物业公司档案管理规定(试行)
物业公司档案管理制度
档案管理制度第一条本办法所称“档案”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的合同、协议、资料等，包括但不限于以下文件：1、人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。
2、经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。
3、购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。
4、工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。
5、商户信息资料。
第二条职责行政印章管理员兼任档案管理员，负责日常档案管理工作。
具体如下：1、负责档案归档手续办理、更新《档案目录》。
2、负责档案查阅手续办理、维护《档案借阅登记表》。
3、负责档案存档、整理、核对、登记、交接等日常性工作。
4、工作变动时，应办妥移交手续。
5、对各部门的档案管理工作进行指导、监督和抽查。
6、其他档案管理事宜。
第三条归档1、档案加盖印章后，档案管理员应跟踪档案去向，监督经办人员提交存档的档案。
2、经办人员提交存档档案，档案管理员于《档案目录》进行更新录入，经办人员于《档案目录》签字确认。
档案管理员应于接收前对档案进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。
3、档案管理员将档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。
存放时，遵循档案的形成规律和特点，分门别类。
4、档案以原件或正本归档。
特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《档案目录》注明原件或正本所在。
第四条查阅5、需查阅档案的人员，应至档案管理员处领取《档案借阅登记表》，经所在部门负责人签批后，方可进行查阅。
查阅地点限于公司办公场所内。
6、档案不予外借、扫描，且查阅过程需由档案管理员陪同监督。
如有复印必要，经借阅部门分管副总审批同意后（在《档案借阅登记表》备注栏内签字，并注明同意复印）方可复印，并在复印件加注再次复印无效。
7、查阅或复印档案时，应确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。
2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。
2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。
3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。
4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。
第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。
5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。
第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。
2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。
3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。
第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
物业公司档案管理规定
公司档案管理规定为加强公司的档案管理, 保证档案收集、整理、存放、保护和运用各环节规范、有序, 根据国家档案管理相关规定, 结合公司实际情况, 特制订本规定。
一. 档案工作管理机构档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。
公司行政人事部作为档案工作主管部门, 统一领导各部门档案工作, 制订档案管理规章制度和工作标准, 并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。
各部门应设立专（兼）职档案管理人员, 负责本部门的档案管理工作。
公司档案主管部门: 行政人事部公司档案监管人员: 行政主任/总经办秘书公司档案管理人员: 行政人事部行政助理各部门档案管理人员: 各部门文员、行政人事助理、结算员二. 档案工作管理职责档案工作是管理的基础性工作, 各部门要高度重视, 保证档案工作所必需的条件, 全体员工都有维护档案完整和安全的义务。
（一）公司档案监管人员职责1. 贯彻执行国家物业管理相关的档案法规, 制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。
2. 负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查, 一年组织2次对各部门及公司档案检查。
3．定期接受各部门上交的电子档案及目录等, 并进行整理、分类、保管、记录等工作。
4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。
5. 执行保密制度, 保证档案的安全。
（二）公司档案管理人员职责:1.严格执行档案管理有关规定, . 定期接受各部门上交的档案、目录等, 并进行整理、分类、保管、记录等工作。
2.做好各类档案的接受、整理、建帐、建卡、保管、记录等工作。
检查、3.验收归档文献材料是否完整、准确、系统, 是否符合相关档案工作规范。
4.编制各类档案的检索工具和参考资料, 积极开展征询服务和提供运用工作, 做好档案的查阅、借阅和催还工作。
5.做好档案库房的管理6.严格执行保密制度, 对密级档案内容不传密、不泄密、不失密, 保证档案的安全。
7.有权督促有关部门和人员按归档规定及时移交文献材料；有权拒绝接受不符合规定的文献材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。
二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。
2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。
三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。
四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。
2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。
五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。
2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。
六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。
2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。
七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。
2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。
八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。
2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。
九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。
2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。
请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。
物业公司的档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。
第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。
物业公司档案管理规章制度
物业公司档案管理规章制度第一章总则第一条为了规范物业公司档案管理工作，确保物业公司的档案安全、准确、完整、便捷地运用，本规章制度依据相关法律法规和物业公司的特点，制定。
第二条物业公司档案管理制度适用于物业公司收到、产生、使用的各类档案。
包括纸质档案、电子档案等。
第三条物业公司档案管理应当依法保护业主和物业公司的合法权益，保护档案的完整性和安全性，做到防火、防盗、防灾、防散、防破坏。
第四条物业公司档案管理应遵循便民、高效、公开、规范的原则，注重信息化和科学化手段的应用，提高工作效率。
第五条物业公司设立档案管理部门，负责档案管理工作。
大型物业公司可以设立档案管理中心，进行集中管理。
第二章档案的收集与整理第六条物业公司应按照法律法规和相关规定，及时收集与公司运营管理有关的各类档案资料。
包括但不限于企业注册登记证照、规划设计文件、业主登记册、合同协议、财务报表、人事档案等。
第七条物业公司档案收集应采用统一的编号和分类制度，确保档案资料的准确性和一致性。
第八条物业公司档案整理应按照文件的主题和时间顺序进行分类归档，并制作档案目录，加强档案信息化管理。
第九条物业公司应定期开展档案修整和整理工作，将过期的档案资料进行归档、封存或销毁处理。
第三章档案的保管与利用第十条物业公司应设置专门的档案室，保证档案资料的安全和防火设施的完善。
第十一条物业公司档案应采用密封存放的方式进行保管，并做好保密措施，防止档案信息泄露。
第十二条物业公司档案管理部门应做好档案的数字化处理，建立档案数据库，并及时进行备份，确保信息的可及性和安全性。
第十三条物业公司档案应当遵循有权人的申请原则，确保有权人依法获取自己的档案资料。
第十四条物业公司档案可以提供给相关工作人员、业主和其他单位个人依法查阅和复制，但需经过档案管理部门审核批准。
第十五条物业公司档案应按照规定的期限进行永久保存、封存或者销毁，确保档案资料的准确性和完整性。
第四章违规处罚与附则第十六条物业公司档案管理人员在档案管理中不按规章制度操作，有严重违法违纪行为的，将依法给予纪律处分，并承担相应的法律责任。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业管理公司所有档案的管理，包括但不限于文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、工程档案等。
第三条物业管理公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整、准确、安全原则；3. 依法管理、服务公司原则；4. 效率优先、持续改进原则。
第二章组织机构与职责第四条物业管理公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案室设负责人一名，负责档案室全面工作。
档案室工作人员应具备一定的档案管理知识和技能。
第六条各部门应设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围：1. 公司内部文件、通知、会议纪要等文书档案；2. 合同、协议、项目方案等合同档案；3. 财务报表、凭证、账簿等财务档案；4. 员工人事档案、考勤记录、薪酬福利等人事档案；5. 工程图纸、验收报告、维修记录等工程档案；6. 其他对公司有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案类型、时间顺序进行分类、编号；2. 文书档案、合同档案、财务档案等应填写档案目录，编制索引；3. 工程档案应附有工程图纸、验收报告、维修记录等；4. 人事档案应包括员工简历、考勤记录、薪酬福利等。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案柜应配备锁具，确保档案安全；2. 档案室内应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘；3. 档案应按类别、时间顺序排列，便于查阅；4. 档案室应定期进行安全检查，确保档案安全。
第十条档案利用要求：1. 查阅档案需经档案室负责人批准；2. 查阅档案时，需填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、人员等信息；3. 查阅档案时，应爱护档案，不得随意涂改、撕毁、折叠；4. 查阅档案后，应将档案归还原位。
第五章档案销毁第十一条档案销毁应严格按照国家有关规定执行。
物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定物业公司档案管理规定(十二)(一)总则公司实行"统一领导,各负其责。
分级归档,集中管理"的原则。
公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活动,业务往来,重要事项、历史沿革、人员变化等重要的各种资料。
其特点是有重要保存价值。
包括计算机文字、书面文稿、图纸、图表、照片、声像等资料。
在工作中形成的具有保存、查考价值的各种信息载体的项目资料均要立卷、归档。
公司的所有工作人员应严格按照规定,定期向本部门移交,在一个工作周期内自己经手的各种档案资料。
任何人不得据为己有。
(二)管理机构和岗位职责公司的档案管理工作为总经理负责制。
公司设立档案室,行政人事部门负责公司档案的集中管理工作。
办公室定期到各部门,复制各部门计算机内所形成的文字资料和图片资料。
每个年度的一月份,到各部门指导督促催办档案的立卷归档和上缴保管工作。
各部门的经理为本部门档案管理的负责人,各部门指定一名工作人员为兼职档案员,经办本部门档案的管理工作。
行政人事的档案管理职责是,掌握国家有关的档案法规、规定、政策的动态,做好信息的传达工作,根据国家有关的档案法规、规定、政策变化和公司领导的指示及时调整公司的管理制度;检查、指导和督促各部门的档案工作,组织对有关人员的培训。
档案的编目工作均由办公室按照档案编目要求统一进行。
保证档案的齐全完整,并使每个部门的档案在公司档案管理体系中形成一个有机的整体。
(三)归档范围1、各类请示,报告,会议纪要。
2、意向书、协议书、项目申请书,3、重要的治谈和会议记录、备忘录,4、开发项目机会性分析可行性研究报告5、公司资信变动情况,6、外出考察、调查培训等活动中形成及收集的材料(包影像资料),7、企业负责人,名单,及人选情况,8、合同、章程,9、向上级单位上报的报告书及批复,10、有关部门出具的证明制将:11、营业合法证件(包括企业负责人证件),12、营业执照和营业证书内容文稿,13、企业代码证书等。
物业档案管理规定
物业档案管理规定第一章：总则第一条规定目的为了规范物业档案管理，健全档案管理制度，加强对物业档案的保管、利用和管理，促进物业管理工作的持续发展。
本规定制定。
第二条规定适用范围本规定适用于所有物业管理企业、物业服务业主委员会及其工作人员，包括物业公司、物管委员会、物业工作人员及相关单位。
第三条规定内容本规定内容主要包括物业档案的分类、保管、利用、归档、销毁等方面的规定。
第四条依法保密本规定受法律法规保护，所有物业档案应该严格保密，遵守信息保护的相关法律法规，切实保护业主和物业公司的信息安全和隐私。
第二章：物业档案的分类第五条客户档案物业公司应当建立业主的客户档案，包括业主的姓名、联系方式、身份证号码、房产证明、物业费交纳情况、车辆登记信息以及房屋装修维修等记录。
第六条楼宇档案物业公司应当建立楼宇档案，包括楼宇的基础建设、楼层、户型、建筑面积、照片资料等。
第七条设施设备档案物业公司应当建立设施设备档案，包括所有公共设施和设备的信息、安装维护记录、检测报告等。
第八条维修档案物业公司应当建立维修档案，包括所有房屋的维修和保养记录、防水维修记录、空调清洗记录等第九条服务档案物业公司应当建立服务档案，包括物业公司日常服务工作记录、投诉、建议、咨询等记录。
第三章：物业档案的保管第十条档案室物业公司应当建立档案室，并指定专门工作人员进行档案管理。
档案室只能由授权人员进入，保证档案的安全。
第十一条安全保密措施物业公司应当采取各种措施，防范火灾、泡水等灾害发生，保证档案的完整安全。
应当对档案实现三级保密，安全级别分为“绝密、机密、秘密”三个级别。
第十二条保管期限物业档案应当根据法律法规规定设置保管期限和归档标准。
到期后可以进行鉴定，以评估是否需要销毁。
第四章：物业档案的利用第十三条适用范围物业档案的利用应当指导物业管理工作的开展，服务于业主、物业公司。
第十四条获取方式申请利用物业档案的人员应当在工作需要范围内，提出书面申请，并描述利用方案和申请档案信息的详细内容。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度
1、公司各物业项目档案规定由物业管理公司总监（含代理总监）监督保管，专职文员存档记录。
2、物业管理公司的验收档案、平面图、业主及住户资料、管理系统、合同及附件、设备设施及维修系统、财务报告、员工人事资料等档案，要求集中归档。
文件柜要求上锁，未经主管允许，任何人不得使用。
3、物业公司的档案一定要按照公司的要求归档，要有图纸袋和文件夹。
报告文档按目录索引，存档文档有存档文档的列表和一个编号目录。
4、物业管理公司存档目录和存档文件清单每季度报送公司存档。
5、前任监事调任或履职时，物业管理公司档案应移交公司或继任者，经确认后方可离职。
6、物业管理公司档案中需要频繁使用的部分，应复印备份，原件应存放在档案中，不得随意使用。
7、因工作需要，需要借用、复制部分特殊管理档案的，应当经主管人员书面确认。
如有违反，将按违反保密处理。
8、公司将定期检查上述规定所述要求的执行情况，对不符合要求的托管负责人将给予适当的处罚。
9、如因保管不当导致物业管理公司档案丢失或泄露，对物业管理公司造成重大影响，损害物业管理公司利益的，公司将根据情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
物业公司档案管理规定（试行）
物业公司档案管理规定（试行）物业公司档案管理规定（试行）物业公司档案管理规定（试行）提要：第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作更多精品自财务物业公司档案管理规定（试行）第一章总则第一条为加强公司的档案管理，实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，根据XX**工业区、XX地产控股的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二条本规定所称档案，是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。
凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。
人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。
第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作；各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。
第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员，负责各公司档案立卷、归档和保管。
各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。
第二章归档责任和要求第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。
各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。
第六条归档要求：（一）归档的文件材料，应以保持文件之间的历史联系为原则，反映出各公司工作的历史真实面貌；（二）案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。
拟定案卷题名要简明确切，概括反映卷内文件内容。
填好案卷封面，编写卷内文件目录、张号、划分保管期限，以便查找利用；（三）归档案卷应依照一定方案排列，按照保管期限分开年度编制案卷目录；（四）归档的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明；（五）需归档保存的文件材料，应将底稿随同印本同时归入案卷。
物业管理服务有限公司档案资料管理规定
为加强公司的档案资料管理，实现档案资料管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案资料在企业经营管理中的作用，根据企业档案资料管理的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。
本规定所称档案资料，是指公司各管理处，部门在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。
凡是公司各管理处、部门在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或者记要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录相带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。
财务档案资料管理可参照本规定。
在统一领导、分级管理的原则下，办公室负责公司档案资料的采集、整理和保管，并指导、监督其他单位档案资料管理工作；各单位必须配备固定或者相对固定的档案资料管理人员，负责各单位档案资料的采集、整理和保管。
各单位应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，各单位负责人要催促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。
各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积累。
各单位的档案资料管理工作是年终绩效考核的重要内容之一。
各单位档案资料管理人员因工作或者其他原因产生变动，应提前做档案资料的移交和保管工作，确保本单位档案资料的完整性。
原档案管理人员不得以任何借口删除计算机内的电子资料档案，否则将追究其法律责任。
档案分类应视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、使用年限分类。
㈠、职能部门1、各部门档案分类：单位档案归档范围使用年限党群工作部工会资料1.上级党委对公司党委工作的指示、决定、通知和重要电话记录；2.党员奖惩、处分、表彰，以及撤销决定和转移组织关系介绍信存根；3.公司领导深入基层调查研究形成的重要文件材料、简报、照片、录音、录相等；4.推荐入党团员的有关规定及推荐材料；5.其它有关重要的文件材料。
某某物业公司档案管理规定
某某物业公司档案管理规定某某物业公司档案管理规定一、总则为规范某某物业公司档案管理工作，更好地保护公司档案安全，提升公司档案管理水平，制定本规定。
二、档案管理范围本规定适用于某某物业公司所有部门、员工以及与公司合作单位的档案管理和归档工作，包括所有种类的纸质档案、电子档案、合同及协议等文件。
三、档案管理原则（一）档案管理应严格按照国家有关档案管理法律法规要求进行，做到合法、规范；（二）档案保密原则，任何人不得私自泄露公司档案内容；（三）档案借阅原则，员工在必要时借阅档案，应提出书面申请，并经过相应部门审批；（四）档案责任原则，档案管理应明确责任分工，确保档案安全、完整。
四、档案分类及归档（一）档案应根据内容性质、制作时间和存储载体进行分类，分别归入不同的类别、门类和类目，并做好编目工作；（二）档案按照制度要求归入相应的文件柜、文件袋、文件夹等存储载体，放置到特定的档案室或档案柜中，并应做好标识、编号、归档位置记录等工作。
五、档案的保管（一）纸质档案的保管1.建立专门的档案室或档案柜，对于重要的档案设置防火、防盗设备；2.定期对档案进行清点，防止灰尘、紫外线、潮湿等因素对档案的损害；3.入柜前应对档案进行整理、装订，并封存好；4.负责保管的人员应严格遵守规定，确保档案安全、完整。
（二）电子档案的保管1.建立符合国家信息防护安全要求的电子档案管理系统；2.制定安全政策和电子档案保护措施；3.定期对系统进行备份，确保数据的安全性、完整性和可靠性；4.设定用户权限，防止非法用户篡改或窃取数据。
六、档案检索及借阅（一）档案检索1.建立档案检索机制，确保档案的快速、准确检索；2.记录档案借阅情况，以确保档案安全。
（二）档案借阅1.借阅档案前，应先提交书面申请，并经过相应部门审批；2.负责人应核查申请材料和身份证明，确认借阅人身份和授权范围，准许借阅后，应将借阅情况在借阅登记簿记录，并保护档案的安全。
七、档案保管期限（一）档案保管期限1.档案保管期限应根据相关法律法规和公司规定，对不同的档案设置不同的保管期限；2.在档案保管期限到期后，应依法依规将其进行鉴定、移交或销毁。
物管公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物管公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有档案的管理，包括纸质档案、电子档案、录音录像档案等。
第三条本制度旨在规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，提高档案管理水平和档案利用效率。
第二章档案分类与归档第四条档案分类应遵循以下原则：（一）按照档案内容、形成时间、保管期限等进行分类；（二）保持档案的系统性、连续性和完整性；（三）便于查找、利用和保管。
第五条档案归档应遵循以下要求：（一）归档档案应当齐全、完整、真实、准确；（二）归档档案应当按照分类、编号、编目、装订等要求进行整理；（三）归档档案应当符合档案保管条件，确保档案安全。
第六条档案归档范围：（一）公司章程、股东会决议、董事会决议等公司治理档案；（二）合同、协议、租赁合同、委托合同等业务档案；（三）人事档案、薪酬福利档案、培训档案等员工档案；（四）财务档案、税务档案、审计档案等财务档案；（五）物业管理档案、维修保养档案、客户服务档案等业务档案；（六）其他应当归档的文件、资料。
第三章档案保管与利用第七条档案保管应遵循以下原则：（一）确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失；（二）确保档案信息安全，防止档案内容泄露；（三）实行档案分级保管，确保档案安全。
第八条档案保管措施：（一）档案库房应具备防潮、防霉、防虫、防火、防盗等设施；（二）档案柜、档案盒应采用耐腐蚀、防潮、防霉、防虫的材质制作；（三）档案应按照分类、编号、编目、装订等要求进行整理，存放于档案柜中；（四）档案查阅应实行登记制度，登记内容包括查阅人、查阅时间、查阅内容等；（五）档案利用应遵守国家有关法律法规和公司内部规定。
第九条档案利用范围：（一）公司内部查阅、复制、摘抄档案；（二）对外提供档案服务，包括查阅、复制、摘抄等；（三）法律、法规规定的其他档案利用。
物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定1.贯彻执行国家物业管理相关的档案法规和公司档案管理规定，做好本部门档案的收集、整理、存放和利用工作。
2.定期上交本部门档案和目录等资料，并配合公司档案管理人员进行整理、分类、保管、统计等工作。
3.配合公司档案管理人员进行档案的验收和归档工作，确保档案的完整和准确性。
4.编制本部门档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。
5.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。
6.有权督促本部门及相关人员按照归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案。
7.定期对本部门档案库房进行检查和整理，确保档案的安全和完整性。
8.离岗时须办好档案的清点、移交手续，方可办理离岗手续。
为了规范公司的档案管理工作，本规定制定了档案工作管理机构和各级管理职责。
公司行政人事部作为档案工作的主管部门，负责制订档案管理规章制度和工作标准，并对各部门的档案工作进行指导、监督和检查。
各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。
同时，公司档案监管人员和管理人员也分别承担着相应的职责，包括制定公司档案工作管理制度和工作标准、定期接收、整理、分类、保管、统计等工作、执行保密制度等。
各部门应高度重视档案工作，确保档案工作所必需的条件。
公司档案监管人员和管理人员也应定期对各部门的档案工作进行检查和整理，确保档案的安全和完整性。
同时，各部门档案管理人员也应贯彻执行档案管理有关规定，做好本部门档案的收集、整理、存放和利用工作，同时配合公司档案管理人员进行档案的验收和归档工作，编制本部门档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，严格执行保密制度等。
最后，各部门档案管理人员在离岗时也应办好档案的清点、移交手续，确保档案工作的连续性和完整性。
物业管理需要收集完整、准确、及时的文件材料，包括附件。
物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定为规范企业管理，确保公司文件、材料的完整性与保密性，从而为公司发展和正常经营提供可追溯的书面依据，特制定本制度。
一、立卷1、根据档案类型分设专（兼）职人员进行档案的管理工作；档案管理人员应及时将已归档的文件依据其类别存放于相应档案组内，并在档案收发登记簿上做好接收与存放记录。
2、为统一档案模式，保证案卷质量，档案管理人员负责案卷的组卷与编目工作。
3、公司各部门处理完毕或批存的文件材料，按要求及时上报管理部。
4、案卷立卷应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用的原则。
5、归档文件应将其正本与附件、请示与批复、转发文件与原件分别立于一卷内，不得分开。
绝密文件单独立卷，少数普通文件如与绝密文件有密切联系，可随同绝密文件一同立卷。
6、不同年度的文件无特殊情况下，应按年度分别立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年度立卷；跨年度的总结放在后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议召开年立卷。
7、文件的排列：联系紧密的文件材料依序排列（请示在前，批复在后，正件在前，附件在后等），其他文件材料的排列应保持其一定联系性。
8、卷内文件材料必须应依次按序编写页号。
9、案卷应按规定格式逐一填写卷内文件目录，要求字迹工整，卷内目录放于卷首。
二、归档1、归档的文书包括：1）公司与有关单位的各种协议书、合同等；2）公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩及全公司的各项规章制度）；3）公司制订的工作计划、总结；4）以公司及各部门名义的发文；5）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
2、归档日期归档文书应在其签订、下发或审批结束后，三日内完成归档。
3、归档要求1）各部门根据公司整体要求及本部门自身特点，由指定人员认真做好档案先期保存工作，各部门负责人应做好检查督导工作。
2）公司应经常检查、抽查档案保管情况，发现问题及时处理。
物业公司档案管理规定(12)
物业公司档案管理规定（12）物业公司档案管理规定为了更好地管理、保护公司的档案，提高公司的效率和效益，制定此物业公司档案管理规定。
一、档案管理的目的和任务1.1.目的为了更好地保护、管理和利用公司的各项档案，确保它们更好的被保存、利用和管理，为公司决策提供有力的支持。
1.2.任务（1）规范档案管理工作的实施和组织，设置相关的档案管理制度和流程。
（2）完善档案管理和利用的各项工作系统和流程，确保档案的保密性、完整性和准确性。
（3）加强文件材料的整理和编目管理，规范各类文件的存放和调用，确保档案可以使用和利用。
（4）建立健全档案保密制度，对涉密档案实行严格的保密管理、审查和控制。
（5）定期对档案进行检查和鉴定，确保档案材料的完整性和真实性。
（6）保证档案管理的规范、公正、公平，确保搜寻、转移、借阅等工作顺畅、高效和公开。
二、档案管理的组织和职责2.1.组织和领导公司总经理负责档案管理工作的组织和领导，设立档案管理处具体负责档案管理的实施和监督。
2.2.职责（1）制定档案管理制度及流程。
（2）负责全公司的档案管理工作。
按照有关规定和流程，制定规范操作流程和管理模式，做好档案管理各项工作。
（3）督促各部门，按照规定提交档案文件，及时整理档案材料，确保档案材料的完整性和准确性。
（4）对档案进行分类，建立档案编目系统，对电子档案材料进行管理和维护，制定文档命名规范。
（5）对档案进行定期备份和保护，确保档案资料的安全。
（6）对涉密档案进行保密管理和审查，做好档案保密档案的归档和借取管理。
（7）加强员工的档案管理培训，提高员工的档案管理水平。
（8）组织评比评审和奖励工作，鼓励和激励员工积极参与档案管理工作。
三、档案的归档和整理3.1.归档（1）档案的归档应签署档案交接表，并将档案扫描转化为电子文件。
（2）方便查询，按照时间段、部门、专业分类安排归档。
（3）为便于查询使用，编写档案目录表并存放于档案室，方便管理和借阅。
物业总公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业总公司的档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合物业总公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业总公司及下属各物业项目的档案管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理；（二）依法管理、确保安全；（三）完整准确、便于利用；（四）持续改进、科学管理。
第二章档案分类与归档第四条档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司内部文件、合同、协议、会议记录、报告、通知等；（二）业务档案：包括物业管理、工程维修、设备管理、财务会计、人力资源、客户服务等业务资料；（三）项目档案：包括各物业项目的验收资料、图纸、施工记录、验收报告、维修记录等；（四）其他档案：包括声像档案、电子档案、实物档案等。
第五条档案归档范围：（一）公司内部文件、合同、协议、会议记录、报告、通知等；（二）各物业项目的验收资料、图纸、施工记录、验收报告、维修记录等；（三）业务档案中的各类报表、凭证、账簿等；（四）声像档案、电子档案、实物档案等。
第六条档案归档要求：（一）档案资料应真实、准确、完整；（二）档案资料应按照分类、编号、装订等要求进行整理；（三）档案资料应按照规定的时间、方式向档案室移交。
第三章档案保管与利用第七条档案保管：（一）档案室应设置在安全、通风、防潮、防火、防盗的场所；（二）档案柜应上锁，钥匙由档案管理员专人保管；（三）档案资料应按照分类、编号、装订等要求进行存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，发现问题及时报告。
第八条档案利用：（一）档案资料应按照规定程序审批后，方可借阅；（二）借阅档案资料应填写借阅单，注明借阅目的、时间、归还日期；（三）借阅人应妥善保管档案资料，不得涂改、损坏、丢失；（四）档案资料归还后，档案管理员应检查完好情况。
第四章档案管理责任第九条档案管理员职责：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（二）负责档案室的安全、整洁、有序；（三）负责档案资料的借阅、归还、查询等工作；（四）负责档案管理的统计、总结、汇报等工作。
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物业公司档案管理规定（试行）物业公司档案管理规定（试行）提要：第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作
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物业公司档案管理规定（试行）
第一章总则
第一条为加强公司的档案管理，实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，根据XX**工业区、XX地产控股的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二条本规定所称档案，是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。
凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。
人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。
第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作；各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。
第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员，负责各公司档案立卷、归档和保管。
各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。
第二章归档责任和要求
第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。
各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。
第六条归档要求：
（一）归档的文件材料，应以保持文件之间的历史联系为原则，反映出各公司工作的历史真实面貌；
（二）案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。
拟定案卷题名要简明确切，概括反映卷内文件内容。
填好案卷封面，编写卷内文件目录、张号、划分保管期限，以便查找利用；
（三）归档案卷应依照一定方案排列，按照保管期限分开年度编制案卷目录；
（四）归档的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明；
（五）需归档保存的文件材料，应将底稿随同印本同时归入案卷。
需长期保存，但使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。
（六）项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应
单独存放，如与其他文件共同存放，必须列出单独目录，以便查找。
（七）公司发文过程中形成的初稿、修改稿应同终稿合并存放。
第七条如发现归档的文件材料的作者、标题、年月日、印章、页次等标志有错误，立卷人员不得在原文上涂改增删，应在备考表中加以说明。
第三章档案管理和利用
第八条各属下公司要定期检查档案保管状况，对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。
第九条档案保管期限分为永久、长期（十六年～五十年）和短期（五年～十五年）三种，档案数量不多的单位可只分为长期、短期两种，对超过保管期限的档案，必须进行鉴定。
鉴定工作由分管领导、工作人员共同进行，经过鉴定，对失去使用、保管价值的档案，必须编制销毁清册，经负责档案工作的领导审核签字后，由工作人员销毁。
第十条总部及各属下公司行政部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，有条件的单位应使用电脑储存和检索档案，逐步实现档案检索电子化。
第十一条总部及属下各公司行政部门应建立档案的借阅、保密制度。
第十二条各属下公司或临时机构因各种原因被撤销，应在撤销前指定专人，将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录，在规定时间内向公司总部移交。
第四章附则
第十七条本规定由总部综合管理部负责解释、修订。
第十八条本规定自颁布之日起执行。
附件1：文书档案立卷归档办法。