办公室设备管理规定

1. 目的

规范办公设备管理，保证办公设备的正常使用，合理控制办公费用。

2.适用范围

本规定适用于能多次重复使用并保持原有实物形态，正常使用

寿命在1年以上的办公设备及用品的使用和管理。

3. 职责

3.1 总经理负责审批各部门办公设备的申购及报废。

3.2 办公室与财务部负责建立健全办公设备管理制度，并监督落实相关工作。

3.3 各部门负责人负责本部门办公设备的申购及监控管理。

3.4 品质管理部负责组织办公设备维修保养分包服务的评价与选择。

3.5 行政秘书负责责任范围内办公设备的维保和责任范围外办公设

备监督管理。

3.6 网络管理员负责协助办公设备分包服务与日常管理的监控。3.7 办公设备领用人负责所领用办公设备的保管和日常维护。

4．内容及过程控制

4.1 办公设备范围

4.1.1 办公设备包括计算机及附属设备、网络设施、打印机、电话机、

传真机、复印机、音响及附属设备、采访机、录音笔、投影仪

等专用于公司办公、会务及培训所用的资讯设备。

4.2 办公设备的申购和领用

4.2.1 各部门、维修站根据工作需要通过《固定资产申购单》形式申

购办公设备，经分管领导、总经理审批后，交采购管理员统一

采购。

4.2.2 新购入的办公设备验收合格入库后，由仓库管理员通知申购部

门领用，并在《固定资产/低值易耗品出库登记表》上做好登记。

4.2.3 各部门后勤管理员每月根据仓库提供的《固定资产/低值易耗品

出库登记表》，录入部门《资产台帐》中；领用部门对办公设备

指定专人保管，建立《公司资产个人管理登记卡》并办理保管

手续。

4.2.4 保管人因工作变动需将办公设备转交他人，由部门负责人指定

接管人，并负责监交，暂时没有接管人的物品,统一由后勤管理

员接管。移交完毕后，详细填写《资产移交单》，经部门负责人、原保管人、接管人签字后，在部门后勤管理员处重新办理《公

司资产个人保管登记卡》变更手续。

4.3 办公设备维修维护分包

4.3.1各部门根据实际情况,以书面形式向总经理提出办公设备维修

维护分包服务需求,批准后由品质管理部安排分包服务方评价

选择工作,详见《物业服务分包管理程序》。公司本部相关分包

需求由人事行政部统一提出。

4.3.2 各部门后勤管理员按照《办公设备维护保养分包服务合同》监

控办公设备维修维护分包服务质量，结算分包服务费，并对不

合格服务方提出更换申请。

4.4 办公设备使用与维护：保管人/使用人应定期联系设备维护服务

商对办公设备进行检测、维护，并在《办公设备维护保养记录

单》做好维护保养记录；

4.4.1 计算机及附属设备的使用与维护

1)计算机由使用人办理保管手续后，保管责任移交至使用人。

2)严格按计算机操作规定进行操作。

3)保持计算机及相关设备整洁、无灰尘。

4)计算机出现故障后，应立即通知分包方或后勤管理员联系维修，计算机及附属设

备由使用人负责保管，除电脑工程师外，任何人不得私自拆开

计算机及附属设备、

更换配置、随意搬离办公地点。

5)计算机使用人须遵守公司保密管理规定，做好计算机资料的保

密措施，不得向公司外部人员泄露。

6)计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，

如有特殊要求，可刻制光盘作永久性保存。

7)计算机使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，按照原价赔偿。

8)打印机的日常使用中，色带、墨盒用完需及时更换，更换时严格按操作说明操作。

4.4.2 复印机、传真机的使用与维护

1)由各部门指定专人负责对机器进行管理，定期保养；

2)严格按照规定规程进行操作；

3)保持设备的干净整洁；

4)若违规操作导致设备损坏，应追究使用人相应责任并根据情况

进行赔偿；

4.5 办公设备的维修

4.5.1 所有办公设备，在保修期内，参照《公共设备维修保养分包服

务协议书》执行；保修期外，参照《物业服务分包管理程序》，安排外包办公设备维修服务商进行维修。

4.5.2 办公设备在使用过程中出现故障，保管/使用人应及时联系设备

维护方对设备进行检测、检修，并填写在《机器故障表》做好

维护保养记录，设备维修时若涉及到更换配件，须经公司专业

人员核验后，报归口部门经理审批后方可维修。修好后，保管/

使用人、公司专业人员须在《机器故障表》上签字、确认。4.6 办公设备的报废认定与处理

4.6.1 办公设备故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须填写《物品报

废单》，经部门经理审批后交人事行政部进行审核，报总经理批准。

4.6.2 批准报废的办公设备交仓库管理员入库并登记。后勤管理员出

售或报废处理物品时应填写《资产处置申请表》交归口部门经理审核后，再进行出售或报废处理。

4.6.3 后勤管理员出售或报废处理的办公设备，其收入上交财务部入

帐，同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行帐务处理。

5. 文件

5.1 无

6. 质量记录

6.1 《固定资产申购单》OA流程

6.2 《资产台帐》以电子文本形式或帐本形式记录

6.3 《资产移交单》

6.4 《公司资产个人保管登记卡》

6.5 《机器故障表》

6.6 《物品报废单》