全宗卷规范
全宗卷整理规范
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
全宗卷规范
机遇：随着档案信息化的推进，全宗卷将有更广阔的应用场景，如数字档案馆、电子政务等。
挑战：全宗卷的管理需要更加规范和标准，以适应信息化发展的需要，同时还需要加强档案工 作人员的培训和管理。
机遇：全宗卷的数字化将提高档案的利用效率和保存质量，同时还可以通过数据挖掘等技术手 段，为档案的利用提供更多的可能性。
记录和保存档案信息 促进档案信息利用
保障档案信息安全 辅助档案管理工作
按内容分类：综合类、组织机构类、个人类、公务类、专门类 按载体分类：纸质、电子、声像、实物 按保管期限分类：永久、长期、短期
按全宗分类：国家综合全宗卷、党务全宗卷、政务全宗卷、司法全宗卷、军事全宗卷
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全宗卷的组成：全宗卷是档案馆（室）按全宗管理的档案分类排列的结果， 是档案馆（室）管理档案的基础。
全宗卷的组成：全宗介绍、大事记、组织沿革、文件汇集 全宗卷的编制：按照档案形成规律和特点进行整理、分类和编目 全宗卷的作用：记录档案形成、管理和利用的情况，为档案鉴定、评估和利用提供依据 全宗卷的管理：由专门的档案管理人员负责，定期进行整理、检查和更新
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全宗卷的组成：全宗卷是 档案馆（室）按全宗管理 的档案文件分类整理后的 综合体，包括该全宗的历 史沿革、组织机构、人员 编制、职能范围、重大活 动、重要事件、重要业务
准确、全面的信息。
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全宗卷的管理：全宗卷的 管理应遵循档案管理的原 则和方法，确保全宗卷的 安全、保密和长期保存。 同时，全宗卷的管理应与 该全宗的实际情况相结合， 根据具体情况制定相应的
管理措施。
内容：全宗卷的电子数据包括元数据、目录数据、文件数据等
作用：元数据描述全宗卷的内容和属性，目录数据提供全宗卷的组织结构， 文件数据则是全宗卷的具体内容
全宗卷规范
《全宗卷规范》本标准代替DA/T 12—94前言本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。
本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。
本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君本标准所代替标准的历次发布情况为：DA/T 12—94全宗卷规范1 范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88文书档案案卷格式GB/T 12967—92全宗单GB/T 12968—92档案交接文据格式DA/T 14—94全宗指南编制规范DA/T 18—1999档案著录规则DA/T 1—2000档案工作基本术语DA/T 22—2000归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1全宗卷fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
全宗卷规范
全宗卷规范全宗卷是一种档案形式，也可以称为档案密集体，它是一种以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
档案卷宗包括档案文件和贴图卷宗，具有卷宗编号、档案文件名和贴图等，与档案文件编号、档案文件名称、贴图等有关。
全宗卷是以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
一般来说，全宗卷是按照一定的准则和规则进行编排和整理的某种档案集合。
编排全宗卷的基本原则是，按照档案的功能性、主题性进行整理，以保证档案的完整性优先考虑档案的功能，按照档案出现的顺序，分类编排档案文件，遵循档案分类与存档的基本原则和档案存档的顺序。
全宗卷的编排和整理首先要明确档案的来源、性质、范围及主题，其次要把档案按照中心思想和档案文件功能性进行分类编排。
全宗卷的编排，既要把握历史背景和档案材料特征，也要充分考虑档案的功能性和主题性，把档案材料整理到实际需要的卷宗中，使档案具有可读性和可查询性。
全宗卷的整理，应当把握历史背景和档案材料特点，以更好的组织档案，使档案文件具有一致性，便于查找和使用。
要有效地实施全宗卷规范，首先要制定准确的规范，明确档案的来源、性质、范围和主题，确定完整的档案存档系统，以及档案文件的编排、档案文件编号、档案文件名称等，还要确保档案可读性和可查询性。
其次，要严格按照档案存档系统进行存档，规范档案编目和分类编排档案文件，为使档案便于查询和使用，定期检查档案文件，避免形成遗漏或重复。
此外，还要加强档案工作的组织、管理，用专门负责档案工作的人员来负责档案，保障档案的安全。
全宗卷规范是档案管理工作的基本规范，是档案管理机构为了更好地管理档案、保障档案安全，制定的规则和标准。
它对档案管理工作具有十分重要的意义，能够保证档案的完整性、可读性和可查询性，并且能够有效地检索档案，有助于更好的维护档案的安全。
全宗卷规范
目录
二、全宗卷定义、作用
由记录和说明全宗立档单位及档案历 史和现状的有关文件材料组成的专门案卷， 是管理全宗档案的重要工具。
目录
三、全宗卷编制原则
1、平时注意收集、保管在档案管理过 程中形成的相关文件材料； 2、收集的文件材料应做到齐全、完整、 真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面 貌； 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方 法科学、格式规范。
大事记
三、选事记录范围
1、本机关召开的各种重要会议 2、本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件 3、本机关成立、撤销、合并以及内部机构设置、变化情况 4、本机关隶属关系和职能范围的变化情况 5、本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动 6、本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研 成果 7、本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议情况 8、上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评及来本机关检查指导工作的 情况 9、本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故 10、本机关开展的重要外事活动 11、也可将人员入党、退休、考录、职称的评定、内部科室及下属单位负责人等录 入大事记。
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大事记
一、定义 ： 大事记是按照时间顺序简要记载各机关在一定时 期内发生的涉及范围较大，在事后仍有一定参考意 义的大事、要事的一种编研资料。 二、编写原则 大事记的编写内容要真实、文字简明、扼要，做 到大事突出，要事不漏，一般一条一事、每条大事 涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程，因果 关系等均应揭示出来。按月记述、或按年度记述。
全宗卷（六） 本单位历年来的销毁清册。
目录
五、全宗卷的整理
1、文件材料以件为单位进行装订；
2、编制文件材料目录，设置件号、责任者、
全 宗 卷 规 范 中华人民共和国行业标准DAT 12-94
全宗卷规范中华人民共和国行业标准DAT 12-94全宗卷规范中华人民共和国行业标准DA/T 12-941 主题内容与适用范围1．1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
1．2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。
1．3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。
2 引用标准DA/T 1--92 档案工作基本术语GB 9705--88 文书档案案卷格式3 全宗卷编制原则3．1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
3．2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3．3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
4 全宗卷的主要内容4．1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。
4．2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。
4．3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4．4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
4．5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
4．6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
4．7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
5 全宗卷的整理5．1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
全宗卷整理规则
(2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只 有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的 先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度， 可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。
(4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。
全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明；
3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温 湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档 案抢救与修复情况报告；
5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、 档案基本情况统计；
全宗卷卷内目录
序号 目录号
文 件 题名
全宗号
保管期限 年度 备注
全宗卷盒格式
卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗 名称、案卷题名、编制日期。
再见
6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利 用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典 型事例等；
7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机 辅助管理等情况的说明材料等。
五、全宗卷的整理
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2. 大事记
a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参 考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反 映一个地区的重大事件）、专题大事记（如党建大事记等）
b. 一般要求每年进行拟写。
c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。
2）全宗管理机构和全宗档案数量；
3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
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c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面）
全宗卷 整理规范
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一、相关概念
• 全宗 • 全宗卷 • 全宗号 • 全宗管理机构 • 全宗构成者
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·全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即 一个机关（单位）的全部档案。
·全宗卷 fonds descriptive file
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三、全宗卷的主要内容(共九项）
• 全宗介绍类 • 档案收集类 • 档案整理类 • 档案鉴定类 • 档案保管类 • 档案统计类 • 档案利用类 • 新技术应用类 • 综合全宗卷
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（一）全宗介绍类
全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
．以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种 名称。 ．以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容， 并列举文种名称。 ．以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本 职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
【档案员培训资料】档案馆(室)全宗卷规范课件
全宗卷的内容构成
⒋档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档 案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴 定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的 报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清 册）等。 ⒌档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档 案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍 贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档 案保管状况分析和工作总结、报告等。
档案馆（室）全宗卷规范
一 全宗卷的定义
由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有 关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工 具。
旧版本全宗卷定义：是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能 够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
二
全宗卷的作用和编制原则
1、全宗卷的作用 ⑴有利于全宗的连续管理 ⑵有助于档案管理人员熟悉情况，进一步 提高工作效率 ⑶有助于综合利用档案材料
全宗卷的整理
编号举例： 73—１—２（中共襄阳市委全宗，全宗介绍类， 第２件）
全宗卷的整理
⒌编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别， 以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。目录格式 见附图。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。 当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中， 注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
全宗卷的整理
⒊文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时
间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续
排列。
全宗卷的整理
⒋文件材料编号。在文件材料首页上方的空白处进行 编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分 组成。
⑴全宗号填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷
的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。 ⑵类号填写1—8条的序号。 ⑶件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
全宗卷规范
6、档案统计
• 档案收进、移出登记；全宗内档案基 本情况统计；档案分类统计；重要的 利用统计；档案复制抢救情况统计； 档案目录（案卷级和文件级）录入及 重要档案扫描（数字化）情况的统计 表等。
15
7、档案利用
• 档案编研材料（如年鉴、专题介绍、 基础数字汇集、各类文件汇编等）； 开放利用和控制使用范围说明；档案 汇编公布出版情况及报批文件；档案 查、借阅登记；档案利用效果分析； 档案产生社会效益或经济效益的典型 事例等
总之，按全宗整理，是整理档案的科学方法。 任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。
4
全宗卷是什么？
• 全宗卷是对全宗管理的重要工具和 手段，它是由在全宗管理过程中所 形成的管理记录性材料构成的一个 案卷，实质上是档案管理过程中所 形成的“档案”，是档案管理活动 的原始记录，是围绕全宗的管理活 动形成并以一个个全宗为单位组合 成案卷。
（8）新技术应用 50-8——1 、2、3 （卷号流 水
23
全宗卷盒的外观（封面）
全宗号 50（-1-1）
5Leabharlann 全宗卷是全宗的“档案”，但不是 全宗内的档案，在管理上应单独存 放并实施同样管理，不能与全宗混 在一起，也不能将其作为全宗内的 一个案卷对待。
6
全宗卷的作用： 全宗卷是在管理档案过程中产
生的档案，它记载了档案工作的 基本情况，反映了立档单位和全 宗的历史演变，是人们熟悉档案， 做好档案管理工作的一种有效管 理工具。每个单位档案室均 应建立全宗卷。
档案必须按全宗整理，其主要意义如下： （1）按全宗整理，符合档案工作必须 维护党和国家历史真实面貌的要求。一 个单位的全部档案能系统反映这个单位 成立以来历年的活动情况，反映其职责、 任务、工作发展、生产经营等情况，只 有维护了每一个单位的历史真实面貌， 才能从总体上维护党和国家的历史真实 面貌。所以，一般说，同一单位的档案 不能分散，不同单位的档案不能混淆。
全宗卷规范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15 年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[ 永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套];⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订; ⑷科技档案：总、分类目录; ⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录 1 套；⑹ 资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
《全宗卷》的建立与规范
《全宗卷》的建立与规范——2012年市府楼内机关档案工作推进会集中辅导一、全宗的概念：（一）全宗的定义：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。
（二）全宗的基本含义：它包括了三个方面。
1、全宗是一个有机整体；2、全宗是在一定的历史活动中形成的；3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
（三）全宗的类型：主要包括以下几种。
1、按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗。
2、按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。
后三种也被称为全宗的补充形式。
（四）构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗。
1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
二、全宗卷的定义：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”。
它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
三、全宗卷的特点和作用：1、全宗卷不是该全宗内文件的组成部分，而是档案馆和现行机关档案室在本身的工作活动中形成的一种档案。
但是全宗卷与其全宗有密切的联系，所以它不固定保存在形成全宗的档案馆(室)，而是随同全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案馆和档案室。
掌握了全宗卷成分的不定型性和保存单位的流动性，有利于全宗卷的管理和发挥它的作用。
2、全宗卷是档案馆(室)管理全宗的一种工具，为管理人员提供了方便。
由于全宗卷存储了记述和反映全宗档案及发展变化的原始凭证和有关资料，可以为全宗的整理、鉴定、统计、利用服务，并且为进一步收集该全宗范围内的档案，提供了重要的依据。
全宗卷规范说明书
全宗卷规范说明书一、前言全宗卷是在档案管理工作中起到至关重要作用的一种载体。
为了规范全宗卷的创建和管理，提高档案管理效率和质量，特编写本《全宗卷规范说明书》。
本说明书旨在指导档案管理人员正确操作和处理全宗卷，确保档案管理工作的顺利进行。
二、定义全宗卷是指按照特定的规范和标准组织、分类和保存档案文件的载体。
它是档案管理的基本单位，能够对档案文件进行合理的组织和管理，以便于查找、交流和利用。
三、全宗卷的要求1.文件分类全宗卷根据文件的内容、形式和功能进行分类，以方便文件的组织和检索。
具体分类标准应根据不同机构和部门的需求进行制定，并在全宗卷上明确标注所属分类。
2.文件编排全宗卷中的文件应按照一定的顺序进行编排，以便于档案管理人员和使用者的查找和使用。
一般可以按照文件的日期先后、文件的编号顺序等来进行编排。
3.文件标识全宗卷上应加以醒目的标识，包括全宗卷的编号、名称、所属机构和部门、日期等信息，以便于快速识别和归档。
标识应清晰、易读，并且在存放地点进行明确记录。
4.文件整理全宗卷内的文件应进行整理和整齐摆放，确保文件的完整性和安全性。
文件的翻动和取用应尽量减少，避免对文件的损坏和丢失。
5.文件修整全宗卷中的文件应定期进行修整，包括查漏补缺、整理次序和检查文件质量等工作，确保文件的完整性和可读性。
修整时应注意不影响文件的原貌和完整性。
6.档案流转全宗卷应有明确的流转记录，记录卷的借阅和返回情况，确保卷的遗失和混乱。
卷的流转应按照相关规定办理手续，且应有专人负责。
7.档案存放全宗卷应存放在封闭、干燥、通风的环境中，并且具备防火、防潮、防虫等措施。
存放环境应定期检查和维护，确保全宗卷的安全性和可持续使用性。
8.安全控制全宗卷的管理应建立相应的安全控制措施，包括卷的防火、备案登记、权限管理等。
未经授权人员不得随意接触和移动卷，确保档案的安全性。
四、总结本《全宗卷规范说明书》旨在以规范和标准化的方式指导档案管理人员正确处理和管理全宗卷。
全宗卷全宗介绍整理规范要求
三、全宗介绍的结构内容
(一)立档单位历史沿革介绍。主要包括： 1、立档单位的名称和性质， 2、立档单位成立时间、坐落地点及相 关历史背景， 3、立档单位的隶属关系，
三、全宗介绍的结构内容
4、立档单位的职能、任务及职权范围、 所辖区域
5、立档单位内部机构设置及其演变情况， 6、立档单位主要活动情况，经历的重大
❖ 2、卷二：档案收集：档案交接文据、移交目 录，接收、征集记录，档案来源和价值说明 等主要包括:１文书、会计、专业、基建、照 片、声像、实物等不同门类或载体的档案交 接收据；２档案移交目录等。（1、2为必要 项）
全宗卷的主要内容包括
❖ 3、卷三：档案整理：主要包括：１档案分类方案； ２档案整理情况说明等。整理工作方案、分类方案、 案卷目录说明、整理工作小结等。
全宗卷编制原则
❖ 1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以
❖ 2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清
❖ 3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的 特点，保持文件材料间的有机联系，反映 全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
全宗卷整理
❖ 1、全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续 而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全 宗管理中产生的文件材料，先归入预设的 卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及 时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
一、全宗介绍的概念
封页 包括全宗介绍名称、时间、全宗 号。 正文 a、全宗构成者沿革
b、全宗内档案情况简介 c、全宗内档案内容与成分介绍 备注
二、全宗介绍的作用
1、编写全宗介绍是档案室不可缺少的基 础业务建设、通过全宗介绍，可以对整 个全宗档案的管理形成情况、档案的内 容以及全宗内的重点档案获得全面了解。
❖ 6、卷六：档案统计，主要包括：1各类档 案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。
全 宗 卷 规 范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
中华人民共和国行业标准-全宗卷规范
中华人民共和国行业标准DA/T12-94全宗卷规范1、主题内容与适用范围1.1全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
1.2本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。
1.3本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。
2、引用标准DA/T1-92档案工作基本术语GB9705-88文书档案案卷格式3、全宗卷编制原则3.1档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
3.2全宗卷的各种材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3.3全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
4、全宗卷的主要内容4.1档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。
4.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
4.3档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4.4档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
4.5档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
4.6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
4.7档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
5、全宗卷的整理5.1全宗卷内谇材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
5.2整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
全宗卷、全宗介绍整理规范要求
全宗卷整理
5、编号 卷内文件材料逐件编号，每类中每一件给
一个编号，从第一件始依次顺延，如“１ 至１０”；每类中的文件材料均从“１” 始依次顺延。每件文件材料按实际页数在 右上角编页码。 每一类全宗卷文件材料过 多时，可分成数卷，形成若干分卷，卷号 编制为：“1-1，1-2”，件号连续不断开。
三、全宗介绍的结构内容
(一)立档单位历史沿革介绍。主要包括： 1、立档单位的名称和性质， 2、立档单位成立时间、坐落地点及相 关历史背景， 3、立档单位的隶属关系，
三、全宗介绍的结构内容
4、立档单位的职能、任务及职权范围、 所辖区域
5、立档单位内部机构设置及其演变情 况，
6、立档单位主要活动情况，经历的重 大事件、执行的特殊任务、主要人员 姓名及其变化情况等。
三、全宗介绍结构内容
全宗历史概况。 1、档案的来源、数量、整理分类原
则，起止日期，保管完好程度，是 否原件， 2、进档案室后保管整理与鉴定销毁 情况，
三、全宗介绍的结构
3、档案被利用情况，档案编目情 况，检索工具，计算机管理系统软 件情况及其他需要说明的问题等。
三、全宗介绍的结构
全宗内档案情况简介 1、档案的数量及保管期限； 2、档案的完整程度； 3、档案的利用价值及鉴定情况； 4、检索工具的配置情况； 5、档案的整理情况。
全宗卷是管理全宗档案的重要工具。 （2012年进行修改替代原标准 DA/T12—2012）
通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档 案”，是管理全宗的档案，是管理档案的档 案。
Байду номын сангаас
全宗卷的含义
全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是 档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成 的，能够说明该全宗历史情况的有关文件 材料所组成的专门案卷。它详细和全面地 记载了立档单位和全宗历史变化情况，在 整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档 案的“档案”，对于档案馆、室的业务工 作具有重要意义。
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《全宗卷规范》本标准代替DA/T 12—94
前言
本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。
本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。
本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君
本标准所代替标准的历次发布情况为：
DA/T 12—94
全宗卷规范
1 范围
本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88文书档案案卷格式
GB/T 12967—92全宗单
GB/T 12968—92档案交接文据格式
DA/T 14—94全宗指南编制规范
DA/T 18—1999档案著录规则
DA/T 1—2000档案工作基本术语
DA/T 22—2000归档文件整理规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
全宗卷fonds descriptive file
由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2
综合全宗卷synthesize fonds descriptive file
由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
3.3
全宗属类fonds category
馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。
档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
4 全宗卷编制原则
4.1 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
4.4 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。
5 全宗卷的内容构成
5.1 全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
5.2 档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
5.3 档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
5.4 档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
5.5 档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
5.6 档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。
5.7 档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
5.8 新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
5.9 综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，5.1—5.8中涉及多个全宗的文件材料。
6 全宗卷的整理
6.1 文件材料装订。
文件材料以件为单位进行装订。
6.2 文件材料分类。
属于同一全宗卷的文件材料，按本标准第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条进行分类。
6.3 文件材料排序。
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。
新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。
6.4 文件材料编号。
在文件材料首页上方的空白处进行编号。
文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。
6.4.1全宗号填写文件材料所属全宗的编号。
综合全宗卷的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。
6.4.2类号填写5.1—5.8条的序号。
6.4.3件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
编号举例：
SZ1—１—２（中共湖北省委全宗，全宗介绍类，第２件）
6.5 编制文件材料目录。
全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。
目录格式见8.2。
新增文件材料在相关类目中接续编制目录。
当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
6.6 文件材料装盒。
全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。
文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。
装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。
卷盒式样见8.1。
6. 7 编制全宗卷盒号。
全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。
综合全宗卷单独编制盒号。
７全宗卷的管理
7.1 档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。
7.2 区分馆藏档案全宗属类的档案馆，也可按照全宗属类分别集中管理全宗卷。
7.3 保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。
也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。
7.4 档案室建立全宗卷，宜采用双套制。
档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。
８卷盒及目录格式
8.1 全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。
封面与脊背分别设置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度为30mm、40mm两种规格。
卷盒式样见图A.1。
8.2全宗卷文件目录采用A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、表格形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。
目录式样见图A.2。
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