项目公司资料管理制度

项目公司档案资料管理制度

一、总则

1、各项档案资料是公司运行和经营活动中不可缺少的要素，为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，使资料管理标准化、制度化、明晰化，特制定本制度。

2、本管理制度所指档案资料包括：项目报建及政府批复文件、会议前内容提要文件、会议纪要、分公司资料、招投标文件、相关合同协议文件、勘察及检测文件、设计单位文件、监理单位文件、施工单位文件、预算结算书和工程支付款、基建永久用电资料、图纸文件、工程验收文件、其他相关文件等。

3、各项目公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职人员负责资料管理工作。公司资料管理员负责全部资料的总管理，分公司资料管理员负责项目分公司的资料管理，并及时与公司资料员进行联系；涉及政府批复性的文件，复印之后及时移交原件给公司资料管理员。

4、相关文件的电子版和打印文本版应分别留底保存，以避免文件的遗失；对文件夹应进行分类存放，并附文件清单一份，以便进行资料管理和明确责任。

5、所有公司相关文件资料收发、借阅必须进行登记，登记表格详见附表。所有公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须进行备份保管，保证资料的完整性、延续性、真实性。

6、公司运行工程中产生的保密性文件，必须有分公司相关领导的批复方可借阅，资料保管人员需做好相关的保密工作，及时进行借阅登记。

二、细则

（一）档案资料归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有考查利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料等）均属归档范围。

2、政府、项目批文、各类合同；

3、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含各项工作流程、公司决定等）；

4、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程设计文件、设计变更、工作联系单、图纸；

5、年度工作计划及资金计划；

6、公司签定的各类合同及协议；

7、具有法律效力及保存价值的文件；

8、公司重要的会议材料，包括会议的通知、会前准备文件、报告、决议、会议记录等；

9、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

10、其他以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料等。

（二）档案资料立卷归档要求

1、公司资料管理员和各分公司资料管理员应即时进行档案归档并分

类保管；按文件材料分类造册、立卷，内附清单并及时记录、备份。

2、分公司资料管理员及时移交档案原件资料，如有些资料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分公司必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的资料。

3、各分公司资料管理员向公司资料员提交备份档案时，要严格履行移交手续，做好备份工作并进行登记。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的原件与复印件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后。

（4）卷内文件材料应按清单编号依次排列顺序。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号。

（5）涉及保密性的文件，要做好保密工作，并做好借阅和外借登记。

（三）档案资料管理

1、所有纸质文本资料原件必须交由公司资料员保管，如分公司资料管理员收到原件后，及时进行备份，然后将原件移交公司资料员保管；公司资料员收到原件，须先进行备份，如需送达分公司资料管理员，复印发

送即可。

2、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放，保密性文件除外。

3、所有档案资料的收文、呈送、借阅、外借复印必须进行登记，登记事项包括人物、时间、文档名称、经手人等，资料管理员还需做好自己的清单记录，以便资料遗失后进行责任的追究。

4、资料管理员应定期对自己管理的文件进行整理，及时发现问题并及时解决。

（四）档案资料的收发

1、凡属于政府批复性文件，收件人在收件时必须复印三份，且一份留底保存。

2、档案资料原件交由公司资料员保管，收文人员做好备份工作。

3、分公司资料负责人要注意会议前内容提要文件的收集，会议后将所有文件放入专门的文件夹内存档。

4、会议纪要分为内部会议纪要和外部会议纪要，并分别存放。内部会议纪要为股东会议纪要、分公司会议纪要等其他由分公司人员拟定的会议纪要，外部会议纪要为监理单位等呈送的会议纪要。

5、会议纪要一式六份，分公司资料管理员将会议纪要原件留底存档，复印件分别呈送各股东单位，如果非直接呈送各股东单位，需收件人签收确认，并做好登记记录。

6、会议涉及经济性问题的，呈送股东单位同时呈送财务副部长一份。

（五）档案资料的借阅

1、因工作需要，借阅的业务相关档案资料需经分公司副经理以上领导批准，然后到档案管理员处填写档案借阅登记，方可借阅。

2、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上备注。

3、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、复印，如工作需要，复印相关资料应按公司规定办理；保密性文件不可复印和携带档案外出，如有特殊情况需要复印或携带档案外出时，须经分公司经理批准。

4、借阅的档案资料用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

5、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。如有遗失，需承担由此产生的所有责任。

6、以上所指所有资料的收、发、借、复印等，经手资料员必须有详细的记录登记表，否则出现资料的遗失，经手人员需承担相应责任。