秘书考试会议管理(学生资料)

会议管理（中级）复习要点

第一节会议的涵义

是指有组织有领导地商议事情的集会。会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）会议地点、会议人员（会议出席人员、列席人员。工作人员等）会议组织、会议主题等。

第二节会议组织工作基本程序

会议组织工作大致可分为会前、会中和会后 3个基本程序。

一、会前工作

充分的会前准备工作是会议取得成功的前提条件。一般正式会议的会前准备工作包括以下主要内容：

（一）拟订会议计划

（二）制定会议预案

会议预案中应明确下列内容：

1、会议名称

2．会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想

3．会期，即会议的起止日期，要依据会议的内容来确定。

（1）先要考虑单位主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在上司出差返回的当天尽量不要安排会议。

（2）有外部人员参加的会议，靠考虑邀请的有关上级领导和嘉宾是否能到会。

（3）如果是经营性的组织，尽量避免在生产销售旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。

（4）会议议题应集中，日程应高度紧凑，尽量缩短时间。会议在连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势；

（5）安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高

4．出席人员。这要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范

围，既不过宽，也不过严。

5．会议工作班子及其职责分工。在会议秘书长统筹下的会议工作

机构通常有：（1）秘书组（处），负责会议文字工作以及领导者会

议期间交办的事项。2）资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、

发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。3）组织组，负责与会人

员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。4）宣传组，负

责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。（5）后勤

组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供

应、返程票购买等后勤保障工作。（6）保卫组，负责重要会议的安

全与保密工作。

6、编制会议预算方案

会议的经费预算主要包括以下内容：文件资料费、邮电通信费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、其他开支

7．选择与布置会场。会场的选择与布置应根据会议的人数。内容、

会场容量等情况综合考虑。

8．会议的其他活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。

（三）准备会议文件

规模较大、内容重要的会议，须提前准备各种会议文件，包括开

幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议

手册等。文件材料不宜过多过长，通常应事先印发到与会者手中，重

要文件还要登记和回收。

会议文件的发出方法：P23

提前发出（内容重要的，可派专人递送或用传真、特快专递

送达）；

签到时发出（尽可能在与会者签到时分发）；

会中发出（所发文件或资料，若需要收退的，应在文件的右

上角写上收文人的姓名，以利于文件的清退工作）；

现场发出

会议文件资料准备、发放 P32

①准备要求：提前准备、完整齐备、留有备份。

②发放方法：使用文件袋，编号登记，附清退目录，适时适量，专人发放。

（四）发送会议通知

会议召开之前都要发出通知，有的会议要发请柬或邀请书。无论

是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。会议通知要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点、开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带的材料和其他要求等内容。

发送会议通知注意事项

①发送的三种方式：传达（口头、电话、告示）、发送（书面，直接送达）、邮寄（普通邮件、电子邮件）。

②会议通知送达应落实（明确发送对象，回复确认，邮寄检查认真)

一些重要的会议通知，有时因组织渠道不畅、传递方式不当，或其

他因素的干扰，使通知不能准确及时地传递到与会者，作为会议通知的发送者，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及回复电子

邮件确认等方式检查通知发送是否落实。

如果是书面会议通知，则地址、邮编一定要填写正确。装信封和

邮寄时应注意不要漏装、错装或漏寄，通知的信封应醒目标出“会议

通知”字样。

③会议通知的组成：通知文本、附件材料（议程、日程、入场

券、座次表、交通路线等）、会议回执。

④会议通知的几种格式

（五）布置会场

大多数企业、单位都有自己的内部会议室，这就减少了租用外部场地和设施的费用。内部会议室多适合内部会议和活动。会场的整体格局要根据会议的性质和形式，努力创造出和谐的会议气氛。

1、大中型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用大小方形、半圆

形的形式，以突出主持人和发言人。

2、大中型会场可采用方拱形、半月形、椭圆形、回子形、T字形和圆形等形式。这些形式可以使人员坐得比较紧凑，便于辩论与发言。

注意：①提前安排落实（布置、检查）；

②调配使用得当；

③按照会议议程调整到位。

（六）排列座次

座次包括主席台座次和其他与会者座次。

主席台座次以人员的职务或社会地位、名望高低排列，最高者排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为起点，面向会场，依左为上、右为下的原则交叉排列

主席台的座次安排：

（1）按职务的高低和选举的结果安排。职务最高者居中，然后按先