办公自动化

(四)系统安全性设计存在缺陷 随着安全威胁的增多，系统环境的日趋复杂，办公系统安全性设
计的漏洞和缺陷也逐步暴露出来。一是安全设计缺乏系统性。受各种 因素影响，办公系统在建设中缺乏整体的安全规划，项目关系人对安 全需求缺乏一致的理解，安全设计的针对性、系统性不强，无法形成 覆盖网络、操作系统、应用程序、数据库的多层次的纵深防御体系。 二是安全性技术的缺失。多数办公系统属于仓促部署，多侧重于满足 功能性需求等目标，对安全性需求考虑较少，开发团队也缺少熟悉关 键安全技术的专业人员，采取的安全防范措施层次较低。随着时间的 推移，新的风险、漏洞被发现，新的攻击手段不断被采用，安全技术 的缺失使办公系统面临的安全风险日益增多。 (五)安全管理薄弱，技术防范手段较为落后 办公系统的发展过程，也是安全管理不断加强的过程。办公系统 在安全管理方面存在的问题主要有以下4个方面。 一是忽视人的因素。人是系统安全最关键的因素，如果忽视人的 因素(安全意识和安全管理)，即使采用最先进的技术和最安全的设计， 也无法确保系统的安全性。二是重建设、轻管理。在办公系统的整个 生命周期都存在安全管理的问题，即使在建设之初较为安全的系统， 也会因为系统的脆弱性和可腐败性，在运营、维护中出现新的问题。 三是技术手段落后。受各种因素影响，多数单位除部署防病毒软件外， 很少采取虚拟网络、访问控制等措施，也缺少防火墙、入侵检测等硬 件设备，技术防范手段较为落后。四是员工缺乏防范技能。部分政府 部门、企事业单位的信息安全培训不到位，员工对信息安全知识掌握 较少，也缺乏病毒查杀、系统升级等必要的安全防范技能



办公系统的安全问题[2] (一)网络威胁增多，安全域划分难度较大 办公系统通常部署在政府部门、企事业单位的内部网络或专用网络，以TCP／IP 作为主要的网络通信协议。TCP／IP协议是一种开放协议，侧重于不同类型的物理网 络互联，但在安全设计上存在缺陷。随着来自互联网威胁的日益增多，攻击者可能利 用已知的安全缺陷和漏洞进行攻击和入侵，使办公网络面临信息搜集、侦听、哄骗、 会话劫持、拒绝服务(DoS)等安全威胁，而不合理的网络配置、设备安装的缺失、不严 格的访问控制措施等则加大了系统遭受攻击和入侵的可能性。受资金、设备、人员、 技术、管理等因素影响，划分网络安全域、应用整体的安全策略、实施边界防护和访 问控制存在较大困难，特别是在互联网、内部网络、专用网络之间实现安全交换数据 的难度较大。 (二)操作系统安全问题突出，缺乏有效的措施 众所周知，Windows是办公系统中使用最多的操作系统，但Windows本身存在诸 多问题。一是核心安全技术不透明。作为一种商业软件，微软并没有公开Windows的 源代码，涉及信息安全的核心技术不透明，对办公系统来说仍是一种不可信的操作系 统。二是针对Windows系统的威胁增加。如果系统更新不及时，安全措施不严格，存 在的漏洞和缺陷可能会被非法入侵者利用，从而对系统的安全产生致命影响。三是技 术支持和安全升级服务受限。ppp微软已宣布将停止WindowsXP的主流支持服务、扩 展支持服务延续到2014年4月8日；新推出的Vista、Windows7操作系统，由于各方面 的原因，尚未在办公等领域大量使用；个别用户仍使用的Windows98和WindowsMe， 微软早在2006年7月12日就停止了相关的支持服务。 (三)数据泄露途径多样化，保密性措施不到位 办公系统要处理、传递、存储公文等敏感信息和机密数据，一旦泄露可能会造成 难以估量的后果，而非法窃取、病毒和恶意软件的破坏、内部管理的漏洞均会造成数 据的泄露。随着计算机和网络技术的迅猛发展，移动存储介质、即时通信、P2P、电子 邮件在办公系统中大量使用，使数据泄露的途径更趋多样化。目前的办公系统中，也 有对数据加密的措施，例如口令的MD5对称加密、验证码、电子签名等，但这些加密 措施多侧重于用户的身份认证和识别，大量的敏感信息和业务数据仍以明文形式在网 络传送，或在数据库中以明文形式存储。同时，多数办公系统在使用中普遍存在缺省 安装、权限设置过低、内容缺乏保护等问题，影响数据的保密性。
办 公 自 动 化
什么是办公自动化
办公自动化是指办公人员利用现代科学技术 的最新成果，借助先进的办公设备，实现办公活 动科学化、自动化，其目的是通过实现办公处理 业务的自动化，最大限度地提高办公效率，改进 办公质量，改善办公环境和条件，辅助决策，减 少或避免各种差错和弊端，缩短办公处理周期， 并用科学的管理方法，借助各种先进技术，提高 管理和决策的科学化水平。
办公系统的基本功能
①文件阅读、文件批示、文件处理、文件存 档等事务 ②草拟文件、制订计划、起草报告、编制报 表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务 ③文件收发、保存、复制、检索、电报、电 传、传真等事务 ④会议、汇报、报告、讨论、命令、指示、 谈话等事务

办公自动化系统的发展现状 20世纪80年代初，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技

(2)我国办公自动化系统的发展 我国办公自动化的发展，始于20世纪80年代初，近
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20年的发展，已形成初步规模，其发展大致可分为3个阶 段： ①启蒙与准备阶段(1981—1985年) ②初见成效阶段(1986—1990年) ③稳步发展阶段(1992年以后) (3)办公自动化及系统的发展趋势 在现代技术、设备支持下，办公自动化及其系统呈现 出小型化、集成化、网络化、智能化及多媒体化五大趋势： ①小型化 ②网络化 ③集成化 ④智能化。 ⑤多媒体化
办公自动化系统的层次 一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括


信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。办 公自动化一般可分为三个层次：事务型、管理型、决策型。 大致有如下3类办公系统： ①事务型办公系统 事务工作是整个办公活动的基础，也是研究办公活动 的切入点，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮 件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事 务处理等等 ②管理型办公系统 管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持 各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的 管理信息系统相结合的办公系统 ③决策型办公系统 决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大 量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策 层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功 能的最高
术的迅猛发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。 (1)国外办公自动化系统的发展 20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自 动化理论和技术的研究。 美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段； ①单机设备阶段(1975年前) ②局域网阶段(1975—1982年) ③—体化阶段(1983—1990年) ④多媒体信息传输阶段(20世纪90年代以后) 日本办公自动化的起步稍晚于美国。但是，针对本国的国情制定 了一系列发展本国办公自动化的规划，并建立了相应的执行机构，组 建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大 楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动 化先进水平的代表。
办公系统的安全防范对策[2] 针对上述安全问题，从防范风险、保障安全的角度考虑，结合办公系统

的安全需求提出以下对策。 (一)建立高效安全的办公网络 对办公系统来说，仅有防火墙保护的网络是不可信的，高效安全的办公 网络需综合应用各种技术和方法。一是使用专用或虚拟网络。可利用各省市 已建成的电子政务专网或各级政府部门、企事业单位的内部网络，以及通过 使用PPTP和L2TP／IPSec协议建立的虚拟专用网络(VPN)建立可信网络通信 信道。二是使用防火墙、虚拟网络(VLAN)等技术，划分网络安全域，建立安 全网络结构，对办公系统进行边界防护和访问控制。三是提高核心网络组件 的安全性。要通过对路由器、防火墙和交换机等核心网络组件的安全配置， 阻止或筛选数据包的转发，对恶意攻击和非法访问行为进行限制。四是对数 据通信进行加密。使用SSL协议或加密技术，对数据通信进行加密保护，确 保办公系统数据的安全传输。五是采用入侵检测技术。检测的目的在于及时 做出反应，可使用人侵检测技术对网络进行监测，对内部攻击、外部攻击和 误操作进行实时保护，并在网络系统受到危害之前拦截和响应入侵。 (二)提高操作系统的安全性，降低潜在风险 办公系统、电子政务需要可信的操作系统来支撑，但现阶段的着眼点， 应当是使办公系统的操作系统相对可信，风险相对较低。一是使用正版的操 作系统。要从各方面重视软件的正版化，采购预装正版操作系统软件的计算 机，并尽可能使用具有自主版权的国产化操作系统。二是对操作系统进行安 全配置检测和加固。经验证明，操作系统的多数安全漏洞和隐患可以通过检 测和加固的方法进行消除。对Windows系统来说，最简便、有效的方法莫过 于使用安全配置检测表，对照检测漏洞，并利用其提供的安全配置工具或安 全模板，在服务器和客户端设置和应用相应的安全策略。三是使用安全专用 设备和软件，检测和堵塞漏洞。一方面，可使用漏洞扫描工具，定期检查办 公系统服务器和客户端的系统漏洞和配置更改情况，并通过安装防病毒软件， 定期查杀病毒，及时发现问题；另一方面，可在办公网络建立补丁分发、系 统升级等系统，主动发现、修复系统安全漏洞和隐患。
办公自动化的发展措施[1] 1．转变领导和使用人员的思想意识。信息化带来的便利是原来利用纸张
的方式无法比拟韵。例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上 互联网就能办公，网上办公室已得到人们的认同。有些人认为新生事物不容 易掌握，存在畏惧心理，有些人认为长时间以来手工操作已经形成定式，没 有必要换用新设备，掌握新知识。对于这些具有不同想法的同志应多作思想 工作提高认识，培养主动性和创造性的工作作风，从思想上改变陈旧的工作 方式和管理形式，提高认识，重点是提高各级行政领导者的认识，通过普级 计算机及现代化设备知识。使他们确立办公自动化在生产经营活动中的地位 和作用，以更大的热情支持办公自动化的建设。 2．管理人员素质的培养。办公人员是实现办公自动货摊最基本的构成元 素，办公人员微机系统知识和微机操作能力的高低是办公自动化水平的决定 因素。在物业管理人员对计算机知识的了解和操作并不是人人精通，对管理 人员进行微机系统知识的培训已势在必行。企业要有计划地进行计算机操作 和计算机应用知识培训，使单机在文档报表处理、数据库录入和查询、计算 机远程通讯等方面的应用达到最基本的技术要求，确实把计算机应用到实际 工作中，提高工作效率。 3．对计算机的维护和保养。(1)保持良好的运行环境。经常打扫卫生， 使室内保持清洁，这是保证微机系统正常运行和延长使用寿命的基本条件。 (2)定期进行维护与检测。在微机系统的使用中，有很多使用者都是在出现故 障后进行维修，而正确的使用方法应该在不连续使用时或者定期对策机系统 进行外部设备的维护和内部器件的检测。(3)发现故障，正确判断，及时修复。 创设良好舒适的微机运行环境和办公环境。 4．制定计算机网络近期和远期发展计划，统筹规划，逐步从单机应用向 网络应用、从单机管理向网络系统管理、从简单文档管理向信息化管理过渡， 逐步实现各级管理部门的管理自动化、信息化、规范化，实现快速有效的管 理，长远目标是要实现网络信息资源的有效利用和办公管理流程的计算机网 络管理，要做好在这方面资金上和技术上投人的准备。