商务信函基本知识共55页文档
商务英语课件：商务信函注意事项及范例
1
正文
2
清晰、简洁地表达你的主题，使用适当
的语气和词汇。
3
信函头部
包含发信人的信息、日期和收信人的信 息，确保信函格式正确且易于管理。
结束语和署名
礼貌地结束信函，提供联系方式，并以 适当的方式署名。
商务信函的常用表达
开头问候
使用适当的称呼和问候语，表 达礼貌和尊重。
表达目的
明确传达你的目的和意图，避 免使用含糊不清的语言。
总结和感谢
在结尾总主要观点，并以感 谢的话语结束信函。
商务信函的注意事项
1 使用简洁明了的语言
避免过于冗长和复杂的句子，使用简单直接 的语言。
2 注意格式和排版
确保信函的格式整齐、清晰，使用正确的标 点和字体。
3 仔细校对和编辑
反复检查信函中的拼写和语法错误，并使用 适当的语言风格。
4 尊重文化差异
总结和回顾
• 商务信函的重要性及基本结构 • 商务信函的常用表达和注意事项 • 商务信函的实战演练
通过这次课程，你已经掌握了商务信函的基本要素和技巧，希望你能运用所 学知识，在商务沟通中更加出色!
在与不同文化背景的人交流时，了解和尊重 其习俗和价值观。
商务信函的范例
询价信函
用于向供应商询问产品价格和详 细信息的模板。
感谢信函
用于向合作伙伴、客户或同事表 达感谢之情的模板。
求职信函
用于申请工作职位并介绍自己背 景和能力的模板。
商务信函的实战演练
通过实际案例，我们将练习撰写各种商务信函，包括邀请函、退款函等。通 过实战演练，你将掌握应对不同场景的写作技巧。
商务英语课件：商务信函 注意事项及范例
欢迎参加商务英语课程！今天我们将学习商务信函的基本知识，包括结构、 常用表达和注意事项，以及一些范例和实战演练。
应用文写作之商务信函
中文商务信函的写作格式中文商业商务信函的写作格式如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头开头写收信人或收信单位的称呼。
称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：①向收信人问候；②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。
如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。
如“特此函达，即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。
“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
商业信函的日期很重要，不要遗漏。
外贸信函的结构（1）信封。
信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。
但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。
英文信封的基本格式是（美国式）：THE TENTH NATIONAL BANK，Stamp101 Wall Street，NEW YORK 5．N．Y．，U．S．via air mailMr．Liming，No 363，Renmin Road，Chong Qing，630000China这是英文信封的通常写法。
按照中文习惯，则是这样的：630000中国重庆人民路363号：贴邮票李明先生收美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄由上例可见，英文和中文信封写法的最明显的区别，是收寄信人的先后排列不同。
商务信函、文稿、报告的写作基本知识
商务信函、文稿、报告的写作基本知识商务信函、文稿、报告的写作基本知识商务信函、文稿、报告是商业领域中非常重要的书面沟通工具，对于企业的经营管理、市场拓展、合作洽谈等具有重要的作用。
本文将介绍商务信函、文稿、报告的写作基本知识，包括格式、内容、语言风格以及注意事项等方面。
一、商务信函的写作基本知识商务信函是商业活动中最常见的书面沟通工具之一，其目的在于与商业伙伴进行信息、意见和建议的传递、沟通和确认。
1. 格式：商务信函通常包括信头、信函正文、落款和附件等几个部分。
信头部分应包含发信人和收信人的姓名、地址、联系方式等信息。
信函正文应明确表达意图，内容要简洁、明了、具体、有条理。
落款部分需详细注明发信人的职务、签名和日期。
如有必要，可以在信件附带相应的附件。
2. 内容：商务信函的内容应以实事求是、真实可信为原则。
首先要明确信函的目的和主题，确保信函的主旨鲜明、明确。
其次，商务信函的内容应该简明扼要，避免冗长、无关的描述或废话。
最后，商务信函要注意语气的把握，尽量保持客观、中立的态度，并且避免使用过多的感情色彩和个人主观意见。
3. 语言风格：商务信函应尽量使用正式、得体的语言风格，避免使用过于口语化的表达方式。
信函的语言应规范、准确、具体，避免术语使用不当、常识性错误等问题。
同时，商务信函的语言应尽可能避免使用复杂或难懂的词汇，以保证读者能够理解其内容。
4. 注意事项：在写商务信函时，需要注意以下几个方面。
首先，要注意语法和拼写的准确性，尽量避免错误。
其次，商务信函需要针对具体的对象进行个性化的定制，以保证信函的有效传达。
再次，商务信函的格式应该符合行业规范和礼节，注重细节的处理，以增加信函的专业性和可信度。
最后，商务信函要注意审慎选择合适的称呼和问候语，以体现对收信人的尊重和礼貌。
二、商务文稿的写作基本知识商务文稿是企业在商业活动中进行信息传递、理解和沟通的重要工具，其内容和形式各异，常见的有项目报告、市场调研报告、方案申请书等。
商务信函
其他部分
附件(Enclosure\Enc.), 再启(Postscript\P.S.), 经办人姓名 (Attention Line), 事由(Subject or Heading), 查号或参考编 号(Reference No.), 抄送(Carbon Copy Notation\ C.C.)
Section 1 Introduction
Section 1 Introduction
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商务信函 Business Letters
?
商务tion 1 Introduction
2 3 4 5 6 7 8
英语商务信函的构成
基本部分
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信头(Letter Head),日期(Date), 封内地址(Inside Address), 称呼(Salutation or Greeting), 信的正文(Body of the Letter), 结束礼词(Complimentary Close), 签名(Signature)
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状语从句的翻译技巧
1. 时间状语从句 2. 原因状语从句 3. 条件状语从句 4. 让步状语从句 5. 目的状语从句
Section 3 Methods and Techniques
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商务信函的翻译标准 商务信函翻译中要注意礼貌原则 信函结构程式化的翻译 运用套译的翻译方法
正确（ 正确（correctness） ） 简练（conciseness） 简练（ ） 清楚（ 清楚（clearness） ） 完整（completeness） 完整（completeness） 具体（ 具体（concreteness） ） 礼貌（ 礼貌（courtesy） ） 体谅（ 体谅（consideration） ）
商业信函教程资料
第一课商业信函格式Basic structures1.商业信函的基本结构正式商贸信件至少有七个必要的部分构成：信头Heading日期Date信内地址Inside Address称呼Salutation正文Body结束敬语Complimentary Close签名Signature另外，在不同场合，根据不同需要，商贸信件还可包括以下项目：编号Reference Number保密标注Confidential Line经办人Attention标题Subject Line辨认代码Identification Mark附件Attachment抄送Carbon Copy附言Postscript信头Heading商业书信一般都使用事先印在信头的信纸书写。
信头部分包括公司名称、地址、电话号码、传真号码，有时候还有业务范围、负责人姓名及其头衔等。
欧美国家许多公司信纸的信头印得比较考究；目前中国的许多公司也有印制精美信头的信纸，在写商业书信时，原则上要使用这种信纸。
如果万不得已必须使用空白信纸，要注意信头的位置和写法。
如果信件使用的格式是齐头式，那么由信头顶格开始写；如果使用的是缩行式或混合式，则在信头写在右上方。
信头其实是回信地址，必须正确无误，否则很有可能收不到对方的回信。
地址一般分行写：第一行写公司所在的门牌号和街道，第二行是城市名称、省名或州名和邮区代码，第三行是国名。
如果同以街道的门牌号内有若干室，在地址中也务必标明。
如：Building 6, Suite 713, 8 Hongxing RoadChengdu , Sichuan 610031P.R China另外，地址中的Street , Avenue , Road , Drive 最好不要缩写。
1.2 日期Date如果使用印有信头的信纸写商业书信，日期应放在信头下至少与信头间隔一行的地方。
如果信件的格式使用的是齐头式，那么日期从顶格开始写。
如果使用的是缩行式或混合式，则日期写在信纸的右上方。
商务信函及文书写作知识
商务信函及文书写作知识商务信函及文书写作知识在商务领域，有效的书面沟通是成功的关键之一。
无论是向客户介绍产品，还是与合作伙伴进行协商，商务信函及文书的写作都需要一定的技巧和知识。
本文将探讨商务信函及文书写作的一些基本要素和注意事项，帮助读者提高书面表达能力。
商务信函是商务沟通中常用的一种书面形式。
一封好的商务信函应该具备以下几个要素：1. 清晰明了的目的：在信函开头明确表达写信的目的，以便读者能够快速理解信件的主题。
2. 简洁明确的语言：商务信函应该使用简洁明了的语言，避免使用复杂的词汇和长句子。
句子结构应简单清晰，使读者能够轻松理解。
3. 专业的语气：商务信函应具备专业的语气，避免使用口语化的表达方式。
使用适当的礼貌用语和商务术语，展示专业素养。
4. 适当的格式：商务信函的格式应该整齐有序，以便读者能够快速浏览。
包括日期、称呼、正文、结尾和签名等元素，需要适当的空行和缩进来提升可读性。
除了商务信函，商务文书也是商务沟通中常用的一种书面形式。
商务文书的写作需要注意以下几个方面：1. 结构清晰：商务文书应该具备清晰的结构，包括引言、正文和结论等部分。
引言用于引入文书的主题和目的，正文详细阐述相关内容，结论总结全文，并提出建议或期望。
2. 逻辑严密：商务文书的内容应该有明确的逻辑关系，各个段落之间要有合理的过渡。
使用适当的连词，如"然而"、"另外"等，来连接不同的观点和段落，保证文中的逻辑连贯性。
3. 事实准确：商务文书的内容应该基于事实和数据，避免主观臆断和夸大。
使用准确的数据和精确的描述，增强文中观点的可信度和说服力。
4. 布局合理：商务文书的布局应该合理有序，使用适当的标题和子标题来帮助读者快速浏览。
使用恰当的段落之间的空行和缩进，使文中内容更加易读。
除了以上的几个基本要素，商务信函及文书的写作还需要注意以下几个常见的问题：1. 格式错误：商务信函及文书的格式应符合规范，包括字体、字号、行距等。
商务信函写作基本知识
可编辑ppt
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英文信封格
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练习一下
Write the correct salutation and complimentary close for letters to:
1. Bath Travel Agency
5. we are especially interested in your industrial products
6. including items such as helmets, fireproof jackets
7. we look forward to hearing from you
6. 开头语the opening sentences
7. 正文 the body of the letter
8. 结尾语conclusion part
9. 结束语complimentary close
10. 签名signature
可1编1辑. pp附t 件 enclosure
3
商务信函的格式
缩进式 indented format 齐头式 blocked format 改良齐头／半齐头式 modified blocked / semi-blocked
2. Messrs. Miller & Sons
3. Frank Jones, Export Manager
4. Ann Ericson, Managing Director of Industrial Engineering
Co., Ltd.
5. Mary Watkinson, a good friend of yours
商务信函基本知识(课堂PPT)
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简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的 礼貌性。简洁使信函更加简明有力。商务英语信函的格式要简明 扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。这要就要写信者在行文 过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子。 例： 关于贵方要求延期支付5月7日到期的货款一事，现在很高兴的通知 您，在对这件事经过慎重考虑后，公司同意多给贵方30天的宽限期 来支付款额 公司已同意多给贵方30天的时间来支付5月7日到期的货款
• Yours truly, • Soon Choo
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• 常见的信纸规格有以下几种：185*260mm（16K）、 210*297mm（A4）、216*279.5mm（信纸）。一般 的信纸采用80克——100克的普通纸即可。
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商务信L纸OG信O封
• 信纸中的设计要素通常包括企业标志、中英文名称、标 准色、联系方式、装饰纹样等。设计要素的组合与名片、 信封的设计可取其风格样式一致。但需要注意的是，设计 时，在信纸上要留够功能区域的面积，不可让设计要素将 书写位置占去太多，是信纸失去了原有的功能。
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总裁“谴责信”原文
• Rebecca,I just told you not to assume or take things for granted on Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person.
商业信函范本
商业信函范本第一篇：商业信函范本商业信函范本一、介绍信1.Dear Mr/Ms,This is to introduce Mr Frank Jones ,our new marketingspecialist who will be in London from April 5 to midApril on business.We shall appreciate any help you can give Mr Jones andwill always be happy to reciprocate.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。
他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。
我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。
您诚挚的2.Dear Mr/Ms,We are pleased to introduce Mr Wang You, our import managerof T extiles Department.Mr Wang is spending three weeksin your city to develop our business with chief manufacturesand to make purchases of decorative fabrics for thecomingseason.We shall be most grateful if you will introduce him toreliable manufacturers and give him any help or advice he mayneed.Your faithfully尊敬的先生/小姐，我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。
王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。
商务礼仪-书信及公文礼仪
本文将介绍商务书信及公文礼仪的相关内容，包括格式、内容及范例，帮助 您在商业社交场合更加得体、专业。
书信格式概述
商务书信格式要求简洁明了，表达清晰、得体，更可以突显发件人的专业素质。本节将为您介绍商务书信的格 式及注意事项。
信头格式
书信头部需注明日期、收件人姓名、地址、称呼 等信息。
附件格式
如果邮件中有附件，应标注清楚，附件 能够体现出邮件内容的补充和丰富。
回复格式
收到邮件后的回复格式应该礼貌简洁， 回复时间不宜过晚。
公文格式
公文不仅代表着企业的形象也是重要的资料和证明，商务公文格式的书写规范有助于提高企业的专业形象与 公信力。本节将为您介绍商务公文的格式及注意事项。
公文发件人及骑缝章格式
措辞要得体；行文简单明了，分段有序，
表达完整，避免过长的段落。
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签名格式
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电子邮件签名应体现自己的职位、单位
和联系方式等相关信息，以增强邮件内
容的可信度和可靠性。
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发件人格式
电子邮件发件人格式应包括自己的姓名、 单位名称和部门、联系方式、电子邮件 地址等相关信息。
主题格式
电子邮件主题格式要简洁明了，准确概 括内容，同时具有一定的吸引力，避免 过长或者太过简单。
明确目的
在写书信前，明确自 己写信的目的和对方 所期望得到的信息， 这有助于聚焦话题。
语言简洁
用简洁准确、语言通 俗、意思明确、生动 有力的语言表达，避 免使用生僻字。
结构清晰
将信函内容按照引言、 主体和结论三个部分 构成。或者按照不同 段落进行分段，使读 者阅读清晰、易理解。
信函模板
可以根据实际情况选 择适合自己的信函模 板，方便自己快速书 写信函。
常用国际商务信函基础知识精选：商务公函格式和写法附范文2篇
常用国际商务信函基础知识精选：商务公函格式和写法附范文常用国际商务信函基础知识精选：商务公函格式和写法附范文精选2篇（一）商务公函是商务活动中常用的沟通工具，用于与国内或国际的商业伙伴之间进行书面沟通。
下面是商务公函的常用格式和写作范例。
商务公函的常用格式：1. 信头：写信单位的名称、地址、联系方式等。
2. 日期：写信的日期，一般写在信头右上角。
3. 收信人地址：写收信人的姓名和详细地址，一般写在信头左侧或写在日期下方。
4. 称呼：写收信人的姓名，可以直接写姓氏，也可以写全名。
5. 正文：商务公函的核心部分，内容应简洁明了，逻辑清晰。
6. 结尾：表示结束信件的部分，一般包括问候语、感谢等。
7. 署名：写信人的姓名和职务，一般写在结尾下方。
商务公函的写作范例：尊敬的先生/女士，我是ABC公司的销售经理，很高兴与您联系。
我在某某展览会上了解到贵公司正在寻找供应商，我们的公司能提供您所需的产品和服务。
我公司专业从事XXX产品的生产和销售多年，在市场上有着良好的声誉。
我们的产品质量可靠、价格合理，每年都有大量出口到世界各地。
我想了解一下您公司对我们产品的需求和合作意向，希望能有机会与贵公司达成合作协议。
附件是我公司的产品目录和价格表，供您参考。
如果您有任何问题或需要进一步信息，请随时与我联系。
再次感谢您的时间和关注，期待您的回复。
祝好！ABC公司销售经理张三范例中的商务公函主要是以介绍自己公司及产品，并表达合作意向为主。
写作时要注重语言的准确和简洁，不要使用过于复杂的词汇和句式。
同时，要重点突出你的产品的优势和价值，增加对方的购买欲望。
在结尾处，表达对合作的期待，并留下自己的联系方式，方便对方与你取得联系。
商务公函的写作要点：1. 简洁明了：内容要简明扼要，避免冗长废话。
2. 专业用语：使用专业术语和行业常用词汇，表达的准确性和权威性。
3. 逻辑清晰：按照时间顺序或逻辑顺序组织内容，确保读者能够理解。
4. 注意礼貌：用词要得体、恰当，注意礼貌和尊重。
英文商务信函写作的基本知识
1.3 Seven Guidelines of Writing English Business Letters （英文商务信函写作七原则）
“7C原则”，即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、 体谅和完整。
1. 清楚（Clarity） 商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或
产生误会之处。
2. 简洁（Conciseness ） 言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于 书信的完整和礼貌。
Fundamentals of Writing English Business Letters
英文商务信函写作的基本知识
1.1 Introduction（简介）
目的：掌握商务信函的写作要求、写作原则、以 及信封和信函的基本构成和行文要求。
1.2 Requirements for Business Letter Writers （商务信函的写作要求）
1. 信头（Letter head ） 信头也称为信笺抬头，由寄信人公司名称、地
址、电话号码、 E-mail地址和传真构成。信头通 常位于信纸的最上端。
2. 日期（Date） 日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到 四行。
注意事项： （1）年份必须全部写出。 （2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。 （3）日期可以用序数词或基数词。 （4）年份前要加逗号。 （5）日期切忌全部用数字表示。
We refer to
（4）回复来信中提出的要求或指示
As requested As required As instructed According to In accordance with In compliance with In conformity with
the request/ instruction
商务来往信函
商务来往信函Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】商务写作(Business Writing)一、商务信函概述一、正确的观念1.商务信函是一种“推销”函商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等。
要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。
2.商务信函的基本特点商务信函书写的重点应放在“效率”上，应易读易懂；语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然；内容清晰、准确、具体；行文正确、完整。
3.商务信函无定律好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。
写信时，应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。
二、应用原则1.“挨达”AIDA原则：在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则：A— Attention 注意I— Interest 兴趣D— Desire 意愿A— Action行动个“C”的行文原则明晰Clearness 具体Concreteness简洁Conciseness 诚意Conscientiousness正确Correctness 个性Character礼貌Courtesy 完整Completeness体谅Considerateness 优美Concinnity三、商务信函的构成要素1.信头（Letterhead）是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。
内容包括：电话号码、电报挂号（Cable Address）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。
例如：英国—— date/month/year27 February,2008美国—— month/date/yearFebruary 27,20082.信内地址（Inside Address）即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。