财务office培训教材七

财务office培训教材七
前言：由于大家平时工作紧张，没有时-间对OFFICE进行系统的学习，为了提高财务人员办公软件作业水平，对于常用的OFFICE软件的相关技巧作了简单的归纳，便于大家能够提高工作效率，提高工作品质。

所选技巧均为日常所用，若有其他OFFICE实际作业的相关问题，也希望能和我一起探讨。

现在目录中按照难易程度增加了A，B，C三个级别。

A为简单，B为中等，C为较难，以上分类均为个人意见。

编者：张习文
1．给文件夹贴一个漂亮标签,便于快速找到指定文件夹
很多时候,我们在电脑里面,大量的文件夹中需要找到一个常用的文件夹会比较困难,其实我们可以给这个文件夹打一个标签,这样就能很方便找到了(文件显示方式”缩略图”).
A,方法一: 右键文件夹—属性—自定义—更改图标—可以选择一个与其他文件夹不一样的图标(这里图标比较少,且大部分为系统图标,若要做出其他的个性图标(如我这里有一个叫三贵的文件夹,我需要该图标显示汉字”三贵”),请看B)
B,方法二：在A中”更改图标”的上方,可以看到”选择图片”,我们通过选择图片就可以让文件夹显示成图片的样子,比如放上一张自己的照片,或者自己进行编辑相应的文字图片(如果想做一张以文字为内容的图片,请看”2”),那样可以方便自己快速识别文件的内容.
2．用EXCEL快速做文字图片
我们平时可能觉得做个图片肯定麻烦,但你只要用上EXCEL快照后,就会觉得做图片是这样的轻松.(其他方法(比如用截屏)做出的图片需要裁减,且不清晰)
1.首先我们在工具栏上添加”照相机”的图标,方法:在”菜单”后面的空白处,右键---自定义—命令—工具,就
可以看到下图,看到”照相机”后,选中该图标拖放到EXCEL的工具栏
.
2.然后我们在EXCEL上输入我们想要的文字,如”财务报表”,并调整好大小,选择好相应的颜色.如下图
.
3.选中该单元格,单击”照相机”的图标,然后在该表任意空白处单击,立即就生产一张图片,最后我们把该图
片保存,该EXCEL文档另存为”网页”(在保存类型中选”网页”),在该文档保存的地方,就可以看到这张图片.
如果要将他变成文件夹的图标,则参见”1”.
3．给单元格加个下拉菜单可以选择相应内容
我们在输表格时,可能对于一些固定内容,想进行简单的选择,这样的好处是:1,提高输入效率:2.减少输入的错误;3,便于数据的一致性.
我们可以通过设定单元格的一致性,来给单元格加一个下拉框.,比如说我们要输入性别,让下拉框自动出现”男””女”,或者,我们在填籍贯时,自动出现”湖南””安徽”等省份的名称.(下面以选择员工“性别”为例进行讲解)
1.首先选中表格中需要填入‘性别“的列,然后菜单”数据”—“有效性”,就可以看到如下图片所示内容
2.”确定”后,点击该列的单元格时,就会出现下拉菜单,可以选择性别了.
4．关于选择性粘贴的技巧问题(只要数据和格式,不要原表公式)
要是我们需要从A表复制全部内容到B表,却发现A表中很多公式和链接也被复制过来,如果不希望保留这些链接和公式,其他都一模一样,应该怎么办呢.
我们在复制表格时,可以分两部,第一,复制后选择性粘贴—数字;第二,选择性粘贴—格式. 两步就可以复制完成。

5．用绘图工具栏快速绘制组织架构图
如果您还在用Excel拼凑组织架构图或者用WORD一笔一划的编制组织架构图的话,请看下面的讲解,下面的功能在Excel2003,Word2003,Powerpoint2003中都具备的.
1.在菜单栏附件空白处右键,在”绘图”上打钩
2.窗口下方可以看到一个环行的图标(在人像附件),点击后就可以看到下面这个窗口,点击第一个即可.具
体编制组织架构图,这里就不详述了.
6．在工作簿中快速切换工作表
按下Ctrl+Page Up组合键，在不同工作表之间，按工作表顺序从后向前切换（从Sheetn直到Sheet1）。

按下Ctrl+Page Down组合键，在不同工作表之间，按工作表顺序从前向后切换（从Sheet1直到Sheetn）。

7．按照姓氏笔划的多少排序
对“姓名”进行排序时，国人喜欢按“姓氏笔划”来进行：选中姓名列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（如图），选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。

8．在表格上面加空行
在Word文档中，如果一个表格位于首页且上面是没有空行，要想在其上添加标题可以将光标置于左上角第一个单元格中(单元格内有文字则放在文字前)，回车，表格上方就会空出一行了。

注意:如果表格上方有文字或空行，这种方法无效。

9．快复制任意文本块
有些时候我们在使用Word2000时，需要把其中的某一块文字或图形移到其它地方，这时使用Word2000的区域移动功能将显得十分轻松。

具体方法是：首先将光标定位到需要移动的文本块的左上角，然后同时按住Shift和Alt键，再将光标移到文本块的右下角结尾处，这时两点之间的文本块就会被选中，点击鼠标右键，选中“复制”，找到你要复制到的目标位置，点击右键，选择“粘贴”即可。

10. 快速输入省略号。