主题3信息的管理

主题3 信息的管理

1、信息资源管理的一般过程

各种信息资源管理活动都按一定的方法和程序进行，从具体需要出发，对信息资源分类、组织和存储，继而提供方便的信息服务，与此同时，还要不断地进行更新与维护。

信息资源可以采用标准的或约定俗成的分类方法进行分类，广泛使用的有学科分类和主题分类两种分类方法。一般而言，学科分类由权威机构发布，成为全社会或行业所遵守的标准。主题分类方法则有一定的随意性。

标准化是指国际、国家、地方或某行业通过制定和实施某种标准，统一规定社会活动中重复性的事物和概念，以获得最佳的秩序和社会效益。标准的内容一般包括标准化术语、标准化技术、标准化设施、标准化管理过程四个方面。标准化管理的主要作用：

(1)缩短了信息资源的开发周期，提高了劳动生产率。

(2)使信息产品开发与使用等各个环节的技术衔接和协调得到了保证。

(3)有助于提高信息的使用率。

(4)通过制定质量标准提高信息资源的质量，保护消费者的利益。

2、信息资源管理的普遍性及其意义

管理伴随着信息的获取、加工、存储、发布等信息活动的整个过程。信息资源管理有利于更好地检索自己需要的信息、满足公众的信息需求、确保信息资源的有效利用。

3、信息资源管理的目的

信息资源管理的目的在于提高信息利用的效率、更好地实现信息的价值，为正确决策提供大量准确的、全面的和及时的信息资源支持，是知识发现和技术创新的源泉。

4、信息资源管理的方法

信息资源管理的方式主要有三种：人工管理、文件管理和数据库管理。

人工管理灵活、简便，无需依赖环境设备，但对大量信息资源进行重新组织管理比较困难。

文件管理以文件和文件夹为信息单位，方便了信息的整理、加工和检索，但需要人与计算机的高度交互。

数据库信息管理便于信息的分类、排序、检索、统计等，处理速度快，效率高，但对计算机硬件和软件要求较高，适合于大数据量、专门化的信息资源管理。

二、信息资源的管理

1、用软件工具进行个人日常事务管理的基本方法

利用软件工具进行个人日常事务管理有利于提高管理效率，一般方法是根据管理需要编制或下载软件工具，将其安装到计算机中，进行信息的录入、修改、查询等管理工作。

2、用PDA管理日常事务

PDA(Personal Digital Assistant，个人数字助理)俗称掌上电脑，是常用的个人信息管理工具，可以记录个人日程安排、待办事项，具备电话簿、计算器、电子词典等功能，还可以与计算机相连进行信息交换。

3、用资源管理器管理本地计算机资源

资源管理器是Windows系统提供的信息资源管理工具，是计算机的“管家”，它采用目录树(树型结构)实现目录管理，可以方便、清楚、直观地管理和查找文件。

计算机的硬盘一般可以划分成若干个区，并分别命名为C、D、E等，C盘一般作为系统盘，专门用来管理操作系统和常用工具软件，其他分区可以根据需要自由安排。资源管理器管理的主要对象是文件和文件夹。

文件有许多属性，最重要的属性是文件名、存储位置和内容。文件名由主名和扩展名组成，中间用“．”连接。文件的扩展名用来标明文件的类型。从最终使用目的来看，文件可分为可执行文件和数据文件两大类。可执行文件主要是一些应用软件，通常以exe做为文件的扩展名；数据文件如文本、表格、图形、声音、视频等，常见的类型有txt、pdf、jpg、swf等。很多文件是被压缩的，比较典型的压缩文件类型有zip和rar。

文件与文件夹的操作——(1)文件夹的建立：在Windows系统窗口空白区右击，选择“新建->文件夹”，输入文件名并按回车结束；(2)文件的复制：选择要复制的文件夹，单击菜单“编辑->复制->粘贴”；(3)文件的删除：选择要删除的文件夹，单击菜单“编辑|删除”；(4)文件的移动：选择要移动的文件夹，单击菜单“编辑|剪切”，打开目标文件夹，单击菜单栏“编辑|粘贴”。

4、用浏览器的收藏夹管理网站资源

收藏夹是浏览器提供的管理工具，可按一定主题分类，通过创建、重命名、删除等操作，分类管理常用网站。

5、用Blog管理网上资源

Blog(Weblog，博客或网络日志)是网络上一种表达个人思想、存储信息资源的工具，可用来保存学习笔记，上传文档、图片、声音、视频文件等资源。

6、用电子表格实现统计资源管理

电子表格具有信息管理和数据统计的双重功能，可用于电话号码簿、统计报表管理等。

7、用文件夹共享实现协作资源管理

通过“我的电脑”、“网上邻居”或其他途径，可以访问网络计算机上的共享文件，实现协作资源管理。

1.设置本机共享文件夹：单击要设置为共享的文件夹，执行“文件->属性”菜单命令，在弹出的属性对话框中，单击“共享”选项卡，选中“在网络上共享这个文件夹”选项，单击“确定”按钮即可。

2.访问共享文件夹：打开“我的电脑”窗口，在“其他位置”链接列表中，单击“网上邻居”的链接，即显示所在网络上的共享文件夹。也可以直接打开桌面上的“网上邻居”进行访问。

三、数据库信息资源管理

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数据库是信息资源管理的一种非常有效的方法，可以方便地收集、加工、存储和管理信息。数据库技术在存储和管理大量数据并实现高效检索方面具有特别的优势。数据库中的数据可以被多个用户、多个应用共享使用，能避免数据重复问题，节约存储空间，同时也能减少数据更新时由于数据的重复问题造成的不一致现象。

数据库分为关系型数据库、层次型数据库和网络型数据库三大类。目前微型计算机中最常用的是关系型数据库。

数据库、数据库管理系统和数据库应用系统的关系：

(1)数据库管理系统(Database Management System，简称DBMS)是位于用户与操作系统之间的数据管理软件，它可以让用户方便地实现数据库的建立和管理。

(2)数据库应用系统是利用数据库技术开发的针对具体行业或部门的信息管理软件，其人性化的图形用户界面和所见即所得的操作风格，可以使一般用户在不熟悉数据库技术的情况下，方便、快速地实现数据增加、数据修改、数据删除、数据查询及报表生成等功能。

(3)数据库、数据库管理系统和数据库应用系统之间组成一个有机的层级关系。数据库与数据库应用系统之间通过数据库管理系统连结，数据库管理系统建立在操作系统基础之上，负责处理数据库应用系统存取数据的各种请求，实现对数据库的底层操作，并把操作结果返回给数据库应用系统。

2、建立数据库的基本过程和方法

一般来说，建立数据库的基本过程包括以下七个步骤：(1)确定创建数据库的目的；(2)确定需要管理的数据；(3)将数据组织成表；(4)确定每个表中需要的字段；(5)确定主关键字；(6)确定表之间的关联；(7)优化设计。

3、数据库的组成要素。

数据库包含数据表、查询等多种对象，所有对象都存放在同一个数据库文件中，以方便对数据的管理。

关系数据库以各种二维表形式管理信息；一个数据表由行和列组成，在数据表中，一行称为一条“记录”，一条记录对应一个实体；一列称为一个“字段”，对应实体的一个属性。若干“字段”构成一条“记录”，若干“记录”又组成一个“表”，多个相关的“表”则组成一个“数据库”，可见数据库与电子表格一样，也是一种结构化的信息存储和表达方式。4、用数据库管理信息的基本思想与方法。

数据库管理信息是将各种信息通过数据库有效地组织起来，可供多人异地使用，联机实时处理，进行信息分类排序、重组、检索、统计等，操作简单、速度快、效率高。其基本方法是建立各种基本信息表，通过建立表之间的关系，有效减少数据冗余，提高使用效率。