“互联网+不动产登记”电子档案单套管理存在问题与对策建议

“互联网+不动产登记”电子档案单套管

理存在问题与对策建议

摘要：我国电子文档管理近年来取得了长足的进步，社会各界对电子文档单

套管理的研究不断深入，日益成熟，达成了共识。2021 6月，《国家档案馆第十

四个五年发展规划》（以下简称《规划》）明确提出要大力推进党政机关范围内

的电子文件单套归档，深化“互联网+政府服务”领域的电子文件归档工作。同年，所有县区不动产登记机关（以下简称“登记机关”）推出了网上“一窗服务”平台，申请人可以在网上提交申请，办理不动产注册业务。不动产登记业务进入

无纸化阶段，不动产注册数据运行保存状态逐步转变为“单线单套”，不动产权

登记电子档案（以下简称“登记电子档案”）单套管理工作做得很好，打通“互

联网+不动产登记”政务服务闭环管理的“最后一公里”。它已成为房地产电子

文档管理的一个重要课题和研究方向。

关键词：“互联网+不动产登记”；电子记录单套管理；问题；对策和建议；分析

随着单轨时代的到来，电子文档逐渐取代纸质文档，成为许多组织记录商业

活动的主要形式。在“互联网+”改革的背景下，不动产登记材料也从传统的纸

质文件转变为电子文件。国务院办公厅印发的《关于缩短不动产登记办理时间的

通知》（2019年第8号）规定：“有关部门和单位应当及时提供不动产注册信息，加强与不动产管理机构的协调和信息整合，在2019年底前实现互享。如果可以

通过共享平台直接提取与不动产登记相关的材料或信息，则不要求申请人重复提交。“这意味着，数据共享后，不动产登记所需的原始纸质材料将不再需要申请

人提供，不动产权登记过程中形成的原始纸质资料将逐渐被电子文件所取代。随

着不动产电子文件数量的增加，如何规范电子文件的管理。”电子文档及其有效

利用是各级房地产档案管理部门迫切需要认真思考的问题。

1单套不动产登记电子档案管理现状及存在问题

1.1系统建设不健全

国家尚未就注册电子材料的归档和电子档案的管理出台统一的规章制度，也

没有建立注册电子材料收集、整理、测试、归档以及注册电子档案的转移、存储、识别、利用、统计和安全的管理办法。并按照相关法律法规和行业标准注册电子

数据组件和元数据存储格式进行专业转换。例如，电子登记数据的范围和内容缺失，电子登记簿未纳入当地主管部门的备案文件和材料范围。又如，一些地方登

记电子档案分类方案和存储期限与上级文件规定的不同。国土资源部和国家档案

局发布的原《国土资源业务档案管理办法》规定，包括权属调查和单位登记在内

的所有不动产登记档案的保存期限为“永久”。对于市级登记机构通过省级登记

机构的数据接口获得的数十家相关单位共享的信息，一些不动产登记业内人士辩称，只能保存JSON格式的数据。这些问题需要明确研究。单套登记电子档案的

科学规范管理需要统一的归档规则和长期保存规范。

1.2管理模式不一致

由于缺乏统一的标准和规范，地方政府探索了一套单一的电子档案登记管理

模式。除“个人模式”外，其他地区通过登记业务系统提交、收集、整理和打包

电子登记数据，并使用区档案局电子文件归档接收平台的界面，对具有“四个特征”的电子登记数据进行检测和归档。在大多数地区，电子数据仅以文件夹的形

式保存在登记业务系统中，没有归档和标准化管理，这将对今后登记电子记录的

管理、利用、识别、统计和处置产生巨大影响。

1.3系统开发不完善

不同地区经济发展不平衡，信息水平不同，登记业务系统技术方案不成熟或

信息技术不够先进，电子档案的单一管理功能需求在系统开发设计中容易被忽视

或搁置。有的地方注册业务系统上线，技术人员疲于保证业务流程，无暇顾及档

案管理功能的开发；一些地方登记业务系统虽然具备档案管理功能，但没有及时

更新信息技术，不具备电子登记数据“四个特征”检测功能。目前，电子注册数

据及其元数据一般在生成后存储在注册业务系统中。系统平台升级的影响、相关

机构系统的对接问题以及电子数据归档功能的缺失，将导致电子登记档案“来源

可靠、程序规范、要素合规”的原则要求无法全面落实。

2不动产登记电子档案管理对策建议一套

2.1建立健全规章制度，夯实标准化管理标准基础

参照《单套电子档案管理通用要求》，结合不动产登记的内容和特点，制定

了一套统一的电子档案登记管理规章制度和技术规范，如基本管理制度、归档范围、分类方案、保管期限表等，以及《系统归档过程和工作要求》。明确登记业务、档案和信息相关部门的职责分工和合作机制，电子登记数据及其元数据的归

档范围和内容，分类方案和存储期限，收集和整理规则，归档接口和格式，移交、检查、存档等归档程序的要求，电子登记档案的命名和存储，以及存储、备份、

统计、利用和识别标准。只有这样，才能更好地推进登记电子档案单套管理的法

治化和规范化。

2.2统一制度建设思路，推进电子档案单套管理标准化

无论是注册电子档案管理的集成模式还是注册电子档案的嵌入式模式，注册

电子数据都是通过注册业务系统进行整理和打包的，利用电子档案管理系统的接口，检测登记电子数据和档案管理的“四个特征”，实现登记电子数据的在线归

档和电子档案管理。建议国家层面统一国家登记电子档案管理系统建设思路和标准，规范登记电子档案单套管理业务流程、系统功能、资源建设和安全防护标准。确认登记电子档案管理系统的建设基于不动产登记信息管理平台的整体结构，在

统一框架下进行扩展和发展，有效改变登记电子档案的管理现状，推动全面推行

登记电子档案单套管理。确保电子登记数据的配置、收集、整理和封装以及电子

登记档案的接收、检测、分类、编目、利用、统计、识别和处置的在线流程和处理，确保电子登记档案管理过程可追溯，长期可用，风险可控。

2.3改进各项功能的开发，加强系统的技术支持能力

《计划》强调“应努力将电子文档归档要求嵌入业务流程，同步规划和实施

业务系统中的电子文档归档功能”，确保电子文档归档工作得到广泛开展，有效