公文写作交流

公文处理交流材料二○○五年八月目录公文的重要性公文及公文处理公文种类公文格式常用公文及其写法常见病症公文的重要性一个部门，其职权是有限的，超出其职权的工作，需要向上级单位请示、汇报；一个单位，有大量的工作需要基层单位落实，需要一个载体来布臵安排工作。

而公文正是各单位、各部门布臵、安排、请示、汇报工作的重要载体。

现实中，从政府到企业，每个单位都在与公文打交道，我们同样如此。

在座的各位工作中谁都离不开公文。

公文质量的好坏，对工作影响极大：可能造成工作延误；可能影响发文单位的形象；可能影响作为上级单位的权威。

公文及公文处理定义------什么是公文：公司的公文，是公司在经营管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司开展经营管理活动的重要工具。

------公文的两个特点：一是具有法定效力；二是具有规范体式。

------什么是公文处理：指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理原则原则一：贯彻党政分开原则，业务经营管理类工作不以党委名义行文，党内事务不以公司名义行文。

原则二：坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全原则三：坚持保密原则，保守国家秘密和公司商业秘密的安全。

公文管理机构办公室（人事行政部）是公文处理的管理机构。

各单位办公室（人事行政部）应当设立文秘部门或配备专职人员负责公文处理工作。

一是主管本单位公文处理工作；二是指导下级单位公文处理工作。

公司公文种类•国家行政机关公文处理办法‣（国发…2000‟23号）规定，国家行政机关公文种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。

根据公司实际，公司公文种类一般不包括命令、公告、通告、议案四种，即公司公文种类为上面用红色、斜体字标出的9种。

公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等18部分组成。

公文格式一、秘密等级和保密期限：涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

二、紧急程度：分“特急”、“急件”、“普通”三种。

紧急公文，应当根据公文的时间要求注明紧急程度，必要时可注明公文的送出时间。

公文格式三、发文机关标识：使用发文单位的全称或者规范化简称，后面可以加、也可以不加“文件”字样。

总公司公文目前不加“文件”字样。

联合行文，主办单位排列在前。

公文格式四、发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，联合行文，只标明主办单位发文字号。

如“国发…2005‟23号”、“合保发…2005‟1号”。

公文格式五、签发人：上行文应当注明签发人姓名。

下行文无须注明签发人。

六、公文标题：由介词“关于”、公文主题和文种三部分组成。

要求：（一）准确简要地概括公文的主要内容；（二）标明公文种类；（三）除法规规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

公文格式七、主送单位：公文的主要受理单位，即需要按照公文内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使用全称或规范化简称、统称。

八、正文：常见公文正文怎么写，我们稍后再讲。

公文格式九、附件：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

但一份文件仅仅是下发一项制度或规定，那么该制度或规定可不视为附件，如•关于下发†员工休假制度‡的通知‣, •员工休假制度‣即不属附件，当然•员工休假制度‣本身可能有附件，那又另当别论。

公文格式十、印章：公文除会议纪要外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办单位盖章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

十一、成文日期：以负责人最终签发日期为准。

其中，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

公文格式十二、附注：公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

如“请示”中的联系人姓名和电话。

十三、主题词：除会议纪要外，公文应当标注主题词。

主题词一般为3至5个，包括公文内容和文种。

上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。

公文格式十四、抄送单位：除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，使用全称或规范化简称、统称。

十五、承办：公司内部下发的公文，版记中抄送单位之下加“承办：×××”及承办人联系电话，以方便联系工作。

对外发文不加。

公文格式十六、文字：从左至右横写、横排。

在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

十七、公文用纸：国际标准A4型（210×297mm)，左侧装订。

十八、标识规则：公文各组成部分的标识规则，参照•国家行政机关公文格式‣国家标准执行。

公文格式急件合保发〔2005〕1号签发人：XXXX关于XXXXX 的请示中国保险监督管理委员会：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。

妥否，请批示附件：1.2.二○○五年八月二十五日（联系人：XXX;电话：XXXXX 。

）机密★半年合众人寿保险股份有限公司文件主题词：高级管理人员任免请示抄送：湖北保监局。

打印：XXXX 共打印5份合众人寿保险股份有限公司2005年8月25日印发行文规则一、行文应当确有必要，注重效用。

凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。

二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，原则上实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。

总公司公文只发送二级机构，不直接发送三、四级机构；三、四级机构一般不得直接向总公司行文。

行文规则三、总公司公文一律以总公司名义行文，总公司各部门无发文权，各部门不得向二级机构行文，只能就相关工作向二级机构对口部门发工作通知书。

四、二级机构必须以单位名义向总公司报送文件，一般不得直接向总公司各部门行文。

二级机构的部门不得向总公司行文。

行文规则五、二级机构向下级单位或者本系统的重要行文，应当同时抄送总公司。

六、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级单位应当责令纠正或撤销。

七、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。

“报告”不得夹带请示事项。

行文规则八、除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

草拟公文注意事项一、符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。

二、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

三、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

四、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

草拟公文注意事项五、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写月、日。

年份要完整表述，如“2005年”不能写成“05年”，正文中一般也不写成“二○○五年”。

草拟公文注意事项六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

常见错误有：“（一）、”，“1、”，“（1）、”。

七、应当使用法定计量单位。

八、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

草拟公文注意事项九、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

十、会议纪要中，姓名职务并用时，一般姓名在前，职务在后。

姓名职务之后不再加“同志”字样。

草拟公文注意事项十一、草拟公文，一律使用公司统一的发文稿纸，并按规定填写有关内容。

十二、草拟公文（包括以后的修改、审批和签发等环节），一律使用钢笔或黑色签字笔，禁止用铅笔或圆珠笔等容易褪色、涂改的书写工具。

书写要工整易认，不得在装订线外书写。

草拟公文注意事项十三、拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人应当主动出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。

常用公文的写法---请示一、什么是请示是下级机关向上级领导机关提出请求，并要求回复的一种上行公文。

二、请示的分类（一）请求指示的请示：是请示单位对有关方针政策的理解和执行有不够明确、把握不准或存在着不同理解之处，需要上级机关给予原则上的指示的一种上行公文（如赔案该不该赔、赔多少的请示）。

（二）请求批准的请示：是请示单位对本单位的人事安排、机构设臵等事项或问题向上级机关请求办理的一种上行公文。

二、请示的分类（三）请求批转的请示：是请示单位将请示的事项报请上级机关批转执行的一种上行公文（如某省保监局报省政府要求批转加快该省保险市场发展意见的请示）。

（四）请求解决问题的请示：是请示单位因工作中遇到无力解决的困难，要求上级机关提供具体帮助的一种上行公文（如分公司要求总公司增加广告投入的请示）。

三、请示的写法（一）标题：关于+事由+请示。

（二）开头：写明请示的缘由或根据。

（三）主体：写出具体、简明、条项清楚的请示事项。

（四）结尾：一般用“妥否，请批示”、“以上当否，请批示”、“以上请示，请予审批”（后面不要加任何标点符号）。

（五）落款：只落大写时间款，并在时间上加盖公章。

（六）有关要求：事前行文，一事一请示，语气谦和得体。

一、什么是报告是行文单位向上级机关汇报、反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，以取得上级对工作的指导和支持的一种陈述性的上行公文。

二、报告的分类（一）工作报告：是下级单位向上级单位报告工作情况的上行公文。

又可分为综合工作报告和专题工作报告，如年度工作报告（综合）、某项活动开展情况的报告（专题）（二）情况报告：是用来反映工作中遇到的问题、特殊事件、灾害性事故等情况，以便上级机关及时掌握的一种上行公文。

如重大赔案的报告、重大人员伤亡的报告。

二、报告的分类（三）建议报告：是下级机关就工作中的重大问题和事项，专门向上级机关提出建议时使用的一种上行公文。

（四）答复报告：是针对上级机关的询问而汇报有关情况的一种上行公文。

如保监会交办的投诉件调查处理情况报告。

常用公文的写法---报告三、报告的写法（一）标题：关于+事由+报告。

（二）开头：写明报告的缘由、目的、意义或根据，一般用“现将有关事项报告如下：”引出下面的主体。

（三）主体：陈述、说明报告事项。

（四）结尾：一般用“特此报告”（后面不要加任何标点符号）结束。