OA系统在企业信息化中的作用

OA系统在企业信息化中的作用

随着集团公司信息化进程的深入，OA软件的建设也已提上日程。对于OA的概念，大家也许并不陌生，在IT技术飞速发展的今天，OA早已不是一个新鲜的名词，当传

统的决策模式不能适应瞬息万变的信息社会，为了提高工作效率，加快企业内部信息

沟通，客观上需要一个快速有效的OA系统来进行一系列有效的沟通。因此,OA系统建设也被视作衡量企业现代化管理的标准之一。

OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。简单的说，就是采用各种计算机技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高

效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

广义上讲，OA是一个循序渐进的过程。OA项目的实施并不是集中在一段时间就可以完成的，计算机和复印机可以视作办公自动化开始的标志，各种OFFICE软件的使

用在很大程度上提高了个人的工作效率，随着企业计算机网络的建设，特别是企业内

部网络各个信息系统不断完善，利用网络进行协同工作的需求即OA软件的需求就应

运而生了。

如何理解OA系统的作用呢？如果将企业比作人的生命体，那么OA系统就是人体

中的神经网络系统，传递领导理念、指令，协调全身肌肉、四肢和谐运行，愉快工作，使企业充满生命力和战斗力，为企业提供一种管理新境界。具体来说，实施OA系统

可帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监

控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现

公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合

了组织内部的信息流。

首先，OA系统是一个信息发布的平台。OA系统在内部建立一个有效的信息发布

和交流的场所，例如：公告、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在企

业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。而内部的

邮件系统，短信系统，即时通讯系统等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。

其次是实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个部门都存在着大量流程化

的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，通过实现工作流程的

自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。同时，由于工作流程的自

动化，也强化了领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，有利于及时发现

问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

OA系统也可以实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限

进行使用和共享。就集团公司实际情况而言，目前的档案管理系统已提供了集团公司

文档资料归档功能。而通过数据接口的功能加入到OA系统以后，则可以把文档使用

范围大大扩展开来。比如说，单位新进的员工，只要管理员给他注册一个账号，给他

一个口令，他自己上网就可以看到符合他身份的权限范围内的企业内部积累下来的各

种知识，这样就减少了很多培训环节。

OA系统还可以实现辅助办公，协同（远程）办公的功能。辅助办公包括如会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种办公。而协同办公。支持

多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，随着地域分布越来越广，

移动办公和协同办公将成为很迫切的一种需求，而OA系统可以使相关的人员能够有

效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

“工欲善其事，必先利其器“。做为一个现代化企业，OA系统的建设具有重要作用，我们应该看到OA系统虽然是一个促进办公的工具，然而又不仅仅限于工具，自

动化的流程必然会带来某些工作流程的改变。正如前面说到的OA是一个循序渐进的

过程。其本身也是在不断修改于部署之中螺旋上升，从而推动企业不断向前发展。