秘书日常事务工作共17页
文秘岗位职责
文秘岗位职责
1. 负责接听电话、传真和电子邮件，处理来往文件和资料，及
时转达相关信息。
2. 管理办公室日常事务，包括文件整理、档案管理、会议安排
等工作。
3. 协助领导进行日程安排、会议安排和行程管理，确保工作的
高效进行。
4. 负责起草、整理和编辑文件、合同、报告等各类文件，确保
文档的准确性和规范性。
5. 协助领导处理一般行政事务，如办公用品采购、接待访客等
工作。
6. 维护办公室设备的正常运行，及时处理设备故障和维修工作。
7. 协助领导进行文件归档和管理，确保文件资料的安全和保密性。
8. 完成领导交办的其他临时性工作，确保办公室工作的顺利进行。
秘书岗位职责
秘书岗位职责
1. 协助安排和组织会议、会议记录和会议文件的准备工作，并跟踪会议议程和行动项的完成情况。
2. 负责处理来访客人的接待工作，包括接听电话、接待访客并引导他们到指定地点。
3. 管理办公室文件和资料，确保文件的保密性和整洁有序。
4. 协助领导安排出差行程、预订交通和住宿，并跟踪出差人员的行程安排。
5. 协助领导处理日常事务，如预订餐厅、购买礼品、安排活动等。
6. 负责处理来自领导的邮件、文件和其他工作安排，确保领导工作的高效进行。
7. 协助领导撰写和编辑各类文件和报告，包括会议纪要、工作总结和商务信函等。
8. 负责行政事务的协调和处理，如办公用品的采购、设备维护
和办公室环境的管理等。
9. 协助领导处理日常行政事务，如安排会议、协调部门之间的
沟通和协作等。
10. 承担其他临时交办的工作任务，确保领导工作的顺利进行。
文秘岗位职责
文秘岗位职责
1. 负责接听电话、处理文件、安排会议和行程安排等日常办公室工作。
2. 协助领导进行文件的整理、归档和存档工作，确保文件的安全和有效管理。
3. 负责起草和编辑文件、信函、会议纪要等各类文书，保证文书的规范和准确。
4. 协助领导进行会议和活动的组织和安排，包括会议室预订、材料准备、会议记录等工作。
5. 负责办公室的日常行政事务，包括办公用品的采购、设备的维护和维修等工作。
6. 协助领导进行行政工作的协调和沟通，与其他部门和外部单位进行联络和协调。
7. 负责领导交办的其他临时性工作，确保工作的高效和顺利进行。
文秘岗位职责
文秘岗位职责
1. 负责接听电话、传真和电子邮件，及时转达相关信息，并做好记录和归档工作。
2. 协助上级领导安排会议和行程安排，包括预订会议室、安排会议日程和提供必要的文件和资料。
3. 负责处理文件、文件夹和办公室用品的管理和归档工作，确保文件的整洁和安全。
4. 协助上级领导处理日常事务，包括准备文件、报告和演示文稿，并协助安排会议和活动。
5. 负责办公室设备的维护和保养，确保设备的正常运转和安全使用。
6. 协助上级领导处理来访客户和合作伙伴，提供必要的支持和协助。
7. 负责办公室的日常行政工作，包括接待客户、接待电话和处
理日常办公室事务。
8. 协助上级领导进行文件的整理和归档工作，确保文件的准确性和完整性。
9. 负责办公室的安全工作，包括定期检查和维护办公室的安全设施和设备。
10. 协助上级领导进行其他工作安排，包括协助处理日常事务和提供必要的支持和协助。
秘书工作手册：领导日程安排
秘书工作手册：领导日程安排控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。
“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。
秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。
本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。
日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。
这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。
作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。
在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。
此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。
一、总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。
而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。
（一）总体原则：了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，-优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；-了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，适当安排；（二）经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月 /周计划安排模版可使用 NOTES 日历功能，填入相关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。
董事会秘书室秘书董秘标准工作规范手册
董事会秘书室秘书工作手册二O一二年十月目录前言 (3)第一部分日常事务处理 (4)电话、传真、邮件、文件管理、名片第二部分日程安排 (7)总体日程安排 (7)出差日程安排 (8)会议安排 (14)大型活动 (19)突发来访接待 (23)第三部分沟通与协调 (24)内部沟通 (24)外部沟通 (25)秘书应具备的礼仪 (25)秘书礼仪素质的要求 (27)第四部分文字支持 (28)第五部分会议支持 (30)前言秘书工作总结起来用六个字就可以概括，即：办文、办会、办事。
看起来不起眼，但做不好却会误大事。
要想把秘书工作干好，需要遵循四个原则，分别是准确原则、迅速原则、保密原则和实事求是的原则。
为了将董事会秘书室的工作做好，参阅有关资料，撰写了此秘书工作手册，作为以后工作的指导性文件。
第一部分：日常事务处理一、拨打/接听电话的程序和标准1、打电话前的准备●准备好电话记录本和笔●把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。
●准备好通话时需要的文件资料。
●查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。
2、正式拨打电话：●拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！董事会秘书室**** ●如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
●如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录●逐一将事情说明，注意语言简明、准确；●通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
3、接听电话●3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！董事会秘书室●判断WHO，分以下几种情况：●若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。
●通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
4、通话技巧：●日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等●对直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。
【参考文档】bu助理岗位职责-范文模板 (17页)
发及传递
9参与公司行政、采购事务管理10负责公司各部门办公用品的领用和分发工作11做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作 12对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作13协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等 14协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作 销售助理岗位职责: 1销售相关文档管理2订单处理3与客户、各代理店的沟通协调等
部门经理：
业务助理签字：
总经理签字： 201X年8月*日篇四：业务助理工作内容与职责 上海分公司
业务助理
工作内容与职责
一、业务助理先要经过一个实习期，时间为7天。在此期间记录实习业务助理的工作态
度与工作成绩，并据此进行考核，以确定是否胜任工作。实习业务助理的主要实习内容：
1.熟练掌握工作岗位的规章制度，业务部门的工作流程。
流。并每天做好记录，是否解决要及时上报与跟踪。
8.业务电话接听，受理客户的投诉并做好客户投诉单。
9.客户退回产品测试及备案。完成客户退换货跟踪。
10.制作每月销售汇总表；每月初与仓库对上月的发货单。
11.统计客户账款情况，并每月底与财务对账。
12.跟踪香港与仓库的相互调货情况，并做好出库单。
13.每月客户大货订单下定结束后，制作大货订单汇总与品牌分类表，以便公司跟厂家订
秘书事务管理 事务17 保密工作
（四）计算（2）屏蔽或干扰 （3）加密存储和身份鉴别
2.使用方面的主要措施
（1）隐蔽屏显 （2）随手关机 （4）专用专管 （3）加密传输 （5）定点使用 （6）定点维修
低辐射计算机设备
这些设备在设计和生产时，已经 对可能产生信息辐射的元器件及相 关部位采取了防辐射措施，把信息 辐射抑制到最低限度，这是防止计 算机辐射泄密的根本措施。
【情景案例】
最严重的外事泄密事件
1979，国务院国防工办一位副主任，赴某 国参观前，到该国驻华使馆了解该国情况， 随身带去了一份关于我国驻该国外交机构的 重要秘密资料，并将装有该资料的文件包落 在了大使馆内，造成了我国建国以来最大的 外事泄密事件。
（二）会议保密
1.会前保密 2.会中保密 3.会后保密
（二）泄密渠道多样化
比如，对需要保密的文件资料，没有按 规定予以严格的管理；宣传报道时，缺乏 严格的“内外有别”的保密原则；在科技 合作和贸易过程中，急于求成及缺乏保密 意识，没有加以适当的防范；通讯联络过 程的大意不慎；更有为经济大潮冲击得利 令智昏的人，在金钱、物质和享受的诱惑 下，不顾民族尊严，沦为专向海外情报机 关出卖国家秘密的间谍。
（五）保密范围缩小化
随着我国对外开放程度的不断深化，国际惯例 对我国的影响也不断扩大，特别是2003年4月SARS在 国内肆虐之时，消息封锁所产生的负面影响已明显 地表现出来。大力推行政务公开，重新设立保密制 度底线，已经成为当务之急。因为按国际惯例，除 国家安全、商业秘密和个人隐私外，其余的都应该 公开。为适应这种时代的要求，我国有关保密制度 的修订工作正紧锣密鼓地进行着，像如何重新划定 保密范围和定密机构，细化简化解密程序等保密工 作的关键问题将可能得到更合理的规范。
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用印
印章管理人员在使用印章时应做到以下几点： 1、检查批准用印的签字。 2、审阅、了解用印内容。 3、用印登记。 4、盖印。 5、整理留存材料。 6、正式印章使用的地点。 7、不允许盖空白凭证。 8、代章。
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印章的停用
单位印章在该单位名称变更、机构撤销、式样改变或 其他原因时，停止使用印章。应该按照上级规定及领导的 指示认真负责地做好印章停用后的善后工作。首先要发文 给该单位有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并 说明停用的原因，标明停用的印模和停用的时间。其次， 要彻底清查所有的印章，停用的废印章不能在原单位长期 留存，要及时地送交颁发单位处理。
介绍信或证明信是以本单位的名义向对方单位介绍或证明 去联系工作的人员的身份任务的专用信函，具有介绍和证 明双重作用。
一般有两种，一种是在单位信笺上写上大致固定格式的文 字，签上本单位全称并盖上公章，多用于临时性的需要给 予一定说明的事项，另一种是用铅字印刷的联单式介绍信， 文字和形式固定，一般是姓名、人数、身份和联系事项需 临时填写，使用时必须加盖公章，联单式介绍信通常盖两 次印，一次盖在正文与存根的连接线正中，各占半颗印； 另一次盖在单位署名上。
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值班工作
值班室日常事务的处理
1、 办理领导交办的事务 2、 上传下达，沟通内外 3、认真处理来函、来电 4、 负责值班人员安排 5、 随时掌握领导的外出活动 6、 协调处理安全保卫工作
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值班室工作的基本内容和要求
1、坚守值班岗位。 2、 认真处理事务。 3、做好值班记录。 4、 热情接待来人。 5、 加强安全保卫。
目录
印章的管理 介绍信的使用 值班工作
案例分析
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印章的管理
印章的概念
1、印章是印信凭证的一种，是刻在固定质料上的代 表机关、组织或个人权力、职责的凭据。
2、现代机关、单位印章具有3个特性：一是法定性， 二是权威性，三是效用性 。
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印章的种类
印章按其性质、作用、质量可分为正 式印章、专用印章、套印章、钢印、 手章、名章、戳记七大类。
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案例分析
某县工商局办公室徐秘书星期天值班，下午5点，接了一 个紧急电话。电话的内容是；局里的一辆面包车与外单位 的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内3人重伤，车损 严重，不能开动，特请求局里急速处理。徐秘书做好了电 话记录后，思考出了4种处理方法：一是等到第二天上班 时，向领导汇报后，再按照领导指示去办。二是立即向主 管领导汇报，请领导亲自到现场处理。三是自己立即到现 场去做紧急处理。四是先用电话方式联系有关部门，然后 再向领导汇报。
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介绍信的管理
1、建立严格的制度，指定专人掌管，开介绍信须经主管 领导批准，应注意填写有效期。
2、严禁发出盖有印章的空的介绍信。 3、介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。 4、介绍信开出后没有使用，持信人应将介绍信退回给管
理人员；未及时退回的，应主动将其收回，贴在原存根处， 并注明未使用的情况，以备查考。 5、填写错的，应注明，并保留在原处。
问题讨论：试问以上案例中徐秘书的哪种做法妥当?具体 应当怎样做?
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正式印章停用或作废并启用新章时，要发旧章作废并 启用新章的通知。作废的旧章印在“印模栏”内，用红色； 启用的新章印在“方框栏”内，用蓝色，表示刚刚启用。
Page 8
印章的保管
1、选择好单位印章放置的地方。 2、选择好管理印章的人员。 3、印章的保管应建立起严密的制度。
Page 9
介绍信的使用
介绍信的概念
Page 3
印章的效用
印章加盖在文书的不同位置以及在文书处理的不 同环节中，其作用也各不相同，主要有如下几种： 1、落款处。 2、更正章。 3、证见章。 4、骑缝章。 5、骑边章。 6、弥封盖。 7、封存章。
Page 4
印章的刻制及颁发 印章的颁发是指上级单位给下级单位
颁发印章。颁发印章的对象必须是有 使用印章的实际需要的法定机构，这 两者是颁发印章的基本原则，两者缺 一不可。