物业公司档案管理规定(试行)

物业公司档案管理规定（试行）物业公司档案管理规定（试行）提要：第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作

更多精品自财务

物业公司档案管理规定（试行）

第一章总则

第一条为加强公司的档案管理，实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，根据XX**工业区、XX地产控股的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。

第二条本规定所称档案，是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。

凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。

人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。

第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作；各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。

第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员，负责各公司档案立卷、归档和保管。各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。

第二章归档责任和要求

第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。

第六条归档要求：

（一）归档的文件材料，应以保持文件之间的历史联系为原则，反映出各公司工作的历史真实面貌；

（二）案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。拟定案卷题名要简明确切，概括反映卷内文件内容。填好案卷封面，编写卷内文件目录、张号、划分保管期限，以便查找利用；

（三）归档案卷应依照一定方案排列，按照保管期限分开年度编制案卷目录；

（四）归档的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明；

（五）需归档保存的文件材料，应将底稿随同印本同时归入案卷。需长期保存，但使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。

（六）项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应

单独存放，如与其他文件共同存放，必须列出单独目录，以便查找。

（七）公司发文过程中形成的初稿、修改稿应同终稿合并存放。

第七条如发现归档的文件材料的作者、标题、年月日、印章、页次等标志有错误，立卷人员不得在原文上涂改增删，应在备考表中加以说明。

第三章档案管理和利用

第八条各属下公司要定期检查档案保管状况，对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。

第九条档案保管期限分为永久、长期（十六年～五十年）和短期（五年～十五年）三种，档案数量不多的单位可只分为长期、短期两种，对超过保管期限的档案，必须进行鉴定。鉴定工作由分管领导、工作人员共同进行，经过鉴定，对失去使用、保管价值的档案，必须编制销毁清册，经负责档案工作的领导审核签字后，由工作人员销毁。

第十条总部及各属下公司行政部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，有条件的单位应使用电脑储存和检索档案，逐步实现档案检索电子化。

第十一条总部及属下各公司行政部门应建立档案的借阅、保密制度。

第十二条各属下公司或临时机构因各种原因被撤销，应在撤销前指定专人，将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录，在规定时间内向公司总部移交。

第四章附则

第十七条本规定由总部综合管理部负责解释、修订。第十八条本规定自颁布之日起执行。

附件1：文书档案立卷归档办法