2013年秘书资格考试复习资料第四章会议与商务活动
秘书国家职业资格(三级)核心讲义(会议管理)【圣才出品】
秘书国家职业资格（三级）核心讲义第4章会议管理考点梳理了解检查会务筹备情况和向领导汇报会议筹备情况的方法。
一、会前筹备（一）拟订会议筹备方案1．会议筹备方案的含义会议筹备方案，也称为会议预案，是指秘书在召开会议之前就会议准备工作的组织和实施形成的文字。
2．会议筹备方案的作用（1）了解会务工作的全局；（2）加强协调沟通；（3）确保会议目标的实现。
3．会议筹备方案的特点（1）全面性和具体性；（2）计划性；（3）明确性。
4．拟订会议筹备方案的原则（1）严格时间的原则；（2）事项明确性原则；（3）会议必要性原则。
5．会议筹备方案的内容（1）会议主题与议题；（2）会议名称；（3）会议议程；（4）会议日期；（5）会议时间；（6）会议地点；（7）会议需要的设备和工具；（8）会议文件；（9）与会人员的组成和人数；（10）与会人员的编组；（11）会议的食宿安排；（12）确定会议经费预算；（13）会议的筹备机构和完成任务的期限。
6．会议筹备方案的拟写（1）标题。
由会议名称加上“筹备方案”组成。
但要报上级批准的筹备方案应用“请示”的形式，但由于筹备方案不宜直接行文，可以作为请示的附件。
（2）正文。
正文包括会议筹备工作的基本内容、各小组分工和任务的完成期限等。
（二）拟订会议的应急方案1．会议应急预案的作用（1）早做准备；（2）缓解危机，控制事态发展，提高管理效率；（3）出现意外时妥善应对，统一步调。
2．会议应急预案的特点（1）有的放矢；（2）预防为主；（3）留有余地。
3．制订会议应急方案的原则（1）思想重视；（2）明确责任；（3）物质保障。
4．会议应急方案的内容（1）会议中可能出现的意外事件①人员不能按时到会；②场地不匹配；③设备不足或故障；④资料不足或短缺；⑤健康与安全受到威胁；⑥与会者情绪不满；⑦与会者返程出现问题；⑧行为不当。
（2）明确意外事件出现时工作人员的责任（3）处理会议中意外事件的方法①事先准备好备用发言人选，临时调整活动的安排；②根据实到与会人员调整场地，及时寻找替代场地；③解决好设备短缺或损坏问题；④随身携带会议文件或资料的原件或储存文件；⑤加强会前安全检查，发生突发事件后，要按照分工各负其责；⑥做好与会者的思想工作和解释工作；⑦做好与会人员返程工作；⑧避免出现行为不当的问题。
秘书资格考试复习笔记
秘书资格考试复习笔记(三级)第一章商务沟通1.在见面礼仪中要注意到：在日本，鞠躬是常见的传统礼节。
；在欧洲各国喜欢拥抱的礼节2.录像中可能出现用餐礼仪：注意3.馈赠礼仪中：（1）与法国人交往，不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。
（2）与美国人交往，两种场合可通过赠礼①圣诞节期间②当你抵达和离开美国的时候。
(3)与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。
（4）与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。
（5）与阿拉伯人交往，不送酒。
P3304.商务交往中，日本人不太尊重女性。
5.谈话礼仪中，（1）避谈政治、宗教等敏感话题（2）不要以自我为中心（3）避免询问他人穿着、饰物等价格。
（4）男士不问钱包，女士不问年龄。
6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。
P334中7.进餐礼仪时，餐巾放在腿上。
完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。
P3358.普通西餐的上菜顺序：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或者红茶。
P3359.吃甜点时，要用刀切开后，用叉取食 P33610.第一大题：背景：要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。
答：（1）做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费（2）书上第339页上中要点的第一点。
（3）书上第339页上中要点的第二点。
（4）进行岗前培训的基本原则和要求：①.不卑不亢：不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。
②依法办事：国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。
③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。
④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。
P339（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。
方法有：（1）按身份与职务的高低排列。
秘书实务第四章(会议管理)
如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会 者事先了解的情况，应随信寄发一份
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地 址、邮编、电话、发信人姓名
对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多 套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地 址要注意随情况变化不断更新
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序 （二）会议时间的安排
1．确定会议的时间 2．会议议程与会议日程
会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的 问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排
第四章 会议管理工作
第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
确定会议与会代表的组成 确定会议文件的范围，做好文件的印 制和发放工作 确定会议经费预算 确定会议住宿和餐饮安排 确定会议的筹备机构
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（三）会议筹备方案的作用
确保会议的周密安排 确保会议服务质量和沟通协调到位 确保领导的意图得以贯彻执行
会场位置必须让上司和与会者方便前往 会场的大小应与会议规模相符 场地要有良好的设备配置 场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区 选择会议地点应考虑有无停车场所
场地租借的费用必须合理
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（四）正确确定会人员范围 （五）准备会议文件资料
为上司撰写会议文稿 为上司准备材料 组织好发言人的文稿 准备资料袋
国际会议前排右前方发言
自考商务秘书复习资料
第一章绪论一．商务秘书学,是一门专业秘书学,它所探讨的是商务秘书活动的基本规律,属于具象学科的范畴.二．商务,这一概念的含义也十分广泛,它不单纯是指商业,而是包括工业企业,农业企业,商业,服务企业等领域在现代市场经济环境中所发生的一切商业性活动.三．商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业,他们具有熟练的行政管理与文字处理技能,以投资经营者和商务管理者为服务对象,主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作,有时,在授权范围内履行代理职权.四．时至今日,人们仍然将经营商业称作“陶朱事业,端木生涯”,其中“陶朱”是指范,“端木”是指子贡. “陶朱事业,端木生涯”就成了中国工商界的世代楷模.五．西汉以前“秘书”一词用以指物:东汉以后,“秘书”一词才演变成一种官职,用以指人；曹魏时期“秘书”一词的含义才与今天基本相同.六．1912年1月,中央政府中正式使用“秘书”这一名称的完整机构和人员设置才算确定下来.七．商务秘书要成为一种独立的社会职业,组成有一定影响的社会集团,必须具备两个前提条件:一是市场经济的发展,二是现代规模商业的形成.八．商务秘书工作,是辅助企业领导中枢和为领导者综合情况,传递信息,提供预案,辅助决策,管理事务,协调关系,保证本企业高效能运转的一项重要工作.简要地说,商务秘书工作主要是参与运营,辅助决策;管理事务,综合服务.九．商业组织结构的发展其主体形式大概可以分为两大时期:一是家庭(家族)商业组织结构时期,二是商业企业化组织机构时期.十．随着商品流通的不断发展,其组织形式也在不断变化.首先是由单体企业发展到商业公司,再由公司发展到商业企业群体.十一．三次技术革命:第一次是以蒸汽机的发明和使用为标志,第二次是以电的发明和使用为标志,1946年世界上第一台电子计算机的出现,揭开了第三次技术革命的序幕.十二．商务秘书工作的整体功能,大体以三个层次形式表现:直接辅助层.通称为商务助理.在这个班子的支持下,充分发挥“领导智囊”或“领导左右手”的作用.商务秘书工作辅助决策和实施综合管理功能主要依靠这一层次的商务秘书群体来实现.行政执行层.通称为经理秘书,具有较强的办事能力,则是这个群体的显著特征.办文,办会,办事功能主要依靠这个层次的商务秘书人员来实现.技术操作层,通称企业文员.具有明显的专业性和技术性.六大系统:以信息调研为主体的参谋系统.以计算机管理为主体的决策支持系统.以文件制发,传递为主体的办文系统.以树立企业形象为主体的公关系统.以接待来信来访为主体的稳定调节系统.以督查决策执行落实为主体的约束制约系统.十三．商业现代化包括两个方面:一是商业物质技术基础的现代化,二是商业企业管理的现代化.十四．商业企业管理现代化的具体内容大致包括以下五个方面:一是管理思想的现代化. 二是商业组织结构现代化.三是管理方法的科学化.四是管理手段自动化.五是管理人员的专业化.十五．商务秘书工作必须认真坚持贯彻准确迅速效益保密的原则(详见23页)十六．商务秘书工作的五大作用,即枢纽作用,助手作用,参谋作用,耳目作用,门面作用.十七．秘书行为,包含四个基本要素:一是行为主体,二是行为客体,三是行为环境,四是行为原动力.十八．唐代,是我国秘书学研究的第一时期和第二时期的分界线.十九．＜尚书＞，可以说是我国第一部秘书活动的资料汇编．二十．幕府幕友幕馆（培训机构）幕业(详见２９页)二十一．国外秘书学的翻译和出版：美国的＜韦氏秘书手册＞日本的＜秘书工作要诀＞二十二．现代经营管理之父法约尔＜工业管理与一般管理＞二十三．提出企业经营有六种不同的活动：技术活动，商业活动，财务活动，安全活动，会计活动和管理活动．而作为管理来讲．又有五项职能，即计划，组织，指挥，协调和控制．二十四．国外秘书人员，依据其服务对象，大体可分为政府机关秘书，公司秘书，私人秘书三大类．二十五．当前国外秘书工作呈现出三种发展趋势：一是社会化．二是专业化．三是现代化．二十六．目前，世界正在向一个全新的三Ｃ四Ａ社会迈前．所谓三Ｃ，就是通信化．计算机化和自动化．所谓四Ａ，就是工厂自动化，办公自动化，家庭自动化，农业自动化．二十七．外国与我国秘书学研究比较，具有三个明显特点：一是重技能操作，二是重经济商务，三是重活动个体的素质发挥．第七章一．商务决策，则是指为实现某一预定目标，运用现代决策理论和现代决策手段，根据经济效果的评价，对几种可能采取的方案作出合理的选择．二．区分概念：一是决策与决断二是决策与判断三是决策与决定政策（详见１８６页）三．战略决策是指对关系全局，长远的重大问题所进行的决策，属于高层次决策，它关系到方向，原则和目标的确定，意义重大，须特别谨慎．四．选择预案是决策的关键，要坚持以下几项原则：一是价值可实现原则二是＂外脑＂参入的原则三是时机原则四是预后原则五是修正性原则六是试验反馈原则五．秘书活动在决策过程中具有特殊作用主要表现在（一）秘书活动能给领导决策提供经常性的辅助（二）秘书活动能为领导决策提供综合性的辅助（三）秘书活动能为领导决策提供全程性的帮助六．商务秘书在实施辅助决策时必须遵守以下原则：（一）谋而不断原则（二）参谋适度的原则（三）法规制约原则（四）实事求是的原则七．在进行经营目录策划时，应重点考虑以下因素：一是供应地区的购买力水平和消费特点二是货源三是本企业的经营能力还要进一步选定必备品种目录，确定库存额度．八．商品流通渠道策划是采购，销售中的一项重要策划活动，它包括购销形式的选择和流通环节的研究两大内容．九．销售下降时的策划：（１）扩大经营范围（２）进行新产品开发（３）转移经营方向十．商品调运策划包括两个大的方面，一是运输方式的选择二是运输路线的选择十一．商品的物化劳动占用的主要是流动资金，而流动资金的占用中主要又是商品资金，因此，资金运用决策的重点要放在商品资金的运用上，其中又特别是商品库存资金占用的策划．第八章一．商务文书，是工业，农业，商业服务等企业，在市场经济环境中经营运作，贸易往来，协调公关，开拓发展等一切活动所需要涉及到的各种文书的总称．（了解一下）二．商务专用文书从其作用和写作体例来划分，可分为商务行为规范性文书，商务活动分析性文书，商务活动介说性文书，商务宣传公关性文书等四类．三．商务文书的办理，主要是指发文处理和收文处理两个方面的工作．发文处理是商务秘书机构的一项经常性工作，它的任务就是完成从签收草稿到文件发出这一全过程的各项技术性工作．四．文件用印有三种意义：一是代表权力，二是作为凭信，三是表示负责．五．收文处理是整个文件办理中的重要一环．具体工作程序包括以下七项：签收－＞拆封－＞登记－＞批文－＞增印－＞转发－＞催办六．所谓批文，是指对收到的文件进行批办．广东自考招生中心 七．通报适用于表彰先进，批评错误，传达精神，沟通情况．八．请示，是下级机关请求上级机关或业务主管部门对某项工作或某件事情给予指示，审核，批准或答复六.我国于1991年4月加入了“国际物品编码协会”(EAN)七.我国采用的是标准码,由中国物品编码中心统一组织和发布.前3位是国家代码,后4位是厂商代码,再后5位是商品代码,最后一位是校验码. 国家代码是由国际物品编码协会分配厂商代码由中国物品编码中心分配,商品项目代码由厂家编定.八:识别条形码:光笔阅读器激光枪九.质量是支撑名牌不倒的最根本的奠基石.十.广告效果优劣最终还是取决于产品信息的真实性.十一.商标局对驰名商标的认定,大体参照以下几个主要方面:1.商标注册和使用的年限 2.商标所批定的商品销售面3.广告费所占收入的比例4.商标所指的商品在消费者心目中的信誉5.商标是否在国际范围内注册或所指定商品在国外销售的情况6.商标所有者对商标的自我保护意识和实际效果.十二.外汇具有动态和静态两种含义十三. 外汇具体包括外国货币外汇有价证券外币支付凭证十四.基本汇率是指一国货币对关键货币的比例十五.报关:货物进出境时,由收货,发货人,或其代理人向海关申报,同时交验规定的单据和文书材料,请求办理进出口海关的手续,这一过程,叫做报关.第十一章一.汉语速记:是指运用特别简单的记音符号和词语速写符号迅速记录汉语语音的方法,技术和原理.二.汉语速记技术主要包括手写速记,机械速记和电脑速记.三.蔡锡勇出版的<传音快字>,是我国第一部汉语速记著作. 蔡璋出版的<中国速记学>,标志着我国最早的速记方式-拼音式速记符号正式成为快速书写汉字的工具.四.汉语速记的主要体系:1.正圆.拼音和音节式速记2.椭圆.拼音体系速记3.综合体系速记4.字母体系速记5.斜体,拼音体系速记五.校对一般包括校对整理,校对通读,校对校红和校对检查四个步骤..六.校对的方法:对校法,折校法,读校法.七.资料收集的原则:1.优选原则2.实用原则3.准确原则4.完整原则5.及时原则6.求新原则7.持久原则八.检索系统:就检索的工具和方式来讲,有机器检索系统和手工检索系统. 手工检索分目录体系和工具书体系.九.检索工具是文献检索必备的“钥匙”.十.检索方法:常用法追溯法循环法第十二章一.办公自动化指具有现代思想和技能的人,应用先进的办公设务和科学管理方法,充分利用信息资源,提高办公效率和质量的一种手段.二.美国发展办公自动化大体经历了在三个阶段:第一阶段为单机阶段第二阶段为局域网阶段第三阶段为一体化阶段三.办公自动化的主要功能有:1.文字处理自动化. 2.数据处理自动化3.统计报表制作自动化4.信息存储,管理自动化5.信息传递自动化6.行政管理自动化7.会议服务自动化8.语音处理自动化四.实现办公自动化的意义(一)适应信息社会需要的办公手段(二)提高办公效率和管理水平的有效途径(三)促进人员素质的重要条件五.同声传译:在国际交往中,由于语言不同,这就需要将一种语言翻译成另一种语言或多种语言,通过译音设备传递给与会者.六.常见的同声传译设备:红外线译音有线译音无线译音第二章从角色－＞多变性，多重性从职能－＞中介性，代理性从活动效益－＞隐匿性，显露性一．商务秘书活动主体的从属地位，决定其主体角色的本质是配角；而商务秘书活动方式的多重性，商贸领导需求的多变性，决定了商务秘书人员必须扮演多重角色．二．商务秘书的多重角色：助手角色参谋角色管家角色活动家角色三．相对于商贸企业职能部门的商务活动而言，商务秘书活动处于商务经营管理活动的中介地位，具有稳定的中介怀特征．四．商务秘书在职能上适时的代理性特征五．中介性原理有以下四个方面：一是充分发挥商务秘书活动的凝聚效应．二是要注重提高商务秘书协调活动的效益．三是加强商务秘书部门的监控职能．四是充分利用缓冲效应，平抑情绪，消除误解．六．相对于商贸企业领导管理活动而言，商务秘书活动在活动性质，活动效益和活动方式上具有隐匿性特征，因此商务秘书常常被人誉称为＂无名英雄＂七．商务秘书活动的效益是间接效益.第三章一．商务秘书的基础能力包括观察力，记忆力，注意力，想象力，思维力等．二．心理素质，又称为非智力结构，是指一个人的个性心理品质，包括心理过程，心理倾向和心理特征方面所具有的品质．三．商务秘书的心理素质对于强化商务秘书工作起主导作用主要有以下几个方面：（一）动机：动机是促使人们行动的原因，也就是人们产生和维持行动的个性心理倾向．动机的产生有两个因素：一是需要，分为个体机体的需要和社会需要；二是刺激，分为内部刺激和外部刺激（二）兴趣（三）意志：意志是人们自觉地确定目的，并为达到预定目标支配和控制自己的行动的心理过程．培养意志品质时要注意以下几个方面：一是自觉二要果断三需自制四应坚韧（需见６９页）（四）意识：商务秘书需要加强以下几种意识：一是创新意识，二是参与意识，三是竞争意识，四是经济意识（五）性格四．应变能力：就是适应变化着的环境和事物，完成原定任务和对突发性，意外性事件进行应急处理的能力．五.商务秘书的应变能力表现在：（１）善于观察，能够周密，详尽而又准确地捕捉变化着的新情况，新问题（２）思维敏捷，能够对新情况，新问题迅速作出判断，分析，综合和概括（３）多谋善断，遇事能拿出办法，采取对策（４）随机应变，能够在不丧失原则的前提下，灵活变通地处理各种意外情况．六．创造能力：１.创造性思维能力创造性思维是对具体思维主体具有新颖独到的认识，其最本质特征是突破，即创新和开拓．商务秘书的创造性思维主要表现在：（１）积极的求异性（２）敏锐的洞察力（３）开放的多向性２．预见能力３.判断和评价能力七．商务秘书进行心理调节的主要原则和方法有：１.要有正确的自我认识．２.要有正确的角色认知．３.要有宽宏大量的情怀４.要增强心理承受力．第四章一．商务秘书的事务管理从其内涵来看，具有商业性．商务秘书的事务管理从其目的来看，具有经济效益性．广东自考招生中心 商务秘书的事务管理从其工作形态来看，具有具体性．商务秘书的事务管理从其管理工作的作用形式来看，具有服务性．从商务秘书的事务管理工作对商务秘书的要求来看，具有综合性．从商务秘书的事务管理工作的处理方式来看，具有程序性．二．内部服务体系分为三个子系统（一）维持系统（二）保护系统（三）协调系统三．保密工作是指为了对国家和企业中尚不能公开的秘密事项加以保守或保护，使之不外泄的一项工作．四．我国的国家秘密划分为三个等处理级：绝密，机密，秘密．五．公文保密：指在公文在撰制，传递，办理和保管阶段的保密工作．（详见９６页）六．销毁．销毁秘密文件必须登记造册，经主管批准后，由两名以上机要人员护送至指定纸厂，监督销毁．七．电子计算机保密（９９页）八．会议作用：首先，会议是企业科学决策的重要方式．其次，会议是企业民主决策的必要手段．再次，会议是商业企业实施统一领导的重要工具最后，会议还是企业宣传，教育员工的重要方法．九．会议分类：商业企业常召开的会议种类有：内部业务会议外向业务会议纪念性会议交际会议十．印发会议通知：正文部分应该具有七个要素：１.会名２.会期３.开始时间４.地点５.与会人员范围或范围６.入场凭证７.联系单位或人员十一．座次安排以左为尊：最高最尊者排在首排的中间，其它以此为基点，以左上，右下的原则排列．十二．会议决议带有很强的指挥性，法规性．决议主要适用于重要的决策性会议，写好后须由大会主席团预审，修改，最后提交大会通过．在决议中应注明是由什么会议什么时间通过的．十三．会见：双方会晤一般称会见．地位高者会见晚辈地位低者,称接见或召见. 地位低者会见地位高者,客人会见主人往往称拜见或者拜会.十五.办公环境管理温度在20-25度之间,湿度最好在40%-60%之间.十六.机关物资管理内容一般分计划管理,材料管理,技术管理等方面.第五章一.公共关系:是一个组织为了实现自己的目标,利用各种传播手段与公众建立起相互交流,相互理解,相互信任和相互支持的互益关系.二.商业企业公共关系的对象(一)员工(二)股东(三)顾客商业企业与顾客的关系是其最重要的外部关系.(判断)满足顾客需要是商业企业经营活动的立足点(判断理由) (四)厂家(五)社区商业企业置身于社会环境之中,不可避免地要与其发生联系,这种联系是企业生存与发展的重要外部条件(六)政府商业企业处理与政府的关系时,应注意:1.商业企业应准确而详细地了解政府部门规定的方针,政策,法律,法规, 同时向员工和各职能部门宣传,发布2. 商业企业的经营活动必须保证在政策允许的范围内进行. 3 . 商业企业经营活动中出现困难,重大情况,问题应及时和政府部门,尤其是企业的主管部门联系沟通,以取得支持和帮助,同时也为政府制定政策提供决策依据. (七)媒介商业企业公共关系的对象以不同的标准可以分为许多不同的类别.在开展公共关系活动时,商务文秘人员,公关人员应深入细致地调查研究,准确定位各类公众,以便活动收到更理想的成效.三. 公共关系活动的一般程序有:(一)调查研究(二)制订计划(三)策划传播(四)评估绩效四.接待工作的作用:1.改善企业环境2.扩大企业影响3.获取信息五.信访是来信和来访的简称.它是社会成员间社会组织管理者反映个人或集团意愿的一种社会活动.社会组织管理者处理这些来信来访的活动就是信访工作.六.信访工作原则:1.坚持政策原则(不能出现“大闹大解决,小闹小解决,不闹不解决”的错误做法)2.实事求是原则3.分级负责,归口办理原则4.有信必复原则七.洽谈:指双方或多方就共同认为重要的问题进行正式地交换意见,寻求合作途径的一种活动.商业企业的洽谈活动主要集中在商务和事务两个方面.因此.又分为商务洽谈和事务洽谈两类.八.洽谈的原则:1.寻求合作的原则2.互惠互利原则3.变通原则九.宴会:有国宴,正式宴会,便宴和家宴几种规格国宴:是国家元首或首脑为重要的国家庆典或欢迎外国国家元首或首脑而举行的宴会，规格最高，气氛最隆重．正式宴会：与国宴相比，不挂国旗，不奏国歌．十.国际交往活动包括：１.邀请和接待境外企业人员来访２.本企业代表及相关人员出国访问学习事务３.与境外企业保持经常性的业务．礼仪联系．经营性，服务性是其主要特点十一.国际商务文书按其内容来分一般有两类：（１）礼仪性文书（２）契约性文书第六章一．信息是指客观存在的事物通过物质载体发出的信号，指令，数据，情报，消息中包含的所有可以传递与交换的知识内容．客观世界的信息可以分为自然信息，生物信息和社会信息三大类．二．社会信息的三种载体：一语言，二文字图形，三电磁波．三．信息同物质，能量一起成为现代物质文明的三大要素．四．信息的特征：传递性可处理性可存储性共享性五．信息在商务秘书工作中的作用（一）信息是商务秘书辅助领导实行科学决策的基础（二）信息是做好商务管理工作的条件（三）信息是写作公文的依据六．一个信息系统是由信源，信道，信宿三个要素或子系统构成的．七．信息加工是信息处理程序的核心环节，它是指运用科学的方法，对收集的原始信息进行筛选，综合，归类，排序，使之系统化和条理化的过程．八．信息的传递方向：１.单向传递２.相向传递（接收者和传递者都向对方发出信息，共同参与传递过程）３.反馈传递（传递者根据接收者提出的意见，有针对性地选择信息内容进行反馈传递）九．信息的排列：常见的排列法有三种：１.登记号排列法２.来源排列法３.内容排列法十．抽样调查：（１）随机抽样（２）分层抽样（３）等距抽样（４）分群抽样十一．问卷调查法：问卷式一般有两种：（１）开放式问卷（２）封闭式问卷十二．市场预测的内容：市场商品需求预测市场商品可供量预测市场价格预测市场竞争预测十三．市场预测的方法：１.判断预测法，又名意见法２.专家意见调查预测法，又名特尔菲法３.购买者倾向调查预测法４. 趋势预测法５.相关分析法。
精品2014秘书资格考试复习笔记(三级)第四章
2014秘书资格考试复习笔记(三级)第四章第四章会议与商务活动1.会议前我们应该做好哪些方面?(1)确定会议的议题(2)确定会议的议程(3)确定会议时间、会期(4)确定经费预算和餐饮安排 P3822.确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的事迹;三是要有明确的目的。
议题是对会议主题的细化 P3823.会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。
P382下4.开远程会议，预算我们应重点考虑：邮电通信费用，电话和电视费用5.选择题：三方或三方以上参加会议的桌子药用：A.长方形桌子B.圆桌性C..马蹄形桌子D.正方形桌子答案：BD6.选择题：在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列?答案：报告会、表彰会、联席会 P385中7.远程会议的优点：节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录 P3858.第七题：秘书如何做好会议协调?答：在总协调中，先要准备工作协调，即答书上第387页上面的表格，然后再添加两列，一列的标题是：不完成，存在问题;另一列的标题是：落实日期在组织工作协调中，秘书要引导会议进程，秘书发言(1)着装要得体，注意表情(2)在时机成熟时，适时引导(3)发言时要与领导导向相同。
秘书还应做到在会上认真倾听，限度地给予鼓励，在会上要尊重他人意见，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。
9.决定会议效果的因素：书上第388页下第二点、第三点、第四点和第五点。
10.导致会议承销不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解11.第八题：某公司开业。
请你做好开业典礼的前期准备答：书上第392页到393页，一共9个点。
其中在第四点，阐述来宾邀请的人士包括上级领导，社会名流，新闻界人士和同行业代表。
第六点中，开业现场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。
第九点中，向来宾赠送的礼品时，应选择有宣传性、荣誉性和独特性的礼品。
典礼的程序包括：1——7点(书上第394页)，其中第五点，详细阐述揭幕人要由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成，揭去盖在牌匾上的红布，宣告企业的正式成立以上用自己的语言组织一下。
汉语言文学专业秘书资格证书专题一
汉语言文学专业《秘书资格证书专题（一）、（二）》课程考核说明秘书资格证书专题课程是中央广播电视大学开放教育试点汉语言文学专业本科阶段的选修课。
从2003年春始启用的文字教材为《秘书国家职业资格培训教程》（范立荣主编，海潮出版社2003年3月第1版，4月北京第2次印刷出版发行）。
课程涉及的知识包括文书基础、办公自动化、速记基础、法律及法规、企业管理基础、商务沟通、办公室事务和管理、常用事务文书的拟写、会议及商务活动、信息及档案等。
学生学完该课程后，参加由国家劳动部统一组织的秘书职业技能鉴定考试，考试合格并取得相应的各级合格证书者，可取得该课程相应的学分。
未获得证书者，可参加省电大组织的期末课程考试。
本课程开设两个学期。
教材内容共有两大部分，根据实际情况，第一学期的教学内容为教材第一部分基本要求及第二部分五级秘书；第二个学期的教学内容为第二部分四级、三级和二级秘书。
1．考核对象全省凡参加电大开放教育汉语言文学本科学习并选修此门课程者，均要参加本课程的平时形成性考核和期末终结性考试。
2．考核方式本课程考核采用形成性考核和终结性考试相结合的方式。
考核总分为l00分，形成性考核占总分的20%；期末终结性考试占总分的80%。
平时形成性考核占总成绩的20分。
形成性考核分为平时作业和课程实践两部分。
其中平时作业成绩占形成性考核成绩的80%，课程实践（专题讲座及小组讨论）占形成性考核成绩的20%。
课程实践应安排两次以上。
凡课程实践成绩未达60分或要求重做者，在该门课程期末终结性考试前允许重做一次。
未取得课程实践成绩的学生，不得参加该门课程期末终结性考试。
课程实践由市级电大组织实施并对学生课程实践成绩进行复审。
省电大对市电大复审后的成绩进行抽查验收。
期末终结性考试卷面为l00分，占总成绩的80分。
如卷面得90分，则成绩为72分。
该分数加上形成性考核分数即为总成绩。
3．命题依据本考核说明是根据河南广播电视大学秘书资格证书课程教学大纲、文字教材《秘书国家职业资格培训教程》（范立荣主编，海潮出版社2003年3月版）拟定的，考试命题以本考核说明为依据。
秘书资格考试题库
秘书资格考试题库第一篇：办公室管理题目1：公司办公室管理流程公司办公室管理流程是确保组织内部高效协作、提高工作效率的重要一环。
下面是公司办公室管理流程的具体步骤：1. 办公场所规划与布置2. 办公设备购置与维护3. 办公室文档和资料管理4. 工作日程管理5. 办公室协调与协作6. 会议组织与记录7. 办公室安全管理8. 办公室设施维护与保养9. 办公室物品采购与库存管理10. 办公室文件归档与备份题目2：办公室管理技巧办公室管理中的一些技巧可以帮助提高工作效率和加强团队协作。
以下是一些办公室管理技巧：1. 建立有效的日常沟通机制，如邮件、电话、即时通讯工具等。
2. 制定明确的工作流程和分工，确保任务的顺利执行。
3. 建立和维护良好的企业文化，提高员工的归属感和工作积极性。
4. 注重工作环境的舒适度和员工的工作满意度，如提供高品质的工作工具和设备。
5. 推行合理的工作时间安排，避免加班过多，提高员工的工作效率。
6. 建立并持续培养团队合作意识，加强团队建设，提高团队整体绩效。
7. 鼓励员工反馈和提出改进建议，持续改进工作流程和管理方式。
第二篇：商务礼仪题目1：商务餐宴会礼仪商务餐宴会礼仪在商业活动中起到非常重要的作用，以下是一些常见的商务餐宴会礼仪要点：1. 出席前的准备：确认时间、地点和参与人员，提前了解就餐习惯和规矩。
2. 穿着得体：穿着要正式、得体，避免穿戴夸张或暴露的衣物。
3. 座位次序：坐下前注意主宾席和次宾席的座位次序，不要随意占座。
4. 就座姿势：坐下时保持挺胸抬头，尽量不要靠在椅背上。
5. 用餐方式：遵循正式的用餐礼节，从外到内依次使用餐具，用餐时不要大声喧哗。
6. 餐桌交谈：不打断别人发言，保持礼貌和谦虚，避免谈论敏感话题。
7. 酒量控制：注意饮酒适量，避免醉酒或喝醉。
8. 结束礼节：不要急于离座，待其他人离座后再起身。
题目2：商务日常礼仪良好的商务日常礼仪能够增强职业形象与影响力，以下是一些商务日常礼仪的要点：1. 注意仪容仪表：穿着整洁、干净，保持良好的身体姿势和面部表情。
资格考试--商务沟通试题
资格考试--商务沟通试题一、商务沟通1、（五级）明天上午X市制药厂X副厂长来访，领导指示你把接待室整理一下，你将怎样做好这项工作？2、外地X厂下月初将派主管生产的王副厂长及技术骨干一行5人前来参观学习，厂办主任让钟秘书拟订个接待计划，钟秘书应该怎样拟订接待计划。
3、2003年6月5日，公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。
视察内容包括：听领导述职、午餐、表彰大会、检查实验大楼的建设情况。
此次活动主陪人为我公司总经理、两位副总经理、办公室主任及秘书，请你写出一份接待计划，并列出日程安排表。
行政经理：谢飞。
（2003年11月第二次考）二、办公室事务与管理1、某企业新近下发了《关于调整员工津贴补助的方案》（讨论稿），讨论中引起了部分员工的不满，若领导让你参与解决这一问题，你该如何处理？（要求回答：问题的性质、解决步骤）2、某公共汽车公司共有若干个车队，其中一个车队的负责人找到公司领导，反映本车队车少、客流量大、工作繁重，要求增加本车队奖金，公司经理派你参与处理，作为公司办公室秘书，你该怎样开展工作？（应回答：问题的性质和解决的步骤方法）3、（2003年11月）公司新成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。
行政经理：苏明4、一般来信七种处理方法，请一一列出，并结合典型事例说明运用其中三种方法处理来信的过程。
三、行政公文和常用文书拟写1、下文中有多处不妥，请重新改写。
批复XX公司：对你公司的两次请示，作如下答复：（1）、原则批准你公司建立XX分公司，负责你公司的XX工作。
（2）、你公司提出的“关于开发新产品的计划”，最好不要执行，因为这个计划与总公司的计划精神不符。
XX总公司2002.2.32、（三级）根据所给材料拟写文件文书：（一）背景材料昨天中午，东方乐园前开来了一辆编号为XX空调大客车。
乘客上车后，乘务员宣布每位票款2元。
秘书资格考试四级复习要点.doc
秘书资格考试四级复习要点
拟订会议议程、日程
(一)会议议程和会议日程的含义及作用
1.会议议程的内容
会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。
大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论：大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。
2.会议日程的内容
会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
3.会议议程和日程的作用
通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。
(二)会议议程的制定程序
会议议程的制定程序是：明确目标和参加者一安排各议程事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。
(三)会议日程的编制方法
(1)制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。
(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。
(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。
(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。
(5)保密性较强的议题一般放在后面。
(四)注意事项
1.会议议程和会议日程的区别
会议议程和会议日程的功能不同，议程的编制应在前，且一旦确定，就不应再变。
会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。
2.会议临时动议
如果有特殊原因需要研究临时动议，要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。
秘书国家职业资格四级考试题及答案
秘书国家职业资格四级考试题及答案秘书国家职业资格四级考试题及答案题目一：商务信函写作1. 请根据所给情境，完成一封感谢信。
假设你是某公司的秘书，你的上司最近帮助你解决了一个重要的问题，请以公司的名义写一封感谢信。
参考答案：ABC公司日期：****收信人姓名收信人地址邮政编码：****尊敬的***先生/女士：您好！我是ABC公司的秘书小明，我代表公司向您表示衷心的感谢。
感谢您不辞辛劳地帮助我解决了上周遇到的困难。
正是因为您的悉心指导和专业知识的支持，我才能很快地找到解决办法，使我们公司顺利应对了突发的问题。
您的帮助不仅让我对公司的团队精神有了更深的认识，也使我对您个人的职业能力和责任心充满了敬佩之情。
再次感谢您给予我的帮助，我深知这次经历对我的工作和个人成长都起到了重要作用。
我将倍加珍惜这次机会，为公司及时解决各种问题、提供更加有效的支持服务，并为公司的发展贡献自己的智慧和力量。
祝愿您在工作和生活中一切顺利，希望今后有更多的机会与您共事。
谢谢！此致礼敬的问候小明ABC公司秘书题目二：会议组织和安排1. 请列举一个成功组织会议的步骤。
参考答案：成功组织会议的步骤：1) 明确会议目的和议程：定义会议的目标和所需达到的结果，设计详细的议程以确保会议的主题紧凑、高效。
2) 确定参会人员和邀请：根据会议主题和目标确定邀请的参会人员，并发出正式的邀请函。
3) 准备会议材料和设备：根据会议议程准备和组织必要的会议材料，确保会议进行的顺利和高效。
4) 安排会议场地：根据参会人数和设备需求，选择合适的会议场地并提前预订。
5) 确定会议时间和地点：根据参会人员的日程安排，确定会议的时间和地点，在预定的场地上进行。
6) 发出会议通知：在会议开始前一定时间，向参会人员发出会议通知，包括会议目的、议程、时间、地点等详细信息。
7) 组织会议流程：会议开始前，对会场进行布置和检查，确保音响设备、投影仪等设备正常运作，保证会议进行的顺利和高效。
秘书国家职业资格(四级)考试题库【章节题库-会议管理】
第4章会议管理一、单项选择题（下列每题的选项中，只有1个是正确的，请将其代号填在横线生白处）1．会议是一种以（）交流为主要方式的活动。
A．书面B．口头C．声像D．电子邮件【答案】B2．中型会议一般指参加会议人数大约有（）。
A．百人至千人以下B．几千人至百人以下C．百人至千人以上D．几十人至百人以上【答案】A3．多采用六角形、八角形的会场布局形式的会议有（）。
A．小型联欢会B．团拜会C．宴会D．茶话会【答案】A4．会议通知按照形式可分为口头通知和（）。
A．当面通知B．正式通知C．书面通知D．预备性通知【答案】C5．会议用品准备工作的要求是制定准备方案、一丝不苟、认真对待和（）。
A．经济适量B．价廉物美C．品种多样D．功能先进【答案】A6．在报到的时候，秘书即请与会者在登记表上填写有关信息，如姓名、性别、年龄、（）、职称、通信地址、电话等。
A．婚姻B．单位和职务C．报到时间D．身体情况【答案】B7．与会者住宿酒店应该尽可能（）。
A．集中安排B．分散安排C．自行安排D．分层次安排【答案】A8．会议的最终决议应发放对象为（）。
A．会议主办方B．个别领导C．上级领导D．所有与会方【答案】D9．会议文件的分发需要注意（）分发。
A．及时尽量B．按时尽量C．适时适量D．随时少量【答案】C10．对个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员在收集文件时，应及时采取的办法为（）。
A．发文件收集范围单B．个别催退C．电话催退D．发文件清退目录【答案】B11．会议的目标一般通过（）、议程和会议的结果来表现。
A．议题B．制度C．会议发言D．领导意见【答案】A12．下列选项中，属于按会议地点划分的会议类型是（）。
A．内部会议B．茶话会C．网络会D．广播会【答案】C13．上下相对式的座位格局适合召开（）A．代表大会B．谈判会C．座谈会D．双边会【答案】A14．下列选项中，一般不属于会议通知内容的是（）。
A．主办者B．参加对象C．发言者姓名D．联络信息【答案】C15．谅解备忘录是记述会议结果的（）。
商务秘书复习资料
商务秘书复习资料一、名词解释1．国际商务礼仪是人们在国际商务活动中应该遵循的礼仪原则和方法，是公司或企业的商务人员在国际商务活动中，为了塑造个人和组织的良好形象，对交往对象表示尊敬与友好的规范或程序。
它是一般礼仪在商务活动中的运用与体现，包括待客、商业洽谈、推销、商业仪式、外事、文书、会议、谈判、迎送、公关礼仪等等。
2．沟通是一种行为，一个过程。
沟通的本质是信息交换传递的行为和过程，是人们为了达到某种目的，使用一定的符号，把信息、思想、感情在人与人之间进行传递的过程。
3．商务谈判是指人们为了满足各自的需要、协调彼此之间的利益关系，而在一定时空条件下通过协商对话达成交易的行为和过程。
4．福费廷福费廷是指在大型设备贸易中，出口商把经进口商银行承兑的、期限在半年以上到五六年的远期汇票，无追索权地售予出口商所在地的银行或金融机构，提前取得现款的一种资金融通形式。
它是出口信贷的一个类型。
5．“双套制”归档是指采取物理归档或逻辑归档的电子文件，同时制为纸质文件予以归档的方式。
主要是为了应对计算机或网络系统出现意外故障时，可确保电子文件信息的完整性和真实性。
6．反馈是指控制系统把输出信息的结果送回原输入端，对信息的输入和输出发生影响，起到控制和调节作用，从而使系统保持稳定或达到预定的目的。
7．商务文书工作是指相关单位在使用文书、处理日常事务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。
8．企业战略是指在一定的环境和资源分析基础上，确定企业的目标以及达到目标手段的综合性的谋略或规划。
具有对抗性、长期性、全局性、纲领性、风险性等特点。
9．市场信息是指包括产品供应商、产品的价格、同类产品的规格性能和特点、产品的消费需求、市场竞争情况方面的信息。
这些信息对企业经营者有决定性的作用。
10．商务谈判也叫商业谈判，是两个或两个以上从事商业活动的组织和个人，为了满足各自经济利益对涉及各方切身利益的分歧进行交换意见和磋商，谋求取得一致或达成协议的经济交往活动。
新编秘书实务课件-第四章会议组织与服务
根据方案内容，合理安排工作人员， 明确分工，确保各项筹备工作按时完 成。
准备会议文件与资料
文件准备
根据会议议程，准备相关的文件和资料，包括会议通知、议程、背景资料等，以 便参会人员了解会议内容和要求。
资料收集
收集与会议议题相关的资料和信息，整理成完整的资料包，提供给参会人员，以 便他们更好地参与讨论和决策。
保密与权限管理
将整理好的会议资料进行归档和存储，可 以选择电子或纸质形式，确保资料的完整 性和安全性。
根据资料保密要求，对会议资料进行适当 的保密和权限管理，确保资料不被泄露或 不当使用。
05
案例分析
案例一：某公司年度总结会议的组织与服务
总结词
成功组织，服务周到
详细描述
某公司年度总结会议的策划和组织工作做得非常到位，从会议主题、议程安排、场地布置到接待服务都体现了专 业水准。会议期间，各项服务工作有条不紊，确保了会议的顺利进行。
评估会议成果是否得到有效转 化，如决策是否得到执行，问
题是否得到解决。
会议问题总结与改进建议
会议效率问题
分析会议效率低下的原因，如议程设 置不合理、时间安排不紧凑等，提出 优化建议。
沟通障碍问题
总结会议中存在的沟通障碍，如信息 传递不准确、讨论氛围不和谐等，提 出改善沟通的措施。
参与度问题
评估参会人员的参与度，分析影响参 与度的因素，提出提高参会人员积极 性的方法。
04
会议评估与总结
会议效果评估
01
02
03
04
会议目标实现程度
评估会议是否达到预期目标， 包括信息传递、决策制定、问
题解决等。
参会人员满意度
收集参会人员对会议的反馈意 见，了解他们对会议安排、议
秘书（三级）会议与商务活动习题一
会议与商务活动习题
1．会议的议题根据实际情况⼀般可以（）。
A．合并议题
B．撤销议题
C．精简议题
D．临时改变议题
【答案】C
【解析】拟订会议⽅案是秘书的重要⼯作内容之⼀。
会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的⽬的。
确定主题的主要⽅法：⼀是要有切实的依据；⼆是必须是结合本单位的实际；三是要有明确的⽬的。
议题是对会议主题的细化，所以议题根据实际情况可以精简议题。
2．会议接待组⼯作的重点应放在（）。
A．会议⽣活服务
B．收费结算
C．宣传娱乐
D．医疗交通
【答案】AD
【解析】⼤中型会议的筹备和服务⼯作，不可能靠⼀两个⼈完成，这就需要组建会议筹备机构，⼀般来讲，会务筹备机构包括会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组，各组分⼯明确，互相协调。
接待组负责⽣活服务、交通疏导、医疗服务等⼯作。
《秘书资格证书专题》期末复习提要
《秘书资格证书专题》期末复习提要一、本“复习提要”对象为开放本科汉语言文学专业,普通专科、成人专科秘书等专业的学生。
二、考试采用闭卷形式,考试内容包括“秘书职业道德”、“基本要求”和“工作要求”三部分。
“知识部分”与“技能部分”合成一张试卷。
三、考试题型为:1.判断题(每小题1分,共10分)2.单项选择题(每小题2分,共20分)3.多项选择题(每小题2分,共20 分)4.修改题(每小题4分,共20分)5.拟写题(1题10分)6.情景题(每小题10分,共20分)四、考生应在全面认真学习《秘书国家职业资格培训教程》的基础上, 多做练习,包括技能训练、情景训练、案例分析等。
五、各章复习重点如下：第一章《秘书职业道德》复习重点1．文明礼貌2．爱岗敬业3．诚实守信4．办事公道5．勤劳节俭6．遵纪守法7．团结互助8．开拓创新（以上引自《职业道德规范》）9．谦虚谨慎文明礼貌10．办事公道热情服务11．实事求是讲究时效12．兢兢业业甘当无名英雄13．忠于职守自觉履行各项职责14．钻研业务掌握秘书工作各项技能15．奉公守法不假借上司名义以权谋私（以上引自《职业守则》）第二章《文书基础》复习重点1．公务文书的概念2．公务文书的制发程序3．公文用纸及印装格式4．公文眉首格式5．公文主体格式6．公文版记（文尾）格式7．通知的写作第三章《办公自动化》复习重点1. 认识主机2. 显示器3. 键盘4. 安装中文Windows985. 中文Windows98资源管理系统6. 打印机7. 扫描仪8. 数码相机9. 传真机10. 复印机第四章《速记基础》复习重点1．速记概念2．汉字速记3．拼音速记4．双音节略写法5．三音节略写法第五章《法律与法规》复习重点1．劳动法及其适用范围2．促进就业和就业原则3．劳动合同4．集体合同5．工作时间6．工资制度7．劳动安全卫生制度8．女职工和未成年工特殊保护制度9．职业培训10．社会保险和福利制度11．劳动争议处理制度12．专利法第七章《商务沟通》复习重点1．相互介绍的正确方法2．握手正确方法3．名片接递方法4．正确仪态5．着装技巧6．接待的心理准备7．接待的物质准备8．接待来访9．倾听的准备工作10．倾听中的障碍11．有效倾听12．有效提问13．自信地提出要求14．与客户进行沟通第八章《办公室事务和管理》复习重点1.办公环境中常见的隐患2.办公设备的隐患3.维护清洁区的整洁4.接受文件的程序5.接受文件的要求6.发送文件的程序7.发送文件的要求8.电话限制使用要求9.通话过程中可能出现的问题10.办公用品的发放11.合理安排日常工作12.合理安排上司交办工作的基本要求13.对简单事务工作进行时间安排的协调的基本要求第九章《常用事务文书的拟写》复习重点1.传真的拟写2.备忘录的拟写3.事务性通知的分类4.事务性通知的拟写5.邀请信的基本知识6.邀请信的拟写7.感谢信的基本知识8.感谢信的拟写9.请柬的基本知识10.请柬的拟写第十章《会议与商务活动》复习重点1.会议的要素2.会议的种类3.发送会议通知4.制发会议证件的要求5.会议文件资料的发放6.准备会议所需的用品7.准备会议所需的设备8.预订内部会议室9.热烈迎接与会者10.会议签到11.座位引导12.安排与会人员的返程13.会议文件的清退14.整理会议室15.会见与会谈的准备16.会见的基本程序17.会谈的基本程序18.开放参观活动的准备工作19.开放参观活动的接待工作20.商务旅行的一般性工作第十一章《信息与档案》复习重点1.阅读筛选信息资料的方法2.信息收集的渠道3.信息收集的范围4.信息分类5.立卷归案工作步骤6.档案收集工作7.档案装订《秘书资格证书专题》自检自测题一、判断题（请将判断结果填在括号内，正确的填“√”，错误的填“×”，每小题1分，共10分。
四级秘书工作实务复习要点
一、会议管理1、会议议程的制定程序为完成议题而做出的顺序方案〔1〕明确目标与参加者〔2〕安排各议程事项的时间〔3〕确定每一项议程〔4〕决定会议讨论形式〔5〕决定会议决策的方式2、布置会场的程序包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面〔1〕确定会场形式〔2〕合理摆放桌椅〔3〕布置附属性设备〔4〕布置装饰3、会场座次的安排程序〔1〕安排主席台的座次。
职位高者居中，然后先左后右、由前至后。
〔2〕安排场内其他人员的座次。
常见的安排方法有横排法、竖排法、左后排列法。
4、发布会议信息的程序内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系及联系人；会议报到及会议议程、日程；及会者信息；会议报送的交流信息；会议的记录与纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。
〔1〕会议信息的收集〔2〕会议信息的筛选〔3〕会议信息的加工〔4〕会议信息的报送与审核〔5〕信息的发布5、发布会议信息的考前须知〔1〕发布会议信息前要进展报审，审核会议新闻稿以及提供应新闻单位的图片、表格与音像资料。
〔2〕要对媒体进展选择。
发布会议信息方首先要开掘有新闻价值的信息，还要了解各种媒体需求的重点与偏好。
6、会议礼仪效劳的程序〔1〕选择会议礼仪效劳人员〔2〕分解工作程序〔3〕培训会议礼仪效劳人员〔4〕准备服装用具〔5〕礼仪执行7、会议礼仪效劳的要求〔1〕突出重点〔2〕尽量满足合理要求〔3〕从小处入手，注重细节8、会议信息的分类〔1〕按会议信息的作用划分：及会者信息、会议指导性与宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性与结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息〔2〕按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息〔3〕按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息9、收集会议信息的程序〔1〕确定会议信息的搜集范围〔2〕选择会议信息的搜集渠道〔3〕确定搜集会议信息的方法10、会议纪要工作程序是记载与传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的根底上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神与会议成果的文件。
2013四级秘书资格证考试多选全真模拟题及答案
2013四级秘书资格证考试多选全真模拟题及答案1．会议住宿条件是保障会议质量的重要组成部分，检查住宿的实际条件包括（）等内容。
A．核对住宿容量B．家具质量C．床铺条件D．清洁情况2．简报的导语很重要，一般的写法有（）4种。
A．提问式B．结论式C．描写式D．叙述式3．会议的主持人礼仪表现对会议能否成功有着重要的影响。
因此，会议主持人在主持会议时必须做到（）。
A．遇到熟人要热情打招呼B．衣着整洁，庄重大方C．根据会议性质调节会议气氛D．常抬头扫视一下会场4．可以将档案按照（）的异同划分为若干层次和类别。
A．单位B．内容C．时间D．来源5．接待计划的主要内容有（）。
A．确定接待规格B．日程安排C．经费预算D．工作人员6．选择会议地点应考虑的因素有（）。
A．会场的大小应与会议规模相符B．有无停车场所C．交通便利D．租借成本合理7．如果某个会议会期较长、规模较大，在场地安排上就要考虑（）。
A．把每个与会者的平均活动空间增大B．控制每个会议发言人的发言时间C．会场位置要处于交通比较便利之处D．会议场地要有良好的设备配置8．下列有关电子邮件的说法中，正确的有（）。
A．电子邮件的邮局一般在邮件接收方个人的计算机中B．电子邮件是Internet提供的一项基本的服务C．通过电子邮件可以向世界上任何一个Internet用户发送信息D．电子邮件可发送的多媒体信息只有文字和图像9．为上司制定商务旅行计划时，应考虑（）等内容。
A．上司的特殊要求B．旅行区域的天气状况C．接待人的特殊要求D．停留地的交通安排1.ABCD【蟹誓】检查住宿的实际条件包括：核对住宿容量、检查家具质量、检查床铺质量，检查全面清洁情况。
故答案为ABCD。
2．ABCD【解析】简报的导语一般有4种写法，有提问式、结论式、描写式、叙述式等。
故答案为ABCD。
3.BC【解析】会议主持人在主持会议时必须做到：衣着整洁，庄重大方，精神饱满。
根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默；或沉稳，或活泼。
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1.会议前我们应该做好哪些方面?(1)确定会议的议题(2)确定会议的议程(3)确定会议时间、会期(4)确定经费预算和餐饮安排
2.确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的事迹;三是要有明确的目的。
议题是对会议主题的细化
3、会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作
4、开远程会议，预算我们应重点考虑：邮电通信费用，电话和电视费用
5.选择题：三方或三方以上参加会议的桌子药用：A.长方形桌子B.圆桌性C..马蹄形桌子D.正方形桌子答案：BD
6.选择题：在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列?答案：报告会、表彰会、联席会
7.远程会议的优点：节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录8.第七题：秘书如何做好会议协调?
答：在总协调中，先要准备工作协调，即答书上面的表格，然后再添加两列，一列的标题是：不完成，存在问题;另一列的标题是：落实日期
在组织工作协调中，秘书要引导会议进程，秘书发言(1)着装要得体，注意表情(2)在时机成熟时，适时引导(3)发言时要与领导导向相同。
秘书还应做到在会上认真倾听，最大限度地给予鼓励，在会上要尊重他人意见，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。
9.决定会议效果的因素：书上第388页下第二点、第三点、第四点和第五点。
10.导致会议承销不高的主要方面：看一下即可，了解
11.第八题：某公司开业。
请你做好开业典礼的前期准备
答：书上第392页到393页，一共9个点。
其中在第四点，阐述来宾邀请的人士包括上级领导，社会名流，新闻界人士和同行业代表。
第六点中，开业现场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。
第九点中，向来宾赠送的礼品时，应选择有宣传性、荣誉性和独特性的礼品。
典礼的程序包括：1——7点(书上第394页)，其中第五点，详细阐述揭幕人要由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成，揭去盖在牌匾上的红布，宣告企业的正式成立以上用自己的语言组织一下。
即为答案
12.信息发布会的主题大致有两类：(1)说明性主题(2)解释性主题
13.选择：信息发布会的时间选择要注意：
(1)避开节日与假日(2)避免与重大社会活动相冲突(3)防止与新闻界的宣传报道重点撞车
14.选择：确定信息发布会的地点要考虑：
(1)本单位所在地(2)事件发生地(3)当地著名的宾馆、会议厅等
15.信息发布会的主宾是新闻记者广告公司、客户、同行业是受邀请的对象
17. 信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。
18. 选择：图片、实物、模型、录像、光碟等也是新闻发布会准备的材料。
19. 信息发布会上要注意：(1)讲话重点突出(2)各发言人口径统一(3)对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼 p397。