秘书资格证考试办公窒美化考点复习.doc

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《秘书资格证书专题》期末复习提要

《秘书资格证书专题》期末复习提要一、本“复习提要”对象为开放本科汉语言文学专业,普通专科、成人专科秘书等专业的学生。

二、考试采用闭卷形式,考试内容包括“秘书职业道德”、“基本要求”和“工作要求”三部分。

“知识部分”与“技能部分”合成一张试卷。

三、考试题型为:1.判断题(每小题1分,共10分)2.单项选择题(每小题2分,共20分)3.多项选择题(每小题2分,共20 分)4.修改题(每小题4分,共20分)5.拟写题(1题10分)6.情景题(每小题10分,共20分)四、考生应在全面认真学习《秘书国家职业资格培训教程》的基础上, 多做练习,包括技能训练、情景训练、案例分析等。

五、各章复习重点如下：第一章《秘书职业道德》复习重点1．文明礼貌2．爱岗敬业3．诚实守信4．办事公道5．勤劳节俭6．遵纪守法7．团结互助8．开拓创新（以上引自《职业道德规范》）9．谦虚谨慎文明礼貌10．办事公道热情服务11．实事求是讲究时效12．兢兢业业甘当无名英雄13．忠于职守自觉履行各项职责14．钻研业务掌握秘书工作各项技能15．奉公守法不假借上司名义以权谋私（以上引自《职业守则》）第二章《文书基础》复习重点1．公务文书的概念2．公务文书的制发程序3．公文用纸及印装格式4．公文眉首格式5．公文主体格式6．公文版记（文尾）格式7．通知的写作第三章《办公自动化》复习重点1. 认识主机2. 显示器3. 键盘4. 安装中文Windows985. 中文Windows98资源管理系统6. 打印机7. 扫描仪8. 数码相机9. 传真机10. 复印机第四章《速记基础》复习重点1．速记概念2．汉字速记3．拼音速记4．双音节略写法5．三音节略写法第五章《法律与法规》复习重点1．劳动法及其适用范围2．促进就业和就业原则3．劳动合同4．集体合同5．工作时间6．工资制度7．劳动安全卫生制度8．女职工和未成年工特殊保护制度9．职业培训10．社会保险和福利制度11．劳动争议处理制度12．专利法第七章《商务沟通》复习重点1．相互介绍的正确方法2．握手正确方法3．名片接递方法4．正确仪态5．着装技巧6．接待的心理准备7．接待的物质准备8．接待来访9．倾听的准备工作10．倾听中的障碍11．有效倾听12．有效提问13．自信地提出要求14．与客户进行沟通第八章《办公室事务和管理》复习重点1.办公环境中常见的隐患2.办公设备的隐患3.维护清洁区的整洁4.接受文件的程序5.接受文件的要求6.发送文件的程序7.发送文件的要求8.电话限制使用要求9.通话过程中可能出现的问题10.办公用品的发放11.合理安排日常工作12.合理安排上司交办工作的基本要求13.对简单事务工作进行时间安排的协调的基本要求第九章《常用事务文书的拟写》复习重点1.传真的拟写2.备忘录的拟写3.事务性通知的分类4.事务性通知的拟写5.邀请信的基本知识6.邀请信的拟写7.感谢信的基本知识8.感谢信的拟写9.请柬的基本知识10.请柬的拟写第十章《会议与商务活动》复习重点1.会议的要素2.会议的种类3.发送会议通知4.制发会议证件的要求5.会议文件资料的发放6.准备会议所需的用品7.准备会议所需的设备8.预订内部会议室9.热烈迎接与会者10.会议签到11.座位引导12.安排与会人员的返程13.会议文件的清退14.整理会议室15.会见与会谈的准备16.会见的基本程序17.会谈的基本程序18.开放参观活动的准备工作19.开放参观活动的接待工作20.商务旅行的一般性工作第十一章《信息与档案》复习重点1.阅读筛选信息资料的方法2.信息收集的渠道3.信息收集的范围4.信息分类5.立卷归案工作步骤6.档案收集工作7.档案装订《秘书资格证书专题》自检自测题一、判断题（请将判断结果填在括号内，正确的填“√”，错误的填“×”，每小题1分，共10分。

秘书资格证考试的复习资料

秘书资格证考试的复习资料秘书资格证的重点与考点复习资料整理人：路成第一部分:办公自动化一、要点了解计算机硬件的分类、结构和功能；会简单使用Windows 98；了解办公常用设备的分类、结构和功能。

二、重点提示1．认识主机主机是由机箱和机箱中的组件构成的。

机箱中的主要组件有电源、CPU、主板、内存条、硬盘、光驱、软驱、显示卡和声卡等。

2．认识显示器显示器是计算机的窗口，是重要的输出设备之一，通过显示器可以直观地看到对计算机的操作过程以及计算机针对操作作出的反应。

3．认识键盘键盘是计算机最主要的输入设备，可以输入英文、汉字、数字等。

常见的键盘主要有机械式和电容式两种，最常用的键盘多是电容式的。

4．安装中文Windows 98(1)中文windows 98运行的基本环境。

(2)从Windows 95升级到中文Windows 98。

(3)从DOS下安装中文Windows 98。

(4)中文Windows 98的安装过程。

(5)制作启动盘。

(6)卸载中文Windows 98。

5．中文Windows 98资源管理系统Windows 98是采用树形结构，以文件夹的形式来组织和管理文件的。

中文Windows 98中的资源管理器给广大用户带来了极大的方便，使用户对文件夹的组织和管理更加快捷。

6．打印机目前的打印机主要分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。

(1)针式打印机耐用，耗材便宜，可以打印多种类型的纸张，还可以打印多层纸，但其打印速度慢、噪声大。

需要经常更换的耗材是色带。

(2)喷墨打印机价格低，打印效果优于针式打印机，噪声小，但打印速度慢、耗材贵。

需要经常更换的耗材是墨盒。

(3)激光打印机在各种打印机中打印效果最好，打印速度最快，噪声小，但价格高。

需要经常更换的耗材是硒鼓。

7．扫描仪扫描仪的形式：(1)按颜色分为黑白扫描仪和彩色扫描仪。

(2)按扫描方式分为手持扫描仪和平板扫描仪。

手持扫描仪的价格低，但使用不方便。

XX年秘书资格考试(三级)考前复习重点：办公环境管理

XX年秘书资格考试(三级)考前复习重点：办公环境管理不论是自考还是其它考试，从打预备铃进考场，到正式打铃发考卷，中间都有5至10分钟的准备时间。

在这段等待发卷的时间里做考场镇静操，对消除紧张，稳定情绪，效果极好。

一、正确选择办公的模式：举棋不定时，坚持第一印象。

考试中常会遇到一题有几个答案，而自己又不能肯定哪个是正确的情况，这时应选择先想到的那个。

接触一道题后想到的第一个答案往往是我们因长期练习而产生的本能反应，选择它，正确的概率会相对大一些。

1、办公模式的种类：教师在教育组织中开展教育教学活动，必然要在一定教育管理者的管l2_T开展工作。

从管理的角度看，教师与教育管理者是管理与被管理的关系。

教师与教育管理者的关系，实质上是组织中承担不同任务的人们之间的关系。

(1)在家工作(2)远程工作(3)虚拟办公室(4)临时办公室(5)弹性时间(6)兼职工作(7)合同工作(8)交叉工作如何备考教师资格证考试，才能顺利通过呢，下面为大家搜集的一篇“XX年教师资格笔试备考技巧”，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友!(9)项目团队二、合理进行办公室布局1、办公室的布局种类：开放式办公室封闭式办公室2、合理进行办公室布局的作用(1)形成有效的工作流程(2)有利于员工的工作分配(3)有利于工作的顺利完成。

3、设计不同形式办公室的工作程序：(认知)调查项目是指对调查单位所要调查的主要内容，也就是调查单位的各个标志的名称。

这里的标志既有数量标志又有品质标志。

我校部分专业会在外省设立考点，具体考试时间安排待确定后将陆续公布，考生可根据自身的实际情况选择考点。

外省考点所在省份有专门规定的，考生须遵照执行。

具体分布如下：(1)分析不同部门业务特点对于办公条件的要求;第一，关爱学生。

它是教师职业道德的灵魂。

只有关心爱护全体学生，尊重每一位学生的人格，平等、公正对待学生，才能培养出具备良好品德、健全人格，具有创新精神、全面、主动、健康发展的学生。

2023年三级秘书考前复习重点必备

三级秘书考前复习重点: 第一章第一节会前筹办一、会议方案旳拟订（一）会议筹办方案旳概述:1.会议筹办方案旳内容:会议筹办方案包括如下几种构成部分:（1）确定会议旳主题与议题。

（2）确定会议旳名称。

（3）确定会议和议程。

（4）确定会议旳时间性和地点。

（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议旳需要（6）确定会议文献旳范围，并做好文献旳印制或复制工作。

（7）确定会议与会代表旳构成。

（8）确定会议经费预算。

（9）确定会议住宿和餐饮安排。

（10）确定会议旳筹办机构，大型会议需要确定筹办机构与人员分工。

2.会议筹办方案旳作用:(1）保证会议旳周密组织（2）保证会议服务质量和沟通协调到位;（3）保证会议领导旳意图得以贯彻执行3. 会议及视频会议（1）会议交流信息旳特点1）会议:①以便灵活，准备时间短，答复迅速。

②缺乏身体语言，难以进行互动交流；缺乏文本，难以传递大量细节信息。

③为了提高会议旳效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如、电子邮件）。

2）会议信息工作要旳规定: 会议要按照一定旳工作程序和工作要点进行，详细规定如下：1精确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传播设备；4准时接通；5互相能报出席状况；6做好会议记录。

（2）视频会议1）视频会议旳特点:①声音和图像同步传送。

②不受空间旳限制。

③节省时间、费用。

④交流效果很好。

⑤视频会议旳交流不够深入广泛。

2）视频会议信息工作旳规定由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高原则、严规定，踏踏实实做好会务工作。

详细规定有：1 发出开会信息；2分发文献信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传播设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散旳形式；7汇总状况信息。

4.远程会议筹办方案旳长处:远程会议具有节省时间和金钱、与服务机构约定使用录音带旳形式做永久记录、交流愈加直接与简短旳长处。

5.会务机构分工旳规定会务机构分工重要指定会议组织部门和人员贯彻。

秘书资格考试题库及答案

秘书资格考试题库及答案1. 秘书在处理日常事务中，应遵循的基本原则是什么？A. 保密性原则B. 效率性原则C. 公平性原则D. 灵活性原则答案：A、B、C、D2. 秘书在接待来访者时，以下哪项行为是不恰当的？A. 保持微笑，态度友好B. 主动询问来访者需求C. 直接询问来访者是否有预约D. 忽略来访者的询问，忙于自己的事情答案：D3. 以下哪些文件属于秘书需要归档的范畴？A. 会议记录B. 工作报告C. 员工手册D. 个人日记答案：A、B、C4. 在准备会议时，秘书需要完成哪些工作？A. 确定会议时间B. 预定会议室C. 准备会议资料D. 发送会议通知答案：A、B、C、D5. 秘书在处理电子邮件时，应注意哪些事项？A. 检查电子邮件的发送对象是否正确B. 确保邮件内容清晰、简洁C. 及时回复邮件D. 忽略垃圾邮件答案：A、B、C、D6. 秘书在接听电话时，以下哪项行为是正确的？A. 立即接听电话B. 先询问对方身份C. 记录对方的重要信息D. 挂断电话前礼貌告别答案：A、B、C、D7. 秘书在组织活动时，需要考虑哪些因素？A. 活动预算B. 活动时间C. 活动地点D. 参与人员答案：A、B、C、D8. 秘书在处理紧急情况时，应采取哪些措施？A. 保持冷静B. 迅速评估情况C. 及时通知相关人员D. 采取必要的安全措施答案：A、B、C、D9. 秘书在维护办公室环境时，应做到哪些？A. 保持办公桌整洁B. 定期清理文件柜C. 维护办公室的安静D. 节约办公用品答案：A、B、C、D10. 秘书在进行时间管理时，应遵循哪些原则？A. 优先处理重要且紧急的任务B. 合理分配工作和休息时间C. 避免拖延D. 定期评估时间使用效率答案：A、B、C、D。

秘书资格考试笔记讲义：办公环境管理

一、办公环境的含义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。

包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。

二、办公环境管理的原则 1.方便→舒适整洁→和谐统一→安全。

2．环境的布局与布置（1）布局①封闭式布局。

②开放式布局。

（2）布置常见的布置方法有:①办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可及的地方；②要使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。

要使领导缓解疲劳则可以用旋转椅来调节方位。

③对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑到其他人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要妨碍领导的工作。

三、办公室的视觉环境管理1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。

（1）有效地使用颜色。

（2）地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。

2．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。

光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入；办公室宜多用几只光度较弱的灯，以取代一个光度较强的灯，使光线匀散而非集束。

五、办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。

有益的声音如伴奏音乐或愉快交谈的声音；噪音，如办公机器的震动声为有害的声音。

声音的强度单位为分贝（db），一般说来超过70分贝即为噪音，超过130～140分贝使耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。

由于办公室所处的周围环境常有噪音发出，如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，工作人员的谈话、开会、打电话的声音和人们不必要的活动等。

因此，控制有害的噪音就成为办公环境管理又一重要任务，那么，如何控制噪音呢？1、消除噪音的来源2．用吸音的材料以减少噪音的影响3．适量音乐的播放六、办公室的空气环境管理办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。

秘书国家职业资格考试四级办公室事务复习要点

秘书国家职业资格考试四级办公室事务管理复习要点办公环境管理一、营造合理舒适的办公环境1、空间要求A、光线：局部照明清晰、灯光不闪烁、直射光线应遮挡、光线来自办公桌左方、不能直射电脑屏幕；B、温度：16--20°C以上。

冬天在20°C～22°C，夏季在23°C～25°C之间为宜。

有温度调节设备。

C、湿度：办公室理想的相对湿度是40%-60%。

如相对湿度是20%，则办公室的空气太干燥；当相对湿度是70%，则空气太潮湿。

D、空气清洁度：通风；禁烟区的设立，标志是否到位E、声音：减少或尽可能消除声音的来源：在打字机与计算机底下毛垫，并在其余的设备底下置橡皮垫。

在机械上的防声橱亦能有效地排除声音。

此外，在档案柜、门、桌子、椅子上，涂上一些润滑剂，及请求职员为别人设想，减少不必要的谈话，养成职员相互低谈的习惯，均能减少声音。

F、颜色：颜色会影响人类的情绪、意识及思维。

办公室：以冷色调为主，简洁、明亮会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。

会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。

走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。

休息室：男宜用蓝色；女宜用淡红色。

私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人之偏好而定。

地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。

G、地理位置：符合企业、部门工作性质。

凡与社会接触较多的部门，如收发室、传达室等，应设在人员进出的地方；综合、秘书等部门，应设在办公楼的中心地点；打字、计算机房、财务等办公室，应设在办公室楼一端；关系密切的处室应相互接近。

2、物品摆放要求：平等、方便、安全、高效、美观办公室常用物品包括：桌、椅、沙发、文件柜、电脑、打印机、扫描仪、电话、碎纸机、饮水机、绿色植物、办公用具。

A、桌椅、柜子大小一致，高度合适、符合工作需要应尽可能使其规格,颜色,款式等的和谐统一,风格一致,整齐划一的系列产品；摆放大件家具时,如档案柜,书架等,可将其被对背或尽量靠墙,充分依靠"墙体效益",即既可节省空间,也使办公室看起来更加整齐,美观。

《三级秘书复习资料》重点.docx

第二章办公室环境作者：发表时间：2007-8-20访问：39次第二章办公室环境秘书都希望在良好的办公环境中工作，以提高工作效率。

这就要求优化办公环境。

简言之，就是通过对办公室自然环境加以合理的设计(Planning) ＞控制(Control)和组织(Organizing),使其达到最优状态。

那么这种最优的状态有什么标准呢？(1)方便办公室的布局应该力求方便，争取时效，如相关的部门应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必耍的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行。

一个高效的办公室，不一定要有昂贵的摆设，只要适当地放置一些工艺品或绿色植物，就可以改善办公室的单调环境，但注意不要流于粗俗，否则将会影响整个组织的形象，因为办公室往往是组织的一个“窗口”。

(2)舒适整洁光线、色彩、气候、噪音、工作间的布置等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响，所以对一个办公室来说，很重要的一点就是舒适整洁。

不论是办公室、办公桌，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。

办公文具的摆放要井然冇序。

可以想像一下，一个凌乱肮脏的工作环境怎么会产生令人满意的工作效率呢？(3)和谐统一办公环境屮如果能有和谐的人际关系，就能激发工作人员的团队精神，取得最佳的工作效果，同时，如果办公桌椅、文件柜等公办室用品的大小、格式、颜色等I•办调统一，不仅能增强办公室的美观，I何且能强化成员Z间的平等观念，创造出和谐统一的工作环境。

（4）安全保证组织的物品和信息的安全是秘书的重耍职责之一，也是优化办公室环境不可忽略的一个原则。

布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的安全条件；信息，如纸质文件、存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障。

2.1工作场的安排具体口标和要求如何进行办公室设计（适合三级）。

工作区域和布局（适合二、三级）。

如何组织办公桌面（适合二、三级）。

（1）工作场所的布局★按部门或职能组织布局在按部门组织工作场所的布局时，应遵循某些原则：☆与公众接触频繁的部门应位于靠近控制区的地方，或者直接通向走廊，以减少穿过公开工作区的次数。

秘书技能复习题.doc

秘书技能一、判断()1.正确的仪态包括正确的站姿态、走姿、气质和风度。

()2.传真具有真实、便捷、可靠的特点。

()3.风度总是伴随着礼仪。

()4.不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。

()5.可以表示开放并友好往来的身体语言是体态语、动作语、手势语等。

()6,立卷就是将办理完毕的文书，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷。

()7.塑造自身的良好形象与重视心理素质修养无关。

()8.宽松的倾听环境包括社会因素、人的心理、生理因素，但不包括自然条件因素。

()9.仪态是指人的举止行为的统称。

()10.对未预约的来访者，也应热情友好地接待。

()11.档案收集工作就是按要求装订成册，妥善存放。

()12.案卷，是具有密切联系的若干文件的组合本，是档案的基本保管单位。

()13.办公用品的使用应做到保证重点。

()14.秘书不做计算机管理工作，也就不一定要有信息处理的能力。

二、修改1、文书标题：XX制药公司解决生产名贵中成药所需藏红花来源的请示。

2、文书正文：以上请示无不妥，请批准。

3、文书标题：XX机械厂关于报送1998-1999年度发展规划的情况报告。

4、文书正文：为了维护正常的金融纪律，保证社会稳定，要立即停止少数地方乱集资的行为。

5、文书标题：XXF试制新产品向上级的请示报告6、文书正文：加强计划管理，是能否搞好企业管理的一个大问题。

7、文书标题：XX总公司组建X实业公司的请示报告.8、文书标题：X X公司对非法倒卖建筑材料XXX开除公职的通知9、文书正文:简报的词语一定要简洁明了，切忌不要冗长另外罗嗦.10、文书正文：这种形式主义的做法，势必损害企业的发展，我们必须坚决加以反对。

11、文书正文：谁也不会否认，债转股是对国有企业改革的重大举措。

12、文书正文：同意你们的转产设想，望立即制定并抓紧此项计划。

13、文书正主席：如果不进行改革，很难达到切实改变目前存在的机构臃肿、办事效率低的状况。

精品2014年下半年秘书资格考试(二级)知识点：办公室的布置与美化

2014年下半年秘书资格考试（二级）知识点：办公室的布置与美化办公室的布置与美化一、办公室的布置要素办公室的物质条件，应加以适当的设计，所有物质工作条件的主要要素为：(一)光线;(二)颜色;(三)音乐;(四)空气;(五)声音。

这些要素不应分开设计，它们相互之间，不仅具有密切的关系，且与办公室的位置、布置、设计、机械等也有关。

譬如，光线与颜色有关，而颜色又与办公室的布置有关。

因此，上述要素的设计应注意互相协调。

(一)光线充足的光线是办公室环境的重要因素之一。

办公室的光线应使工作人员易看且不易疲劳。

只有光线充足、舒适，才能够使工作人员减少疲劳、减少错误，做更多的工作，保持充沛的精力。

办公室光线的来源包括自然光、日光灯及白炽灯。

自然光有益于心理的健康，但因早晚光线不一，因此需有其人造光以弥补光线不足。

日光灯能提供大量的照明，最适宜办公室布置。

办公室光线系统的基本设计共有五种：直接光、半直接光、间接光、半间接光、直接间接光。

其中，采用间接光或直接间接光较为优良。

适当地提高办公室的光线的经费，是一种健全的投资。

良好的光线约占办公室总工作成本的2%，而不良光线亦占总工作成本的0.5%。

即仅增加总成本的1.5%，就在光线方面获得舒适、准确及精神上的满足。

根据许多的研究显示，能提供适当的光线，则办公室的效率能提高10%-15%。

(二)颜色颜色会影响人类的情绪、意识及思维。

譬如颜色通常对于人类的血压及性情产生重要的影响。

某颜色对于某些人有舒适的感觉;另外的颜色却有相反的效果，有些颜色使人心情放松;有些颜色则令人感觉郁闷。

有些颜色能加速心智的活动;有些颜色则降低心智的活动。

黄色、橙色与红色称为暖色，这些颜色令人心理上感到温暖与愉快。

反之，蓝色、紫色与绿色称为冷色，它们令人感到平静。

浅黄色、灰褐色与象牙色等淡色，令人有适度兴奋之感。

目前办公室的颜色是趋向于单色化，亦即地板、增与窗帘的颜色要调和，然后再加上一种较鲜亮的颜色。

秘书二级考试复习讲义：办公室.doc

秘书二级考试复习讲义：办公室办公空间定义：是一个组织开展正常经营活动所必需的，如何在适当面积的空间中获取组织的最大效益，是一个组织在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的。

1.办公室布局的类型两种方法(1)开放式布局。

开放式布局就是将一个大的工作房间切分成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

1)工作单元的摆设。

开放式办公室中每个工作单元通常包括办公桌、椅子、电话、计算机。

工作单元之间用屏风、挡板、书架、文件柜等隔开，达到吸收噪声、遮挡视线、区分不同岗位的目的。

2)开放式办公室的优点①有利于沟通。

②有利于节省办公空间。

据有关统计数据显示，开放式办公室布局设计所使用的面积比传统的固定的墙壁间隔的办公室面积可减少20%～30%;同时它的灵活性很大，当机构调整时，只需将工作单元的移动物体根据实际需要移动，便可确定工作单元的位置。

③有利于办公设备共享。

办公的集中化，使办公设备共享性得以提高，大大节约了办公费用的开支，提高了办公效率。

3)开放式办公室的缺点①难保机密。

②干扰较大。

③缺乏私人空间。

4)适用性开放式办公室布局，以其突出的优点被国内外广泛采用，特别是一些规模较大的公司、集团、企业都采用这种布局模式。

(2)封闭式布局。

分割成小单元1)封闭式办公室的摆放。

2)封闭式办公室的优点①有利于安全、保密。

可以根据工作需要，随时锁门，确保安全，不易泄密。

②有利于集中注意力。

相对安静的工作环境，没有外界的打扰，易于员工集中注意力进行工作。

③有利于保护隐私。

员工拥有相对独立的私人空间，有自己明确的办公室，不受领导们的监督。

秘书资格考试综合指导：办公环境的维护

秘书资格考试综合指导：办公环境的维护本⽂描写的是办公环境的维护⼯作⽅法：第⼀经常清洁、整理责任区；第⼆设备、物品放置适当，取⽤有序1．⼯作⽅法1) 经常清洁、整理责任区(1) 秘书要经常清洁、整理办公区。

清洁台⾯、地⾯、计算机、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处；保持办公桌⾯清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和⽆⽤的东西，也不能摆放私⼈的物品；电话按键和听筒应经常清洁消毒；来访者⽤过的茶具应⽴即清洁⼲净并重新摆放好；废纸筒要放在隐秘处，每天下班前予以清理。

(2) ⾃觉清洁、整理本⼈参与的公共区域。

经常清洁、整理复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸凌乱、废纸扔在地⾯等，都要经常参与并共同维护；经常清理参与使⽤的茶⽔桌，保持桌⾯、地⾯⽆弃物、⽆⽔迹，茶具清洁整齐；经常清理参与使⽤的⽂件柜、书架、物品柜家具；注意清理由⾃⼰负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后⽴即清理，保证在下⼀个访客或会议前⼜呈现⼀个清洁、整齐的环境。

2) 设备、物品放置适当，取⽤有序(1) 本⼈经常使⽤的办公⽤品和设备摆放有序，⽅便操作。

⾃⽤的办公⽂具、⽤品、零散物件应有序地放在抽屉⾥，按照使⽤频率及使⽤习惯安排；常⽤⽂件夹应整齐地叠放在桌边或直⽴在⽂件夹上，并贴有标识予以区分，取⽤有序，保密的⽂件和不常⽤的⽂件夹应存放在⽂件柜⾥；专⽤的电话应放在左⼿边⽅便拿到的位置，以便右⼿记录留⾔；计算机、打印机等⽤电设备宜放在⼀起，便于电源接线和管理。

(2) 公⽤资源摆放有序，⽤后要归位。

⽂件柜⾥的公⽤⽂件夹要整齐有序地摆放，取⽤后要放回原位置，⽅便他⼈再⽤；公⽤办公⽤品柜⾥的物品也要放置规范，通常重的、⼤的放下⾯，轻的、⼩的放上⾯，且摆放有序，便于取⽤，并做到⽤后归位；⼀些常⽤的公⽤物品，如电话号码簿、航班表、⽕车时刻表、字典等按办公室要求放在柜⼦⾥或书架上，注意⽤后放回原位，不给他⼈带来不便；接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐地摆放或码放，并经常整理，做好接待窗⼝的对外形象。

国家秘书职业资格考试——合理布置办公室

（⼀）相关知识1．布置办公室的基本要求（1）采⽤⼀⼤间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，⽐采⽤同样⼤⼩的若⼲办公室为优。

（2）使⽤同样⼤⼩桌⼦，可增进美观，并促进职员的相互平等感。

（3）使同⼀区域的档案柜与其他柜⼦的⾼度⼀致，以增进美观。

（4）将通常有许多外宾来访的部门置于⼊⼝处，若此法不可⾏时，亦应规定来客须知，使来客不⼲扰其他部门。

（5）将⾃动售货机、喷⽔池、公告板置于不致引起职员分散精⼒及造成拥挤之处。

（6）应预留充分的空间，以备的⼯作负荷的需要。

（7）主管座位应位于员⼯座位之后⽅，使主管易于观察⼯作地点发⽣的事情。

（8）⾃然光应来⾃桌⼦的左上⽅或斜后上⽅。

勿使职员⾯对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。

（9）装设充⾜的电源插座，供办公室设备之⽤。

（10）常⽤的设备与档案应置于使⽤者附近，切勿将所有的档案置于靠墙之处，档案柜应背对背放置。

此外，如条件允许，应在办公区内设置休息处，并提供便利充分的休息设备，以作为⼯余休息、⾃由交谈及⽤午餐之所需。

秘书⼈员要根据对未来变化的预测，及时调整办公室布置。

2．办公室布置的三⼤原则办公室的布置不是简单的设施摆放，还需要考虑⼯作⼈员在其间⼯作的舒适感，与办公环境的协调，以及有利于⼯作⼈员之间的沟通和监督等因素。

下⾯简单列举⼀些办公室布置所要遵循的原则：（1）有利于沟通沟通是⼈与⼈之间思想、信息的传达和交换，通过这种传达和交换，使⼈们在⽬标、概念、意志、兴趣、情绪、感情等⽅⾯达到理解、协调⼀致。

办公室作为⼀个⼯作系统，必须保证⼯作⼈员之间充分的沟通，才能实现信息及时有效地流转，系统内各因⼦、各环节才能动作协调地运⾏。

（2）便于监督办公室的布置必须有利于监督，特别要有利于职员的⾃我监督与内部监督。

办公室的布置要适应⾃我监督的需要。

所谓⾃我监督是指进⾏⾃我约束和控制，⾃觉遵守公司的规章制度等。

办公室的布置还要适应公司内部监督的特点和需要。

公司内部监督的主要特点是：第⼀，内部监督是⼀种⼝常监督。

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秘书资格证考试办公窒美化考点复习
办公室的物质条件，应加以适当的设计，所有物质工作条件的主要要素为：(一)光线;(二)颜色;(三)音乐;(四)空气;(五)声音。