中信银行公司授信业务档案管理实施细则

第十八条入库
一级档案的入库按照我行会计部门规定的重要权利凭证管理规定执行。一级档案入库后，重要权利凭证入库单连同该一级档案的复印件交放款中心存档。
第十九条出库
（一）一级档案入库存档后，除审计、稽核及上级检查部门确需查阅或进行法律诉讼的情况外，在贷款合同结清前原则上不允许借阅、复
（二）授信结清、变更抵押物需要提取存放在营业部（或会计部门）库中的重要权证类档案原件时，需由项目经办部门提交授信结清的证明材料并填写《公司投信业务解除／变更担保通知单》，由放款中心主任签字同意后按规定办理出库手续。
第二十三条借阅
授信二级档案内保存的法律文件、资料，除审计、稽核及上级检查部门确需查阅或进行法律诉讼的情况外，原则上不办理借阅手续，如确需借阅的，须经分行风险管理部负责人签字。如借阅已归档的法律文件、资料之外的二级档案时，须填写《授信档案调用／出库申请审批表》，经项目经办部门负责人及放款中心主任签批同意后办理借阅手续。
（四）企业背景资料。申请人（担保人）营业执照副本复印件，公司章程复印件，贷款卡状态查询记录、殉销合同复印件，增值税发票复印件，房地产公司的建设工程施工许可证、建设工程规划许可证、国有土地使用权证、建设用地规划许可证、商品房销（预）售许可证复印件。
（五）贷款诉讼案件的判决书、裁定书、执行证书或执行终结裁定等法律文书。
第十六条档案管理员应定期（至少每半年一次）将已结卷的授信档案装订成册，每册封面上列明该册内所有业务的索引以便查阅。
第二节一级档案管理
第十七条审核
项目经办人员收到借款人交来一级资料时，需核对一级资料与审批意见中要求的抵（质）押品是否一致，是否真实有效。在确认无误情况下，经办机构与借款人办理交接手续。放款中心审核人员收到项目经办人员交来的一级档案，验阅无误后，交档案管理员登记《授信一级档案登记簿》（见附件4-2），并报放款中心主任签批。签批人必须查验《授信一级档案登记簿》登记的物品和准备入库的物品是否完全一致。
第八条二级档案指投信业务合同文本等法律资料和银行调查、审查的资料。二级授信资料按照内容可进一步细分为借贷法律文书、担保法律文书、调查评估及放款资料、诉讼法律文书、企业背景资料和其他资料。其中借贷法律文书和担保法律文书是二级资料的核心资料。
（一）借贷法律文书。包括：承兑汇票复印件、借款借据、保函、授信证明、贷款承诺书等证明银行履行合同义务的材料，申请书、借款合同、承兑协议、贷款展期协议及有关补充文本等重要法律文书，和申请人法定代表人证明书、申请人法定代表人授权委托书、申请人董事会或类似机构决议等材料。
第十四条档案管理员应定期（至少每半年一次）从授信信息系统中打印投信台账，与授信档案核对一致。
第十五条授信资料结卷。一笔业务结清后，档案管理员将相关授信档案进行结卷处理。结卷后的档案仍按户保管，原则上一个客户立一个卷宗，但多个客户分享一笔授信额度时，所有分享额度的客户立一个卷宗；只有零星业务的客户，可以按机构、业务品种集中若干客户建立一个卷宗。
第二十四条保管期限与销毁
（一）尚未结束授信业务关系客户的投信业务档案须永久保存；
（二）结清全部授信业务的客户的授信业务档案，从该客户与我行的最后一笔授信业务结清后次年的1月1日起，保管5年i公司投信业务档案销毁清册（见附件4-5）须永久保存；对于超过保管理年限、确需要销毁的授信业务档案，按以下程序销毁：
第二十一条分行放款中心应对存放在支行的一级档案管理情况进行定期或不定期的检查，发现保管不善或未按规定擅自借出或出库的，应责令支行立即整改并取消支行自行保管一级档案原件的权利，支行原保管的一级档案原件由分行营业部或会计部门保管。
第二节二级档案管理
第二十二条审核、归档
（一）授信业务发放后，项目经办部门原则上应于次日上午内将借款凭证交放款中心，放款人员清点全套放款资料完整无误后，将其装订成册，移交档案管理员存放档案库（柜）保管。
第二十八条辖内各分行应在本单位设置专门的投信业务档案室
（库），配备铁皮密码柜用于存放档案。
第二十九条授信业务档案室（库）应配备必要的设施，具备防盗、防火、防渍、防腐、防有害微生物的功能。
第三十条授信业务档案室（库）由档案管理员专人负责，本单位负责人对投信业务档案室（库）的安全负领导责任。
第五章责任
第二十一条对毁损、遗失、擅自销毁授信业务档案，擅自对外提供、透露投信业务档案内容，涂改、伪造授信业务档案，出卖授信业务档案及相关资料，以及管理人员玩忽职守造成授信业务档案损失的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第十二条放款中心将每个客户的全部档案原则上按客户基本资料、审查审批及放款资料、贷后管理资料（见附件4-1）三类进行归档。
第十二条同一批复号项目的审查审批卷、放放款资料应分别装订成册，以防遗失部分资料。一个客户有多笔投信档案的，每笔业务审查审批及放款档案按照发生时间的先后存档，但额度内单笔业务审查审批及放款档案应统一集中与投信额度档案一起存档；多笔授信业务共用某一份或某几份档案资料时，应当予以注明。
（六）其他资料。客户还本付息凭证复印件，催收逾期贷款通知书回执（借款人和担保人各一份），诉讼保全及执行的文件，授信档案调用出库申请审批表等材料。
第九条三级档案指企业基本情况资料和贷后管理的有关资料。三级档案包括：
（一）一级、二级档案的印件或副本。
（二）借款人申请贷款有关资料、证明。
（三）借款人（担保人）财务报表及其工作计划、业务总结、经营报告等资料的复印件。
4-5.公司银行授信业务档案销毁清册
（二）担保法律文书。包括保证合同、不可撤销担保书、抵（质）押协议等重要法律文书，担保人法定代表人证明书、担保人法定代表人授权委托书、担保人董事会或类似机构决议、核保书等材料，一级资料复印件、汇票查询查复书、代保管物品入出库单等证明抵质押品收妥入库的材料及保证金入账、出账资料。
（三）调查评估及放款资料。授信调查及产品开发报告（含项目评估报告），抵（质）押物评估报告，授信审查报告，各级审批意见。
（四）项目经办人员参与授信调查的调查表、贷后检查表。
（五）申请人（担保人）贷款卡复印件及银行信用记录。
（六）对借款人信用评级资料。
（七）与借款人一般往来函件、会议纪耍。
（八）其他资料。
第三章授信档案的管理第一节基本规定
第十条放款中心集中保管二级档案原件、一级档案的复印件，三级档案的原件或复印件。
第十一条放款中心原则上应将客户全部档案按照一户一册进行管理。一个客户立一个卷宗。多个客户分享一笔授信额度时，所有分享额度的客户可立一个卷宗；若客户的业务量较多时，也可一个客户立一个卷宗；只有零星业务的客户，可以按机构或业务品种集中若干客户建立一个卷宗。
第四节三级档案管理
第二十五条三级档案的归档。项目经办部门将一份三级档案交放款中心保管，同时保留一份自行集中保管或由项目经办人员负责专夹保管。
第二十六条借阅
涉及银行商业机密的，一般不得外借，如内部需要借阅时应按照规定办理借阅手续，业务部门填写《福州分行三级档案借阅审批表》（见附件4-4），由经办人员阐明借阅原因，经业务机构负责人、放款中心主任签批同意后，档案管理人员凭以办理借阅手续。
第三条分行同城及异地分行授信业务档案（包括正常授信及不良授信清收档案）原则上同城集中管理。
第四条分行同城及异地产行应为档案管理设置适宜场地、配备必要的设施；在放款中心配备专人保管档案，并尽量保持档案管理员岗位的稳定性。
第五条授信业务档案涉及国家、银行和借款人秘密，授信业务经营管理人员、档案管理员、调阅人员均需严格执行有关保密制度。
（三）处置抵质押物、法律诉讼或因其他业务需要提取或借阅存放在营业部（或会计部门）库中的重要权证类档案原件时，需由项目经办部门填写《授信档案调用／出库申请审批表》（见附件4-3），经分行风险管理部门负责人签字同意后按规定办理调阅或出库手续。
第二十条贴现业务中或用于质押的银行承兑汇票和用于单户授信质押的存期在6个月以下、金额在500万元以内的存单可不交由分行集中保管，但用于质押的银行承兑汇票和存单须入支行金库保管，贴现业务的银行承兑汇票须由会计人员专夹保管；其他一级档案须集中分行营业部或会计部门统一入库保管。
（二）贷后检查和不良贷款催收、处置过程中形成的二级档案，项目经办人员应及时送交放款中心档案管理员存放相关业务档案，档案管理员需将这些资料名称及归档时间补充登记在档案清单上。
（三）企业背景资料如营业执照、公司章程等已在之前叙做业务时在我行存档的，则无需在每笔业务中重复存放相关资料，放款员可在每笔业务的档案清单上注明档案索引。企业背景资料发生变化的，应及时将新的背景资料归档。
第二章授信业务档案的分类
第六条授信业务档案依重要程度分为一级档案、二级档案和三级档案（以下分别简称“一级档案”、“二级档案”和“三级档案”）。对不同级别的授信业务档案采取不同的管理方式。
第七条一级档案主要指抵质押品的所有权凭证或抵质押物登记凭证，包括但不限于银行本外币存单、承兑汇票、国债和企业债券、保险单、提货单、他项权利证书以及抵质押物的物权凭证等。
1.由放款中心档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清册，列明销毁的客户名称、档案编号、档案内容、授信金额、应保管年限、巳保管的年限、册数、销毁时间等内容。
2.（分行或异地支行）主管行长在销毁清册上签署意见。
3.项目经办部门应陪同档案管理人员负责监销。监销人员在投信业务档案销毁前，应按照销毁清册上所列内容清点核对。销毁后，在销毁清册上签名确认，并将销毁情况报告主管行长。
原则上，经办机构只能借阅本机构办理的业务档案。
（二）未经批准不得影印三级档案文件。第二十七条保管期限及销毁
（一）结清授信的档案视金额大小、重要程度保管三至五年。
（二）三级档案管理需要销毁时，应列出销毁清单，报请项目经办部门领导批准后指定两人监销。档案销毁后，监销人员须在销毁清单上签字。
第四章授信业务档案的存放管理
第六章附则
第三十二条辖内各分行可根据本办法，并结合本行实际情况制定实施细则，并报分行备案。