管理沟通第八章

会议记录
基本要素：
• 会议名称 • 地点、日期 • 起止时间 • 主办者 • 出席人员 • 缺席人员 • 会议主席致开幕词并宣布会议议程 • 会议过程 • 会议决议 • 下次会议的时间及地点
会议记录的注意点
（1）充分了解会议主题、目的及议程 （2）可以采用多种记录方式 （3）紧跟会议进程 （4）及时确认要点 （5）避免主观意识 （6）会后及时打印并校对
解决问题。会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利
用他人的知识和技巧来解决问题。
作出决策。会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提
供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。
会议的类型
谈判。目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方
式讨论，力求达成一致的意见。
通知。目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没
主持人的自我评估问题清单
准备 1．目的 我知道这次会议要实现的目的。 2．会议议程： 我至少在会前两天发出会议议程。 3．与会者： 我选定或影响对与会者的选择。 4．会议地点和布置： 我检查会议室及其布置情况。 主持会议 1．总结： 讨论中我概括总结相关要点。 2．打断 我不打断会议进程。 3．提问： 我提清楚的问题。 我问公开的问题。 4．感受： 我感到轻松且精力集中。 1234567 我让他们自己做出总结。 我经常打断会议进程。 我问无关的问题。 我提保密的问题。 我感到紧张难以放松。 1234567 我不知为什么举行会议。 我在会上发放会议议程。 我让与会者的各部门代表决定。 开会时我才去看看。
议 程:
准备资料:
1.现状說明 3.市场分析
2.各部门报告 4.提出解决方案
相关报表、资料
与会人員:
销售副总、销售总监、市场总监、 各大区经理、办事处主任
市场部
主办单位:
会议的组织
成功主持会议的技巧
学会成功的开始会议 学习一些基本的沟通技巧 学会控制会议的进程 圆满的结束会议
会议进程的控制
长桌型
圆桌型
V型
课堂式
会议通知
会议名称:明确主题 目的:应详尽說明,方便成员们做相关的资料搜集 时间 地点 议程:应包含预定結束时间 准备资料 与会人员 主办单位
会议通知范例
会议名称: 目 的: 时 地 间: 点: 销售会议 公司本季营业额下降,本次会议將 讨论营业额下降原因,并提出改善对策。 2003.05.19 10:00AM 会议室
有效会议沟通的原则
1.有明确的会议目的 2.有明确的时间限制 3.充分做好准备工作 4.要重视每一个细节 5.要积极努力的倾听 6.努力达成会议目标
有效会议沟通的特征
准确：不准确的典型形式包括
• 数据不足 • 对关键因素的无知 • 夸张 资料解释错误 没有意识到的偏见
清晰：“KISS”原则——Keep It Simple and Stupid
会议的定义
群体或组织中相互交流意见的一种形 式，它是一种常见的群体活动。
会议的Leabharlann Baidu的
交流信息。通过会议，管理者可以将有关政策和指示传
达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得 到反馈及获得其他方面的有关信息。
给与指导。企业通过把员工组织起来进行培训，以提高
他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作 环境。
会议沟通效果的影响要素
发起者：谁正在发起行动，为什么要信任他？ 听众：确定你面对的听众。 目标：所寻求的结果 背景：会议发生的具体环境 消息：针对特定听众，可实现目标的消息是 什么？ 媒体：将你的消息最有效的传递到每一个重 要听众的媒体是什么？ 反馈：会议是一个过程，应该给听众对消息 进行回应的机会
会议议程实例
M计算机公司 一号项目检查会议
日期：2001年12月4日，星期五 时间：下午2：30——3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况
议程
1．公司第四季度销售情况； 2．上次会议记录； 3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告； 5．××关于Case设计进展报告；6．××关于软件进展报告； 7．下次会议日期、时间、地点。
论。
类型
参考会议规模
会议目的 决策制定和关键问题解决 问题识别或头脑风暴 研讨会和培训班 信息研讨会 正式报告会
参考与 会人数 5 10 15 30 不限
会议沟通金三角
设身处地
对方
自己
会议沟通的冰山模式
5%-20%工作 层面
80%-95%关系层面
会议沟通的优点和缺点
优点： ——产生更多的承诺 ——产生更好的决策 缺点： ——时间和效率 ——群体压力：从众心理 ——专家和领导压力 ——推卸责任：说而不做
适时调整
提供资料
（1）突出问题 （2）提出新议题 （3）选择重要议题 （4）分清主次顺序 （5）确定时间 （6）表明顺序
议程设计的步骤
（7）结束议程
会议议程的范例
一、主题：关于×××的会议 二、时间：×年×月×日（周×）上午×点×分 三、地点：×区×路×号×大厦×楼××会议室（可附图） 四、主持人： 五、与会人员： 六、会议流程： 1、 2、 3、 七、回执
会议沟通
张毅强
会议是有效的沟通手段
会议是一种沟通的手段 会议是管理沟通的重要方式 会议体现了团队沟通的能力 会议是人际交往 会议是一种非程序化解决方案
经常困惑人们的会议沟通问题
为什么会议如此重要? 为什么会议会失败? 如何在会前作充分的准备? 如何计划会议？ 影响会议成效的因素有哪些？ 什么是有效会议沟通的策略？
• 逻辑清晰 表达清晰
简洁：繁琐的会议意味着重点不突出 活力：应该生动并易于记忆
不开会的原则
如果已经有每周的例会 如果会议的成本过高 如果还有比开会更好的方法 如果没什么特别重要的事 如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人
会议的组织
一、会前准备 二、会议过程控制 三、会后工作
会议支持人的职责
会议控制
·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； ·确保其他成员了解会议进展情况。
会议引导
·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划。
促进讨论
讨论，提问
处理不同意见
·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； ·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论， 以便把会议引向深入； ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一 项。
作出决定
常用的介绍方法：
◆ 自我介绍 ◆ 互相介绍
◆ 主持人介绍
◆ 名片介绍
会议中可应用的技巧：
◆ 造成“我群感”； ◆ 对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，
并对不同的目的加以分组和归类； ◆ 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中 尽快实现近期目标和较易达到的目标； ◆ 利用与会者的经验、专长； ◆ 对与会者的错误采取宽容态度。
（1）宣布会议的主题和目的 （2）根据会议议程顺序提出议题，征求有关与会者的 意见 （3）给予每个人阐述观点的机会 （4）控制讨论进程 （5）会上出现不同的见解时，主持人应该根据自己的 理解将各种观点加以概括 （6）遵守预定时间 （7）在每个问题讨论结束后概括观点 （8）总结会议讨论取得的结果 （9）确定下次会议议题和时间
有讨论。
解决问题。目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，
要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。 在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会 停留在过去的状态中。
决策。目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。
与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。
交流。目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨
会议中的角色
会议主持人 会议秘书 其他与会者
主持人：
作为沟通的主角应具备的三个要素
理性：本质上是对语言的要求 感情：是否和你的听众心意相通 道德品质：维护组织利益、遵守承诺• • •
如果不理解人的本性，任何沟通技巧都毫无用处 好的沟通者也是好的听众
主持人的角色
情形一： 某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总 经理担任会议的主持人。在会议进行过程中，公司负 责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重 点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市 场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家 的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销 的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他 们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不 够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方 略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论 得不可开交。 如果你是会议主持人，面临与会代表相争不下的局 面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议 作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?
1.成功主持会议的技 巧 2.如何设计会议议程 3.如何做好会议记录
会前准备
1.明确会议的必要性 2.确定会议的目标 3.拟定会议议程 4.准备会议文件 5.分发预阅资料 6.确定会议主持人 7.确定与会人员 8.预定会议场所 9.补充最新资料
会场布臵
礼堂型
U型
得分为27分或27以下，您的会议主持得很好 得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题
以她没能邀请到他们来参加会议。 ·同意的行动：周亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。 ·完成的时限：下次会议前。 Ø 进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底 前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。 ·同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。 ·完成的时限：2001年12月21日 Ø 下次会议的时间，地点：下次会议：2001年12月25日，星期五，下午2 ：30在B大厦第二会议室举行。
情形二： 某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管 理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的 发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为 MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修 养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量 的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；……这 些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间 将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹 车”。 如果现在你是这次研讨会的主持人，面对这种不同主张 分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题 作总结?
附件
1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号； 3．关于软件问题的短文。
会议议程设计的注意点
由重要到不重要——会议开始时即讨论重要 议题,以免延误时间影响到后面重要议题。 由不尖锐到尖锐——將尖锐议题挪后,让与 会人員建立默契和信任感,再接触尖锐议题, 使气氛不尷尬。 由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行 的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成 挫折感。
会议记录的技巧
5W :what、where、when、who、why、 2H :how、how much. 掌握主词、动词、形容词 明确数字 运关键词 列点说明 善于总结
会议记录形式实例
M计算机公司
一号项目第6次检查会议纪录
Ø 时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行， 下午2：30开始。 Ø 出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期 ( 主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。 Ø 上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。 Ø 上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所
提出会议问题的方式
谁发言? 历时多久? 他(她)对谁讲话? 与谁交谈? 其后会有谁发言? 有几人?
结束会议的技巧
（1）总结主要决定和行动方案 （2）给每一位与会者说一句话的时间 （3）对会议进行评估 （4）在积极的气氛中结束会议
会议议程的设计
会议议程的设计原则
明确议题
确定主次
注重实效