原创信息化物业管理系统使用说明_输入部分_

原创物业管理信息化系统使用说明前言原创物业管理信息化系统软件的使用过程是用户规范企业管理和物业管理的过程，由于系统的使用将改变企业和员工很多的习惯做法，一般情况下，可能需要有三个月左右的适应期，各用户企业为此需要有充分的思想准备。

在正式使用系统前，用户企业需要准备输入系统的基础资料信息有：公司总部部门设置名称，公司总部各部门内岗位名称及岗位（描述）职责，公司总部员工姓名、职责、联系电话等信息，公司总部的外包单位信息。

公司下属项目名称，项目地址，项目部门名称、项目各部门内岗位名称及岗位（描述）职责、项目管理层员工、前台接待人员及维修工姓名、、职责、联系电话等信息。

项目内各房型名称（如：二房一厅等），房屋性质名称（如：高层公寓、别墅、商铺等），经派出所确认的门牌号，项目内各单元的常住人口数（可选项），单元入住日期（指单元首次收房入住时间），单元物业服务费首次缴付年月（指单元首次入住次月起的时间），单元使用终止日（可选项，为单元租赁提供记录和收费提醒功能），单元联系人（指单元内经常与物业联系的人姓名，除业主外也可以是租户等），联系电话（联系人的电话），单元建筑面积（必填项，与收费有关，不能有误差），单元内的人员信息（包括：业主、代理人、承租人等），单元车辆信息，单元装修信息，单元的物业费收费标准、停车位等信息。

另外，还需要准备为项目提供服务的外包单位信息，收费项目信息，计划任务信息和应急预案资料等。

这些信息全部输入系统以后就可以开始利用系统快速且强大的计算运行功能进行操作并积累大量的统计分析资料，用于企业物业管理活动的开展、监控和企业管理的决策。

第一部分：特别注意事项及使用技巧因本系统操作界面非常友好，无需I T 专业知识，只需要平时的上网鼠标点击技能即可。

因此，我们建议由公司最高管理者或者公司生产业务最高管理者直接担当系统的公司管理员角色。

当然，系统基础信息输入阶段可以不考虑此项建议。

●强烈建议本系统每个账号只给一个人使用。

如果二个人使用同一个账号，当其中一个人已经登录系统后，另一个人将无法登录系统，同时，系统无法识别和记录这二个人当中是哪一个人操作了系统。

●本系统的账号使用人只能使用一台计算机登录本系统，如果已经在一台计算机上登录系统，则无法在另一台计算机上用相同的账号登录系统。

●如果账号使用人希望在另外一台计算机上登录系统，必须在已经登录的那台计算机上，点击系统页面右上方的“退出系统”，才可以在另外一台计算机上登录系统。

如果在没有点击“退出系统”的情况下，直接点击系统页面右上方的红色×号标记或者转换成其他网站的页面或直接关机，都将无法在另外一台计算机上登录系统。

●当账号使用人在没有点击“退出系统”的情况下关掉计算机，那么，当再一次打开这台计算机后，登录的系统页面将还是关机前这个账号使用人的登录页面。

●在一台计算机上，如果使用不同的浏览器，可以用不同的账号同时进行系统登录。

●为了提高页面信息刷新速度，在操作页面时，建议尽量使用“每页显示10行”尤其是后台管理页面的操作，由于传输的数据量较大，使用“每页显示10行”页面可以提高页面更新速度。

●随着创建任务量的不断累积，形成已创建的任务数量会非常大，这样就造成每次向服务器请求后传输数据量增大且延长网页刷新时间。

建议在“任务筛选条件”中，打开“任务状态”放弃选择查看“已关闭”和“暂缓处理”的任务，同时将其他的任务状态全部挑勾选上，并在最后一行选择和保存“保存我的设置”。

第二部分：按下列步骤顺序输入公司级基础信息此项工作只能由公司管理员权限的完成。

第 1 步：由公司管理员账号权限的人员信息操作。

第 2 步：点击“管理中心”进入“管理员操作界面”。

第 3 步：点击“公司信息管理”，核对已经输入的公司信息，如有不符之处，可以修改。

第 4 步：点击“公司部门管理”，再点击“添加部门”按钮，输入公司总部所有部门的名称，如：办公室、人事部、财务部、工程部、保安部、质量部等。

但，不要输入所管辖的项目名称。

第 5 步：每输入一条信息要按“确定”保存信息一次，在页面显示绿色字体“操作成功”后，表示输入的信息已经被保存到系统中，接着，可以在不转换页面的情况下继续输入新的信息，再按“确定”保存，在看到绿色字体“操作成功”闪动后，表示已经被保存到系统中，依此类推输入相关信息。

此输入方法在此后的输入步骤中均适用。

第 6 步：点击“公司岗位管理”，再点击“添加岗位”按钮，选择“所属部门”，输入该部门内的岗位名称以及对这个岗位职责的描述。

如遇一个部门内有完全相同的岗位名称，可以在岗位名称后添加数字或甲乙丙等方法表示。

如：副经理甲、副经理乙。

第7 步：点击“公司员工管理”，再点击“添加员工”按钮，逐个输入公司总部的员工姓名，联系电话、手机号、然后选择该员工“所在部门”及“所在岗位”，注意：每个岗位只能对应一名员工。

第8 步：点击“用户名管理”，在自己使用的用户名行按“编辑”按钮，在“使用者”列的下拉选择框内选中自己的姓名，在“用户角色”列的下拉选择框内确认自己已经是“公司管理员”角色了，如果不是，需要下拉重新选择。

选中以后按“更新”确定。

第9 步：分别点击“任务权限管理”“收费权限管理”“报表权限管理”“备份权限管理”“其他权限管理”在表中应该看到自己姓名行对应的各项执行权限，按行右侧的“编辑”按钮，可以给自己进行各个执行权限的授权。

第10 步：点击“外包单位管理”，再点击“添加外包单位”按钮。

外包单位可以分为二部分，第一部分为经物业公司总部评审合格且可以为所有管辖项目提供服务的分包服务商或供应商（如：保洁公司、绿化养护公司、电梯维保单位等），第二部分可以是与公司总部有关的或适用所有管辖项目的协作单位、市政单位和政府主管部门。

具体输入办法：1. 输入单位名称，2. 输入外包单位的类型，（如：物业合格供应商、开发商保修单位、市政单位、政府主管部门、社区服务中心、暂未审批合格单位等）。

3. 将外包单位的功能、联系人、联系电话、地址等信息输入在“描述”栏内。

4. 如属于由物业采购的外包供应商，就选勾“是否供应商”，属于市政单位、政府主管部门等单位的就不要选勾。

按“确定”保存，依次逐个输入（注意：从公司级输入的外包单位名称在公司下属任何项目内都可以适用）。

第11 步：点击“事由分类管理”，系统已经提供了默认的事由分类信息。

用户可以根据各自的需要进行增加、删减和修改，“事由分类列表”中的“排序序号”是给用户对事由进行前后排序用的，用户在创建任务单时如果认为经常使用的事由需要排在前面，可以在这里进行排序，注意：不填写序号的事由系统默认序号为0，可能排在最前面。

第12 步：原因分析管理主要用于任务的创建和流程中，当任务处于提交关闭时要分析此任务的发生原因；当任务需要返工时要分析任务的返工原因。

这样就可以对所有输入系统中的任务进行海量分析，从中找到发生某种原因的任务数和发生某种返工原因的任务数，给管理者提供决策帮助（系统的统计分析功能提供了即时的原因分析报表）。

系统已经提供了默认的原因分析信息，用户可以根据各自的需要进行增加、删减和修改。

第13 步：点击“项目管理”，再点击“添加项目”按钮。

可以根据企业的需要，将准备上系统运作的项目在系统中添加。

在“项目名称”栏中输入项目名称，如：“上海花园”。

在“地址”栏内输入该项目的经公安派出所核准的地址信息，如：中山路55弄。

当一个项目有二个以上的经公安派出所核准的地址信息时可以按动“增加一个地址”按钮，再输入一个项目地址（在项目列表中按“编辑”也可以输入地址信息）有的项目有商铺之类的门牌号，比如：中山路56号，输入时只要输入路名，不需要输入门牌号，请在创建单元号时再输入门牌号。

在“车库停车位数”栏输入项目内的车库停车位总数（一般为项目的地下停车库，别墅内的独立私家车库数量也可以包括在内）在“地面停车位数”栏输入项目内地面的可供停车的停车位总数。

停车位数输入的信息是可选项，仅为日后查询提供信息，用户可根据各自需要决定是否输入。

输入完成按“确定”后即可以输入第二个项目。

第三部分：请按下列步骤顺序输入项目级基础信息此项工作只能由公司管理员或项目管理员权限的人员完成。

第 1 步：在“项目管理”中点击“管理该项目”进入“项目管理入口”页面。

即可进行项目级基础信息输入。

第 2 步：点击“部门管理”，再点击“添加部门”按钮，输入项目（管理处）所有部门的名称，如：经理室、服务部、工程部、保安部、保洁部、绿化部等。

第 3 步：点击“岗位管理”，再点击“添加岗位”按钮，选择“所属部门”，输入该部门内的岗位名称以及对这个岗位职责的描述。

如遇一个部门内有完全相同的岗位名称，可以在岗位名称后添加数字或甲乙丙等方法表示。

如：副经理甲、副经理乙。

第 4 步：点击“员工管理”，再点击“添加员工”按钮，逐个输入项目的员工姓名，联系电话、手机号、然后选择该员工“所在部门”及“所在岗位”，注意：每个岗位只能对应一名员工。

（注意：某项目的员工姓名不可以在公司或在其他项目内重复注册）第 5 步：点击“外包单位管理”，再点击“添加外包单位”按钮。

外包单位可以分为二部分，第一部分为经项目（管理处）评审合格且可以为本项目提供服务的分包服务商或供应商，第二部分可以是与本项目有关的或适用本项目的协作单位、市政单位和政府主管部门。

具体输入办法：1. 输入单位名称、输入外包单位的类型，如：物业合格供应商、开发商保修单位、市政单位、政府主管部门、社区服务中心、暂未审批合格单位等。

2. 将外包单位的功能、联系人、联系电话、地址等信息输入在“描述”栏内。

3. 如属于第一部分的外包单位，就选勾“是否供应商”，属于第二部分的外包单位就不要选勾。

按“确定”保存，依次逐个输入（注意：经某个项目输入的外包单位，在公司总部和其他项目中均无法适用）。

第 6 步：点击“房型管理”，再点击“添加房型”按钮。

在“房型”框内逐一输入本项目所有单元的房型（如：一房一厅一卫、三房二厅二卫、一间、二间、多间、二层别墅、复式、错层等等）。

注意：每输入一条保存一次。

每个相同的房型只能保存一次。

第7 步：点击“物业类型管理”，再点击“添加物业类型”按钮。

在“物业类型”框内逐一输入本项目所有的物业类型。

（物业类型可以根据各项目性质的不同由用户根据自身的分类需要自己设定：比如，商品房小区有：高层公寓房、多层公寓房、联排别墅、独栋别墅、商铺等，售后房小区有：售后公房、商品房、系统房等等）注意：每输入一条保存一次。

每个相同的物业类型只能保存一次。

第8 步：点击“门牌号管理”，再点击“添加门牌号”按钮。

在“门牌号”框内逐一输入本项目所有项目地址下的门牌号。

注意：每输入一条保存一次。

每个相同的门牌号只能保存一次。