银行法律事务档案管理办法

银行法律事务档案管理办法

第一章总则

第一条为促进我行法律档案管理工作的规范化，加强对法律事务档案的管理，根据有关规定，制定本办法。

第二条法律事务档案是指我行在处理法律事务过程中所形成的具有查考利用和保存价值的各类文件材料。

第三条法律事务档案纳入我行综合档案管理范畴。

总行职能部门、区域支行应当指定专人按照本管理办法的要求负责本部门、支行职责范围内的法律事务档案的收集、登记、整理、保管和移交归档等工作。

第二章法律事务档案的归档范围与保管期限第四条法律事务档案的归档范围包括：

（一）我行规章制度、合同和其他文件审查表及送审的文件；

（二）申请法律咨询的相关材料；

（三）处理诉讼、仲裁案件过程中形成的各种法律文书及材料；

（四）协助查询、冻结、扣划形成的各种材料；

（五）其他应当归档的法律事务文件材料。

前款第三项规定的归档材料包括：人民法院出具的裁判文书；请示文件；批示（复）文件；受理通知；法定代表人或负责人的授权委托书、答辩状、代理词等分析意见；案件证据材料；财务凭证；结案报告；其他应归档的文件材料。

第五条一份文件既属于法律事务档案归档范围又属于文书档案或者其他业务档案归档范围的，其原件（正本）应首先满足文书档案或者其他业务档案归档需要，法律事务档案可采用副本或复印件归档。副本或复印件必须由经办人员签字并加盖“与原件核对一致”的印章。

第六条法律事务档案的保管期限分为永久、定期两种，各类法律事务档案的保管期限具体规定如下：

（一）我行规章制度草案、合同和其他法律性文件申请表及送审法律性文件的保管期限为10年；

（二）法律咨询意见书及申请咨询相关材料的保管期限为5年；

（三）标的额在200万元以下（含200万元）诉讼（仲裁）案件的法律事务档案，保管期限为10年；标的额在200万元以上以及具有重大影响的诉讼（仲裁）案件，其档案的保管期限为永久；

（四）有权机关的协助查询、冻结、扣划通知书及附件材料的保管期限依照会计档案的保管期限确定，其中具有重大影响的案件，其档案的保管期限为永久；

（五）其他应当归档的法律事务文件材料的保管期限，可根据其重要程度确定，但不得短于3年。

第七条法律事务档案的保管期限从档案所属年代的下一年1月1日起开始计算。

诉讼（仲裁）类档案从结案次年的1月1日起开始计算。

对于不易判定保管期限的档案材料，应按照宜长不宜短的原则进行保管。

第三章法律事务档案的整理与归档

第八条在处理法律事务过程中，法律事务的当事职能部门和区域支行应建立法律事务档案。

第九条法律事务档案原始资料由承办人员负责收集整理。承办人员变动应办理档案交接手续（交接清单见附表5），续办人员对接收后的档案资料负责。

第十条每件法律事务办理完结后，承办人员应在规定的时间内及时向本部门（机构）的档案管理人员移交。

规章制度、合同审查的档案材料，承办人员应于法律性文件正式使用之日起5日内移交；

非诉讼法律事务的档案材料，承办人员应于法律事务办结之日起5日内移交；

诉讼（仲裁）案件的档案材料，承办人员应于案件办结之日起15日内移交；

移交时，双方应办理交接登记手续。

档案管理人员变动应办理档案交接手续，其中协助类档案交接在“协助台帐”中登记、审查类档案交接在“审查台帐”中登记、诉讼仲裁类案件档案资料交接使用附表5中的交接清单。

总行职能部门、区域支行档案管理人员应于每年度终了之日起10个工作日内，将档案材料移交总行行长办公室归档。

第十一条归档的法律事务档案材料应当齐全、完整、真实。采用副本或复印件归档的，档案管理人员应要求承办人员注明原件（正本）的去处。传真件应经复印，并由送档单位在复印件上加盖公章后可视作原件归档。

第十二条档案材料移交档案管理人员后，同一法律事务又形成新的归档材料的，承办人员应随时办理移交手续。

第十三条档案管理人员应对每件法律事务归档材料是否齐全、完整进行检查。发现缺件的，应当要求承办人员补齐。因故不能补齐的，承办人员应当作出书面说明，经职能部门、支行负责人审查签字后，作为法律事务档案的一部分放入相关案卷一并归档。

第十四条行长办公室档案管理人员应当按照不同法律事务类别,对同一年度的法律事务档案进行分类。对于同一类别法律事务，可以按照所涉及的不同业务类别或结案的时间顺序进行排列与编号。

第十五条诉讼（仲裁）案件档案应一案一卷，材料多的可一案数卷。按照《银行诉讼（仲裁）案卷》（附表1）、《银行诉讼（仲裁）档案目录》（附表2）要求填写相关要素，按照目录要求排放档案材料。

卷内文件以件为单位装订，然后按照文件排列顺序，在每一件文件首页的右上角编写件号，并在每一件文件的每一有效张页正面的右下角编写本件文件张号。

每一案卷（或卷盒）封面应设置目录号、案卷号、（法律事务）编号及名称、涉及部门、承办人员、办结时间、卷内件数等项目。每一案卷的卷首应填写卷内文件目录，卷内文件目录应包括件号、文号、标题、文件日期、张数等项目。

诉讼（仲裁）案件档案卷内资料一般按以下先后顺序进行排列：卷内文件目录、裁判文书、请示文件、批示（复）文件、受理通知、代理词等分析意见、案件证据材料、财务凭证、其他资料、结案报告。

第十六条其他法律事务档案，按照《银行法律事务案卷》（附表3）、《银行法律事务档案目录》（附表4）要求填写相关要素，按照目录顺序排放档案材料。

可参照本办法第十五条之规定订卷、入档。

第十七条归档整理过程中，卷皮、目录、张号和有关的交接手续等均应用蓝黑钢笔或碳素笔填写。

第十八条行长办公室对于接收的法律事务档案可视数量多少，分年度或混年度编制案卷号并单独存放，妥善保管。

第四章法律事务档案的后续管理

第十九条行长办公室应加强法律事务档案借阅管理，严格掌握借阅范围、办理借阅手续。

第二十条诉讼（仲裁）案件档案原件一般不得借出。确因工作需要须借出原件的，应经行长办公室负责人签字批准。重大案件，应经总行领导签字批准。

第二十一条外单位利用者查阅法律事务档案时，须持有县团级以上单位介绍信及本人有效身份证件、工作证件，经风险管理部负责人批准后，方可协助查阅。法律、法规另有规定的，按规定执行。

原则上不得允许外单位复印银行法律事务档案，法律、法规、规章另有规定的除外。

第二十二条保管期满的法律事务档案，应由行长办公室、法律事务管理部门共同对其保存价值进行鉴定，提出存毁意见。

对保管期满但仍有保存价值的档案，应视情况继续保管3年以上；对于确无保存价值的档案，其销毁工作程序按照我行档案管理办法的有关规定执行。

第五章附则

第二十三条本办法由总行风险管理部负责解释和修订。

第二十四条各分行应参照本办法制定本分行法律事务档案管理实施细则。

第二十五条本办法自下发之日起施行。原《关于印发市商业银行法律事务相关管理办法的通知》（xx商银[2006]398号）中的相关管理办法同时废止。