ERP系统运行使用管理制度
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一、目的:
为了加强公司ERP系统的管理,确保信息数据的安全性和准确性,促进公司ERP系统工作持续健康的发展,满足领导决策信息披露的需要,根据公司相关管理制度,结合ERP管理系统工作的特点,特制定本管理制度。
二、适用范围:
本制度适用于公司所有使用ERP的部门。
三、机构组成:
3.1、公司ERP系统运行机构分为二个小组:ERP运行运维组和ERP业务使用组。
3.2、公司ERP系统运行机构,是支持公司ERP系统日常运行和进一步拓展ERP功能的常设机构,设ERP专员,其ERP系统日常运行管理由ERP运维组负责,责任部门是行政部。
3.3、公司ERP系统业务使用机构,所有人员都为兼职工作人员。
3.4、业务部的ERP关键用户和骨干用户是ERP系统支持的重要组成部分。
四、名词定义:
4.1、ERP:即公司资源计划系统(Enterprise Resource Planning),是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为公司决策层及部门提供决策运行手段的管理平台。
ERP 不仅仅是一个软件,更重要的是一个管理思想,它实现了公司内部资源和公司相关的外部资源的整合。通过软件把公司的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来,实现资源优化和共享。
4.2、BOM:即物料清单(Bill of Material),描述产品零件、半成品和成品之间的关系。
五、各组职责权限划分:
5.1、ERP业务使用组:包括业务部、计划部、采购部、仓库、生产部、财务部、品质部、喷印部、工模部、工程部。
5.1.1、负责部门分管模块的各类数据的录入、管理与使用。
5.1.2、负责新增和变更业务需求的收集、分析和开发申请。
5.1.3、负责权限的申请。
5.1.4、向公司ERP运行运维组定期汇报ERP系统的运行状况。
5.1.5、ERP业务使用组日常工作由各部门使用责任人兼管。
5.2、ERP运行运维组:公司行政部,负责管理公司ERP系统全面工作。
5.3、运行运维组工作内容是:
5.3.1、ERP专员日常业务信息的监督与考核。
5.3.2、审核原始凭证的合理、合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字;
5.3.3、发现不合法的原始凭证及手工记帐凭证填写有误时,退回业务使用人员协调处理;并记
录在案,按照规定考核其绩效。
5.4、行政部工作内容是:
5.4.1、研究制定公司ERP管理系统发展规划,并组织实施;
5.4.2、根据公司新的需求,组织相关部门、人员对公司ERP管理系统进行改进和完善;
5.4.3、制定公司ERP管理系统的管理办法和规章制度;
5.4.4、组织制定公司ERP管理系统行业标准、规范,并组织实施;新增和变更业务需求的分析
和解决;报表、工作表单和接口的维护和开发。
5.4.5、负责系统运行过程中出现的各种问题解决和现场业务支持,包括系统的日常操作错误纠
正、功能解释和最终用户正确使用指导,确保ERP系统的正常运行。
5.4.6、应急方案的实施指导,联系ERP软件售后部门,进行相关沟通,权限管理与维护。
5.4.7、主机系统的运行和安全管理,包括数据的备份,软件本身的补丁、修改的传送等。网络
系统的运行和安全管理。
54.8、组织和管理公司ERP管理有关人员的培训工作,向公司领导定期汇报ERP系统的运行状
况。
5.4.9、总结、交流推广管理信息系统的经验,指导各部门开展管理信息系统工作;
5.4.10、建立公司ERP “技术支持”和“项目管理网络系统”,负责协调各种公司ERP系统相
关技术服务和相关技术问题的解答。
六、ERP各岗位及岗位责任:
6.1、ERP系统维护管理员岗位:
为更好地发挥公司ERP系统为管理服务的原则,在公司运行ERP督促组的领导下,根据的生产管理特点和生产管理岗位设置的要求,以实现信息系统替代手工管理的顺利过渡。
6.1.1、岗位要求:
维护管理员是系统的维护和管理人员,是一个技术性较强的岗位,经过培训,此岗需求具备计算机软硬件及数据库知识,有维护系统环境的经验,此岗位由网管兼任。
6.1.2、岗位职责:
a)负责公司系统应用软件、硬件的日常维护工作,例如软件补丁更新、网络环境配置等,并登记相应的维护记录;
b)参加相关的系统业务使用操作员培训,解决软件操作过程中出现的技术问题,并在必要时向相关部门或软件公司反映;
c)按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作,根据实际工作需要,行政主管批准后,合理分配系统操作员的使用权限;
d)负责系统数据库的备份,系统及系统数据、档案安全保密工作;
e)负责公司下发的数据采集系统的维护、使用,并按照公司的要求,按时连通网络上报数据,如果遇到问题应及时与公司联系;
f)严格遵守公司其他关于安全性、保安性的规章制度,对于违反规章制度,进行泄密的行为,有举报的义务。
6.1.3、岗位权限:
a)负责整个系统的用户、数据信息的安全,根据公司的有关制度,保证数据的准确;
b)有对整个系统软件进行系统升级的权限,负责系统环境的搭建问题;
c)有对各部门系统数据管理员进行督促的权利,并指导他们完成本职工作;
d)遵循其它关于公司ERP系统管理的规章、制度。
6.2、ERP专员岗位(由专职人员完成)
6.2.1、参与ERP项目工作,完成ERP项目各阶段文档编写、收集、整理工作,根据公司需求,设计ERP单据流程。
6.2.2、维护ERP系统正常运行,解决各部门在使用时出现的问题。
6.2.3、负责培训各部门系统操作人员ERP使用。
6.2.4、负责监督审查系统运行中各部门录入数据的准确性。6.2.5、及时解决各部门使用中反馈的系统运行问题。
6.2.6、负责依据物料编码文件,部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案,以及其他用户确认的物料数据文件,输入、修改系统各项物料数据及其属性,并保证录入无误;负责根据编码方案,在相关部门提出编码申请后,在1个小时内发放编码。
6.2.7、负责依据系统管理员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间的换算系数;
6.2.8、保证数据的及时性、准确性,当有新的编码以及换算系统改变时,及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门;对BOM表录入负审核责任。
6.2.9、当收到采购部、生产部、仓储部的物料数据错误,置疑通知(邮件、书面)后,应在提出置疑部门要求的时间内查清情况,如确有错误,应及时纠正,如无误,应通知各部门,并说明情况;
6.3、物料数据和工艺设计管理岗位
业务部是ERP系统中物料数据(商品信息、BOM)的更新、维护管理部门,此岗位由项目工程师兼任。
6.3.1、项目工程师职责及权限: