物业公司客服部业主档案管理规定
业主基本情况档案管理制度
第一章总则第一条为规范业主基本情况档案管理，确保档案的完整、准确、安全，便于查询和利用，根据国家有关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业区域内所有业主的基本情况档案管理。
第三条业主基本情况档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）真实性原则；（三）完整性原则；（四）安全性原则；（五）便捷性原则。
第二章职责分工第四条物业管理部门负责业主基本情况档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第五条业主委员会负责监督物业管理部门业主基本情况档案管理工作，并提出改进意见。
第六条业主本人应积极配合物业管理部门做好档案资料的收集和提供。
第三章档案资料收集与整理第七条业主基本情况档案资料包括：（一）业主身份证明材料；（二）业主家庭情况登记表；（三）业主联系方式；（四）业主入住手续；（五）业主装修手续；（六）业主投诉及处理情况；（七）业主参加物业管理活动情况；（八）其他与业主相关的资料。
第八条物业管理部门应在业主入住、装修、投诉等环节收集相关档案资料。
第九条档案资料收集后，应及时进行整理，包括分类、编号、归档等。
第四章档案保管与利用第十条业主基本情况档案应存放在安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中。
第十一条物业管理部门应定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整和安全。
第十二条业主查询档案时，应凭有效证件办理相关手续，并按规定进行查阅。
第十三条档案资料不得擅自复制、借阅、外传，确需借阅的，应经物业管理部门负责人批准。
第五章档案销毁第十四条业主基本情况档案资料保管期限届满后，需销毁的，应按以下程序进行：（一）编制销毁清单，报物业管理部门负责人审批；（二）销毁档案前，应再次核对档案资料，确保档案资料完整无缺；（三）销毁档案时，应有两人以上在场监督，并做好销毁记录。
第六章附则第十五条本制度由物业管理部门负责解释。
第十六条本制度自发布之日起施行。
小区物业业主档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区物业业主档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有业主的档案资料管理。
第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保业主档案资料的完整性，不得随意丢弃、损坏或销毁。
2. 准确性原则：确保业主档案资料的准确性，不得篡改、伪造档案资料。
3. 安全性原则：确保业主档案资料的安全，防止丢失、泄密。
4. 可查性原则：确保业主档案资料的查阅便利，方便业主及相关人员查阅。
第二章业主档案管理范围第四条业主档案管理范围包括：1. 业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。
2. 业主身份证明：身份证、户口簿、房产证等。
3. 业主购房合同、租赁合同等。
4. 业主装修申请、验收报告等。
5. 业主维修基金缴纳记录等。
6. 业主投诉、表扬、奖励等记录。
7. 业主参与小区活动记录等。
第三章业主档案管理职责第五条物业管理部门负责业主档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立业主档案，对业主档案资料进行收集、整理、归档。
2. 负责业主档案资料的保管、查阅、借阅等工作。
3. 负责业主档案资料的保密工作，防止档案资料泄露。
4. 定期对业主档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性、安全性。
5. 对业主档案资料进行数字化处理，提高档案资料的查阅便利性。
第六条业主对自身档案资料享有以下权利：1. 查阅权：有权查阅本人档案资料。
2. 修改权：有权要求修改本人档案资料中的错误信息。
3. 复印权：有权要求复印本人档案资料。
第四章业主档案管理流程第七条业主档案管理流程如下：1. 收集：物业管理部门负责收集业主档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 整理：对收集到的业主档案资料进行分类、整理、归档。
3. 归档：将整理好的业主档案资料按照规定进行归档。
4. 查阅：业主或相关人员需查阅档案资料时，需向物业管理部门提出申请，经审核批准后方可查阅。
物业公司业主档案资料管理规定
1.目的：
规范业主档安资料文件资料资料文件资料文件资料的管理。
2.职责范围
2.1文员负责档案资料文件资料资料文件资料文件资料的收集、整理、归档和保管。
3.管理规定
3.1档案的资料文件资料资料文件材料，必需字迹清晰、真实、齐全。
3.2业主资料文件资料资料文件资料文件资料要及时归档，归档时要注意整齐，层次分明，便于快速查找，不得零散堆放，也不得任凭丢失。
3.3业主档案的内容包括：业主入住登记表、住宅装饰、装修委托申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业管理公约。
3.4档案资料文件资料资料文件资料文件资料属于保密资料文件资料资料文件，应妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印。
3.5未经领导同意不得擅自将业主档案调出，如遇特殊状况调出，须填写《资料文件资料资料文件借阅、复制记录表》，并督促借调人及时归还。
3.6档案的管理环境必需做到“三防”即：防火、防潮、防变质。
3.7日常档案资料文件资料资料文件资料文件资料检查中发觉破损现象应立刻进行修复处理。
质量记录：
1．《资料文件资料资料文件借阅、复制记录表》ZC-05/B05。
物业管理制度和档案管理制度
物业管理制度和档案管理制度一、总则1. 本物业管理制度旨在规范物业管理活动，提高物业服务质量，保障业主和使用人的合法权益。
2. 本物业区域内的所有业主、使用人及物业管理公司必须遵守本制度。
二、物业管理公司职责1. 负责物业共有部分的维护、修缮和管理。
2. 保障物业区域内的公共秩序和环境卫生。
3. 提供业主所需的各类服务，并确保服务质量。
三、业主与使用人的权利与义务1. 业主应按时缴纳物业管理费及其他相关费用。
2. 业主应遵守物业使用规定，不得从事违法活动。
3. 使用人应尊重业主权利，合理使用物业设施。
四、物业维护与修缮1. 物业管理公司应定期对物业共有部分进行检查和维护。
2. 业主或使用人需要对自有物业部分进行修缮时，应提前通知物业管理公司。
五、公共秩序与环境卫生1. 物业管理公司应制定并执行公共秩序维护和环境卫生管理制度。
2. 业主和使用人应遵守相关制度，共同维护良好的居住环境。
六、紧急情况处理1. 物业管理公司应建立紧急情况响应机制，包括但不限于火灾、自然灾害等。
2. 业主和使用人应熟悉紧急疏散路线和应急措施。
七、违规处理1. 对违反物业管理制度的业主或使用人，物业管理公司有权采取必要措施予以纠正。
2. 严重违规行为，物业管理公司可依据相关法律法规和本制度进行处理。
八、附则1. 本物业管理制度自发布之日起生效。
2. 本制度的解释权归物业管理公司所有。
档案管理制度一、总则1. 为规范档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案管理制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其员工。
二、档案管理职责1. 物业管理公司应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和利用。
2. 档案管理人员应具备相应的专业知识和技能。
三、档案的收集与整理1. 档案管理人员应定期收集各类文件、资料，并进行分类整理。
2. 所有档案资料应按照规定的格式和要求进行编号、登记。
四、档案的保管1. 档案应存放在适宜的环境中，确保其安全和完整。
物业公司业主档案管理规定
物业公司业主档案管理规定业主档案管理规定1.0目的为建立完善物业项目的业主/住户档案资料，保证日常物业管理服务的及时性、准确性。
2.0适用范围适用于各项目客服部的日常业主/住户所有档案资料的管理。
3.0职责客户服务部主管负责业主档案管理流程的制订、执行、监督工作。
客户服务部其它员工负责业主档案资料的具体管理工作。
4.0管理规定4．1为便于掌握小区内业主的基本情况，各项目实行建立业主一户一档案资料。
档案建立采用纸质与电脑建档相结合的管理模式。
4．2本着“统一管理、严格保密”的原则，业主档案统一由客服部从业主收楼起开始建立并规范管理，客服部应指定专人负责业主档案柜钥匙的管理。
4．3业户档案包括：业主个人资料、业主入住资料、装修资料、业主给物业公司的书面信件（包括投诉、表扬、建议）、物业公司的书面回复、业主产权变更或出租（商住）资料、费用支付情况等。
4．4业主档案资料应分类分户建立、保存（一户一档），建立统一目录，各类目录上要列明一切应保存的业主资料名称，如果有该资料，则在该内容前画勾。
以显示目前业主都有哪些档案在册。
4．5客服助理应及时跟进业主资料的变更，保证资料的更新及有效性。
4．6业主档案必须严密保管，严禁非客服部人员查看，其他部门人员若需查看。
必须经项目经理许可，并填写《业主档案借阅表》。
4．7业主档案需锁放在指定档案柜中，钥匙由客服部指定专人负责保管。
存放地址四周要包管干净、干净，档案存放地制止吸烟，以避免杂物引发的火灾。
4．8前台接待在日常工作中，严禁将业户任何信息透露给其他人，以保护业主的隐私，同时也要协助客服部更新完善业户资料。
4．9严格做好出租屋及商业用房的管理，凡是出租或商住房屋，客服助理应及时跟进业主将房屋的出租情况或商住情况到客服部管理备案登记等手续,并填写《租户情况登记表》。
4．10业主档案建立后，应将所有情况输入电脑，形成《业主基本情况汇总表》。
客户档案资料管理工作规程
客户档案资料管理工作规程1 目的为规范档案资料的收集和管理，确保档案资料的完整性、连续性、完好性和保密性，制定本规定。
2 适用范围本规定适用于物业服务中心档案资料的规范管理。
3 职责3.1物业服务中心负责人负责档案资料的使用和控制。
3.2客户服务部负责人负责档案资料的检查、督导工作。
3.3客户服务部档案管理员负责档案室的统一管理，包括资料的存放、归档、更新、借阅、完善和保管等工作。
4 档案管理内容4.1 客户档案资料包括业主资料、租户资料、装修资料及日常管理资料。
4.1.1 业主资料，包括但不限于以下资料：4.1.1.1 业主档案索引、业主身份证件复印件、《商品房买卖合同》复印件。
4.1.1.2 收楼通知书、维修资金缴费证明复印件。
4.1.1.3 《住户手册》（内含《临时管理规约》、《消防安全责任书》、《前期物业服务协议》等）。
4.1.1.4 业主收楼验收表、业主信息登记表、业主IC卡申请表。
4.1.1.5 业主文件/钥匙签收表、收楼确认书、收楼抄表底数确认书。
4.1.1.6 业主授权印鉴书。
4.1.2租户档案，包括但不限于以下资料：4.1.2.1租户信息登记表。
4.1.2.2租户身份证复印件。
4.1.2.3租赁合同或业主授权使用物业的授权书。
4.1.2.4法人租户营业执照。
4.1.2.5业主/租户物品放行印鉴表。
4.1.3 装修资料（包括但不限于以下资料）4.1.3.1 《装修申请表》或《改建申请表》、《装修管理服务协议》和《装修承诺书》、《业主装修单位水电设施检查记录表》。
4.1.3.2 装修单位营业执照及资质证明复印件、装修图纸资料。
4.1.3.3 装修许可证复印件、《装修许可证发放登记表》、《装修出入证发放登记表》。
4.1.3.4 《装修验收申请表》、《违章施工通知书》、《违章整改记录》。
4.1.4日常管理资料（包括但不限于以下资料）4.1.4.1 日常维修资料。
4.1.4.2 报事、报修、维修记录。
物业客服部管理制度
物业客服部管理制度一、部门职责物业客服部作为物业与业主之间沟通的重要桥梁，承担着多方面的重要职责。
其主要职责包括但不限于以下几点：1、接待业主的来访、来电、咨询和投诉，提供热情、耐心、细致的服务。
2、处理业主的报修、维修跟进和回访，确保维修工作及时、高效完成。
3、负责物业费用的收缴和催缴工作，保证费用的正常收取。
4、协调各部门解决业主的问题和需求，跟进处理结果并及时反馈给业主。
5、组织开展社区活动，增进业主之间的交流与互动，营造和谐的社区氛围。
二、人员配置及岗位职责（一）客服主管1、全面负责客服部的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施和监督执行。
2、对客服人员进行培训、指导和考核，提高团队整体服务水平。
3、协调与其他部门的沟通与合作，确保工作的顺利进行。
4、定期组织召开部门会议，总结工作经验，解决工作中存在的问题。
（二）客服专员1、负责业主的日常接待和咨询工作，解答业主的疑问。
2、受理业主的投诉和建议，及时反馈给相关部门并跟进处理结果。
3、负责业主档案的建立和管理，及时更新业主信息。
4、协助开展社区活动，做好活动的组织和宣传工作。
三、服务规范1、客服人员应保持良好的形象和仪态，着装整齐、仪表端庄。
2、接待业主时应主动热情、微笑服务，使用文明用语，做到“来有迎声、问有答声、走有送声”。
3、接听电话时应在响铃三声内接听，使用规范的问候语，并认真倾听业主的需求，做好记录。
4、对于业主的咨询和投诉，应耐心解答和处理，不得推诿、敷衍。
四、工作流程（一）接待流程1、业主来访时，客服人员应起身迎接，主动问候，并引导业主就座。
2、认真倾听业主的诉求，详细记录相关信息，对于能够当场解决的问题，应及时给予答复和处理。
3、对于不能当场解决的问题，应向业主说明原因，并告知处理流程和预计处理时间。
（二）投诉处理流程1、客服人员接到投诉后，应首先安抚业主的情绪，认真倾听投诉内容，并做好记录。
2、对投诉进行分类和分析，确定责任部门，并及时将投诉信息传递给相关部门。
小区物业管理业主档案管理制度
小区物业管理业主档案管理制度# 小区物业管理业主档案管理制度## 第一章总则### 第一条目的为规范小区物业管理，确保业主信息的准确性和安全性，提高物业管理服务质量，特制定本管理制度。
### 第二条适用范围本制度适用于本小区内所有业主的档案管理工作。
### 第三条管理原则业主档案管理应遵循合法、真实、准确、完整、保密的原则。
## 第二章业主档案内容### 第四条档案内容业主档案应包括但不限于以下内容：1. 业主基本信息：包括姓名、性别、年龄、联系方式等。
2. 房产信息：包括房屋位置、面积、产权情况等。
3. 缴费记录：包括物业费、水电费等缴费情况。
4. 服务需求：业主对物业服务的特殊需求和建议。
5. 违规记录：业主违反小区管理规定的行为记录。
### 第五条档案更新业主档案应定期更新，确保信息的时效性和准确性。
## 第三章档案管理职责### 第六条管理责任物业管理公司应指定专人负责业主档案的管理工作。
### 第七条保密义务管理人员应对业主信息保密，不得泄露给无关人员。
### 第八条档案查询业主有权查询本人档案，管理人员应提供便利。
## 第四章档案管理流程### 第九条档案建立新业主入住时，物业管理公司应收集完整信息，建立档案。
### 第十条档案使用档案使用应有明确记录，包括使用人、时间、目的等。
### 第十一条档案保管档案应妥善保管，防止丢失、损坏或被盗。
## 第五章违规处理### 第十二条违规行为对于违反档案管理规定的行为，物业管理公司应予以纠正，并视情节轻重采取相应措施。
### 第十三条违规处罚对于严重违反档案管理规定的行为，物业管理公司可采取警告、罚款等处罚措施。
## 第六章附则### 第十四条制度修订本制度由物业管理公司负责解释，并根据实际情况进行适时修订。
### 第十五条生效时间本制度自发布之日起生效。
注：本模板仅为示例，具体内容应根据实际情况和法律法规进行调整和完善。
物业管理公司档案管理规定
一、物业管理公司档案管理规定：1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管包括代理主管负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作.2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用.3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录.4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案.5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任.6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用.7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理.8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分.9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利.二、物业管理公司管理保密规定：1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围.2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅.3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄.5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅须办理借阅手续,每次限时一周.实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印.6．发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回.7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告.8．员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任.三．物业管理公司档案资料：1、物业管理公司验收档案：1土建、设备安装竣工资料图纸、设备资料；2设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；3机电设备保养合约；4公共区域设施设备验收记录管理公司；5公共区域设施设备移交记录发展商、承包商与管理公司；6单元验收及移交记录承包商、业主与管理公司；2、物业管理公司二次装修档案：1用户单元二次装修图则及审批手续；2二次装修期间管理处监督检查资料；3、业户资料：1入伙情况记录；2业主租户情况登记包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等；4、物业管理公司管理文本：1管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；2物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；3物业管理公司各项管理分包合约；5、物业管理公司设备维修保养类：1各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；2各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录；3主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；4物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录；6、物业管理公司设施设备检测类：1变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；2电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；3生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明；4避雷系统要有定期检测报告；5应有定期沉降检测报告；6消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录；7其它设施设备检测记录资料；7、物业管理公司物业管理处运作类：1正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录；2物业管理公司管理费收缴情况3物业管理公司管理费财务报告4物业管理公司物业管理处运作报告；物业管理公司物业管理处会议记录包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议物业管理公司物业管理处值班记录保安值班记录设备值班与巡检记录管理工作计划与报告工程设备管理计划与报告物业管理公司物业管理处往来信函用户报修与投诉处理记录承包商维修或保养工作情况记录。
业主工程档案管理制度规范
业主工程档案管理制度规范一、总则为了加强对业主工程档案的管理，提高档案利用效率，确保档案的完整性和安全性，根据相关法律法规和规章制度，制定本规范。
二、档案管理范围1. 本规范适用于所有业主工程档案的管理，包括建设工程档案、竣工验收档案、质量安全档案等。
2. 档案管理的范围包括档案的收集、整理、归档、保管和利用等各个环节。
三、档案管理机构1. 设立档案管理机构，专门负责业主工程档案的管理工作，建立健全档案管理制度和流程。
2. 档案管理机构应具备较高的档案管理专业水平，负责档案的整理、归档、保管和利用等工作。
四、档案管理人员1. 档案管理人员应具备较高的档案管理专业水平，熟悉档案管理相关法律法规和规章制度。
2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提升自身的档案管理能力。
3. 档案管理人员应认真履行档案管理职责，保证档案的安全和完整。
五、档案管理流程1. 档案的收集：档案管理机构应定期对各类档案进行收集，确保所有档案能够及时收集到位。
2. 档案的整理：对收集到的档案进行分类、整理和归档，建立档案目录和档案检索系统。
3. 档案的保管：建立档案保管制度，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查和整理。
4. 档案的利用：确保档案的及时、有效利用，为业主提供准确、完整的档案信息。
六、档案管理规范1. 档案应按照规定的文件编目进行分类、整理和归档，建立档案目录和档案检索系统。
2. 档案管理人员应严格遵守档案管理规定，不得私自调取档案或私自销毁档案。
3. 档案管理人员应定期对档案进行检查和整理，确保档案的安全和完整。
4. 档案管理机构应建立档案管理制度和流程，确保档案管理工作的规范和有序进行。
七、档案管理监督1. 档案管理机构应定期对档案管理工作进行自查和评估，及时对存在的问题进行整改。
2. 档案管理机构应接受上级主管部门和相关单位的监督和检查，确保档案管理工作的规范和有效进行。
3. 档案管理机构应建立健全档案管理档案监督制度，加强对档案管理工作的监督和管理。
物业档案管理规定
物业档案管理规定第一章：总则第一条规定目的为了规范物业档案管理，健全档案管理制度，加强对物业档案的保管、利用和管理，促进物业管理工作的持续发展。
本规定制定。
第二条规定适用范围本规定适用于所有物业管理企业、物业服务业主委员会及其工作人员，包括物业公司、物管委员会、物业工作人员及相关单位。
第三条规定内容本规定内容主要包括物业档案的分类、保管、利用、归档、销毁等方面的规定。
第四条依法保密本规定受法律法规保护，所有物业档案应该严格保密，遵守信息保护的相关法律法规，切实保护业主和物业公司的信息安全和隐私。
第二章：物业档案的分类第五条客户档案物业公司应当建立业主的客户档案，包括业主的姓名、联系方式、身份证号码、房产证明、物业费交纳情况、车辆登记信息以及房屋装修维修等记录。
第六条楼宇档案物业公司应当建立楼宇档案，包括楼宇的基础建设、楼层、户型、建筑面积、照片资料等。
第七条设施设备档案物业公司应当建立设施设备档案，包括所有公共设施和设备的信息、安装维护记录、检测报告等。
第八条维修档案物业公司应当建立维修档案，包括所有房屋的维修和保养记录、防水维修记录、空调清洗记录等第九条服务档案物业公司应当建立服务档案，包括物业公司日常服务工作记录、投诉、建议、咨询等记录。
第三章：物业档案的保管第十条档案室物业公司应当建立档案室，并指定专门工作人员进行档案管理。
档案室只能由授权人员进入，保证档案的安全。
第十一条安全保密措施物业公司应当采取各种措施，防范火灾、泡水等灾害发生，保证档案的完整安全。
应当对档案实现三级保密，安全级别分为“绝密、机密、秘密”三个级别。
第十二条保管期限物业档案应当根据法律法规规定设置保管期限和归档标准。
到期后可以进行鉴定，以评估是否需要销毁。
第四章：物业档案的利用第十三条适用范围物业档案的利用应当指导物业管理工作的开展，服务于业主、物业公司。
第十四条获取方式申请利用物业档案的人员应当在工作需要范围内，提出书面申请，并描述利用方案和申请档案信息的详细内容。
客服物业管理制度
客服物业管理制度一、总则1. 本制度旨在规范物业管理公司的客服工作流程，提升服务质量，确保业主满意度。
2. 客服部门是物业管理公司与业主沟通的桥梁，负责处理业主的咨询、投诉、建议等事宜。
二、组织结构1. 客服部门应设立客服经理，负责客服团队的日常管理和工作指导。
2. 客服团队应包括客服专员，负责具体的客户服务工作。
三、工作职责1. 客服经理：- 制定客服部门的工作计划和目标。
- 监督客服专员的工作，确保服务质量。
- 定期组织培训，提升客服团队的专业能力。
2. 客服专员：- 提供专业的咨询服务，解答业主的疑问。
- 及时处理业主的投诉和建议，并向相关部门反馈。
- 维护业主档案，记录服务历史。
四、工作流程1. 接待业主：- 热情接待，主动询问业主需求。
- 详细记录业主信息和需求。
2. 处理咨询：- 根据公司政策和规定，提供准确的咨询服务。
- 如需其他部门协助，应及时转接。
3. 投诉处理：- 耐心听取业主投诉，保持专业和礼貌。
- 详细记录投诉内容，并立即向相关部门报告。
- 跟踪处理进度，及时向业主反馈结果。
4. 建议收集：- 鼓励业主提出改进建议。
- 对建议进行分类和分析，为公司提供决策支持。
五、服务标准1. 响应时间：所有咨询和投诉应在15分钟内响应。
2. 处理时效：一般投诉应在24小时内处理并回复业主。
3. 服务态度：始终保持友好、耐心和专业。
六、质量监控1. 定期对客服工作进行自检和互检，确保服务标准得到执行。
2. 通过业主满意度调查，收集反馈，不断改进服务。
七、培训与发展1. 定期组织客服团队进行业务知识和服务技能的培训。
2. 鼓励客服专员参与外部培训，提升个人职业素养。
八、附则1. 本制度自发布之日起生效，由客服部门负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司管理层批准。
请注意，这是一个简化版的物业管理制度模板，具体内容应根据实际情况和公司政策进行调整和完善。
物业管理公司业主档案管理规定
物业管理公司业主档案管理规定1范围本标准规定了对业户档案的管理、借阅及保存的要求，适用于公司各物业项目部对业户档案的管理。
2编制依据/引用文件2.1档案管理规定2.2保密管理规定3术语3.1业户档案：指业户入伙、入住及服务过程中形成的客户资料和相关手续记录。
4管理规程4.1管理原则4.1.1管理方式a)集中管理：单一部门（客户服务部门）统一管理。
b)分部门管理：由各业务主管部门分口管理。
4.1.2各物业项目部应根据在管项目的特点和实际情况选择确定适当的管理方式。
4.1.3业户档案实行专人专管，由主管部门专人负责业户档案的建立、完善及管理工作。
4.1.4档案管理部门负责人负责业户档案的抽查及指导工作。
4.2业户档案的内容4.2.1业户信息资料（包括但不限于）：a)业户资质；b)租赁合同；c)物业管理服务合同/协议；d)业户主要负责人身份证复印件及联系方式；e)其他。
4.2.2业户入住资料（包括但不限于）：a)业主/租户安全协议书；b)入伙预交费用一览表；c)业主/住户情况登记表；d)公开文件发放清单；e)业户入住通知及业户签署的其他相关文件等。
4.2.3业户装修资料（包括但不限于）a)装修申请/审批资料；b)施工管理资料；c)竣工验收资料；d)收费资料；e)其他。
4.2.4业户日常管理资料（包括但不限于）：a)日常往来文件；b)交费记录；c)表扬信；d)投诉处理资料等；4.2.5户外广告办理审批资料4.3业户档案的管理4.3.1业户档案的管理4.3.2业户档案实行分户管理，适时更新，执行《档案管理规定》。
4.3.3业户档案编号方式为：物业代号+楼栋号+房号（单元号）。
4.3.4业户入伙/入住、装修、管理过程中收集、形成的业户档案资料应移交档案管理人员，按楼层、单元建立业户分户档案，保存业户入伙入住、服务过程中的相应文件资料。
4.3.5业户档案的立卷为一户一档，卷内资料应分类，按归档的时间顺序排列。
物业公司业主档案管理规定
业主档案管理规定1.0目的为建立完善物业项目的业主/住户档案资料，保证日常物业管理服务的及时性、准确性。
2.0适用范围适用于各项目客服部的日常业主/住户所有档案资料的管理。
3.0职责客户服务部主管负责业主档案管理流程的制订、执行、监督工作。
客户服务部其它员工负责业主档案资料的具体管理工作。
4.0管理规定4．1为便于掌握小区内业主的基本情况，各项目实行建立业主一户一档案资料，档案建立采用纸质与电脑建档相结合的管理模式。
4．2本着“统一管理、严格保密”的原则，业主档案统一由客服部从业主收楼起开始建立并规范管理，客服部应指定专人负责业主档案柜钥匙的管理。
4．3业户档案包括：业主个人资料、业主入住资料、装修资料、业主给物业公司的书面信件（包括投诉、表扬、建议）、物业公司的书面回复、业主产权变更或出租（商住）资料、费用支付情况等。
4．4业主档案资料应分类分户建立、保存（一户一档），建立统一目录，各类目录上要列明所有应保留的业主资料名称，如果有该资料，则在该内容前画勾，以显示目前业主都有哪些档案在册。
4．5客服助理应及时跟进业主资料的变更，保证资料的更新及有效性。
4．6业主档案必须严密保管，严禁非客服部人员查看，其他部门人员若需查看，必须经项目经理许可，并填写《业主档案借阅表》。
4．7业主档案需锁放在指定档案柜中，钥匙由客服部指定专人负责保管。
存放地点周围要保证清洁、干净，档案存放地禁止吸烟，以避免杂物引起的火灾。
4．8前台接待在日常工作中，严禁将业户任何信息透露给其他人，以保护业主的隐私，同时也要协助客服部更新完善业户资料。
4．9严格做好出租屋及商业用房的管理，凡是出租或商住房屋，客服助理应及时跟进业主将房屋的出租情况或商住情况到客服部办理备案登记等手续,并填写《租户情况登记表》。
4．10业主档案建立后，应将所有情况输入电脑，形成《业主基本情况汇总表》，以便及时查找，更正有关内容，并做好备份工作。
4．11本规程作为相关员工绩效考评的依据之一。
物业服务业主档案管理程序
物业服务业主档案管理程序档案管理规定要求：1、业主的档案应存放在放火、防潮、防虫的专用档案柜中，设专人管理。
2、按公司规定制作档案目录，资料要进行登记，并在档案柜上标明存放类别，编制全行记录，以便于管理、借阅。
3、遵守公司保密制度，做好档案流失的防护工作。
防止泄密文件的发生，为业主资料保密，不得泄露业主档案中的任何资料。
（如业主电话、家庭位置、工作单位等。
）4、不得私自给他人复印或借阅业主档案、公司文件、内部资料。
5、任何人调用业主档案、内部资料必须有部门主管批准，并作好登记签字。
6、借阅档案，必须履行登记手续。
不得私自将业主档案借阅于他人。
如工作需要必须经部门主管批准，做好登记方可借阅。
7、调阅和借阅档案者必须妥善保管，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案资料完整无损，否则追究当事人责任。
8、借出的资料，因保管不慎丢失时要及时追查，并报告上级领导。
9、对业主档案每月校对一次，发现缺失，必须上报，不得隐瞒。
业主档案管理工作程序：1、业主档案的存放(重要档案)：A、对业主档案的管理；客服部要对所有入住资料、装修资料及服务资料按顺序整理，并装订成册，封装在档案袋内。
B、对档案袋封面要有明显的房间编号，档案袋正反面要有<<业主资料借阅登记表>>及<<业主档案目录>>。
C、将整理好的档案存放在公司统一的档案柜中保存，相关人员经授权后方可查阅，业主信息不得外泄。
2、业主档案的建立：A、业主档案包括入住资料、装修资料及服务资料；①业主入住资料应包括入住通知书、业主资料卡、业主身份证件及入住时所签署的各种协议、合同及业主公约、入住交费资料等。
②装修资料包括装修合同、装修队的资质证明、装修工人的身份证明、装修协议书、装修治安管理协议书、装修管理规定、消防协议及验收资料等。
③服务资料包括日常报修服务单、返修服务单、投诉单等。
B、对于业主档案中的入住资料，应在业主入住完成后，进行归类，放入业主档案内。
业主档管理制度
业主档管理制度一、总则为了规范业主档案管理工作，维护业主信息安全和权益，提高物业管理服务水平，根据国家相关法律法规和有关规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于小区内的所有业主档案管理工作。
三、业主档案的内容和分类1. 业主档案的内容包括但不限于：业主姓名、性别、身份证号码、联系电话、住址、家庭成员信息、车辆信息等。
2. 业主档案应根据具体内容进行分类存档，确保业主信息的安全和便于查询。
四、业主档案的采集和更新1. 物业管理人员应及时对新业主的信息进行采集，确保信息的准确和完整。
2. 物业管理人员应定期对业主档案进行更新，确保信息的实时性和准确性。
3. 业主有变动情况时，应主动向物业管理人员进行报告和更新。
五、业主档案的保密1. 物业管理人员需严格遵守国家相关法律法规和保密制度，保护业主档案信息的安全和保密。
2. 业主档案只能在工作需要时查阅和使用，不得擅自泄露给非相关人员。
3. 业主档案的存储应采取安全可靠的方式，防止遭到非法获取或使用。
六、查询和使用业主档案1. 物业管理人员应在业主的知情情况下，使用和查询业主档案信息，并且只限于工作需要。
2. 业主有权通过合法渠道查询和使用自己的档案信息，物业管理人员应提供相应的支持和帮助。
七、违规处理1. 对于违反业主档案管理制度、泄露、篡改或滥用业主档案信息的行为，将给予严肃处理，包括但不限于警告、记过、辞退等处罚。
2. 对于造成业主信息泄露或损害的行为，物业公司将承担相应的法律责任。
八、监督和检查1. 物业管理人员应接受上级主管部门的监督和检查，确保业主档案管理工作符合相关法律法规和制度要求。
2. 业主有权对物业管理人员的业主档案管理工作进行监督和检查，发现问题应及时向相关部门报告。
九、附则1. 本制度由物业管理公司负责解释和修订。
2. 本制度自颁布之日起生效。
物业四个档案管理制度
1. 工程档案是物业管理公司重要的历史资料，对物业设施设备的维护、更新具有重要意义。
为确保工程档案的完整性和准确性，特制定本制度。
2. 工程档案包括：工程设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修卡、维修记录、设备运行记录等。
3. 工程档案的管理工作由物业管理公司工程部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 工程档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 工程档案的借阅、复制、销毁等，需经工程部负责人审批，并做好登记手续。
6. 工程档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。
7. 工程档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。
二、业主档案管理制度1. 业主档案是物业管理公司了解业主情况、维护业主权益的重要依据。
为确保业主档案的完整性和安全性，特制定本制度。
2. 业主档案包括：业主基本情况登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表、维修记录、投诉记录等。
3. 业主档案的管理工作由物业管理公司客服部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 业主档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 业主档案的借阅、复制、销毁等，需经客服部负责人审批，并做好登记手续。
6. 业主档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。
7. 业主档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。
三、财务档案管理制度1. 财务档案是物业管理公司财务状况的重要反映，对物业管理工作的开展具有重要意义。
为确保财务档案的完整性和安全性，特制定本制度。
2. 财务档案包括：财务报表、收支凭证、发票、合同、银行对账单、税务申报表等。
3. 财务档案的管理工作由物业管理公司财务部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 财务档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 财务档案的借阅、复制、销毁等，需经财务部负责人审批，并做好登记手续。
物业管理公司业主档案管理规定
业主档案管理规定1.目的1.1规范业主档案的管理工作2.适用范围2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。
3.职责3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.程序要点：4.1由客服组前台对业户档案的管理，为严格对业户档案管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。
5.业主档案内容。
5.1收楼资料；5.2收楼证明书；5.3管理公约签约页；5.4楼宇遗留记录；5.5业主身份证复印件（业主及家人小一寸照片二张）；5.6《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及装修施工队资料。
（装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/委托书等）；5.7《物业服务合同》5.8《业主家庭情况登记表》5.9《物品资料及钥匙签收表》5.10《业主证领用登记表》5.11《业主收楼房屋检查情况表》5.12《违章处理通知单》5.13 业主的有关证件复印件。
5.14 其它应保存的资料。
6. 业主档案袋的整理6.1业户资料整理、分类:6.2 资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找；6.3 业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最后一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写“业主档案资料情况”表；6.4 资料收集按先后顺序主要分为三大部份：6.5 业户资料归档时间和更新:6.6 客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台；6.7 前台中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档；6.8 对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理；6.9 客服组前台每月30日进行一次检查，发现问题上报主任及时采取补救措施，确保档案的安全性及准确性；6.10 每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理；6.11 销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由部门主任审批后销毁。
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物业公司客服部业主档
案管理规定
文件排版存档编号：[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]
业主档案管理办法
1、业主档案应永久保存。
2、业主档案属绝密档案，不准外泄。
特殊情况需请示部门经理同意后方可查
阅。
3、业主档案资料应输入电脑进行管理。
4、当业主的通讯联系方式变更时，应及时在档案中更改。
5、当业主发生变更时，应及时建立新业主的档案，原业主档案另存，3年后
可销毁。
6、业主档案的内容包括：
1）入住通知书。
2）购房合同复印件。
3）经业主签署后的《承诺书》、《消防安全协议书》。
4）《业主档案表》。
5）《收楼单》。
6）业主的有关证件复印件。
7）装修资料。
8）租户资料
9）其他应保存的资料。
7、将档案按排列顺序将有关内容登记在《档案目录》内。
8、业主档案应放在文件夹中保存，并在档案夹侧面贴标贴纸，标贴纸上注明
房间号。
9、将业主档案夹按照楼座、单元号进行有序排列。
记录
《档案目录》
《租户档案表》
相关文件支持
业主档案管理办法
业主档案表
_____座_____号
注：以上各项请用钢笔或签字笔填写，字迹清楚。
填写日期：年月日
租户档案表
座号
填写日期：年月日。