如何做好公文校对工作

文章校对刍议

常读书看报阅览杂志的人大抵有一种共同的感受，

一份公文的形成，要经过多个环节。一般主要有公文的写前准备、公文的撰写、公文的修改、公文的定稿、公文清样的打印、清样的校对、公文的定版印刷、公文的装订、公文的用印以及公文的发送等环节。在这各个环节中，每一项都非常重要，都对文件的质量有着很大的影响。

一、公文校对的重要性和必要性

公文校对，是指在印刷过程中，以签发的底稿为基准，同

打印的底稿或清样进行核对的工作。校对的目的是确保公文用

字准确，避免发生错误，保证公文质量。由于种种原因，从公

文起草到公文定版印刷过程中，总会出现这样或那样的错误，

出了错误，就会影响公文的质量，若是政治性或原则性错误，

还有可能带来重大的影响。因此，公文的校对是非常重要和必

要的。

公文校对貌似简单，其实它是一项专业性和技术性较强的

工作，校对人员要具有一定的政策水平、文化水平和业务知识，并具有高度的责任心和严谨的工作作风。通过校对人员的认真

工作，把错误消灭在公文发送之前，从而提高公文的质量。

二、公文校对的具体任务

公文清样打印出来后，需要认真仔细地进行校对，校对的

任务概括起来有三个方面：

1．根据底稿校对清样上的错字、别字、去掉多余字、填

补缺漏字。

由于视觉或手指触错键盘以及重码字、重码词、两个相同的

字连在一起等原因，在高速盲打情况下，总难免出现错字、别字、多余字、缺漏字等差错。校对时要逐行逐字地仔细读，仔细与底稿对照，把错字、别字改正过来，将多余字去掉，缺漏字补上。

2．检查版式、标题和图表有无偏科，数码是否连贯，行距、字距是否匀称，文眉边角是否排对，版面是否美观。

这第二方面的任务，主要是解决影响视觉美感的问题。版式、标题和图表倾斜、数码不连贯、行距、字距不匀称等，都给人以不美的感觉，在校对时要注意加以纠正。

3．核对引文及人名、地名、工具、技术名称、数字是否有误。

公文的引文要做到正确无误，若引文是公文，需注明出处的，则应先写上引文的标题，在标题之后加小括号，在括号内写明发文字号；人名、地名、工具、技术名称等一些专有名词在文件中出现时，要保证其正确无误，否则会让人莫名其妙；文件中的数字要准确，书写要规范，计量单位要符合标准。

三、公文校对应注意的问题

1．要注意有无政治性错误。

校对各类文稿，遇到有关党和国家路线、方针、政策、法规的引文，一定要认真核实、查对原文，要确保其正确无误。在校对时要特别注意不同的政治性同素异序词。同素异序词往往容易出错，如“路线”写成“线路”，“议会”写成“会议”，“文明”写成“明文”等。

2．要注意有无常识性错误。

常识性的错误，往往是由于主观、片面地看问题，凭感觉记忆对一些似是而非的问题不做仔细地核实、查对造成的。这类错误表现在：一是同音异义字。如“实事求是”写成“事实求是”；

“史无前例”写成“史无前列”；“副主任”写成“付主任”等等。二是发音相同而功能用法不同的三个助词“的”、“地”、“得”的混用。如“好的很”的“的”应为“得”、“蓝蓝地天”的“地”应为“的”，“认真的查对”的“的”应为“地”等等。三是混用形似而意不同的字。这些字有的只是一笔之差，它们有的读音不同，意义大相径庭的，如“干”与“于”、“戌”与“戎”；有的读音相近或相同，但意义也不一样的，如“拨”与“拔”，“列”和“冽”等等。四是笔划和笔顺完全相同的字。如“日”和“曰”，“汨”和“汩”等等。

3．要注意数字使用上的规范化。

有些文稿中的数字在书写时常有不统一的现象，即使同一公文，前后也有不一致的地方，如“10O多人”有时又写作“一百多人”。在《国家行政机关公文处理办法》中对数字的规范有明文规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、省略语，具有修辞色彩语句中作为数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。”

4．越是认为不易出错的地方越要给予足够的重视。

公文的标题、发文字号、成文日期、印发日期、发送范围甚至包括发文用纸，是不易出错的，但往往就是它们出错。其处错误常表现在：公文的标题有错字、漏字或别字；发文字号中的年份写错，如“X X字［1988〕X X号”写作“X X字［1998）X X号”，发文字号中的方头括号“[ ]”用作“（）”、“〈〉”或“【】”等括号；成文日期的差错主要表现在早于领导人签发日期，往往好以起草文稿的日期为成文日期，这是不正确的，按照《国家行政机关公文处理办法》规定，“公文的成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签

发日期为准”；印发日期是指印发公文的时间，这个日期最早与成文日期同日，它绝对不能早于成文日期，否则就要改正；发送范围常易出现的错误是“抄报”、“抄送”不分，抄上级机关的要标明“抄报”，抄平行机关、下级机关的要标明“抄送”，不能混用；发文用纸用错也是时有发生的，常易用错的是刊头字和字数都差不多的发文纸，如共青团文件和党委文件的发文纸。

5．要注意标点符号是否使用正确。

标点符号的正确使用，是为了使所要表达的意思清晰明白，让阅读者好理解。标点符号使用的不正确有多种表现形式，常见的有：有些人写东西喜欢一逗到底，有些人喜欢不加标点符号，还有些人乱加标点符号，这在平时也许是无所谓的，但如果是作为正式的公文，则不能不使用规范的标点符号，否则将会造成别人理解的吃力，甚至可能引起歧义，严重时会引发原则性的错误。

公文校对，还有很多需要注意的地方，在具体的工作中，什么样的情况都可能遇到，只有不断地总结经验，再加上一丝不苟地工作，才能减少直至消灭错误。