档_案_目_录_总_索_引
12-13第二学年《档案管理学》复习题
《档案管理学》复习题一、填空题(每空1分，共10分)1.文件的生命周期大致可以分为四个阶段，即文件制作阶段、文件现实使用阶段、文件暂时保存(或“休眠”)阶段和文件永久保存阶段。
2.馆藏建设的四大原则是有机关联性原则、效益原则、特色原则和弹性原则。
3.归档不仅仅是文件的转手和移交，它是一种具有重大意义的法律性、历史性行动。
4.档案信息处理语言按其构成原理，可以分为分类法语言、主题法语言和代码语言等。
5.全宗之下、案卷之上的档案实体分类层次，可以称为"系列"，对"系列分类表"人们一般称其为全宗内分类方案。
6.档案著录是对档案文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
7.所谓按事由类同性分类，就是主要按社会职能的专业化分工(或分工)类分档案信息。
8.我国国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。
9.档案指南有全宗指南、档案馆指南(或档案馆介绍)、专题指南三种。
10.档案统计，从广义上说，包括档案实体统计、档案管理活动统计和档案事业统计三方面的内容。
11.档案的内在联系性，决定了集中在一起的档案才具有整体功能。
12.档案法规总的来说，是从存档范围和保管期限两个方面，对档案信息的输入、储存问题进行了规范。
13.智能控制是对档案信息更高程度的控制。
智能控制的深化有助于导致实体控制的简化。
14.立档单位必须是具有相对独立社会职能，并主要以自己名义对外行文的社会主体单位。
15.档案整理首先是从区分全宗开始的，这是因为档案信息的有机关联性首先是在这一层次上体现出来的，而且，它也是档案馆(室)对档案进行日常科学管理的基本单位。
16.对档案内容所涉及事物的著录所形成的条目，是编制索引的基础。
17.档案检索工具具有存储、检索、交流报道档案信息三项功能。
18.档案展览本身就是提供档案信息服务(或档案信息)的现场，利用者可以从中得到较为集中和系统的材料。
19.全宗名册是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗号的登记册。
人事档案数字化验收时挂接索引编制中存在的问题与处理方法
兰台世界2020·第2期增刊□葫芦岛档案馆陶冶葫芦岛市档案局李鸿博国有企业退休人员社会化管理是党中央、国务院全面深化国有企业改革的一项重大决策部署，其中国有企业退休人员人事档案的移交工作是整个社会化工作的重要组成部分。
这里所指的国有企业退休人员人事档案，是指已办理退休手续的国有企业职工由组织人事（人力资源）等有关部门在职工招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的，反映职工政治思想、学习工作经历、专业技术水平、工作实绩、工作变动、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录。
真实、准确、完整的人事档案是国企退休职工落实退休后各项养老医疗等待遇的重要凭证。
当前是国有企业退休人员社会化管理全面铺开阶段，在对退休人事档案数字化副本进行验收过程中，发现人事档案挂接索引的编制方法与档案管理软件对档号的管理方式存在冲突的地方，影响人事档案数字化验收的效率和准确性，不便于未来对档案数据的管理。
一、国企退休人员人事档案挂接索引编制的问题人事档案挂接索引是以字符形式赋予档案目录的用以固定和匹配档案数字化扫描文件排列顺序的一组代码。
挂接索引具有唯一性，是确保档案目录数据库和档案扫描图片数据库能够相互链接的桥梁。
每张档案数字化的扫描图片，一般采取挂接索引和页号组合的方式命名，从而确保每幅扫描图片的名称也是唯一的。
按照《纸质档案数字化规范》（DA /T 31-2017）以及《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》（辽退关办〔2019〕1号）的要求，退休人事档案目录数据库中卷内目录挂接索引组成结构应为：退休人事档案全文数据库中图片的命名组成结构应为：目前，国企退休人员人事档案验收时，主要通过档案管理软件将挂接索引与图片名称进行批量匹配，并将匹配结果作为检验目录数据库与全文数据库的重要指标。
档案管理软件进行数据匹配的普遍算法是，将挂接索引作为前缀，凡是全文数据库中的图片名称包含挂接索引，就认定图片隶属于挂接索引代表的文件内。
档案检索作用及方法
档案检索作用及方法档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。
编辑本段计算机检索计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。
编辑本段手工检索手工检索工具大体上分三种类型：编辑本段一、以馆藏全部档案为对象的检索工具有《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。
1、《档案馆指南》《档案馆指南》，是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，立档单位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进行介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
2、《全宗名册》《全宗名册》，是一种总揽全局，脉络清楚，书本式的具有查找性兼报导性的检索工具。
它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标明目录单位，目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的一本总帐，通过它可以了解一个档案馆内全部全宗的基本情况。
3、《分类目录》《分类目录》，是一种简明扼要卡片式的查找性检索工具。
编辑本段二、以一个全宗档案为对象的检索工具有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等。
档案目录格式规范
档案目录格式规范新文书档案目录格式归档文件目录：年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004件号：03-1、03-2、03-3文号：大唐国际计[2008]XX号责任者文件材料题名：1.关于下达XXX2008年第一批小型基建计划的通知2.关于下达XXX2008年第二批小型基建计划的通知3.关于下达XXX2008年第三批小型基建计划的通知日期：XXX2008.01.12、2008.04.12、2008.10.22页数：3备注：一般来说，纵向目录式表格应距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
表格至顶端纸边距离应为35mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
目录式表格表标题部分应使用小二号宋体加粗，字段部分应全部使用四号仿宋体加粗，条目部分应使用五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
目录中“备注”项应填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等。
全引目录式样：0-5大类档案全引目录索引年度：2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号存放柜号文件所在页号党群工作长期永久 1-18 001-050 25短期 1-5 001-150 30行政管理长期永久 6-7 001-090 38短期 8-10 001-120 39经济管理长期永久 1-2 001-198 25短期 3-6 001-100 31备注：索引表格应距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
2.一般情况下，索引表格应该位于纸张顶部边缘40mm处。
表格的首行字段应该有20mm的高度，其余部分应该按照18行*10mm的分布。
索引表的标题部分应该是小二号的宋体加粗，字段部分应该是小四号的仿宋加粗，条目部分应该是五号或小五号的仿宋体（具体大小取决于字符数量）。
档案知识问答100题
档案知识问答100题一、档案工作基本术语概念（45题）1、什么是档案、档案价值？答：档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
档案价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
2、什么是档案工作、档案管理、档案学？答：档案工作是指管理档案和档案事业的活动。
档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
档案学是指研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
3、什么是公共档案、私人档案？答：公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。
私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
4、什么是文书档案、科学技术档案？答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。
科学技术档案是指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
5、什么是专业档案、音像档案、会计档案？答：专业档案是指反映专门领域活动的档案。
音像档案是指记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
6、什么是文件、电子文件、归档文件？答：文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。
7、什么是原件、复制件？答：原件是指最初产生的区别于复制件的原始文件。
复制件是指与原件内容相同的复制品。
8、什么是文稿、手稿？答：文稿是指文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。
手稿是指由作者用手写或打字等方式制作的原稿。
9、什么是文本、文种？答：文件是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本，各种文字文本等。
档案的检索
层累制的优点在于它能够清楚地现实类目之间的从属和并列关系，但由于每一级只能使用9 个数字表示9 个同位类，而无法表示同位关系较多的类目，所以，档案分类表采用了两种变通的编号方法是（ ）和（ ）。
1、八分法
其办法是只有1-8 八个数字来标记同位类，当同一级类目的号码顺序超过8 时，不用9，而用91、92、93……来标记。例如：
二、《中国档案分类法》的结构与使用方法
《中国档案分类法》由编制说明、基本大类、主表、辅助表四个部分组成。 主表是分类的正文和主体，由词汇、符号体系和注释组成。
（二）符号体系
档案分类表采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个大类，以字母的顺序反映大类的顺序。 在“工业”类等若干大类中采用了双字母制，如NA 地址、NB 石油.…..字母之后，用数字表示下属类目的划分。 类号编制采用层累制原则，即用字母和数字的位数代表类目的级位，一位字母或数字代表一级类，二位代表二级类，依此类推
（一）作为概念转换的依据 （二）揭示检索标识之间的逻辑关系 （三）对检索标识进行系统化排列
档案检索语言的含义和作用
（一）作为概念转换的依据
在使用分类法和主题法检索档案时，必须以检索语言作为概念转换的依据，由此而形成的检索标识才能明确而规范化。 检索语言的单义性，可以保证对同一概念在存储和查检时采用一致的表达形式，以提高检全率和检准率。
工作内容
档案信息存储，是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的全过程；档案信息查找，是指利用检索工具或档案数据库实际搜取所需档案的过程。存储是查找的前提，查找则是存储的目的。 档案信息存储工作的内容有： （1）著录标引。 （2）编制检索工具。
档案分类与著录标引
档案分类与著录标引档案分类与著录标引一、档案分类的概念及其意义二、档案著录标引三、档案实体分类四、档案分类方案的编制档案事业及其构成广义档案工作包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。
档案管理工作：档案收集（接收、征集）—整理（分类、有序化）—鉴定（内容、价值、技术状况）—编目与检索—保管—统计—编辑与研究—利用（查询服务、举办展览）一、档案分类的概念及其意义（一）概念1、类和分类类就是具有共同特征的个体集合。
分类即根据事物的异与同，按照一定的标准将其区分开来。
2、档案分类档案分类即根据档案内容和形式的异同，按照一定的分类原则和方法，使用一定的分类标准，对档案进行划分。
3、全宗全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动形成的全部档案构成的有机整体。
基本含义：（1）全宗是一个有机整体。
（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。
（3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
全宗类型：组织全宗、人物全宗两种。
全宗形式：独立全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集四种。
4、立档单位形成档案全宗的单位，又称“全宗形成者”。
一个独立从事活动的机关、组织（或个人）就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。
构成立档单位的条件：（1）能够依法独立地进行工作、生产、经营、科研、教学等社会职能活动，单独行使相应的职权，并能主要以自已的名义单独对外行文。
（2）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免、奖惩权。
（3）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划。
（二）分类的意义分类是档案整理的核心内容和重要的基础性工作，是档案标准化、规范化工作的具体体现。
通过对浩繁杂乱的档案文件，分门别类，组合成保管单位，固定排列顺序，实现档案的有序化，可以给排架提供依据，为档案检索提供有利条件。
在应用计算机等现代化管理手段中，分类也是一个重要的基础。
办公室档案目录索引
体音美和艺 术教育场地
99
A 9
A9B33C95
体音美和艺 术教育场地
100
A 9
A9B33C96
体音美和艺 术教育场地
101
A 9
A9B34C97
图书管理
102
A 9
A9B34C98
103
A 9
A9B34C99
104
A 9
A9B34C100
105
A 9
A9B34C101
图书管理 图书管理 图书管理 图书管理
教务处
体育工作、艺术教育方案、安排表、过程资料
教务处
疾病防控、军训、体检档案 c56-1学生体质健康登记册； c56-2晨晚间检报告单；c56-3卫生应急预案、传染病疫情 应急预案、甲型H1N1应急预案以及卫生检查；c56-4健康教 育档案；
学校运动会资料 田径运动会秩序册、球类运动会秩序册 、高三体育特长生训练计划、广播体操比赛规程； 《溪流》集、科技创新获奖情况、舞蹈队的训练计划及总 结、庆元旦比赛活动安排及节目单、元旦汇演图片、舞蹈 队的活动记录、美术室的工作计划及总结、美术室的活动 记录
经费管理
114
A 9
A9B36C110
经费管理
115
A 9
A9B37C111
后勤服务
116
A 9
A9B37C112
117
A 9
A9B37C113
后勤服务 后勤服务
118 A1A10特色C114 119 A0A10特色C114
A1 120 1A10特色C114
0 A 121 1A10特色C114 0
学生学业
66
A 6
A6B24C62
2021年文书档案管理制度
2021年文书档案管理制度2021年文书档案管理制度1一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度（一）归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。
7、公司及各部门的年度工作计划、总结。
档案管理中级考试试题答卷及参考答案
档案管理师（中级）考试试卷考生注意事项1．本试卷分I卷和II卷，满分为150分，考试用时150分钟，考试结束后将试卷、答题卡一并交回。
2．答卷前，考生务必用黑色签字笔将自己的姓名、性别、年龄、证件类型、证件号码、考试所在地填写清楚。
3．请仔细阅读各种题目后回答问题，答案须填写在统一规定的答题卡相对应位置。
Ⅰ卷分，4一、单项选择本大题4小题，每小）不仅是档案的基本保管单位，也是档案统计和检索的基本单位之一1．．系．全．文．案）的实质就是现行文件向档案的转化．归．档案登．整．鉴）既能用于组织馆藏和进行档案统计，又可用于检索．分类目．案卷目．专题目．主题目）是档案本源性的概括和反映．有机关联性原．弹性原 D．效益原则 C．特色原则）是概要介绍某一全宗的立档单位历史，全宗内档案的历史、内容和．（5 成份及其利用价值的一种科学查考工具。
B．全宗目录 A．全宗指南．全宗名册 D ．全宗卷 C ）是应用最普遍的档案信息服务方式。
（ 6．．借阅服务 B．咨询服务 A ．编研服务 D C．出具档案证明）是组成目录的最小单位。
7．（．著录项目 B A．卡片 D．条目 C．标目）属三次文献。
．（ 8 B．专题目录 A．专题指南．主题目录 D C．专题索引）组配得出的更为专指的“青年作家”是由“青年”与“作家”进行（ 9．概念。
．概念限定 B A．概念相交 D．概念联结．概念概括C ）语言。
《中国档案主题词表》是（ 10．．单元词法 B ．标题法A ．关键词法 D C．叙词法），全面阐述了有 1964年3月，中共中央、国务院批转的国家档案局（．11 关科技档案工作建设中的各项重大问题。
．《关于进一步加强技术档案工作的报告》．《技术档案室工作暂行通则》A B 欢迎共阅．C．《科研十四条》 D．《工业七十条》 12．案卷目录与卷内文件目录“合二而一”的产物是（）目录。
A．分类B．全引 C．专题 D．主题 13．保持档案的历史联系，首先应保持档案在（）。
档案专业名词术语
档案专业名词术语⏹一般概念⏹档案（archiv es）：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
⏹档案价值（archiv al value）：档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
⏹档案工作(archiv es work）：管理档案和档案事业的活动。
⏹档案管理(archiv es manage ment)：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
⏹档案学(archia l scienc e)：研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
⏹公共档案(public archiv es)：国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案⏹私人档案(privat e archiv es)：私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案⏹文书档案(admini strat ive archiv es)：反映党务、行政管理等活动的档案⏹科学技术档案(scient ificand techni cal archiv es)：反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案⏹专业档案(specia lized archiv es)：反映专门领域活动的档案⏹音像档案(audio-visual archiv es)：记录声音或影象的档案,包括照片、影片、录音带、录象带等。
⏹文件(record;docume nt)：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
⏹子文件(electr onicrecord)：以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。
⏹电原件(origin al docume nt)：最初产生的区别于复制件的原始文件。
档案存放位置索引.doc
档案存放位置索引
为了便于保管工作人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地取放档案，还必须把所排放好的档案，做出存放位置的索引。
存放位置索引，按其作用可以分为两种：
第一种指明档案的存放位置，即以全总及其各类的档案为单位，指出他们的存放地点，如表1—1。
表1—1 档案存放位置索引（一）
第二种指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了些什么档案，如表1—2。
档案存放位置索引（二）
表1—2
存放位置索引还可以采用图表形式，就是把每个库房（或楼、或层、或房间）内档案存放的实际情况绘成示意图。
此种图表，可悬挂在相应的库房入口处，就便于保管和调卷人员随时参看使用。
上述两种索引的详细程度和表格中的项目，可以根据档案馆（室）的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来决定。
档案立卷说明
档案立卷说明１、按本机关的档案管理条例，凡属立卷归档范围的文件材料，一律归档；２、归档时间，业务档案、文书档案在次年二季度完成，会计档案按照《会计档案管理办法》规定，由会计部门保管一年，期满后，由财务会计归档，其它档案按有关规定完成；３、归档的案卷，要遵循文件的形成秩序，保持文件之间的内在联系，区别不同保管期限，分类整理、上架；４、移交手续完整，按照移交目录，当面点清移交案卷；５、档案人员对归档的案卷要及时编目、编制检索工具等。
档案人员的岗位责任制１、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策以及档案业务知识，勤奋工作，提高工作质量，迅速准确地提供服务；２、编写档案室工作计划和总结，制订各项规章制度，并坚持原则，严格执行；３、负责收集、整理、保管、利用和开发本机关档案，指导机关各处室、局属单位的档案工作、协助指导各县(市)、区环保部门档案工作；４、编制本机关档案分类方案、分类编号、总目录、索引目录、全引目录等检索工具；５、编制档案保管期限和密级划分，负责组织承办档案的鉴定和销毁工作；６、做好局综合档案室库房的日常管理工作，保持室内清洁，注意室内温度调节，经常通风换气，防止档案发霉变质；７、主动热情接待每一位查档者，充分发挥档案在环境保护中的作用；８、每月定期组织本机关兼职档案人员的开展业务学习活动，发挥好环保档案网络作用。
兼职档案员职责１、宣传《档案法》，督促本部门人员严格执行《档案法》；２、负责检查、督促全体人员对档案管理条例的执行情况，协助局综合档案室做好档案管理工作；３、负责收集本部门所产生的各种门类和载体的档案，熟悉档案整理等一整套程序，并按归档制度及时将已形成的档案材料认真整理、编目、立卷移交综合档案室；４、反映对档案工作的意见和要求，以及档案提供利用效果情况；５、积极参加档案业务培训和档案网络活动；６、严格按照《文书档案管理制度》保管好传阅文件，并负责及时清退本局办公室传阅各部门(单位)的传阅文件和承办文件，做到不漏、不失、不损、不泄密。
2016年度精品--word如何自动生成目录_百度经验
简介在编辑文档的时候，目录有时是必不可少的一项，但在实际情况当中，很多使用者不知道怎样使用word中的目录自动生成的功能，而是自己在首页手动编制，结果常常因为后面格式或者字体的调整，使得目录与正文出现差距。
因此用下面的方法能简单的生动生成：工具/原料Word 自带步骤/方法1. 下面就来介绍一下如何利用word自动生成目录并动态更新。
这里介绍两种方法：一、利用大纲级别自动生成目录如果要插入目录，请单击“插入”菜单，指向“引用”→“索引和目录”，出现“索引和目录”的画面，点击“目录”标签，倘若直接按下“确定”按钮，则会以黑体字提示“错误！未找到目录项”。
那么何谓“目录项”呢？目录项即文档中用来显示成为目录内容的一段或一行文本。
因此，要想自动显示目录，必先定义目录项。
目录项的定义很简单，点击“视图”→“大纲”切换至大纲模式，如下图所示，大纲模式下文档各段落的级别显示得清楚，选定文章标题，将之定义为“1级”，接着依次选定需要设置为目录项的文字，将之逐一定义为“2级”。
当然，若有必要，可继续定义“3级”目录项。
定义完毕，点击“视图”→“页面”回至页面模式，将光标插入文档中欲创建目录处，再次执行“插入”→“引用”→“索引和目录”，出现“索引和目录”画面，点击“目录”标签，则显示如图：一共只定义了二个级别的目录项，因此将上图“显示级别”中的数字改为“2”。
“显示页码”与“页码右对齐”这二项推荐选择，前者的作用是自动显示目录项所在的页面，后者的作用是为了显示美观。
“制表符前导符”即目录项与右对齐的页码之间区域的显示符号，可下拉选择；此外，有多种目录显示格式可供选择，下拉“格式”就可以看到了。
最后点“确定”，如图所示，目录就这样生成了，包括页码都自动显示出来了。
按住Ctrl 键，点击某目录项，当前页面自动跳转至该目录项所在的页码，很方便吧？使用这种方法生成目录还有一个好处，如果你想更改目录项，可以切换至大纲模式调整目录项的内容与级别，然后点击一下图中所示的按钮，目录就可以自动更新了－得来全不费功夫！2. 二、标记索引项自动生成目录第二种实现自动生成目录的方法是标记索引项，即预先将每个目录项标记成为一个索引项，最后实现目录的生成。
档案职称考试：档案管理真题
档案职称考试：档案管理真题1、单选（江南博哥）专题目录和专题索引的共性在于（）。
A.都是对档案内容中某种专门事物的揭示B.都能独立地检索档案C.两者组成的基本零部件都是条目D.选题、选材原则上类同答案：D2、多选档案利用的基本类型有（）A、学术利用B、实际利用C、普遍利用D、家庭利用E、专家利用答案：A,B,C3、单选档案著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为（）。
A、12.5x7.5C、mB、10.5x7.5C、mC、12.5x6.5C、mD、12x7C、m答案：A4、单选在既有文书档案又有科技档案的企业综合档案室，对全宗内档案实行综合统一分类时，可以主要按分类。
A.年度B.企业职能C.实物D.地域答案：B5、问答题档案馆指南应包括哪些主要内容？答案：档案馆指南应包括6部分内容：1、说明或序言；2、目录；3、档案馆概况；4、馆藏档案情况介绍；5、馆藏资料情况介绍；6、附录。
6、单选机关文书部门或业务部门向档案部门移交档案的时间应在（）A.文件形成后立即移交B.第二年上半年C.文件形成当年年底D.文件中的事情全部处理完毕答案：B7、判断题军车的合同评审、合格供方评价记录、品质管理记录、纠正措施及预防措施等相关记录保存期限为十年。
答案：对8、多选档案部门的信息技术外包业务有（）.A、软件业务外包B、硬件业务外包C、档案数字化转换、档案网站D、将信息技术资产、人员及租赁资产等交由信息技术供应商负责管理。
答案：A,C,D9、填空题档案（）是决定档案价值最重要、最本质的因素。
答案：内容10、单选县级档案馆接收立档单位保管满（）年的档案。
A．5B．10C．15D．20答案：B11、填空题（）是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全措施。
答案：档案保管12、多选目前，用于维护电子文件真实性、安全性方面的技术主要有（）。
A、加密技术B、签署技术C、消息认证D、身份验证E、防火墙答案：A,B,C,D,E13、名词解释立卷答案：就是把办理完毕，具有保存价值的文件，按照一定的原则和方法，组成一组有联系的案卷。
史料的范围与收集方法
• 以上每一类目，均从中央到地方分别选编。 地方按华北、西北、东北、华东、华中、 华南之顺序，其地域界分沿用民国时期的 区域划分。
• 约计2194种，1 127册，另备《民国史料丛 刊总目提要》一册，是研究中国近现代政 治史、经济史、文化史、思想史、社会史、 教育史必备的基本的文献史料。
• （三）档案
• 主编者沈云龙（1910－1987），江苏东台人。 正编第一辑最早出版是1966年，而三编最后一 辑的出版是2006年，跨度达四十年。三编每编 100辑，正编收录1007种，精装1281册，续编 收录608种，精装1087册，三编收录421种，共 1048册，共收录文献2036种，共精装3416册。
• 《二十世纪中国人物传记资料索引》，上 海辞书出版社2010年。
• 四大册。这是在1990年出版的《辛亥以来 人物传记资料索引》的基础上增补而成。 共收录了1900－1999年活跃的二十世纪人 物四万八千人，包括传记、年谱、回忆录、 日记、讣闻、悼词等目录与出处。
• 《全国政协文史资料篇目索引〉，中国文 史出版社1992年。
• 李玉主编的《民国四大报纸社论篇目索 引》，国家图书馆最近出版。
• 包括《大公报》1902年6月17日在天津创刊， 1949年1月13日停刊。影印由人民出版社发 行，共164册。
• 《民国日报》，1916年1月22日创刊于上海， 1932年2月停刊。1945年10月复刊，1947年1月 31日停刊。人民共影印99册。注意其他版本。广 州、汉口版。
• 据统计到1990年底，全国文史资料共计出 版二千三百余种，一万三千多辑，30余万 篇。这个目录共分五大册，第一册：军事、 政治、外交篇。第二册：经济、文化篇； 第三册：社会、地理篇：第四册：人物篇 上；第五册：人物篇下、附录、索引等。
档案信息管理系统使用手册
档案信息管理系统使用手册目录．归档状态管理 (27)3031311223一、登录档案信息管理系统打开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。
. 系统首页登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所示。
首页的导航栏中，“首页”用于进行档案相关的操作，“消息列表”用于管理个人的站内消息，“全文检索”用于对有权限的所有档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。
. 个人设置点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，如下图所示。
填写必要的信息后，点击提交修改个人信息. 修改密码点击首页左上方的“修改密码”，弹出密码修改窗口，如下图所示。
填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修改当前帐号的密码。
. 退出系统点击首页右上方的“退出系统图案”，系统将注销当前用户，并返回登录页面；直接关闭浏览器，系统也将注销当前用户。
二、档案库定义浏览左边树，如上，可见“添|删|修”文字链接，分别用于添加档案库，删除档案库以及修改档案库信息。
. 添加档案库选中将要添加子档案库的档案库例如“科技档案”，然后单击“添”文字链接，弹出如下窗口。
输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交”即可。
系统会弹出如下对话框：如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类别的数据。
如果单击“取消”该添加操作。
. 删除档案库在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。
单击“确定”即可。
系统会弹出如下对话框：如果单击“取消”该添加操作。
. 修改档案库在左边树形中选中将要修改的档案库，然后单击“修”文字链接，弹出如下窗口。
可以修改档案类别即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。
三、结构设计在左边树形中选中将要设计的档案库，然后单击“结构设计”文字链接。
如下图所示。
. 引入其它库结构单击主窗口下面的按钮，作用在于可以将其它档案库结构的设计的结构部分或全部拷贝到当前档案库中。
档案名词
档案名词档案、案卷、文卷、全宗、盒号、卷脊、目录、索引、指南、手册、年鉴、霉菌、害虫、老鼠、蟑螂、书虱、白蚁、防光、防尘、防水、防潮、消防、去污、去酸、消毒、借阅、全宗卷、档案局、档案馆、档案室、档案处、档案库、归档文件、文档单位、专业档案、人事档案、科技档案、会计档案、公共档案、私人档案、文件汇编、案卷题名、文书立卷、卷内文件、归档范围、保管期限、档案工作、建设档案、监理档案、照片档案、档案法、备考表、案卷题名、文件目录、案卷封面、检索语言、检索工具、档案著录、档案标引、分类标引、主题标引、受控标引、档案库房、档案装具、物理归档、公布档案、利用档案、收取费用、寄存档案.开放历史档案、磁性载体档案、数字信息数据、提供社会利用.扫描、目录号、案卷号、归档号、全宗号、档案法、保密法、复制件、缩微品、利用者、案卷题名、请大家例举一些常见的档案管理名词，方便考档案管理学的人记1、文件生命周期：从现行文件到历史档案的的整个转化过程。
（或表述为“文件从形成到消亡或转化为历史档案永久保存的完整过程。
”）它可分为四个阶段，第一阶段的文件的制作形成阶段；第二阶段是文件发挥现行作用的阶段；第三阶段是文件的暂时保存阶段，此时文件的现行性已消失，但其第一价值仍居主导地位并还要继续向下阶段运动而具有过度性、中间性；第四阶段是文件的保存阶段，主要具有历史或科学文化价值，应藏入档案馆保存。
2、归档：是在业经文书处理完毕的文件中，选择尚有保存价值的部分，存入档案室的行为或过程。
其内容为：鉴定文件价值，按价值大小整理立卷和移交档案室收藏三部分。
3、全宗卷：是档案馆（室）在管理某一全宗过程形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料。
由于以全宗为单位组成专门案卷，故程“全宗卷”。
全宗卷是档案管理活动的档案，也程全宗历史演变情况的真实凭证。
4、全宗：一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。
5、档案证明：是档案部门根据用户的询问和要求，证实某重事实在档案内有无记载如何记载而编写的书面证明材料。
档案管理及资料员题库名词解释
名词解释1.统计选样法答案：是运用统计学抽样方法，在同质档案总体中抽存局部档案，用以反映该总体全部主要特征的方法。
答案：是最常用的排架方法，它完全按照档案实体自身的分类体系、构造，按全宗群、全宗、系列和系列内案卷原有的次序分类典藏(保管)档案。
答案：档案统计指标是对档案工作中存在的、反复出现的具表达象的某些共同特点加以概括而成的根本概念(如全宗、案卷、馆藏、咨询、保管期限等)，在具体时间、地点、条件下的现实数量的综合表现。
答案：它是由用户提供明确的查档调卷线索，而效劳人员那么据此直接去库房调卷的效劳过程。
5.企业文化答案：是指一定历史条件下，企业在生产经营和管理活动中所创造的具有本企业特色的精神财富及其物质形态。
6．人员配备答案：是组织根据目标和任务正确选择、合理使用、科学考评和培训16人员，以适宜的人员去完成组织构造中规定的各项任务，从而保证整个组织目标和各项任务完成的职能活动。
7．鼓励答案：是指人类活动的一种内心状态。
它具有加强和激发动机，推动并引导行为使之朝向预定目标的作用。
8．分层控制答案：是指将管理组织分为不同的层级，各个层次在服从整体目标的根底上，相对独立地开展控制活动。
9.档案答案：是机关、组织或个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来的以备查考的文字、图象、声音及其它各种方式和载体的文字。
答案：是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件材料的总称。
答案：包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供、利用等工作。
12.档案工作的根本原那么答案：是集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整及平安，便于党和国家各项工作。
13.类目答案：类目是档案分类的根本单位，是构成档案分类表的主要成份。
14.全宗答案：就是一个独立的机关或组织、个人在社会活动中形成的全部档案的总称。
15.案卷答案：由互相联系的假设干文件组合而成的一种档案保管单位。
16.归档答案：行文处理完毕的文件，经过整理立卷定期交给档案室集中统一保存，称为"归档"17.档案总目录答案：是档案的总登记。