电子文件文书档案归档管理存在的问题与建议

电子文件文书档案归档管理存在的问题与建议

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，建立了文件立卷归档制度。纸质文件形成后，由单位文书进行收集、整理，移交到档案部门进行管理、归档，一般一年归档一次。而电子文件是在电脑上直接形成的，能随时进行修改，使得文件的真实性、完整性受到了限制，因此电子文件一旦形成定稿要及时存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员共享，从而保证文件的真实性。电子文件文书档案的应用在发展历程中存在着诸多利弊，但随着科学技术的发展，无纸化办公的要求，电子文件文书档案管理就具有相当重要的意义。

一、电子文件档案管理存在的问题

1、技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难

日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。

2、保证电子文件的真实性。完整性、可靠性的技术难题很多

影响电子文件的真实性。完整性，可靠性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。实际工作中，影响这些性质的因素有，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据）一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。

3、保密性差

由于电子文件易于修改，改后不留痕迹，虽然可进行加密处理，但由于病毒、网络黑客等技术手段的存在，造成了电子文件的篡改与被窃，使得文件的保密性变差。特别是电子文件不具有特定的字迹，无法做到纸质文件那样通过辨认笔迹就可以进行辨认改动与否。

4、电子档案管理员水平要求偏高

纸质文件档案管理，对档案管理员的要求相对来说不是很高，但电子文件档案管理员则要求工作人员不仅懂得纸质文件存档的知识还要懂得计算机知识，信息办公自动化知识，而目前许多档案管理员大都由单位年纪偏大的人员充任，很难胜任新形势下的档案管理工作。二、电子文件文书档案管理的建议

1、探索推进数字档案室建设。实施传统纸质档案和新增电子档案“双套制”管理模式，经过三年多的探索实践，初步形成了具有先进技术标准、较大数据规模和稳定运行机制的市直机关数字档案室雏形，实现会计档案、基建档案、照片档案和音视频档案等各类型档案的信息采集、著录和管理利用功能，并在全省开展电子照片档案在线收集、整理和移交。

2、建立健全配套制度机制。将电子文件归档管理工作纳入档案工作年检内容，实行电子档案审核员制度，利用平台对市直各单位档案收集整理情况进行实时在线监控，并针对性开展监督指导。在全省率先出台《电子公文归档与电子档案管理办法》，并以政府规范性文件形式印发，为规范电子文件归档管理模式提供刚性制度保障。

3、提高档案人员的综合素质

首先要改变档案管理工作的偏见，抛掉以往档案工作谁都可以干的观念，充实一些计算机知

识丰富的人员从事档案管理工作。其次不断提高档案工作人员业务技能，要多参加各种培训

活动，通过学习不断提高自身水平。同时，对本单位的档案人员建立学习激励机制，将档案

业务学习成绩作为业绩考核的一部分。第三经常组织档案人员进行交流与学习，多到兄弟单

位进行学习对比，从而发现自己工作的不足，通过交流也可以实现不保密档案共享，从而提

高档案的利用效率。第四对本单位计算机等现代化设备应及时进行更新，只有接触到更先进

的设备才能通过对这些设备的认识与了解，达到更新知识、储备知识、使用知识的目的，从

而熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。

4、电子文件的技术处理。在电子文件接收前，传递者应做到将电子文件进行加密处理，采

用技术手段将文件改成只读性文件，使得文件只能读不能改写，从而提高了文件的安全性。

还可以使用电子签名技术，这也是提高档案安全的重要手段。另外，由于电子产品更新快，

要及时将以往使用磁盘、VCD、dCD光盘等设备存储的电子文件改用新设备进行保存，防止

因设备更新而无法使用。在保存电子文件时一定要进行定期备份，防止因外在因素导至档案

丢失。

5、办公自动化系统要实现内、外网隔离

在网络发达的今天，网络病毒、黑客无时无刻不在干扰入侵各个主机。档案网络安全也存在

着这样的忧患。而档案大多数为保密性文件，更需要安全的管理环境，因此，如何保证档案

网络安全显得更为重要。一是实现内外网隔离，在内网和外网之间，设置物理隔离；二是访

问控制，采用访问控制的安全措施，减少外部攻击，实现双重保护；三是病毒防治，可在办

公自动化网络系统上安装网络病毒防治服务器，并在内网服务器上安装网络病毒防治软件，

在单机上安装单机环境的反病毒软件，经过网络病毒防治服务器的检测与过滤，保证网络病

毒的实时查杀与防治；四是数据备份与恢复，根据系统安全需求对系统数据进行必要的备份。备份不仅在网络系统硬件故障或人为失误时起到保护作用，也在入侵者非授权访问或对网络

攻击及破坏数据完整性时起到保护作用，同时亦是系统灾难恢复的前提之一。

总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工

作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。总之，对电子文件和电子档案的管理问

题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多

的经验产生。