商 务 接 待 手 册

②行政部将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，以及 接待活动相关领导，以便合理安排时间；
③行政部依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆 的时间安排；
④行政部依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待负责 人，送至来宾；
⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来 宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；
并作为接待负责人； ④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行
商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈
至接待申请部门确认； ⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批，
审批层级如下：
接待标 准
行政经 理
审核
总经理 审批
集团总 经理 审批
董事长 审批
交通费 住宿费 餐饮费 游览费
预算
实际
Biblioteka Baidu
超标*
备注
其它 合计 情况说明
注：超标是指超预算、超项目、超时间
接待负责人（签字）：
部门负责人（签字）：
年月日 年月日
来宾接待手册内容
来宾接待手册中包含以下几项基本内容：问候语、住宿安排、通讯安排、日程安排、联络 人、天气情况、公司（单位）简介、公司（单位）领导简介。具体形式应由专业美术人员进行 设计。
说明
中层考察人员、中层技术人员、宝马中层以下人员 适合人员
等；
交通标准 按对方人员要求协助订购，公司负担费用；
住宿标准 按对方人员要求，公司负担费用；
简餐消费控制在 50 元/人以下，宴请消费控制在 100 餐饮标准
元/人以下；
接待陪同人 接口业务人员、部门经理 员
接待车辆 其他接待
备注
公司轿车或出租车；
四、接待标准
公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用 不同标准。主要划分为3个级别：普通接待、中级接待、高级接待。
1、普通接待
项目名称
说明
普通商务类考察人员、技术人员、供应商中层管理 适合人群
者以下人员等；
交通标准 按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；
住宿标准 按对方人员要求，公司不负担住宿费用；
一、范围
本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。
二、管理
行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管 理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤 保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政部，并协助拟定接 待计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前2天告知行 政部。
1、必要时制作来宾接待手册； 2、公司会议室布置公司介绍PPT、 宣传资料、文件袋 （信笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）、香 烟、烟具； 3、可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐； 4、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在 300 元/人以下。
3、高级接待
项目名称
说明
中层以上技术人员、中层以上考察人员、宝马中高层 适合人员
五、商务接待流程
1、商务接待的申请与审批 ①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门经理
审核后，报行政部申请安排接待； ②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时
间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议； ③公司高层领导的商务接待活动，由其助理填写《商务接待申请》，
三、计划与准备
1、行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接 待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留 日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌 情安排接待标准。
2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、 落实会晤时间及场所。
3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店， 酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好来 宾下榻酒店。
接待部门经 理
行政部经理 总经理
集团总经理 公司总裁
接待项目： 一、来访目的： □选型 □参观 □签合同
） 二、接待总结：
1、 接待情况：
来访接待总结报告
□合作 □顺访 □游玩
签字： 签字： 签字： 签字： 签字：
□其它（
日期： 日期： 日期： 日期： 日期：
2、效果总结：
3、后续工作：
4、费用总结：
人员等；
交通标准 按对方人员要求订购，公司负担费用；
住宿标准 住宿标三星级以上酒店，公司负担费用；
简餐便消费控制在 100 元/人以下，宴请消费控制 餐饮标准
在 200 元/人以下；
接待陪同人 接口业务人员、部门经理、总经理；
员
必要时安排董事长；
接待车辆 其他接待
备注
公司高级轿车；
1、制作来宾接待手册，安排酒店房间内布置迎宾卡、 鲜花、水果； 2、公司显著位置布置迎宾条幅等； 3、公司会议室布置公司介绍PPT、 宣传资料、文件袋 （笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、 鲜花、水果、香烟、烟具等； 4、安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排 会谈记录、录音、摄影、摄像； 5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐； 6、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在 500 元/人以下。
简餐消费控制在 20 元/人以下，宴请消费控制在 50 餐饮标准
元/人以下；
接待陪同 接口业务人员、部门经理； 人员
接待车辆 公司轿车或出租车；
其他接待
1、公司会议室布置投影机、白板、饮品（饮用 水、茶、咖啡）； 2、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制 在 50 元/人以下。
备注
2、中等接待
项目名称
4、行政部根据情况计划安排来宾用餐酒店、游览路线、购物商 场、娱乐项目。
5、因会议需要行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设 备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人
员，并安排现场摄影摄像等。 6、行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能
良好，接送人员负责协作行政部接待人员协调安排，统一调度。 7、如有需要行政部应根据情况提前为客户购买车票及机票。
普通接 待
√
√
中级接 √
√
√
待
高级接 √
√
√
√
待
⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》 应按照相应接待标准进行审批；
⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、 报销接待费用的预算凭证。 2、商务接待的实施
①行政部依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责任 人及物品置办；
⑥如接待负责人无法陪同，可由行政部人员代为行使接待负责人职 责；
⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序 衔接； ⑧公司领导与来宾合影后，由行政部将照片制成相框，交由接待负责 人送达来宾，留作纪念； ⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解 来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写 《商务接待总结报告》，以便公司进行改进。 3、商务接待行程的变更 ①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员 （接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行政部； ②行政部收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行调 整； ③如行程调整仅限时间安排调整，行政部应将调整后的《接待行程安 排表》报总经理审批后执行，并将《接待行程安排表》副本发至相关人 员； ④如行程调整导致预算增加，行政部应将调整后的《接待行程安排 表》按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换原《接待行程安排 表》正、副本； ⑤行政部应根据调整后的行程安排，重新制作《来宾接待手册》，并 送至来宾。
商务接待手册
（草案）
人事部 2011年12月18日
总则
一、范围 二、管理 三、计划与准备 四、接待标准 五、商务接待流程 六、商务接待过程要求 七、附则 附表
商务接待申请表
接待行程安排表
商务招待费用超额审批表
来访招待总结报告
来宾招待手册
目录
总则
为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商 务接待费用控制，特制订本手册。商务接待工作是公司重要的对外窗口 之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公 司的良好形象。本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要 求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。
签字：
日期：
集团总经理
签字：
日期：
公司总裁
签字：
日期：
商务招待费用超额审批表
申请部门：
负责人：
1、招待对象：
姓名
单位
职务
2、招待时间： 3、招待事由：
年 月 日至
年月日
4、获批招待费用预算：
□交通：
□住宿：
合计：
5、实际招待费用情况：
□交通：
□住宿：
合计：
超额原因说明：
□宴请：
□宴请： 超额：
□娱乐等： □娱乐等：
六、商务接待过程要求
1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生； 2、行政部于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作， 保证规范进行。 3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。 4、接待环境标准 ①物品摆放整齐，且表面无灰尘； ②地面干净无脏物，空气流通清新； ③室温适度，灯光合适，电视调好；
④备品齐全。 5、公司参观规定 ①安排来宾参观公司，须报行政部经理批准； ②参观介绍以行政部为主，接待部门配合； ③参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后； ④参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许 与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。 6、接待礼仪要求 ①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌； ②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10~20分钟到达，恭候来 宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称 谓； ③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提 取行李； ④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行 李送至房间； ⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到 达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续； 七、附则 1、本手册为公司商务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行； 2、各子公司应参照本手册开展商务接待活动； 3、本手册由人事部依据实际情况变化，不定期进行修订； 4、本手册由人事部附则最终解释； 5、本手册于 年 月 日起执行。
邯郸市销售服务有限公司 年月
申请部门：
商务接待申请表
负责人：
1、客人信息：
姓名
单位
职务
电话
2、接待时间： 3、接待事由：
年月日 至
年 月 日共 日
4、洽谈参加人员：
5、陪同人员：
6、招待项目： □交通 □住宿 7、其它要求：
□宴请
□娱乐
□游览
□其它：
部门经理 总经理
接待部门：
日期 / 时间 第一天 （ 月
住宿安排
姓 名
职 务
房间号
通讯安排
您房间的电话拨“0”后可以直接拨打市内电话。房间与房间之间拨打时直接拨打房号即 可。
日程安排
日期
时间
内容
地点
联络人
姓名
职 务
联系方式
房间号
接待行程安排表
接待负责人：
接待事项 主讲/陪同 日）
签字： 签字：
制表人：
其它参加部 门
日期： 日期：
地点
第二天 （ 月 日）
第三天 （ 月 日）
配合内容清单：
配合项目
时间
配合内容
责任人
部门
招待费用预算： □交通： 合计：
接待部门确 认
□住宿：
□宴请：
□娱乐等：
签字：
日期：
行政部
签字：
日期：
总经理