access报表

第6章报表

报表是专门为打印而设计的窗体。不同之处在于窗体可以与用户进行信息交互，而报表没有交互功能。本章主要介绍报表的一些基本应用操作，如报表的创建、报表的设计及报表的存储和打印等内容。建立报表和建立窗体的过程基本一样，只是窗体最终显示在屏幕上，而报表还可以打印在纸上。

6.1 报表概述

报表是数据库数据输出的一种对象。建立报表是为了以纸张的形式保存或输出数据。利用报表可以控制数据内容的大小和外观，排序、汇总相关数据，输出数据到屏幕或打印设备上。

6.1.1 报表的定义及分类

1．报表的定义

报表是Access数据库的对象之一，主要作用是比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并可以将它们打印出来。

2．报表的分类

报表主要分为以下4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。下面分别进行说明。

（1）纵栏式报表

纵栏式报表（也称为窗体报表）一般是在一页的主体节内以垂直方式显示一条或多条记录。这种报表可以显示一条记录的区域，也可同时显示多条记录的区域，甚至包括合计。

（2）表格式报表

表格式报表以行和列的形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多行记录。表格式报表与纵栏式报表不同，字段标题信息不是在每页的主体节内显示，而是在页面页眉显示。

可以在表格式报表中设置分组字段、显示分组统计数据。

（3）图表报表

图表报表是指在报表中使用图表，这种方式可以更直观地表示出数据之间的关系。不仅美化了报表，而且可使结果一目了然。

（4）标签报表

标签是一种特殊类型的报表。在实际应用中，经常会用到标签，例如，物品标签、客户标签等。

在上述各种类型报表的设计过程中，根据需要可以在报表页中显示页码、报表日期甚至使用直线或方框等来分隔数据。此外，报表设计可以同窗体设计一样设置颜色和阴影等外观属性。

6.1.2报表的视图

在Access中，报表操作提供了3种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。“设计”视图用于创建和编辑报表的结构；“打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形态；“版面预览”视图用于查看报表的版面设置。

3个视图的切换可以通过“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮右侧下拉菜单中的3个按钮：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图来进行选择。

6.1.3 报表的结构

在报表的“设计”视图中，区段被表示成带状形式，称为“节”。报表中的信息可以安排在多个节中，每个节在页面上和报表中具有特定的目的并按照预期顺序输出打印。与窗体的“节”相比，报表区段被分为更多种类的节。

1. 报表页眉

在报表的开始处，即报表的第一页打印一次。用来显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。一般来说，报表页眉主要用在封面。

2. 页面页眉

页面页眉中的文字或控件一般输出显示在每页的顶端。通常，它是用来显示数据的列标题。

可以给每个控件文本标题加上特殊的效果，如颜色、字体种类和字体大小等。

一般来说，把报表的标题放在报表页眉中，该标题打印时在第一页的开始位置出现。如果将标题移动到页面页眉中，则该标题在每一页上都显示。

3. 组页眉

根据需要，在报表设计5个基本的“节”区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性来设置“组页眉/组页脚”区域，以实现报表的分组输出和分组统计。组页眉节主要安排文本框或其它类型控件显示分组字段等数据信息。

可以建立多层次的组页眉及组页脚，但不可分出太多的层（一般不超过3 ~ 6层）。

4. 主体

打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。根据主体节内字段数据的显示位置，报表又划分为多种类型。

5. 组页脚

组页脚节内主要安排文本框或其他类型控件显示分组统计数据。打印输出时，其数据显示在每组结束位置。

在实际操作中，组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。可以从“视图”菜单中选择“排序与分组”选项。

6. 页面页脚

一般包含页码或控制项的合计内容，数据显示安排在文本框和其他的一些类型控件中。在报表每页底部打印页码信息。

7. 报表页脚

该节区一般是在所有的主体和组页脚输出完成后才会打印在报表的最后面。通过在报表页脚区域安排文本框或其他一些类型控件，可以显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。

6.2 创建及编辑报表

在Access中，可将数据库中的表和查询生成报表，主要提供了3种创建报表的方式：使用“自动报表”功能、使用向导功能和使用“设计”视图创建。与窗体创建过程一样，一般可以首先使用“自动报表”或向导功能快速创建报表结构，然后再在“设计”视图环境中对其外观、功能加以“修缮”，这样可以大大提高报表设计的效率。

6.2.1 使用报表向导创建报表

1．使用“自动报表”创建报表

“自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。

【例6.1】在JXGL.mdb数据库中使用“自动报表”创建学生信息报表。

①在Access中打开数据库文件；在“数据库”窗体中单击“报表”对象，再单击“数据库”窗体工具栏中的“新建”按钮。

②在图6.1所示对话框中，选择“自动创建报表”的形式，有纵栏式和表格式两种，这里选择“自动创建报表：纵栏式”。

③在“请选择该对象数据的来源表或查询”框内选择“学生”表。

图6.1自动创建报表对话框

④单击“确定”按钮，即自动生成一个报表。如图6.2所示。

⑤选择“文件”菜单中的“保存”命令，命名存储该报表。

此外，选定一个表或查询对象，可以通过在“插入”菜单中或“数据库”工具栏上选择“自动报表”命令选项直接创建纵栏式显示报表。这种方法创建出的报表只有主体区。