，存放有序，便于查阅，定期归档。
4.4.2质量管理部负责编制《记录清单》，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期限等内容，并汇集备案记录的原始样本。
02记录控制程序文件
记录控制程序NTAK/QEHCX-011目的：对记录进行控制和管理，为保证产品质量符合规定要求、体系有效运行以及产品、相关活动的可追溯性以及为采取纠正、预防和改进措施提供依据。
2适用范围：适用于本公司质量、环境、食品安全管理体系运行中所有记录的控制。
3职责3.1营运中心负责全公司记录的标识和制订保存期限的管理。
3.2各部门负责与本部门相关记录的贮存、保护、检索、处置等管理。
4程序4.1记录的标识执行《文件控制程序》4.2贮存、保护各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录应保持清洁，字迹清晰。
各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交营运中心保存（生产原始记录于次月交营运中心保存）。
4.3检索各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者，填写《文件（记录)借阅、查阅、复印登记表》，经部门领导批准。
4.4保存期和过期处置a）记录的保存期不少于一年，由营运中心编制公司《记录汇总表》，包括名称、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审核。
其保存期限应满足产品寿命、法规和相关方的要求。
b）对超过保存期限的记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由营运中心填写《文件（记录）销毁清单》分别视情况交相关部门确认，报管理者代表审核，总经理批准后授权人执行销毁。
4.5.2如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单扛划去原数据，在其上方写上更改后的数据。
4.5 记录的填写4.5.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。
4.6记录格式各部门的记录格式的新增或更改，由各部门负责组织编制，部门领导审核，管理者代表批准，交营运中心编号后汇总入《记录汇总表》。
4.7食品安全体系涉及的记录填写和保存应符合官方和顾客的要求。
5引用文件/记录5.1引用文件：《文件控制程序》5.2记录记录汇总表第1 页共1 页。
TY-02记录控制程序
5.1
人力行政 部 各部门
表单制定
《文件控制程序》
5.2
各部门
表单的填写
1.1 表单记录需用钢笔或圆珠笔填写或计算 机记录； 1.2 表单的填写要求真实、清晰、准确、规范 性； 1.3 表单填写不宜随便涂改,若有需修正的地 方,需有本人的签章。
无
5.3
各部门
记录审核
2.1 记录应视其必要性填写制订日期、制表 者、审查或核准； 2.2 记录的审核工作由制表者的上一级管理 人员审查或核准。
编号
YT -02
第 2 页 共 2 页
2012.7.1
无
5.4
人力行政 部 各部门
记录管理
3.1 文管中心制订出《记录管制一览表》 ，规 定各种记录的保存期限， 由管理者代表核准后 执行。 3.2 各部门文员应对本部门的各种质量记录进 行编目录﹑归类﹑标示﹑保存好； 3.4 在保存期限内,保存人员应保证质量记录 的完好，不可有丢失﹑损坏﹑变质的现象。
《记录管制一览 表》
5.5
人力行政 部 各部门
记录废止
4.1 各部门记录性文件，需依《记录管制一览 表》所规定的保存期限进行保存，超过保 存期限的才可销毁。
《记录管制一览 表》
记录控制程序
6 补充说明： 无。 7 相关文件： 《文件编撰作业管理办法》 8 相关表单 《记录管制一览表》
版本 页次
A1
制订部门
人力行政部 制/修订日期
记录控制程序
1 目的:
版本 页次
A1
制订部门
人力行政部 制/修订日期
编号
YT -02
第 1 页 共 2 页
2012.7.1
为质量和环境管理体系运行过程中相关活动记录的管理，以确保质量和环境管理体系有效性运行提供证据。 2 范围: 公司内所有的质量和环境管理体系的记录、填写、审查、核准、保存、销毁作业。 3 权责: 文管中心: 负责表单制定、管理、废止； 各部门: 负责表单制定、填写、审核、管理、废止。 4 定义：无 5 作业内容: 序 号 权责单位 作业流程图 作业要点说明 5.1.1 记录表单由所需部门自行制定； 5.1.2 表单的编号方式依《文件编撰作业管理 办法》执行； 5.1.3 所有的表单都应有唯一编号,同类表单 格式应一样。 相关文件/记录
SW-QP-02记录管理控制程序
1.目的为产品满足规定要求和管理体系运行的有效性提供客观证据，也为产品的可追溯性及纠正/ 预防措施提供信息支持。
2.范围本程序适用于产品实现过程和体系运行中所有记录的控制。
3.定义是指本公司体系有效运行的及时、准确、全面而真实的记录，记录的形式可以是纸张、磁盘、光盘或其它电子媒体，照片或者它们的组合。
4.权责与权限4. 1文控中心：负责内部审核作业记录的综合管理及空白表格的归档备案管理。
4. 2 记录使用部门：负责本部门表单记录的编制、修订、使用、存档等综合管理。
4. 3 相关部门：负责外部提供记录的收集、保存和处理。
5.作业程序5.1 记录的范围：凡是管理体系运行中所涉及到的控制记录、报告等均属记录控制范围。
如：内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、生产过程作业记录、过程检验记录等。
5.2 记录的编号：见《文件管理控制程序》的规定。
5.3 记录的填写要求5.3.1.记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，所有记录需要有记录人员签名确认，重要记录需有审核、批准。
5.3.2.技术性记录不得随意更改。
确需更改时，由经办人或相关负责人采取红笔划改，并在更改处签名或盖章。
5.3.3. 记录以表格、文档形式为主，也可采用电子媒体作为载体。
5.4 空白记录表单的管理5.4.1. 各种记录空白表由主管部门依需求设计、编号、发放、送文控中心编号备案、整理、保管。
5.4.2.各部门如有更新修证版本记录表单，须及时分发最新版本相关记录到各使用部门，保证各有关工作场所都能收到相应的最新版本空白表格，并要求在《部门文件签发回收单》上签名确认。
5.4.3.文控中心负责编制公司的受控清单记录，填写上《体系文件清单》，内容包括：记录名称、编号、归档部门、发行日期、保存期限等并实时更新。
5.4.4.文控中心收集各部门空白记录表格格式，统一备案，存档管理。
5.5 记录的日常保管和贮存要求5.5.1. 各部门应以周、月或季进行文件分类整理归档，设专职或兼职人员负责本部门各类质量记录的保存，应按记录的顺序号或日期存放便于查询。
2记录控制程序
1.目的为了提供产品质量满足要求和质量管理体系运行有效性的客观证据和可追溯性。
2.范围质量管理体系过程和产品实施所有规定的记录。
3.职责3.1品质部负责组织实施本文件。
3.2各职能部门负责对有关质量管理体系过程及质量计划所规定的记录的识别、收集和存档。
3.3各职能部门依记录清单中要求存档保管相应记录。
4.程序4.1记录格式的设计在编制体系文件的同时，应设计该体系文件所涉及的各个质量活动所需记录的格式，并提供受控样张。
4.2记录的编码规则所有记录都是依附于文件而存在的，文件附表编码是在程序文件编码后加B01、B02……以此类推。
版次标识为：×/××（前者为版次号用英文字母标识，后者为修订号用阿拉伯数字标识），每修订一次修订号增加1，当修订号达到9将版次号后推一位英文，同时修订号归零。
初始版次为A/00。
4.3记录的填写要求4.3.1质量记录填写要及时认真，应使用蓝、黑色笔迹的钢笔或中性笔。
不得事后补写。
字迹要清晰，数字要准确，不留空栏。
万一笔误，应采用杠改方法并签字，原笔误字迹应清晰可见。
4.3.2按规定签字或审批，并正确填写日期。
4.4记录的归档、编目、建帐、保存和保管4.4.1记录表单的发放、更改与作废按《文件控制程序》执行。
4.4.2各种记录要编制目录，按《质量记录清单》明确保存部门和保存期限。
4.4.3各部门依据记录清单中的规定保管本部门的记录。
4.4.4记录归档前必须定期装订，写明记录的名称、编码、日期。
4.4.5保存各种记录的场所应通风、干燥，具备防火、防潮、防蛀、防鼠等功能。
4.4.6各部门的记录应由专人妥善保管，应存放在能锁的柜里；相应的电子版记录也应妥善保管，并做好备份。
4.4.7对生产的产品都建立并保持质量记录，以实现可追溯性。
4.5记录的使用4.5.1记录保存的各部门，应建立借阅登记制度。
当借阅人需借阅记录资料时，需填写“文件借阅/查阅单”并经本部门负责人批准及品质部负责人审批后，方可借阅。
2、C版记录控制程序(CX02)13-14
标准要求（4.2.4）记录控制程序文件编号：JDFDC/CX021.目的为了提供质量管理体系运行有效性的证据，使其持续有效的运行，特制定本程序。
2.适用范围本程序适用本公司质量管理体系运行中涉及到的所有记录的标识、储存、保护、检索和保存期的规定。
3.职责3.1办公室负责记录的归口管理，包括记录的编码标识、保管、检查和监督工作。
3.2各部门负责本部门的记录填写、收集、编目和保管工作。
4.工作程序4.1记录标识和保存期4.1.1各部室负责设计本部门所需记录的表格样表，并填写《记录归档清单》（JDFDC/CX02－JL01），上报办公室，由办公室对记录的名称、编号进行统一规定并汇总，填写公司的《记录归档清单》（JDFDC/CX02－JL01），经管理者代表批准后下发各部门。
4.2程序文件相关记录标识为：4.3作业文件相关记录标识为：JDFDC/CX ××—JL ××公司简称 程序文件代号 序号 记录代号JDFDC/ZY ××—JL ××公司简称 作业文件代号 序号 记录代号4.4记录的填写4.4.1记录由各相关工作人员、部门填写，并签字。
4.4.2记录随工作过程填写，要真实、及时、准确。
4.4.3字迹清楚、工整、完整。
4.4.4相关记录要数据吻合，前后衔接。
4.4.5记录中未填写的空项必要时可用划“/”的方法处理。
4.4.6原始记录不得更改。
记录笔误的更改采取杠改方式，然后改写正确内容，必要时由更改人在更改处签名或盖章，不得涂抹原误写之处。
4.5记录的管理4.5.1各部门指定专人负责记录的收集、分类、编目和保存，每季度进行一次整理，做到编目清楚，便于查找，并填写《记录归档清单》（JDFDC/CX02－JL01）。
4.5.2记录的贮存和保管方式应便于存取，并提供适宜的环境，防止损坏、变质和丢失。
4.5.3记录归档：工程项目记录和文件、采购、预算记录和文件项目现场检查记录和现场管理方案文件于竣工后上交工程档案室；体系运行有关的文件由办公室归档。
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华瑞(新乡)化工有限公司
质量、环境、职业健康安全管理体系
程序文件
发布日期：2012年06月01日 实施日期：2012年06月01日
华瑞(新乡)化工有限公司 发布
文件名称: 记录控制程序 文件编号: HR-QP-02
版 本:
A/0 控制状态：
编 制： 公司文件编写小组
审 核： 赵新生 批 准： 吕秀夯 分 发 号：
记录控制程序
生效日期2012年06月01日1.0目的
对质量/环境/安全管理体系所要求的记录予以控制。
2.0适用范围
适用于为证明产品符合要求和质量/环境/安全管理体系管理体系有效运行的记录的控制。
3.0职责
3.1综合部负责监督，管理各部门的记录，做好记录的编号和控制工作。
3.2各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。
3.3各部门负责填写，收集，整理，保管本部门的记录。
4.0程序
4.1记录的标识及编号：
记录的标识及编号按《文件控制程序》的有关规定执行。
4.2 记录的设置和记录要求：
4.2.1 各部门在保证提供管理体系有效运行的客观证据的前提下，根据各部门的工作实际现状编制各部门记录的格式及内容项目。
4.2.2 各部门的记录格式(包括原始样版)应在综合部统一备案和编号，并建立《记录清单》。
将各部门所有与质量体系运行有关的记录汇总《清单项目应包括名称，编号。
保存期限。
使用部门等内容》并将（记录清单）放置在公司内部服务器上，便于各部门清楚。
（电子文档拷贝在相应的储存器内）若须外印的（记录清单）统一由行政综合部负責送外印刷。
4.2.3记录的填写要及时真实，内容完整，字迹清唽，不准随意涂改。
若因笔误确需修改，应采取用单杠划去原内容，在其上方写上更改后的内容，并加盖或签上更改人的印章或姓名。
4.2.4 记录完成后，记录者应在规定处填写日期，签名或盖章，然后交部门主管核查，各相关栏，目签名不准有空白。
4.2.5 公司记录的媒体，目前仍以书面形式作为记录的保存形式。
确需使用电子媒体时应做好相应的标识和保存。
（电子版记录电子版签名无效）
4.3 记录的保护和保管:
4.3.1各项记录的记录人员有責任将已完成的记录进行分类，整理，装订标识，存放适宜环境，便于检索，查阅。
并按规定上交管理部门（或人员）当发现有未及时上交上报者，有权进行催问和索取。
4.3.2 记录的保存期限一般在三年以上。
4.4 记录的借阅，复制和销毁处理:
4.4.1记录需借阅和复制者，要经过相应部门负責人的批准。
（企业外部人员借阅关系到企业生产经营活动，技术秘密的记录，必需经总经理或其授权人员批准。
）并填写[文件借阅复制记录]由记录管理人员登记备案。
记录控制程序
生效日期2012年06月01日
4.4.2 超过保存期限的记录或其它特殊情况需要销毁时，由各部门记录管理人员填写[文件销毁清单]由记录编制部门负責人审核确认，经管理者代表批准后销毁。
5.0相关文件
HR-QP-01《文件控制程序》
6.0 记录
HR-JL-4.2.4-01《记录清单》。