银光公司全宗卷编制程序

DA/T 12-94

银光公司全宗卷管理程序

一、目的

为规范公司全宗卷的编制原则，明确全宗卷的管理内容和整理方法，特制度本管理程序。

二、范围

本程序适用于银光集团公司及分、子公司具有独立立档单位的档案馆（档案室）的全宗档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作。

三、职责

1、银光档案馆负责职责范围内全宗档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作。

2、聚银公司负责职责范围内全宗档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作。

3、525厂、565厂、北方锦化负责职责范围内全宗档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作。

四、引用文件

DA/T 1—92 档案工作基本术语

GB 9705—88 文书档案案卷格式

GB/T12-94 全宗卷规范

五、定义

1、全宗是一个独立机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关（单位）的全部档案。

2、全宗卷则是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它是档案管理活动中形成的“档案”，详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性文字材料，是管理全宗的“档案”，是档案的“档案”。

六、编制原则

1、档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

2、全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

3、全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。

４、一个全宗形成的全宗卷集中保管。

七、管理内容

1、档案管理综合材料：综合类：（１）全宗指南（全宗介绍）；（２）立档单位大事记；（3）组织机构沿革；（4）档案机构设置和调整文件；（５）档案工作人员任免文件；（６）档案管理制度；（７）档案业务规范程序；（８）档案法规宣传材料；（９）档案业务检查监督记录；（１０）情报信息管理相关材料

2、档案收集：（１）档案交接文据（包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单）；（２）接收档案记录；（３）档案来源的价值说明等。

3、档案整理：（1）档案分类大纲、分类方案；（2）档案检索工具的编制情况及说明；（３）档号编制说明（４）档案整理工作计划；（５）整理工作小结。

4、档案鉴定：（１）成立或调整档案鉴定小组的通知；（２）鉴定档案分析报告；（4）销毁档案的请示与批复；（5）销毁档案清册等。

5、档案保管：（１）库房安全检查记录和报告；（２）问题案卷调查记录、调查报告；（３）档案紧急情况处置预案；（４）档案库房温湿度记录；（５）档案排架说明（６）档案专用设备登记；（７）其它。

6、档案统计：（1）全宗内档案基本情况统计；（2）档案复制抢救情况统计；（３）档案收进、移出登记及情况统计；

（４）档案利用情况统计表。

7、档案利用：（１）档案编研材料的编制情况；（３）档案利用效果登记分析。

8、档案管理新技术的应用：（１）档案数据库、文件目录录入；（２）档案信息化理论依据。（３）档案数字化加工及成果；（４）电子文件检测、迁移、备份情况记录；（５）其它。

9、其它（在以上属类涉及问题之外的综合性材料）

八、分类

1、方法

一个独立立档单位有一个全宗号（由档案馆给定），在一个全宗内按如上管理内容分为九个属类，每个属类按时间顺序依次排列，装满一卷，装下一卷，依次进行。不同属类要盒号不连续，保管期限均为永久，分类方案如下：

全宗档案分类方案

2、档号标识如下：

档号构成：类号（全宗代号·属类号）－案卷－件号，如：0001－ZH－９－２４，表示银光公司全宗档案的档案管理综合材料类的第9盒案卷的第24件。

九、整理

1、全宗卷内文件材料是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理归类排序，数量较多的可设分卷。

2、整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

3、卷内文件材料按属类—时间进行系统排列，排列顺序为：档案管理综合材料和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录（见图四）。

4、卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长*宽为260mm*185 mm，封面著录全宗号、档号、全宗名称、文件题名、时间、责任者（见图一）。

5、卷盒外形尺寸长*宽为310mm*220 mm，其高度可根据需要分别设置30mm、40 mm的规格（见图二）。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期（见图三）。

全宗卷卷内目录

图四

说明：“名称”栏填写参照一个全宗属类中包含的内容。