秘书日常工作事项

秘书日常工作标准化

一、日程管理：

1、为领导制作日程表，包括会议、培训、出差、商务活动等事项，协助领导做好日程安排。

2、每日短信提醒领导第二天的重要日程安排包括时间、地点、会议内容等。

3、领导外出时及时与司机沟通、联系，通知司机发动车辆等待领导。

二、客人接待

1、客人来访：重要客人来访前应酌情准备鲜花、水果、茶水、干果、香烟、火机、烟缸、名片等物品。客人来访期间应主动为客人端送茶水，每隔10－15分钟进去续水一次。倒水时应将茶杯拿起，侧背过客人，缓慢倒入后，轻轻放在桌上，盖好杯盖。

2、电话来访：领导不在期间记录下客人来电事由，和联系方式。如事情紧急应及时呈报领导，遇到陌生人来电，索要总经理电话，应仔细核对身份后酌情处理。

3、客人离开时应主动为客人带路、开门，目送客人开车离开后返回。

4、重要客人来访可与领导沟通准备一些礼品、特产馈赠客人。

三、文书工作：

1、草拟各类文件，包括总结计划、讲话稿、邀请函等文字工作；。

2、负责制作每季度总经理述职PPT课件，提前与相关领导沟通，了解各项工作进展情况，并按领导意见修改、完善相关材料。

四、办公室的整理：

1、办公桌资料整理，可按时间段、类别统一摆放整齐；

2、电脑桌面每周整理一次，可按年份、月份的时间顺序来划分，也可按职能部门、项目部类别划分；

3、领导留存的名片，可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等定期分类存入名片册，便于领导查找。

五、出差安排：

（一）出差前：

1、确定出差目的和日期；

2、确认总经理出差陪同人；

3、与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）；

4、确定行程，预定机票、酒店、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）、所到城市天气；

4、完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）；

5、根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。

（二）出差中：

1、根据情况及时与相关人员及总经理沟通，处理紧急的事物；

（三）出差后：

1、及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；

2、各种差旅费用报销；

六、特别提示：

正确而且按时处理好上司交办的工作，这是对一个秘书的起码要求。秘书在接受上司的指示和执行上司的指示的时候，应该注意以下几点：

1、对于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，应该自觉主动地去处理。

2、在同时处理几项工作的时候，要分清轻重缓急，确定需要优先处理的工作。

3、在处理上司交办的工作时，不能自作主张影响工作结果。

4、完成上司交办的工作之后，要找适当的时机向上司汇报。