会议策划与管理7

第六讲会议策划与管理

回顾：会议现场管理的主要工作有哪些？

知识窗：会议简介

1.会议的英文名称（附件1）

2.会议的种类（附件2）

导入新课：

会展包括会议和展览。通常一个大型会展都存在有会议项目，良好的会议策划是会议成功开端，一个高质量的会议也通常能和会展成功相辅相成。另外，会议秘书工作是秘书部门的一项基本职能。秘书要做的工作很多，概括起来就是办文、办事。会议秘书工作既办文，又办事，是一项综合性的工作，又是经常性的工作。这里有大量的文字工作，组织协调工作和事务性工作要做，是对秘书人员能力水平的检验，如果能把会议组织好协调好，这说明你这个秘书是合格的。--综合

会议策划者一般可分为协会会议策划者、公司会议策划者两大类。有些会议策划者最开始是从事公司的行政管理工作，主管会议的策划。另一些则是协会管理公司的雇员，负责某个协会的会议策划工作。会议策划者是会议产业的买家，他们负责租用会议所需的场地和签约相关的服务。

会展业是一个年轻的行业，对会议、活动和展览会的研究才刚刚起步，前后才不过50年，所以会议策划者的出身也各不相同。

许多会议策划者的前身是公司或协会某负责人的私人助理或秘书，该负责人分管会议和展览会方面的工作，如召集总经理年度大会或股东年度大会。这些负责人一般会把这项工作交由私人助理具体负责。随着私人助理对会议策划的了解和熟悉，他们逐渐开始负责策划更多的会议，最终，会议策划就成了他们的全职工作。

还有一些会议策划者的职业生涯起始于公司的旅游部门。出于偶然的机会，这个部门的一名工作人员被要求负责策划某一公司的所有会议，因为这样可以使公司降低成本。目前随着会展业的迅速发展，一些专门的会议公司、会展公司应运而生，他们拥有一批训练有素的职业策划人，为会议提供一揽子全程服务。

会议业有哪些供应商

会展行业的供应商很多。供应商是指能提供场所、地点、会展中心、目的地、交通工具、食品及饮料、酒店住宿、娱乐等会议所需服务的个人或公司。

供应商通常可以分为三大类：

A、场所

B、目的地

C 、其他

场所

场所包括酒店、会展中心、会议中心、学院、大学、学术中心、市政厅或民政中心，当然还包括一些独有的场所。其中酒店占绝大部分，特别是对于公司会议而言。此外，虽然现在许多酒店内部都设有会议中心，但有些会议规模较大，可能同时需要一个会展中心和数家酒店。

目的地

目的地供应商的范围较广，一级、二级、三级城市都有场所可供会议使用。在美国，很多目的地设有会议和旅游者管理局（简称CVB）帮助会议策划者选择合适的开会地点。没有会议和旅游者管理局的目的地则会聘请当地的商会来做这项工作。会议竞标已成为很多目的地的大宗生意，并受到政府关注。

其他

会展业必须依靠很多供应商提供不同的服务来满足会议策划者的需要。其他的供应商包括：

A、运输（飞机、出租车、巴士）

B、电信公司

C、视听设备公司

D、娱乐机构

E、发言人

F、花商

G、目的地管理公司

H、活动策划机构

I 、会议承包商

J、货物运转运商

K、装饰商等等

会议策划人应达到哪些要求？

会议筹划者的角色是多面的，他们要负责去做各种各样的工作。具体来说，他们应具备以下特点：

A、善于与人共事

B、善于解决问题

C、善于注意小节

D、善于与人协商

E、能够管理会议财务事宜

F、熟悉酒店运作

G、能够安排恰倒好处的菜单

H、能够熟练操作电脑

I、能够熟练地与视听服务公司打交道

J、能妥善接待贵宾和外国客人

K、熟知各种礼仪

L、行事果断、执着

会议策划人的任务有哪些？

一般来说，会议策划人需要做以下工作：

A、制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

B、制定会议议程

C、了解可供使用的场所和设施情况

D、选择或提议合适的场所

E、检查并比较各项设施

F、安排交通事宜

G、协调会务工作人员的活动

H、招收、培训会务人员和广告人员

I 、制定可行预算或按既定预算安排有关工作

J、确定各项工作的时间安排

K、视察选定的场所和设施

L、与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）

M、确定印刷公司

N、安排食品、饮料有关事宜

O、讨价还价

P 、同会议发言人和各位贵宾进行联系

会议工作流程

会前

A、与会议主办方洽谈

B、提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方

C、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

D、确定方案，签订合同，预付定金。

会中

A、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

B、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

C、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

D、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

E、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

F、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

G、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

H、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会后

A、结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结账

B、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

第一节会议策划

课堂分析：

会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。虽然这里看似理所当然，但是会议主办者却往往从策划开始入手。主办者准备开某个会议，觉得该会议很有意义，于是要求承办者策划出一个方案，因为策划会议需要做很多工作，而一个人是不能独立完成的。那么策划这个会议的成员一定要求有丰富的经验、策划能力和清醒的头脑来完成这个策划项目。

一、理解会议策划的要素

会议策划要明确5w1h方法：

5W1H分析法也叫六何分析法，是一种思考方法，也可以说是一种创造技法。是对选定的项目、工序或操作，都要从原因（why）、对象（what）、地点（where）、时间（when）、人员（who）、方法（how）等六个方面提出问题进行思考。这种思考办法，可使思考的内容深化、科学化。

取消

就是看现场能不能排除某道工序，如果可以就取消这道工序。

合并

就是看能不能把几道工序合并，尤其在流水线生产上合并的技巧能立竿见影地改善并提高效率。

改变

如上所述，改变一下顺序，改变一下工艺就能提高效率。