涉外秘书实务4-秘书日常工作
新编秘书实务(第5版)习题与答案 第3章 秘书的日常事务工作
第三章秘书的日常事务工作一、单项选择题1 .15一一20平方米的小办公室。
优点是各部门有独自的工作空间；缺点是（D）,空间比较浪费。
A.监督不便B.缺乏活力C.等级森严D.联系不便2 .一间办公室如果有三人以上，应注意办公桌不要（C）摆设，以免影响思考。
A.靠墙B.当中C.面对面D.朝向门口3 .秘书对办公室的各种物品要养成（B）,归置整齐的习惯。
A.每月底B.随时清理C.隔一段时间清理D.留出大段时间清理4 .秘书替上司筛选电话，在说了迎接词后，如果来电者寻找你的上司，你应该（D）。
A.马上通报上司B.请对方留言C.转接电话D.弄清对方身份和来电目的5 .秘书接打电话过程中，以下三点特别重要：正确、（八）和礼貌。
A.有效B.弹性C.全面D.管理6 .以下接打电话的行为中，（C）是不适宜的。
A.电话机旁随时放着电话记录单和便笺和笔，一有留言就能立即记录B.秘书离开办公室时，要安排别人替你接电话C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D.如果已经回电，但没打通，切记要再联系7 .衡量督促工作的好坏的标准（D）0A.准确B.事实C.实际D.实效8 .对列入督查范围的决策事项应坚持的立项原则是（D）。
A.责任到人B.分解量化C.落实时限D. 一事一项9 .专项督查的特点是（八）。
A.内容具体,事项单一B.内容广泛,事项较多C.内容具体,事项较多D.,内容广泛,事项单一10 .（C）是处理突发事件的一项基本原则。
A.齐心协力B.服从上级C.统一指挥D.实事求是11 .重大交通事故的处理属于（八）。
A.偶发性人为事故B.偶发性自然灾害C.刑事案件D.偶发性政治事件12∙（B）是决策督查的目的之一。
A.准备拟定决策B.补充和完善决策C.深入调查研究D.广泛征求意见13 .决策督查的程序要求按照（八）的原则立项。
A. 一事一项B. 一事多项C.多事多项D.多事一项14 .在决策督查的过程中,对已立项的决策事项,要制定（B）。
秘书实务 秘书的接待工作
第二章 秘书的接待工作
第二节 接待工作的基本程序
请稍候。”
电子教案模版配色（2）
第二章 秘书的接待工作
第二节 接待工作的基本程序
2．招待 （1）待客人坐下后与上司还在寒暄时应立即上茶，不要等
寒暄过后进入正题再送茶，这样就可能会打扰主客双方 的谈话。 （2）可用袋泡茶，也可用上好的茶叶 （3）一般客人可用一次性纸杯，重要的客人应用带盖有把 儿的瓷茶杯 （4）泡茶时，茶水不宜过浓，也不宜太满，一般以七成为 宜，民间自古有“茶七酒八”的礼仪要求 （5）及时添水与换茶叶。要注意客人杯中的茶水残留量， 如已喝去一半，就要添加开水，随喝随添，使茶水浓度 基本保持前后一致，如果过淡，应换上新茶叶。 如客人是外宾，或是在炎炎夏日，可征求来客的意愿送上合 适的饮料。
题的来客
部门的名称、位置、路线，如果路线曲折难找，接待人员宜引领客人前往
其他不速之客
一般来说，接待人员宜等对方自报姓名、电单位子、教职务案和说模明来版意配后，色请示（上司2，）
由上司决定是否会见
第二章 秘书的接待工作
第二节 接待工作的基本程序
二、接待未预约来访者的工作程序
1. 面带微笑主动问候来访者，礼貌友好地接待来访者；
电子教案模版配色（3）
资料以排遣时间，待离约定时间前5至10分钟，再通知被 访者。 5．按照单位要求给来访者发放宾客卡，并提醒来访者离开 前返还宾客卡。
电子教案模版配色（2）
2024年秘书实务个人总结（三篇）
2024年秘书实务个人总结____年秘书实务个人总结自从担任秘书实务工作至今，我在过去一年中不断的努力和学习，积累了丰富的经验和知识。
通过这个个人总结，我希望能够对我所学到的内容、遇到的挑战和取得的成绩进行全面回顾和反思。
以下是我对____年秘书实务工作的总结，主要包括工作内容、自身成长和面临的挑战。
一、工作内容在____年的秘书实务工作中，我的主要工作内容包括文件管理、日程安排、会议组织和协调、信息收集和整理、公务接待等。
具体来说，工作内容主要有以下几个方面：1. 文件管理：负责对文件进行收集、整理和归档，确保文件的存储和检索的便捷性。
2. 日程安排：协助领导安排日常工作的时间和地点，安排会议和活动的时间、地点和参与人员，并及时通知有关人员。
3. 会议组织和协调：负责会议的筹备工作，包括会议议程的制定、材料的准备和发送，会场的布置等。
4. 信息收集和整理：不断更新和收集相关信息，为领导提供及时、准确的信息支持。
5. 公务接待：负责对来访人员进行接待和安排，确保工作顺利进行。
二、自身成长在过去一年中，我通过不断努力和学习取得了一定的成绩，也让自己有了一定的成长。
具体来说，我取得的成绩和成长主要包括以下几个方面：1. 工作效率的提高：通过学习和实践，我学会了更有效地组织和处理工作，提高了工作效率。
2. 沟通能力的提升：在工作中，我不断与不同的人进行沟通和协调，提高了我的沟通能力和协调能力。
3. 解决问题的能力：在工作中，我不断面临各种问题和挑战，通过分析和解决问题，提高了我的问题解决能力。
4. 学习能力的提升：面对新的工作内容和要求，我能够积极学习和适应，提高了自己的学习能力。
5. 团队合作意识的增强：在与同事和领导的合作中，我体会到了团队合作的重要性，并不断增强了团队合作意识。
三、面临的挑战在过去一年中，我也面临了一些挑战和困难，但通过努力和积极面对，我成功地克服了这些挑战。
以下是我在工作中面临的主要挑战：1. 时间管理：由于工作繁忙，我有时会遇到时间不够用的情况，需要更好地管理自己的时间。
涉外文秘是做什么的
涉外文秘是做什么的涉外文秘是一种职业，其工作内容涉及与外国人或具有不同文化背景的人进行交流、协调和沟通。
涉外文秘的主要职责包括但不限于以下几个方面：1.文件处理与管理：涉外文秘需要处理和管理各种文件，包括合同、协议、备忘录、信函等。
这些文件通常需要翻译成英文或其他外语，以便与外国客户或合作伙伴进行交流。
此外，涉外文秘还需要对文件进行分类、存档和检索，以便公司领导或相关部门能够快速查找和查阅。
2.会议安排与协调：涉外文秘需要组织和协调各种会议，包括电话会议、视频会议和面对面会议。
在这些会议中，涉外文秘需要担任翻译、记录和报告等角色，以确保双方能够准确传达意思并达成共识。
此外，涉外文秘还需要协调会议时间、地点、人员和议程，以确保会议顺利进行。
3.商务旅行安排：涉外文秘需要为商务旅行安排行程、预订机票、酒店和交通工具。
他们还需要协助客户或合作伙伴办理签证、入境手续和其他相关手续。
在这个过程中，涉外文秘需要确保旅行顺利无误，并为客户提供最佳的服务体验。
4.沟通协调：涉外文秘需要与不同文化背景的人进行沟通协调。
他们需要了解不同国家的礼仪、文化和商业惯例，以便更好地与客户或合作伙伴进行交流和合作。
此外，涉外文秘还需要及时与客户或合作伙伴沟通交流，了解他们的需求和问题，并提供解决方案和建议。
5.翻译：涉外文秘需要具备优秀的翻译能力，能够准确翻译各种文件、合同、协议、备忘录、信函等。
他们需要具备外语基础知识和语言表达能力，以便准确传达意思并避免误解。
除了以上职责，涉外文秘还需要具备良好的组织能力、协调能力、沟通能力、应变能力和团队合作精神。
他们需要具备高度的责任感和保密意识，能够严格遵守公司的商业机密和信息安全制度。
同时，涉外文秘还需要不断学习和提高自己的外语水平和专业素养，以适应不断变化的市场需求和公司发展需要。
涉外文秘在涉外商务活动中扮演着重要的角色。
随着全球化的发展和中国企业走向世界的步伐加快，涉外文秘的需求也越来越大。
秘书实务 第四章 接待工作
4．送客之后，要马上整理好会客室，以便迎接下一位客人。 5．在客人走后，不要和同事一起议论客人的短长。
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实训3：给上司“挡驾”
一、实训目标 通过本实训掌握给上司“挡驾”的一般方法。
二、实训背景 这天，海潮公司总经理秘书张洁正在起草文件，前台值班
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二、接待实施工作 （一）迎候来宾
1. 时间 2. 地点 3. 人员 4. 确认 5. 施礼
（二）安排食宿
1. 饮食 2. 住宿
（三）安排会见、会谈
1.通知联络 2.准备资料 3.布置现场 4.其他工作
（四）安排宴请
1.通知来宾 2.确定宴请形式 3.确定宴请地点 4.确定宴请时间 5.布置宴请现场 6.拟定菜单 7.注意宴宾礼仪
宴请安排的内容
（1）预先把宴会的时间、地点告知客人和陪同的领导。 （2）掌握宴请的人数、时间、地点、宴请方式和标准，并提前通知餐饮部门。 （3）要求餐饮部门做好宴会设计，编制好宴会菜单。 （4）提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务。对座签的摆放进行确认核对。 （5）严格按宴会菜单进行准备，遇有服务对象的特殊要求，要及时予以安排 （6）做好引导和服务。
秘书来电话，说公司一个老客户来访，没什么大事，只是很久 没来了，想找总经理聊聊，人正在会客室。可是今天总经理一 上班就有交待，没什么重要的事，他今天什么人也不见。张洁 应如何做呢？ 三、实训内容
按照实际情况演练替上司进行“挡驾”的基本方法。
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四、实训提示 1．除开个别极为特殊的情况，上司在办公室时应该向上司
秘书实务案例
秘书实务案例从事秘书工作的小李是一名经验丰富的秘书，她经常面对各种各样的实务问题。
下面是一个小李近期遇到的一个秘书实务案例。
某天早上，公司的总经理李明找到小李，要求她安排一场重要的会议，会议时间定在两天后的上午9点。
李明告诉小李，会议的主要议题是公司最新的项目计划，并且还需要邀请一些重要的客户和合作伙伴参加。
李明希望小李能够帮他列出参会人员名单，并在会议开始前向每个参会人员发送会议通知。
小李听完李明的要求后，立刻开始着手准备工作。
首先，她查看公司的客户和合作伙伴名单，找出与此项目相关的人员。
然后，小李将所有的参会人员分类，并列出了每个参会人员的姓名和联系方式。
在整理完名单后，小李开始撰写会议通知。
小李写了一封简洁明确的会议通知邮件，邮件中包括了会议的时间、地点、议题以及参会人员名单。
她确保在邮件中使用了客户和合作伙伴的正确称呼，并附上了公司的徽标作为邮件的标识。
最后，小李在邮件中提醒参会人员如果无法参加会议，需要提前知会，以便做出相应的安排。
小李发送了会议通知邮件后，开始准备会议的场地和设备。
她与行政部门联系，预定了一间适合容纳所有参会人员的会议室，并要求他们为会议室配备激光笔、投影仪和白板等必要的设备。
小李还将会议的议题制作成幻灯片，并将其保存在U盘中，以备不时之需。
会议的前一天晚上，小李将所有参会人员的联系方式整理到一张表格中，并将其打印出来作为备份。
她还将会议室的预定信息发给每个参会人员，并提醒他们准时到达会议现场。
小李在会议室的门口放置了一块写有会议的时间和地点的告示牌，以便参会人员能够方便地找到会议室。
会议当天上午9点，所有的参会人员都按时到达了会议室。
小李迎接每个参会人员，并为他们提供了名片和会议手册。
她确保每个参会人员都能够顺利地连接到投影仪，并熟悉了投影仪的操作方法。
小李还向每个参会人员分发了一份会议议程，以便他们能够了解会议的流程和议题安排。
会议开始后，小李负责记录会议的要点和关键内容，并跟进参会人员提出的问题和建议。
秘书实务基本学习资料
秘书实务基本学习资料秘书实务是现代企事业单位中不可缺少的一项工作，秘书实务的基本学习资料包括了秘书职责、秘书技能以及秘书素质等方面的内容。
接下来，我将为大家详细介绍秘书实务基本学习资料。
一、秘书职责作为一名秘书，他/她的主要职责包括了以下几个方面：1. 日常办公事务的处理：包括文件的管理、资料的整理、会议的安排、来访客人的接待等。
2. 时间安排和日程管理：秘书需要协助上级安排日常工作的时间和优先级，并提醒上级履行各项工作。
3. 文件起草和处理：秘书需要负责起草各类文件，如信函、备忘录、报告等，并进行审校、打印、分发等工作。
4. 会议组织和协调：秘书需要为会议安排场地、邀请参会人员、准备会议资料和记录会议纪要等工作。
5. 出差和活动安排：秘书需要协助上级安排出差和参加各类活动的行程、交通和住宿等安排。
6. 客户关系管理：秘书需要与内外客户保持良好的沟通，解决客户问题并提供满意的服务。
二、秘书技能为了胜任秘书这个职位，秘书需要具备一定的技能，包括但不限于以下几个方面：1. 书写和文件处理能力：秘书需要具备快速、准确地书写和处理书面文件的能力，包括字体清晰、排版整齐等。
2. 协调和组织能力：秘书需要协调上级和其他部门的工作，组织各类会议和活动，并有效地安排时间和资源。
3. 沟通和协作能力：秘书需要具备良好的沟通和协作能力，与不同层级的人员进行有效的沟通和协调。
4. 信息管理能力：秘书需要掌握信息管理技巧，包括文件归档、电子邮件管理、日程安排管理等技巧。
5. 技术应用能力：秘书需要熟练掌握办公软件和办公设备的使用，如Word、Excel、PowerPoint等。
6. 语言和外语能力：秘书需要具备良好的汉语表达能力，同时熟练掌握一门外语，以应对跨国企业的沟通需求。
三、秘书素质除了职责和技能外，秘书还需要具备一些素质，以提升工作的效果和价值，包括但不限于以下几个方面：1. 保密意识和责任心：作为一名秘书，秘书需要具备严守机密、保护公司利益的意识和责任心。
国际业务部涉外文秘岗位描述
国际业务部涉外文秘岗位描述国际业务部涉外文秘是一个重要的岗位，其工作职责是非常广泛的，需要文秘具备良好的外语能力，优秀的文字表达能力以及扎实的专业知识。
这个岗位需要文秘负责处理国际业务部的涉外文件、会议记录、外国客户来函来电，以及其他与国际业务相关的文书工作。
以下是国际业务部涉外文秘岗位的具体描述：一、岗位职责1. 协助国际业务部经理和员工处理涉外文件，包括但不限于合同、协议、报价单、商业信函等，确保文件的准确性和有效性；2. 负责国际业务部的会议安排和记录，包括组织会议、制定会议议程、收集参会人员意见、记录会议内容等；3. 负责国际业务部与外国客户的来函来电处理，包括翻译、回复、整理资料等；4. 协助国际业务部进行相关数据分析、报告撰写等工作；5. 完成上级交办的其他与国际业务相关的文秘工作。
二、任职资格1. 本科及以上学历，行政管理、外语、国际贸易等相关专业优先；2. 英语四级及以上，听、说、读、写能力良好，能够熟练运用英语进行文件处理和沟通；3. 具有良好的文字表达和组织能力，能够撰写精确、清晰的文件和报告；4. 熟练使用办公软件，包括Word、Excel、PPT等，能够进行简单的数据分析和报告撰写；5. 具有1年以上相关工作经验者优先考虑；6. 有国际贸易或外贸企业从业经验者优先考虑。
三、岗位要求1. 熟悉国际业务部的相关业务流程和文书处理流程；2. 能够熟练处理涉外文件和涉外会议的相关工作；3. 具备一定的外交礼仪和商务礼仪知识，能够恰当地处理外国客户来函来电；4. 具有良好的团队合作精神和沟通能力，能够协调国际业务部内外部资源，完成工作任务；5. 具有较强的责任心和抗压能力，能够在高强度工作环境下保持良好的工作状态。
四、发展前景国际业务部涉外文秘作为国际业务部的重要支持人员，工作内容涉及到国际贸易、外国客户往来、国际商务协议等多个方面，对文秘的专业知识和工作能力都有很高的要求。
在这个岗位工作一段时间后，文秘可以根据自己的发展需求和能力水平，逐渐晋升为国际业务部的行政助理、业务助理、外贸主管等职位。
秘书实务具体工作内容
秘书实务具体工作内容除了要知晓秘书学的基本理论和基本概念，还必须掌握秘书实务的具体操作流程和工作内容，下面小编给大家介绍关于秘书实务具体工作内容的相关资料，希望对您有所帮助。
秘书实务具体工作如下(一)拟定会议工作方案。
一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和工作等。
(二)选定、安排议题。
会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。
大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。
日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。
安排会议议题应注意以下问题：一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论;二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别;三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见;四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量;五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论;七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
(三)拟定会议议程、日程和程序。
(四)准备会议文件、报告。
日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。
会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
(五)提出与会人员名单。
(六)编排分组。
多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。
编组的基本方法有：根据地域编组;根据系统或行业编组;完全按人数编组。
在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。
涉外秘书
1. 最初的秘书是指书而不是指人，一般是指宫禁中迷藏之书。
以后，才逐渐由物演变成人，成为古代朝廷中的一种官职，既负责掌管典籍或起草机要文书的官员。
（东汉的秘书监）2. 现代秘书按其服务对象的不同可以分为公务秘书和私人秘书两类。
第二章涉外秘书工作的指导思想和工作原则1.一、涉外秘书工作的指导思想，概括起来讲，就是要围绕认真贯彻党和国家的对外方针、政策、努力做好‘三个服务’。
二、‘三个服务’是指：一是为上级涉外领导机关和领导同志的工作服务，发挥涉外秘书工作人员的上情下达、下情上报的作用。
二是为本级领导服务，发挥参谋、助手和耳目的作用。
三是为基层涉外单位的工作服务，发挥综合、协调和后勤保障作用。
2. 涉外秘书在工作中要实现‘四个转变’：一、要从偏重于简单的办文办事变为即办文办事有出谋献策。
二、要从简单的收发信息转变为即收发信息由综合处理信息。
三、要从单凭的老经验办事转变为实行科学化管理。
四、要从被动服务转变为力争主动服务。
这‘四个转变’是1985年1月全国秘书长、办公厅主任会议上提出来的在新形势下办公室部门工作的指导方针。
3. 涉外秘书的工作职能：一是为涉外领导工作当参谋，二是为涉外领导工作办事务。
4. 涉外秘书工作的具体任务，会议组织包括会议审批、会议通知、会议材料准备、会场服务、会议纪要整理、会议文件立卷等。
印信凭证管理：涉外秘书人员必须深刻了解印信凭证的作用和意义，懂得印章凭证的制作、使用和半管。
5、涉外秘书工作的作用：一、枢纽作用二、参谋作用三、信息传递作用四、协调作用五、门面作用。
6、涉外秘书工作的特点：一、政治性二、从属性三、服务性四、被动性。
7、涉外秘书工作的基本原则：准确、迅速、保密、落实。
1953年周恩来提出的第三章涉外秘书工作人员的素养1、涉外秘书人员的职业道德素养：一、要有自我现身精神二、要忠于职守三、要讲究工作效率四、要谦虚谨慎五、要严守秘密。
2、涉外秘书的专业知识：一是涉外专业知识。
秘书实务具体工作内容
秘书实务具体工作内容
秘书实务的具体工作内容包括以下几方面：
1. 接待工作：负责接待来访人员，了解他们的需求，并将他们引导到相应的人员处；接听和转接电话，并提供必要的信息。
2. 文件管理：负责文件的收集、整理、归档和保管，确保文件的安全和易于查找。
3. 行政协助：协助上级主管安排会议和行程，准备会议文件和材料，记录会议纪要，并根据需要安排和组织培训活动。
4. 信息管理：负责整理和管理各种信息，包括邮件、报告、备忘录等，并及时传达重要信息给相关人员。
5. 会务管理：负责组织和管理各种会议、活动和座谈会，包括场地的预定、会议材料的准备、参会人员的邀请和接待等。
6. 出差安排：负责安排上级主管的出差行程，包括机票、酒店预订、交通安排等，并提供必要的出差支持。
7. 文件起草和处理：负责起草和处理各种文件，如信函、备忘录、报告等，并确保文件的准确和及时地发送和处理。
8. 其他工作：根据具体的工作需要，还可能负责其他行政和办公室工作，如采购办公用品、处理办公设备的维修等。
以上仅为秘书实务的一般工作内容，具体工作内容可能会因不同的公司和行业有所差异。
涉外秘书学
1、沟通五要素：what 、who、 where、 why、 when、 how2、穿档案方法：三点一线法3、“三资“企业:中外合资企业、中外合作企业、外资企业4、”经理补偿功能":指在社会管理活动中，任何一级领导无论其知识如何渊博，经验如何丰富，都难免因知识视野的制约，精力体力的局限，理性经验的缺少，而出现信息的”盲区"、决策的失误和管理的缺失，这就需要秘书见微知著、拾遗补缺，成为领导的“外脑”，身体的延伸，知识的府库。
5、涉外秘书的工作内容:①事务性工作。
例如收发传递邮件，接待来访，接打电话②指派性工作。
上司临时交办的事情。
事无巨细。
③延伸性工作。
发挥秘书对经理的“补偿功能”。
主动做事。
6、涉外秘书的工作特点：①中介性与独立性并存。
中介性是所有秘书工作的本质特征，秘书处于企业管理的核心枢纽位置。
②从属性与辅助性相依。
在做好自己的基本工作的同时发挥补偿作用。
③规范性与创新性并重。
④服务性与“补偿性”结合：秘书工作的中心任务是为上司的工作和上司本身做好各方面的服务。
7、秘书正确处理与上司的关系：（1）雇主对秘书的期待：忠诚守密、自觉服从、主动学习、守时敬业（2）涉外秘书处理与上司关系的方法：A、了解上司（了解上司的思路、了解上司所习惯的方法、了解上司的个性、了解上司的兴趣爱好）B、维护上司的权威（尊重上司，不公开讨论上司及上司的私事、及时汇报，请示、掌握进言的艺术：适时；适事；适地；适度）C、体谅上司的苦衷D、保持距离E、学习上司8、涉外秘书的能力素质：表达能力（外语口头表达和文字表达能力）、办事能力（领会领导意图，迅速落到实处的能力；准确分析和判断问题的能力；积极应变的能力）、辅助管理能力（是由计划、组织、指挥、控制、协调构成的过程）、交际公关能力、操作能力9、西方企业组织的机构和职能（现代组织结构形式）：①事业部制：使一个企业内对拥有独立产品市场、独立责任利益的部门实行分权管理的一种组织形式。
秘书实务工作案例精选与评析(全集)
秘书工作案例精选与评析案例1：广告公司的电话将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售大幅度滑坡，老总心情不太好。
这天上午10点钟左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。
老总正忙得焦头烂额，听秘书说赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告公司赵总的电话？现在有几种选择：1.今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。
回头我再给你打电话过去可以吗？2.您的事我们姜总基本知道，但是今天基本没空，下次再约时间吧。
3.我们姜总正急着赶份材料，不能接电话。
4.赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的张经理谈，可以吗？5.我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说，我再转告他，可以吗？【案例分析】秘书选1比较合适。
广告公司和秘书的公司是合作者，因此回答赵总称自己的老板日程安排得很满，并询问是否可以回头再电话联系，显得有礼有节，易于对方理解和接受，双方的良好合作关系也能得以保持。
事后再向老板报告情况，待老板确定意见后再回复赵总。
选择2，直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。
虽然广告业中一般都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但是买卖双方在人格上是平等的，何况对方是公司长期的广告代理商，更不应该表现出一种无形的优越感，从而破坏彼此的合作关系。
你可以先再不跟对方谈，但要给人家一个理由以求得理解。
分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬，显得不礼貌，不可取。
选4这是自作聪明。
姜总不是没有时间，而是现在没心情，也并没有说不谈。
在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是一种自作主张、违反工作纪律的行为。
选5的回答最为糟糕。
姜总并没有身体不适，信口说姜总身体不舒服是对领导的大不敬。
案例2：用什么方式说话，永远比说什么更重要局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。
还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。
涉外秘书实务课件整理
导论1、秘书和秘书机构的基本职能参谋助手督促检查协调综合2、秘书工作的具体内容“三办”——办文、办会、办事3、涉外秘书工作的基本原则和一般要求涉外秘书工作的基本原则：(1)遵纪守法(2)求真务实(3)超前服务(4)团结协作(5)联系群众秘书工作的一般要求：(1)主动(2)高效(3)准确(4)保密涉外秘书的日常工作1、上班之前（一）回顾昨日工作（二）构思当日工作（三）修饰个人仪表（四）先于他人上班秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下各项准备工作：1．重新检查送领导者当天签批的文件。
如文件是否置于领导者的案头，相关的背景材料是否齐全，急件的印制人员是否有所准备。
2．重新检查当天上午开会的各项会务工作。
如会议通知有无遗漏，会议文件是否封装，会场布置是否符合要求。
3．重新检查接领导者上班车辆的运行情况。
如了解司机是否按时返程，途中有无意外情况发生。
4．重新检查对来访客人的接待工作。
如迎送客人的车辆是否落实，会见客人的领导者是否知悉，会见场所是否布置妥当，参观（或考察）的路线及单位是否做好准备。
5．承接领导者临时交办的事项。
2、上班之后（一）整理办公场所1．擦洗写字台、椅子、柜子、架子、门窗，做到窗明几净，物见本色。
2．调试照明、空调，使室内的光线、气温、湿度和颜色等物理因素达到舒适状态。
3．摆放桌椅、电脑、文具和其他办公用品，使其整齐有序，便利工作。
4．整理当日送来的晨报（或前一天的晚报），并置于固定的地方。
5．填写当天工作记事板或个人备忘录，以便提醒自己和同事。
（二）报告当日工作安排为领导者拟定当天工作的日程表，并向领导者报告。
注意以下事项：1. 拟定日程表一定要简单明了、切实可行，便于领导者进行工作。
2．拟好的日程表除向领导者口头报告外，还必须请领导者过目，并充分听取领导者的意见。
3．领导者首肯后，秘书要即刻将日程表印制出来，并呈送领导者一份，自己手执一份，以便付诸实施。
4．日程表在实施过程中，如出现变故而难以按预定计划行事时，秘书应与领导者及时沟通，由领导者决定是否改动。
秘书实务具体工作内容
秘书实务具体工作内容秘书实务具体工作内容秘书是公司、政府机关、大学等其它组织内部非常重要的职业。
在工作中，秘书需要协助上司和其它相关人员完成各种任务，是公司组织中必不可少的一个环节。
下面我们就来了解一下秘书实务的具体工作内容。
1. 接待来访者：秘书需要接待来访的客户、供应商、投资者等各种人员，对其进行登记、安排会议等工作，同时协调公司其它部门按照上司的要求迅速处理来访者提出的问题。
2. 处理文件和邮件：秘书需要协助上司处理公司内部和外部的邮件和文件，包括信函、传真、电子邮件、和其它的一些文书工作等。
秘书需要了解公司通讯的方方面面，熟练掌握邮件和文件的处理方式，对邮件和文件明确分类，并及时进行交付。
同时需要根据上司的要求及时回复邮件和文件，避免出现延误等问题。
3. 接听来电：秘书需要经常接听公司内部和外部的来电，将信息准确记录下来，并传达给上司或其它工作人员。
此外，秘书还需要筛选重要的来电信息，把不必要的电话和汇报留言或者面洽其他的同事解决。
4. 协调会议：秘书需要协调好公司内部和外部的各种会议、研讨会、展览会等活动。
秘书需要准备会议文件、参会人员名单、会议议程等材料，并协调好会议的各种事宜，包括会场的安排、设备的准备、餐食的安排、会务人员的配备等等。
5. 组织出差：秘书需要协调好公司内外出行的行程，并处理各种相关手续。
包括票务订购和改签、住宿预定、交通安排、时间安排等。
这里的细节很多，而且出行的规划与实际情况也会有着很大的变化。
因此，秘书需要灵活应对，有时候还需熟悉外语。
6. 负责文件档案：秘书需要负责文件的归档和存储，对公司内部各种文件进行分类、编目和储存，以便方便以后查阅。
此外，秘书还需要定期检查档案，并且归档工作需要严格遵守保密原则，确保文件安全。
7. 统筹安排上司日程：秘书需要对上司的工作时间进行科学规划和安排。
其工作主要是使用日历软件管理全部上司的行程，确定各种活动日程，包括出差、会议、见客户、签约、接待等等。
秘书实务案例分析范文4篇
秘书实务案例分析范文4篇秘书实务案例分析范文 (1) 上司感觉身体不适琳达是莫尔食品(成都)公司总经理的秘书。
这天总经理上班后不久，就对琳达说自己的头有点胀，身体不舒服，需要休息一会。
面对这种情况，琳达应该怎么办?下面有5个选项：a、知道总经理的老毛病又犯了，马上到柜子里把备用药找了出来。
b、向总经理建议：“您太疲劳了，回家休息吧!”c、马上与公司里的有关人员打招呼，作个简要说明，今天没有急事就不要来找总经理了。
d、马上调整总经理的工作日程，取消一切约会。
e、请原来做过大夫的刘经理过来给总经理检查一下。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
本题d秘书发现上司身体有些不舒服因而有些担心是很正常和自然的。
但是，不能表现得过份了，因为上司不仅事很多，有些也相当重要，作为秘书你可以表示自己的担心，但你不能替上司发号施令。
上司的身体再怎么不舒服，秘书都不能越权。
秘书实务案例分析范文 (2) 恋人的工作变动琳达是普天制药(中国)公司副总经理的秘书，她的男朋友是公司市场部杰克。
他俩准备在今年国庆节结婚，但由于公司不允许员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。
这天上午公司开司务会，讨论人事问题，琳达来到会议室为大家添茶。
“最近香港分公司的刘勇病得很厉害，那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替他……”人力资源部的胡经理说。
“派市场部杰克去如何?他还没有结婚。
”公司一位副总这样提议。
“我看可以。
”公司总经理说：“那就这样定了吧，这个月底就发调令，让他过去。
”人力资源部的胡经理马上回答：“行!我们在月底前给杰克办好调令。
”于是杰克去香港工作的事就这样定下来了。
这天下班后，琳达和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。
“我想蜜月旅行最好还是去新马泰……”克杰说着，递给琳达一本精致的新马泰旅游小册子。
现在琳达感到十分苦恼。
不仅下半岸结婚的计划可能泡汤，即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。
面对这种情况，琳达应该怎么办?下面有5个选项：a、你下个月就要调到香港分公司去了，我们的婚期可能得推迟。
秘书实务——秘书工作概述
公司企业的秘书部门
Байду номын сангаас
综合性秘书部门：对领导中枢集体负责，全面掌握单 位内部行政管理事务，同时负责宣传、联络、公关等。 如公司办公室、集团办公室。 职能性秘书部门：负责单位内部行政事务和其他事务 性、临时性工作，协调各职能部门之间的关系。如总 裁办公室、总经理办公室。 专业性秘书部门：一般设置在小型企业，负责单位文 书信函撰写收发、文件档案管理、接待、办会等各种 领导交办的工作，如文秘室、值班室等。 一两名秘书承担：如公司前台。
股份制企业机构设置和秘书部门
股东大会
董事会
监事会
董事会秘书
总经理（总裁）
总经理（总裁）办公室
财务部经理（总监）
人力资源部经理（总监）
其他部门经理（总监）
经理（总监）秘书
经理（总监）秘书
经理（总监）秘书
股份制企业集团中的秘书机构
董事会秘书：公司高级管理人员。负责董事之间信息 传递沟通，公司业务活动初步策划，在董事会层次斡 旋，对董事会负责。在上市公司，承担公司与证交所 的联络沟通，按有关规则办理公司的股权与信息披露 事务。 总经理办公室：负责公司秘书事务，是最高常设秘书 部门，直接对总经理和其他副总经理负责。主要处理 公司文件信函，组织公司会议，掌管公司文书档案， 接待访客，电话传真往来业务。
现代秘书（机构）
中华民国临时政府：总统制，下设秘书处（秘 书长1人、秘书若干人）；政府各部门设秘书 科和秘书官，各省都督府设秘书员。 中华人民共和国：国务院，下设办公厅（秘书 长、副秘书长、秘书局）。各省、市、县（区） 政府，下设办公厅、办公室（秘书长、主任、 副秘书长、副主任、秘书）。
涉外秘书实训报告
涉外秘书实训报告第一篇：涉外秘书实训报告一、实训概况1、实训名称：涉外秘书实训；实训时间：第十六周，周一至周五；实训地点：61082、实训主要内容:秘书素养。
3、本人遵守实训纪律情况：按时到场，服从集体安排。
4、本人训练情况及考试中的表现：小组训练期间积极参与，严格要求自己。
考试期间充分准备，从容应考。
二、实训总结：本学期第十六周周一至周五，我们进行了为期五天的涉外秘书实训。
通过训练，我提高了对秘书素养及其职业道德的认识，也发现了在学习中的疏漏之处。
我是第一小组的成员，我和另外三名同学一起负责实训4案例2的模拟演练。
案例二的内容是：秘书张艳正在前台接电话，电话是一个客户打来的，事情较为复杂。
这个时候进来两位客人，一位已经预约的，一位还未预约的。
她应该怎样处理才能使电话里的客户和来访客人都满意。
我们首先分配了角色。
我饰演的是未预约的客人，A同学饰演的是张艳秘书，B同学饰演打电话的客户，C同学饰演预约的客户。
其次我们一起讨论了本案例的最佳处理方法。
我认为张艳秘书应该在两位客人进门之时对电话里未处理完的问题速战速决，如果不能与客户取得共识，则应该回复“我现在有急事要处理，我稍后再给您回拨过去”为宜。
如果是投诉电话之类，这样可以一面缓解客户的情绪，一面给自己时间采取最佳应对措施。
对于两位刚进门的客人，张艳秘书首先应该在演练中充分体现接待礼仪。
预约的客人说明来意并告知张秘书自己有预约，张艳（请另一位客人稍等）核对以后请助理将其带往经理办公室。
然后另一位客人此时说明来意，张艳协助客人办理预约，客人满意离开。
张艳起身送走客人，回到办公室再给第一位客人回复电话。
其他几位同学也陈述了自己的看法，之后我们对各种提议做了综合，初步制定了演练流程。
接下来我们进行了首次排练。
张艳秘书工作的单位为天地房地产有限公司，电话里的客户为一月之前购房的买家，来电投诉房子质量问题。
预约的客人是来找公司经理谈生意的。
未预约的客人，也就是我，是星辰装潢公司销售部部长，前来与张艳所在的公司签订一批订单。
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教学难点
学会处理突发、应急事件
学情分析
见面问候、握手、接递名片、介绍、接打电话等礼仪和挡驾工作学生之前都有学习过，这为我们的情景模拟奠定了很好地基础。
教学效果
教后记
第一节
【实训任务】
任务1这份工作记录描述了王秘书一天工作的几个场景，也是办公室日常事务的详细反映，指出该工作记录中王秘书承担了哪些办公室日常事务，请详细列明。
办公环境维护管理工作移交过程演练（主要说明工作内容和注意事项）。
1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。
2、办公室的听觉环境管理。、消除噪音的来源，适量音乐的播放等
3、空气环境管理
4、安全环境管理
任务6场景4中，面对情绪激动的投诉客户，你如何妥善地对待？分组进行情景模拟并课堂演示。
妥善处理客户投诉：（1）将投诉的客户请到会客室或办公室，以免影响其他客户。安抚客户情绪（2）有效倾听客户的诉说和抱怨。表达歉意并表示感谢；（3）诚恳说明原因（4）说明立即采取措施并承诺尽快予以落实和回复。
接听、拨打、转接电话礼仪规范及训练。（略）
任务10收集一些有关突发事件的故事、案例以及相应的处理办法和措施等，先将案例内容相互交换，独立思考，拟出自己的处理思路，再相互进行讨论，对照看看自己的想法与突发事件实际的处理方法有何异同。
1.通过网络、书籍收集有关突发事件的案例及其处理方式方法。
2.处理突发事件的注意事项：（1）事先应制定工作预案，事发后立即启动应急预案；（2）分工负责、沉着冷静，做好现场联系和协调；（3）做好疏导、疏散、急救工作，确保人身安全和维护稳定；（4）确保信息畅通等。
任务6公司机要员黄姐因出差在外，印信管理工作暂交由王秘书代办。这天，和她同一批进入公司的同事小李来办公室办事，自称要盖两个单位公章，小王随手把公章交给了小李，小李把公章拿出了办公室。不久，小李过来交还公章，并请王秘书开具介绍信，王秘书二话不说，撕了一张公司统一印制的介绍信，盖个章就交给了小李。请指出小张在公章和介绍信使用方面的错误行为。
公章使用规范：不得借由他人自行用印，应由专人负责用印和保管；不得随意带出机要部门；应严格履行用印审批程序和登记手续；对空白稿纸或介绍信一律不得盖章；盖章位置恰当，盖年压月，字迹端正，图形清晰。
介绍信使用规范：一般都使用印刷好的介绍信，并留有存根以便于查核；写介绍信要简明扼要，字迹要工整清楚，不得涂改，如有涂改，必须在涂改的地方加盖公章；开具介绍信要履行领导审批程序；不可开具空白介绍信。
挡驾工作技巧：（1）如果来访者坚持要见上司，却又不愿说出求见的理由，一般情况下，秘书应该态度坚定地告诉对方：“我很抱歉，我的上司明确授权我，他只会见事先有约的来访者。在我安排您之前，他要求我搞清楚您拜访他的真实意图和要求，我必须履行我的职责。”
（2）策略性的挡驾需要找些合理的借口，譬如“我很愿意帮助您，但是现在我的上司正在开会，会议十分重要，短时间内不会结束，因此我建议您给他写张条子，我会设法交给他，请他安排具体时间。”
年度办公用品采购方案，配套表格制作：
（1）办公用品采购申请表应主要列明申请人、申请时间、申购办公用品名称、数量、规格型号、部门审核、办公室审核、领导审批等项。
（2）办公用品入库登记表主要列明购买时间、名称、单位、数量、购买人、保管人等项。
（3）办公用品领用表主要列明：名称、单位、数量、领用部门、领用人、发放人等。
任务8办公用品的保管和发放在很多人看来是很简单、细微的事情，但很多公司在这方面却显得很杂乱，请你思考1-2条建议在小组内进行讨论。
规范做好办公用品保管和发放的建议：（1）专人负责发放和领取；（2）定期发放；（3）严格履行领取登记手续等。
任务9检查你平时生活中接听、拨打电话的用语是否符合礼仪规范，作出自我评价。如果你将接到来自如下不同角色的电话：《秘书实训》课老师、打错电话的陌生人、曾实习单位的同事、学院学工办主任、应聘单位人力资源部主管，自行设计对话场景，演练拨打、接听、转接电话的过程，展示电话礼仪。
日期
值班人员
联系电话
值班领导
联系电话
1.1
刘XX
134561.2
公司值班电话、传真：66318761
注意事项：
1、值班时间：上午8：:30-11:30下午：14:00-17:00
2、坚持值班制度。值班电话必须保证24小时专人接听，并做好通讯记录。
任务3接到刘总递给你的督办单，你将如何开展领导交办任务的督查工作？
任务2模拟表演如下场景：
（1）在会议上遇到客户，但是你实在想不起他的名字；
（2）在展销会上向客户介绍公司的同事；
（3）来客未经预约，坚持要见总经理；
（4）在办公室上与陌生人握手并交换名片。
（5）总经理正在参加公司的一个重要会议,但公司的一个重要合作伙伴突然来访，要求见总经理。
（6）一位预约的客人刚到，另一位客人却由于有急事来到公司，要求马上见经理，演示秘书接待的情景
任务3秘书陈小姐到办公室工作一年后，各方反映不错，领导让她在一次有关办公室工作座谈会上，结合办公室事务管理特点以及自己的工作经验，谈一谈办公室如何管理。陈秘书该如何准备?
介绍办公室日常事务管理经验（主要介绍办公室日常事务主要工作内容、注意事项和技巧）
任务4公司总裁办新来一名秘书小王，领导要求陈秘书向新来的王秘书介绍有关办公室挡驾工作的经验，请两人一组，演练口授挡驾技巧的过程。
督查内容：（1）人力资源部2008年员工薪酬福利方案草拟情况；（2）跟踪律师就合作协议的反馈意见；（3）督促物业公司整改落实业主房屋漏水问题。
任务4场景3中，刘总经理为何两度尴尬？王秘书哪些工作没有做到位？他应该如何做好这些工作？
未做到位之处：（1）桌面未整理整洁；（2）名片未及时印制补充。
任务5下个月公司办公室将新来一名秘书，你负责的办公环境维护管理工作将移交给新同事，请你当面与其做好工作交接。以学校某栋办公楼为实训场地，两人一组，进行演练。
快速分拣信件、报纸和电子邮件，依据来件的轻重缓急进行分送。
任务9场景4，你将如何应对突发性的火灾事故？请制定一份突发性事件应急预案。
制定突发火灾事故应急预案，主要应具有指导性和可操作性，便于一旦发生意外事故，能快速启动预案。
任务10场景5中，假如你是刘秘书，由你负责公司办公用品和办公设备的采购、登记入库和领用发放，请你提出一份详尽的年度采购方案，并设计配套的办公用品采购申请表、入库登记表、领用表、库存记录表等。
任务7国庆将至，领导要求你安排好国庆节期间的值班工作。请你设计制作好值班安排表和值班日志表，向值班人员说明值班期间应注意的事项。
国庆期间值班安排表应列明值班时间、值班人员、值班电话、值班地点等内容。
值班日志应主要写清值班人员、值班时间和值班工作内容（值班期间发生的主要事情描述等）。
值班期间注意事项：（1）要严格执行值班制度，值班人员应按时进入岗位，提前做好交接班工作，值班人员、值班日期如有变动需经单位负责人批准并备案，值班电话不得随意更改，以保证值班工作顺利进行。（2）值班人员应认真做好当班记录，处理有关事务，遇有重大事情，应及时采取措施，并向值班领导报告（3）值班人员当班期间负责本单位的安全保卫工作，注意用电防火安全等。
（4）库存记录表主要列明：产品名称、领用人、领用数量、领用日期、领用部门等。
第二节
训练任务
任务1根据所学的内容，从办公环境维护管理的角度，请你谈谈秘书接待来访者时怎样给对方留下良好的第一印象。
给来访者留下良好的办公环境印象：（1）整体感觉整洁、干净、舒适；（2）办公布局合理，办公设备摆放整齐；（3）接待人员注重形象和礼仪等。
王秘书承担的办公室日常事务主要有：办公环境管理与维护，督办，收发处理邮件，办公用品采购、领用发放管理，接打电话，挡驾，领导日常事务等。
任务2假如你是王秘书，请妥善安排好公司2008年元旦值班，制作好值班安排表，呈请领导审批。
值班安排表主要应列明：值班日期、值班人（值班领导、值班主任、值班人员）、值班电话（座机、手机）以及值班注意事项等。
课题
实训项目四：办公室日常事务管理
课型
新授
授课班级
商英10C3
授课时数
2
教学目标
1、了解办公室环境管理和维护的有关要求
2、熟知办公用品购置、发放登记和管理的有关流程与要求
3、掌握见面问候、握手、接递名片、介绍、接打电话等礼仪
4、掌握挡驾工作技巧
5、学会处理突发、应急事件
教学重点
1、掌握见面问候、握手、接递名片、介绍、接打电话等礼仪
（3）如果来访者有重要事情，而上司正在开会如果或会客，秘书应该请来访者在会客室稍候，然后将来访者的名片或写张便条送进去给上司，也可通过内线电话提醒上司。
任务5新来的王秘书要负责办公环境管理，但她认为环境维护管理问题不过就是把接待室(会客室或办公室)收拾得整洁一些而已，她的这种看法对吗?请说明理由。
这种看法不对。（1）办公环境管理区域不仅是接待或会客区域，包括：（1）个人工作区。接待区全部设施和设备，办公桌椅围绕的区域中地面、墙壁以及家具和负责的所有电器设备；（2）公共区域，接待室、会议室，经常使用的传真机、复印机、与同事共同使用的柜架，办公室的茶水桌等；（3）上司办公区域等。
任务7场景4中，假如你是王秘书，公司领导要求你对广告公司设计的贺年卡电子稿进行初审，请你从贺年卡的特点、内容要求和版面设计等方面提出相关意见。
贺年卡的制作：
（1）设计要体现喜庆气氛；
（2）贺卡内容要表达对客户给予公司一年来的关心支持表示衷心感谢和诚挚祝福之意；
（3）排版设计时应留有公司领导签字处。
任务8你收到的一大堆信件、报纸和电子邮件，其中有给总经理的，也有给本部门和其他领导、部门的，请你快速地进行分拣，并说明依据。