ISO电子文件管理规定制度格式

I S O电子文件管理规定

制度格式

集团标准化工作小组 #Q8QGGQT-GX8G08Q8-GNQGJ8-MHHGN#

ISO14001电子文件管理办法

第一条为规范公司电子文件编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法规定了公司在产品、服务、活动中产生的电子文件的编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作。

第三条本办法所称电子文件（电子公文）是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第四条公司文件、公文等有关资料可以制作成电子文件进行发布、实施，经批准、发布的电子文件具有同纸质文件具有同等的效力，发布的电子文件形成部门应负责输出一份制成纸质文件并经过审批程序后与电子文件一同归档保存。

第五条公司各类电子文件的发布格式：文本文件现阶段采用PDF格式文档；图像文件采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式；其他文件参照有关规定。

第六条电子文件的编号同纸质文件的编号，其形成制作质量由文件的起草者、审核者、批准签发者负责，电子文件应采用安全措施，防止未经授权的更改，同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。

第七条电子文件发放部门负责对发放的电子文件进行登记；电子文件的更改由电子文件编制生成部门负责并经过审批程序，更改后的电子文件应重新进行登记发放；电子文件的作废应经过主管领导审批，并由电子文件的发放部门进行通知，并有作废电子文件的记录。

第八条电子文件发放可以通过网络、邮箱、磁盘载体等形式进行，在接送交电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备。

第九条各部门应根据规定，将提交发布的电子文件通过移交载体或者网上传输等方式安全及时地报送公司办公室。

第十条公司办公室应配备相应的保管设施，健全各项工作制度，强化管理与维护，确保备份保存归档的电子文件的安全、有效。

第十一条本办法由办公室负责解释。

第十二条本办法自2006年1月1日起施行。

2006年1至4月公司有效电子文件清单/执行从2006年3月1日起

序号电子文件编号电子文件名称版号/修改号

1 JX/QEOSC-C-2006综合管理手册 C；

文件控制程序 C；

记录控制程序 C；

4JX/、沟通和信息交流程序C；

5JX/ 管理评审程序 C；

培训工作程序 C；

7监视和测量装置控制程序C；

内部审核程序 C；

产品的监视和测量程序C；

10 JX/ 不合格品控制程序 C；

11纠正和预防措施控制程序 C；

环境因素、识别、评价和更新程序 C；

法律法规和其他要求控制程序 C；

应急准备和响应控制程序 C；

15 JX/QEOCX-绩效测量和监视程序C；

16事故、事件、不符合控制程序C；

危险辨识、风险评价和风险控制程序C；

合规性评价控制程序C；

重大环境因素C；

20环境目标指标和方案 C；

重大危险源及其措施控制单 C；

职业健康安全管理方案 C

（本着持续改进、创新管理的原则，2006年度的综合管理体系文件（从B版升级到C版）采用电子文件进行发放，这种方式不仅节约了成本，更重要的是加快了文件传阅速度，提高了工作效率，为今后推广无纸化办公和信息化管理奠定了一定的基础。）