全宗指南简介及编制规范

全宗指南简介及编制规范

全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明，是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。

一、简要介绍

全宗指南是以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。全宗指南作用：可使有关的机关、团体和个人了解某一立档单位的历史，全宗的历史，全宗内档案材料的主要内容和成分，为科学研究和工作查考提供所需档案的线索。也能够帮助档案人员熟悉档案内容，更好地开展档案的整理、鉴定、检索、提供利用、编研、对外宣传报导等工作，提高科学管理水平。

海关总署全宗指南

1、类型

全宗指南主要有三类：一是机关、团体、企事业单位全宗指南；二是联合全宗指南与档案汇集介绍；三是人物全宗指南。

全宗指南通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。[2]

2、内容

档案馆指南是全面介绍和报道档案馆及馆藏情况的工具书，又称为档案馆介绍。其纲目内容主要包括：[3]

（一）说明或序言

一般置于正文之前，主要是指明编写指南的目的和意义、体系结构、材料的排列顺序、指南的使用方法，以及编著的简要过程等。同时还应概要地指出本馆保存档案材料的科研及历史研究价值。为了节省篇幅。有的指南也可将档案馆概况，馆藏档案情况放在这部分简明介绍。

（二）目录

即把指南的各个组成部分或章节的名目按一定次序排列起来，并指明其在指南中的页次。

（三）档案馆概况

主要内容是：档案馆的历史沿革、隶属关系、性质和职能、内部机构设置、历任馆长姓名、馆舍情况、馆址及联系电话、对外开放时

间、利用馆藏档案的条件和手续，利用档案的有关原则和制度，来馆查阅档案的程度和方法，阅览室，目录室的设备和检索工具种类，以及本馆所能提供的服务设施和项目。

（四）馆藏档案概况

主要包括馆藏档案的特点、种类、范围、数量、起止年度、产生档案的历史背景、馆藏档案的来源及其变化情况，档案的管理状况、完整程度以及所缺档案的现藏地点等。

（五）馆藏档案情况介绍

这是指南的主体和核心部分。指南的社会效果在很大程度上取决于这部分的编写质量。一般是以全宗为单位按下述项目介绍：全宗的名称、简称、全宗号、本全宗的档案数量和起止时问、立档单位的历史与全宗的历史简况、档案内容与成份简介以及检索工具名称等。

（六）全宗介绍的分类排列

综合性档案馆保存有革命历史档案、旧政权档案、中华人民共和国时期的档案，应作为不同大类分开排列，在排列各类全宗介绍时，可根据历史时期、全宗性质、机关隶属关系、档案的重要程度等特点，采取不同的排列方法。

（七）馆藏资料情况概况

即对馆藏的各种公开和内部的资料、文件汇集、本馆编写的各种参考资料和史料汇编、报纸、期刊、图书等分门别类地作概要介绍。

（八）索引和附录

可将馆藏档案、资料介绍中叙及的人名、地名、机关等编成人名索引、地名索引、机关团体名称索引等。另外，还可编制检索工具一览表，还可附录有关的规章、制度等。

三、全宗指南的编写

第一部分全宗构成者沿革简介

简介主要包括：立档单位名称(含更改名称)、组建情况、成立时间；地点、性质、任务、职能、隶属关系、所辖区域；内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况；经历的重大事件、执行的特殊任务及机构变化情况等。

第二部分全宗内档案内容和成份介绍

这部分是全宗指南的核心，直接关系到整个全宗指南的编写质量，编写时应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚、方便利用。

档案内容和成份介绍主要包括：档案的来源、产生时间、数量；档案的内容、成份、可靠及完整程度；整理、鉴定、利用、编研情况；编制检索工具的种类与用途；档案是否遭受过损失或销毁，受损原因，时间、受损档案的具体内容，数量等。

对联合全宗，应写明划分全宗时所定的综合名称。对档案汇集介绍，则应说明编制汇集的时间、原因、结构、特点。对人物全宗，除要写明人物的姓名、生平、年代、职务、社会地位外，还须揭示人物的社会活动、家庭主要成员、重要社会关系以及档案材料的来源、数量、整理、利用等情况。

介绍的方式一般有以下三种：

①按问题介绍。以档案内容为主线，把档案内容分成若干问题，组成章节体系。每一问题要有确切的题目，题目下介绍属于该题的档案有关内容。主要适合按问题分类整理的全宗。

②按组织机构介绍。以组织机构为主线，把立档单位的组织机构名称作题目，按一定顺序，分别介绍各组织机构的档案情况。主要适合按组织机构分类整理的全宗。

③按档案形成时期介绍。把全宗内的档案按立档单位工作活动的历史阶段立题介绍。主要适合于在不同时期机构、职能有重大变化的立档单位所形成的全宗。

介绍的方法一般有以下三种：

①简要介绍，即只综合、概括性的介绍。这种方法一般适用于不太重要的全宗和不宜公开内容的全宗。

②详细介绍，即对档案内容和案卷逐一作具体介绍。这种方法一般适应于重要的而案卷数量不多的全宗。

③一般与重点介绍相结合的方法，即对有的档案内容及案卷作综合、概括性介绍，对重要的，能反映立档单位主要工作职能活动和有特殊价值的档案内容及案卷作重点详细介绍。这种方法适用于大多数全宗。

第三部分全宗指南的辅助材料

为便于全宗指南的使用，可编制一些辅助材料，如人名、地名索引，目录、注释，立档单位和全宗历史参考材料目录等。辅助材料的编制应视具体内容而定，需要则编。

四、全宗指南编制规范

（中华人民共和国行业标准DA/T14-94国家档案局1995年6月12日批准，1995年10月1日实施）

1主题内容与适用范围

1.1本标规定了档案局全宗指南的编制原则、结构和编写细则。

1.2本标准适用于综合性档案馆，档案室亦可参照执行。

2全宗指南的编制原则

编制全宗指南应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚。3全宗指南的结构

全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。由封页、正文、备注三部分组成。其结构形式如下：

封页

正文a.全宗构成者沿革

b.全宗内档案情况简介

c.全宗内档案内容与成分介绍

备注

4封页项目