文件管理程序---程序文件模板

1.目的

为确保管理体系所要求的文件为最新有效版本，文件的批准、发布和更改处于受控状态，文件能得到有效保存，并保持清晰易于识别，确保与体系活动有关的场合所用文件的正确和有效性，特形成该文件，以规范体系文件的管理，为各部门提供依据。

2.范围

适用于对本公司管理体系文件（包括外来文件资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。

3.定义

3.1程序类文件：指依据相关政策、规定某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权

限等的管理文件。包括产品安全质量管理体系程序文件和其他程序类文件。

3.2外来文件：指本公司外发来的文件，包括：政府部门文件、客户资料、外来技术标准、

参考资料等。外来文件由主管部门/指定负责人对其时效性进行判断和进行管理。

3.3受控文件：指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件，《公司

管理手册》、《程序文件》、《部门管理手册》属于受控文件。

3.4非受控文件：不受更改控制的文件，以实际发放文件为准，没有版本限制的文件。

4.风险及控制

5.职责

5.1体系管理员负责《公司管理手册》及程序文件的归口管理，负责登记、发放。

5.2各部门负责本《部门管理手册》的归口管理，负责登记、发放；及本部门有关外来文

件的识别、接受并控制分发。

5.3体系管理员负责全公司所有体系文件备份并根据实际情况进行换版，各部门文件修改

需到体系管理员处备案。

5.4体系文件的编写、审批权限和发放/控制职责见

6.2中表格1。 6.工作程序 6.1文件框架

6.1.1《公司管理手册》：包括公司简介，方针目标，组织结构及职能分配，管理层职责，

以及标准ISO9001-2015、ISO22000-2005中的要求在公司应用的阐述。起到统领性的作用，是公司运营的最高管理手册。

6.1.2《程序文件汇编》依据相关政策、规定某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、

权限等的管理文件。包括质量管理程序文件及食品安全管理程序文件。

6.1.3《##部门管理手册》：包括公司方针目标，部门及岗位绩效目标，部门及岗位职责，

部门风险识别及控制，部门管理制度，作业指导书，外来文件清单和记录表格等。是部门日常工作的指引和规范。 6.2文件审批职责见表格1

表格1 文件审批职责对应表

注：[1].控制的内容包括：标识、登记、发放/接收、文件的保留、处理、组织评审、外来文件的核查等；

6.2.1文件按控制方式分为“受控”和“非受控”两类。

6.2.2批文及含有行政文号的管理性文件（包括通知、请示、报告、会议纪要、简报等）按

照综合管理部要求进行。 6.3文件编写格式

6.3.1文件的编号规定如下：

a)公司管理手册SG-CD-SC

版本号

b)程序文件SG-CD-CX

c)部门管理手册

SG-CD-××-SC-

××

d)××-××-

××（管理手册中的具体文件）

6.3.2代码规定如下

表格 2 代码表

6.3.3《公司管理手册》、《程序文件汇编》、《部门管理手册》需要添加封面、目录及修

订一览表。封面格式见附录。目录标题：黑体二号字，单倍行距，段前段后1行间

文件编号（2位自然数，从01开始）

版本号

部门代码（参照4.2.2中表格2）

文件序列号（从自然数1开始）

4.2.2中表格2）

部门代码（参照4.2.2中表格2）

距；目录正文：宋体四号字，两端对齐。目录分层依次按照“第一部分 ###”、“一、##”、“（一）”、“1、”“（1）”进行，分层不宜过多，最多五层；如果不需要分层，可以采用任意一种适宜的序号方式。

6.3.4页眉的编辑：文头放在页眉上，如本程序文件第一页最上面。文头中文件名称、编

号及版次/修订内容与文本一致。每个子文件的第一页最上方必须列出一个文头；第二页开始在页眉上插入公司名称和文件名称，见本程序文件第二页。页眉中文字体为黑体，英文字体Times New Roman。

6.3.5页脚的编辑：页码的格式为“第几页，共几页”，黑体，五号，其中封面和目录不

参与页码编辑。

6.3.6页面设置：封面页和目录，上边距：3.2cm；下边距：2.4cm；左右边距：2.8cm；正

文页，上下边距：2cm；左边距：2.2cm；右边距：2cm.

6.3.7正文采用宋体小四号字体，左右侧缩进为0，段前段后间距为0行，行距为固定值

22磅，单独成段的正文首行缩进2字符。

6.3.8文件层次和标题按照如下多级编号进行编写

6.3.8.1第一层为“1.”字体加粗，段前后间距0.5行。左右侧缩进为0，悬挂缩进2字

符。

6.3.8.2第二、三、四层为“1.1”、“1.1.1”、“1.1.1.1”左右侧缩进为0，悬挂缩进

2字符

6.3.8.3最多层次为四层，继续分类依次按照（1）、（2）、（3）；Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ；a）、

b）、c）进行。左右侧缩进为0，首行缩进2字符。

6.3.9表格的编辑：表格属性：制定宽度16.8cm（特殊表格可以根据实际情况调整），居

中显示。表格上方要加题注，题注文字格式为黑体，小四，居中显示。题注中以“表格×表格名”表示，其中“×”表示该表格在该文件中的顺序号，每一个文件都从1开始编号。例：表格2代码表。

6.3.10图片的编辑：图片居中显示，图片下方要加题注，题注文字格式为黑体，小四，居

中显示，图片编号参照表格编号。

6.3.11注释的编辑：需要加注释的文件，在原文处以[1]、[2]显示（上标），并在下面按

照对应号加以注释。例：发放/控制[1]

注释：[1].控制的内容包括：标识、发放/接收、文件的保留、处理、组织评审、外来文件的核查等。

6.3.12公式的编辑：统一用公式编辑器。并注明：公式（数字），右对齐。

6.3.13记录的编辑依照《记录控制程序》。