公文管理1

机关公文运行管理若干规定（内部资料）重庆市万州区建委办公室二OO四年五月目录重庆市万州区建委关于印发规范机关公文运行管理若干规定的通知 (1)重庆市万州区建委规范机关公文运行管理若干规定 (2)一、规范公文种类 (3)二、规范公文格式 (4)三、规范发文办理程序 (6)四、规范主送机关 (11)五、规范抄送单位 (11)六、规范标注主题词 (13)七、规范结构层次序数 (15)八、规范字体、字号 (15)九、规范公文管理 (16)十、规范其它事项 (17)附件1：公文格式首面版式 (20)附件2：万州区建委发文办理流程图 (30)附件3：万州区机关设置排序情况 (31)重庆市万州区建委文件万州建委发…2004‟号重庆市万州区建委关于印发规范机关公文运行管理若干规定的通知机关各科室，直属各单位：经委领导同意，现将•规范机关公文运行管理若干规定‣印发你们，自2004年6月1日起施行。

二00四年五月八日重庆市万州区建委规范机关公文处理工作若干规定为了进一步规范区建委机关公文处理，切实减少文件数量，提高机关公文处理的质量和效率，充分发挥公文在行政管理和公务活动中的重要作用，塑造区建委机关的良好形象，根据•国务院关于发布†国家行政机关公文处理办理‡的通知‣（国发…2000‟23号）精神，结合实际，特作如下规定。

一、规范公文种类公文种类较多，常用的主要有以下10种：（一）决定用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（三）通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、规范公文格式（一）常用公文格式公文格式主要用文件式公文格式、信函式公文格式、会议纪要格式、命令格式。

主要的主要是“文件式”公文和“信函式”公文。

“文件式”公文：首页用“重庆市万州区建委文件”文头纸，即文头的发文机关名称后有“文件”二字。

“信函式”公文：首页用“重庆市万州区建委”文头纸，即文头的发文机关名称后无“文件”二字。

发文字号放在武文线下版心右上角顶格。

这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均为“文件式”公文相同（以下简称“信函式”公文格式）。

主要用于答复、解释或说明某种具体事项，是处理日常事务的平行文或下行文。

信函式公文与文件式公文的作用和效能是相同的，仅是表现形式的不同。

（二）区建委文件格式种类（附件：公文格式首页版式）万州建文为上报性公文。

用于向上级机关的请示、报告、意见等。

万州建发为普发性公文。

用于区建委向各开发区管委会建委、系统各单位的通知、通报、意见、通告、决定等。

即部署区建设系统全局性工作，印发重要的、对全区建设系统工作有普遍指导意义的文件，施行行政措施，下达建设目标任务，批转带有普遍指导意义的重要请示、报告和意见，转发区政府、市建委、规划局、市政委等上级机关的重要文件。

万州建函为在一定范围内发送的公文。

用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项（包括建设项目、建立资金等）；答复下级机关的有关请示事项等；与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

采用“信函式”公文格式。

以区建委名义回复区委办公室、区政府办公室、区委督查室、区政府督查室等专项督办件（来文有编号的），回复件编万州建督复函…200×‟××号。

人大建议、政协提案的复函，编万州建人大复函、万州建政协复函…200×‟××号。

处理一般性事务的公文，包括会议通知（首页用明传电报的版式）、编辑、出版、征订、发行、培训等事项的通知，编万州建…200×‟××号。

采用“信函式”公文格式。

处理其他事项的公文，不编文号。

简称印“红头”。

用“信函式”公文格式。

万州建规文万州建勘设文用于对工程初步设计复查的批复。

采用“信函式”公文格式。

万州建房文用于房地产开发、设计等企业资质等级的批复。

采用“信函式”公文格式。

万州建建管文会议纪要用于办公会、专题会等会议的纪要。

城乡建设用于印发委领导关于某一方面建设工作的重要讲话；各地建设工作经验、教训；区建委阶段性重要工作部署、安排和动态；需要通报的其他重要事项或建设工作情况。

区建委机关原发文代码停止适用。

三、规范发文办理程序发文办理指以区建委机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分文等程序。

草拟公文的科室起草公文后（须在发文稿上标明拟稿科室、拟稿及校对人、科室核稿负责人）→送办公室审核→呈委领导签发→送办公室审核人复查后→办公室登记、编文号→送文印室登记、缮印→办公室用印→相关科室分发（附件2：万州区建委发文办理流程图）。

（一）草拟1、坚持质量第一，注重效率的原则。

2、公文拟制的承办科室和承办人是确保公文质量的基础。

重要的公文应当由承办科室长（主任）亲自动手或主持起草。

3、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

4、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

5、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

6、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题、后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

7、同时还应注意以下几点：（1）区建委文件的批语，一般不要写“参照执行”，应写“遵照执行”或“贯彻执行”，批转有关单位的意见等可写“参照执行”。

（2）区建委发出的规范性文件，一般用“印发”，不用“公布”、“颁布”、“颁发”等字样。

（3）印发委领导讲话须经领导本人同意。

（4）当领导同志姓名职务并用时，一般是姓名在前职务在后，会议纪要正文中则是职务在前姓名在后，姓名职务之后不再加“同志”字样。

除委主任办公会会议纪要外，其它会议纪要正文中一般应列出会议主持人或出席会议的领导同志。

参会人员名单中列出其他出席人单位、姓名，不注明出席人职务。

（6）“意见”文种适用于对重要问题提出见解和处理办法，其行文方向可以是上行、下行、平行。

作为上行文，上级机关应当办理，并视情况批转或答复；作为下行文，应当明确下级是否照此执行或参照执行；作为平行文，一般用于提出意见供对方参考。

8、公文如涉及其他部门需要会签，则由我委领导先签署意见，然后再送往会签的部门，如需修改内容的，应报委签发领导同意后方可发文。

本委发文如需相关处室会签的，由会签的处室负责人在发文稿纸会签栏内写明意见，具体时间、姓名。

需相关区级部门或单位会签的文件，有意见分歧的，公文承办处室负责人应主动与会签部门的业务处室协商；经协商不能取得一致意见，则由委分管领导出面与会签单位协商；确难取得一致意见的，可列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁决。

（二）审核公文送委领导签发前，应当由办公室进行审核。

审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定，该会签的是否经过会签等。

（三）签发区建委文件，按委领导分工一般由分管领导签发，重要的经分管领导审核同意后送委主任签发。

委主任出差期间，由主持工作的委领导签发。

签发人3个字用3号仿宋，签发人后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。

（四）复核公文正式印制前，文印室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

（五）登记经过复核无误的公文，由文印室按规定登记并编文号。

（六）缮印公文正式付印前，应由拟稿人进行认真校对并签字，否则，文印室不予付印。

一般公文应在2—3个工作日内印出（拟文科室可向文印室提供软盘），特急件、急件应在要求的时限内印出。

印出的公文应符合•国家行政机关公文格式标准‣，做到清晰、美观、规范。

严格控制印制份数，150份或总印数（份数×页数）超过1500页以上的送规定印刷厂印刷，由拟文科室负责校对。

（七）用印公文印制完毕，装订页码无误后，由拟文科室送办公室盖章。

公文除会议纪要、城乡建设、建设信息以外，应当加盖印章。

不加盖印章的公文应视为无效。

当联合行文需要盖两个印章时，主办机关印章在前。

对只盖一个印章的单一机关发文，落款处（即成文日期成上）不署发文机关名称，只标识成文日期。

（八）分发盖章后（会议纪要、建设工作通报除外）的公文，由承办科室负责分发（送）。

四、规范主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。

当主送机关过多而使首页不能显示正文时，可将主送机关标注在主题词之下抄送机关之上。

向上级机关的请示，应主送一个机关，不得多头主送。

除上级领导直接交办的事项外，不得以机关名义向上级领导报送“请示”、“意见”和“报告”。

不得将请示、报告、意见直接送上级领导个人，更不能送其秘书。

凡区领导批示给委领导的公文，并由区政府办公室转办的，用信函式公文上报回复，即首页用“重庆市万州建委”文头纸，并附上区领导批示复印件后，主送区领导。

“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关（单位）。

（一）上行文主送：区政府或市建委等上级机关。

（二）下行文主送：各开发区管委会建委，系统各直属企、事业单位。

（三）平行文主送：受文单位。

五、规范抄送单位除主送机关（单位）外，只抄送确需执行或知晓公文的其他机关（单位），应当使用全称或规范化简称。

除建设工作通报等公文外，一般不抄送领导个人。

（一）万州建文（上行文）抄送机关为直接相关部门（单位）。

（二）万州建发（下行文）向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

主送“各开发区管委会建委，系统直属企事业单位”的公文，抄送“区委、区人大、区政府、区政协”，但不在抄送栏标注。

（三）会议纪要1、委办公会会议纪要抄送：区委办公室，区人大办公室，区政府办公室，区政协办公室，区人大、区政协城环委，市建委，市规划局，市市政委，市土房局，本委直属各单位。