东南大学档案馆纸质档案数字化加工

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高校档案数字化实施方案

高校档案数字化实施方案随着信息化时代的到来，高校档案管理也面临着数字化转型的挑战和机遇。

为了更好地保护和管理高校档案资源，提高档案管理的效率和便捷性，制定并实施高校档案数字化实施方案是至关重要的。

首先，高校档案数字化实施方案需要建立完善的档案数字化管理系统。

这个系统应当包括档案扫描、数字化存储、检索和共享等功能模块，能够实现对档案的全流程管理。

通过建立这样的系统，可以实现对档案信息的实时更新和共享，提高档案管理的效率和便捷性。

其次，高校档案数字化实施方案需要进行档案资源的全面数字化。

这包括对各类档案资料进行扫描、数字化处理，建立数字化档案库。

通过数字化处理，可以实现对档案信息的长期保存和便捷检索，避免了传统档案管理中纸质档案易损坏、难以管理和检索的问题。

另外，高校档案数字化实施方案需要建立完善的档案数字化管理规范和标准。

这包括对档案数字化处理的技术规范、数据安全规范、档案共享规范等方面的规定，确保档案数字化的过程规范、安全和可控。

此外，高校档案数字化实施方案还需要进行档案数字化人才队伍建设。

这包括对档案数字化专业人才的培养和引进，建立专业的档案数字化团队，保障档案数字化工作的专业性和高效性。

最后，高校档案数字化实施方案需要进行档案数字化成果的推广和应用。

这包括对档案数字化成果的宣传推广，推动档案数字化成果在教学、科研、管理等方面的应用，实现档案资源的最大化利用。

综上所述，高校档案数字化实施方案是一个系统工程，需要从系统建设、资源数字化、规范标准、人才队伍建设和成果应用等多方面进行全面考量和规划。

只有通过科学合理的方案制定和实施，才能更好地推动高校档案管理工作向数字化、信息化方向发展，提升高校档案管理的水平和效率。

项目投标书：档案数字化及整理的技术方案

项目投标书：档案数字化及整理的技术方案背景随着信息化时代的到来，许多组织和机构面临着大量纸质档案的管理和整理问题。

为了提高档案的可访问性和保护性，数字化和整理档案成为了一个重要的需求。

本投标书旨在提供一种技术方案，解决档案数字化和整理的问题。

方案概述我们的技术方案将包括以下主要步骤：1. 档案数字化：使用高速扫描仪和光学字符识别（OCR）技术，将纸质档案转换为数字形式。

2. 数字档案存储：将数字化的档案存储在安全可靠的云存储平台上，确保数据的可靠性和可访问性。

3. 档案整理：对数字档案进行分类、标记和整理，以提高档案的检索效率和可读性。

技术设备我们将提供以下技术设备和软件工具：- 高速扫描仪：用于将纸质档案快速转换为数字形式。

- 光学字符识别（OCR）软件：用于将扫描的图像转换为可编辑的文本文件。

- 云存储平台：用于存储和管理数字化的档案。

- 数据分类和整理工具：用于对数字档案进行分类、标记和整理。

数据安全和保密性我们将采取以下措施确保数据的安全和保密性：- 加密传输：在数据传输过程中使用加密技术，确保数据的机密性。

- 权限控制：仅授权人员可访问和管理数字档案，确保数据的保密性。

- 数据备份：定期进行数据备份，以防止数据丢失或损坏。

时间计划我们将根据实际情况制定详细的时间计划，以确保项目按时完成。

以下是一个大致的时间计划：1. 需求分析和方案设计：2周2. 技术设备采购和部署：1周3. 档案数字化和存储：4周4. 档案整理和质量检查：2周5. 最终交付和培训：1周项目团队我们将组建一个专业的项目团队来执行该技术方案。

项目团队将包括以下角色：- 项目经理：负责项目的整体管理和协调。

- 技术专家：负责技术设备的采购、部署和维护。

- 数据管理专家：负责档案数字化、存储和整理。

- 客户支持专家：负责与客户沟通和提供培训支持。

投标费用和付款方式我们将在提交正式报价时提供详细的费用明细和付款方式。

费用将包括技术设备采购、项目团队的工作费用和其他相关费用。

纸质档案数字化规范DA

目录前言 ......................................................................................................................4.引言 ......................................................................................................................6.纸质档案数字化规范 ....................................................................................................7.1 范围 ........................................................................................................................7.2 规范性引用文件 ......................................................................................................7.3 术语和定义 .............................................................................................................7.4 总则........................................................................................................................................... 8.5 ．组织与管理............................................................................................................................. 9.5.1 机构及人员.................................................................................................................. 9.5.2 基础设施.................................................................................................................... 1.05.3 工作方案.................................................................................................................... 1.05.4 管理制度.................................................................................................................... 1.15.5 工作流程控制............................................................................................................ 1.25.6 工作文件管理............................................................................................................ 1.25.7 档案数字化外包....................................................................................................... 1.36 档案出库.................................................................................................................................. 1.37 数字化前处理........................................................................................................................ 1.47.1 确定扫描页 ................................................................................................................. 1.47.2 编制页号.................................................................................................................... 1.47.3 目录数据准备.............................................................................................................1.57.4 拆除装订.................................................................................................................... 1.58 目录数据库建立 .................................................................................................................... 1.59 档案扫描.................................................................................................................................. 1.69.1 基本要求.................................................................................................................... 1.69.2 扫描设备.................................................................................................................... 1.79.3 扫描色采模式............................................................................................................ 1.79.4 扫描分辨率................................................................................................................. 1.89.5 存储格式.................................................................................................................... 1.89.6 图象命名.................................................................................................................... 1.910 图象处理 ............................................................................................................................... 1.910.1 图象拼接.................................................................................................................. 1.910.2 旋转及纠偏............................................................................................................... 1.910.3 裁边............................................................................................................................ 2.010.4 去污............................................................................................................................ 2.010.5 图象质量检查 ......................................................................................................... 2.011 数据挂接 ............................................................................................................................... 2.012 数字化成果验收与移交..................................................................................................... 2.112.1 验收方式.................................................................................................................. 2.112.2 验收内容.................................................................................................................. 2.112.3 验收指标.................................................................................................................. 2.212.4 验收结论.................................................................................................................. 2.212.5 移交............................................................................................................................ 2.3本标准按照 GB/T 1.1-2022 给出的规则起草。

数字档案室档案数字化建设实施方案

数字档案室档案数字化建设实施方案目录一、内容简述 (3)1.1 背景与意义 (4)1.2 目标与任务 (5)1.3 方案适用范围 (7)二、现状分析 (7)2.1 档案管理现状 (9)2.2 数字化基础条件 (10)2.3 存在的问题与挑战 (11)三、数字化建设原则与目标 (12)四、数字化建设内容与任务 (13)4.1 档案信息采集与整理 (14)4.1.1 信息采集规范 (15)4.1.2 信息整理方法 (16)4.2 档案数字化加工 (18)4.2.1 图像处理技术 (18)4.2.2 文字识别技术 (19)4.2.3 数据库建设与管理 (20)4.3 档案数字化成果验收与保存 (21)4.3.1 成果验收标准 (23)4.3.2 保存策略与技术手段 (24)五、实施步骤与计划 (25)5.1 筹备阶段 (26)5.1.1 组建项目团队 (27)5.1.2 制定详细计划 (28)5.2 实施阶段 (29)5.2.1 档案信息采集与整理 (31)5.2.2 档案数字化加工 (31)5.2.3 档案数字化成果验收与保存 (32)5.3 调整与优化阶段 (33)5.3.1 问题排查与解决 (34)5.3.2 进度调整与优化 (35)六、保障措施 (37)6.1 组织保障 (38)6.1.1 成立领导小组 (39)6.1.2 明确职责分工 (40)6.2 技术保障 (41)6.2.1 引进先进技术设备 (42)6.2.2 加强技术培训与交流 (44)6.3 管理保障 (45)6.3.1 建立健全管理制度 (46)6.3.2 加强过程监控与审计 (47)七、总结与展望 (48)7.1 实施方案总结 (49)7.2 预期成果与效益评估 (49)7.3 后续工作展望与建议 (50)一、内容简述本实施方案旨在详细规划数字档案室档案数字化建设的整体流程、具体任务、实施步骤及相关保障措施，以确保数字化建设项目能够高效、有序地推进，并最终实现档案资源的高效管理和利用。

纸质档案数字化加工的流程

纸质档案数字化加工的流程纸质档案数字化加工是将纸质档案转化为电子文件的过程，涉及到多个步骤和环节。

本文将为大家介绍纸质档案数字化加工的全面流程，帮助读者更好地了解并指导相关工作。

首先，数字化加工的第一步是档案选择。

在这个阶段，需要明确从哪些纸质档案开始数字化加工，并对其进行仔细的筛选和分类。

纸质档案可以根据所属部门、时间段、文件类别等因素进行分组，以便后续处理。

接下来的步骤是扫描纸质档案。

通过扫描仪，将纸质档案逐页进行数字化处理。

这一步需要仔细操作，注意扫描质量、文件格式和清晰度等因素。

同时，在扫描的过程中，需要给每个档案页进行编号或添加标识，以便后续的整理和检索工作。

完成扫描后，就进入了文件 OCR 处理阶段。

OCR（Optical Character Recognition）是一种将图像文件中的文字转换为可编辑文本的技术。

通过 OCR 处理，可以实现对纸质档案中文字的识别和提取，将其转换为可编辑的电子文本文件。

这一步骤可以大大提高档案的可检索性和编辑性，方便后续的数据处理和利用。

之后是文件整理和分类。

通过对数字化后的文件进行整理和分类，包括建立文件目录结构、整合相关文件和补充所需的元数据信息等。

这一步骤可以提高档案的组织性和可访问性，方便用户进行检索和利用。

完成整理和分类后，就可以进行索引和检索系统的构建。

根据档案的特点和需求，选择合适的检索系统和数据库软件，建立起与纸质档案相对应的数字化检索系统。

在索引和检索系统中，可以通过关键词、文件名、日期区间等方式进行快速和准确的检索，提高档案的利用效率和价值。

最后，档案数字化加工的最后一步是数据备份和存储。

建立一个稳定可靠的数据备份和存储体系，保证数字化后的档案数据能够长期保存和安全存储。

同时，定期进行数据备份和检查，确保数据的完整性和可靠性。

纸质档案数字化加工的流程包括档案选择、扫描、OCR 处理、文件整理和分类、索引和检索系统的构建，以及数据备份和存储。

东南大学档案馆纸质档案数字化加工-扫描-验收表

本人签名
四、验收意见和结论
验收意见：
验收结论：
1.验收合格（） 2.验收不合格（）
组长（签名）：
年月日
签
字
承担单位：
年月日
验收单位：
年月日
去污、纠偏、清晰度等
综合质量评估
符合性选项
目录结构的
规范性
□符合 □基本符合 □不符合
介质及存储格式的
规范性
□符合 □基本符合 □不符合
数据备份的
完整性
□符合 □基本符合 □不符合
测评结果分析与建议
汇总合格率：%
测评人：（签名）审定人：（签名）
年月日
三、验收组成员名单
姓名
单位
验收组职务
职称/职务
5.备份标签
备份介质有规范的标签
6.备份登记
填写日常数据备份和成品数据备份管理工作登记表单
7.适用标准、规范
《电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》、《电子文件（档案）数据光盘存储管理规范》、《电子文件（档案）数据光盘载体标注格式》等
4.适用标准、规范
《档号编制规则（DA/T13-94）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等
验收小结
验收人：（签名）
年月日
（五）目录建库
验收
内容
验收要求
符合性检查
（√／×）
1.档案著录
著录
项目
著录项目齐全，包括档号（归档号）、责任者、题名、时间、页码或页数以及其他行业标准或业主要求
5.裁边
对档案修补或扫描等形成的，超出页面正常边距，无内容、多余的边进行裁切，缩小文件容量

高校档案数字化建设方案

高校档案数字化建设方案
在当前数字化时代，高校档案数字化建设已成为高校信息化建设的重要组成部分。

为此，本文提出了高校档案数字化建设方案，包括以下几个方面：
一、制定数字化建设规划
高校应根据自身的情况制定数字化建设规划，确定数字化建设的目标、范围、内容和时间表，明确数字化建设的重点和优先级，确保数字化建设与高校的整体发展方向相一致。

二、建立数字化档案库
高校应建立数字化档案库，对高校的历史档案、学术研究成果等进行数字化处理和存储，实现档案的电子化、网络化和共享化。

数字化档案库要具有易读取、易检索、易管理、易共享等特点，确保数字化档案的安全性和可靠性。

三、加强数字化档案管理
高校应加强数字化档案的管理，建立健全数字化档案管理制度和规范，制定数字化档案管理标准和流程，规范数字化档案的采集、处理、存储等各个环节，确保数字化档案的质量和有效性。

四、提高数字化档案利用价值
高校应提高数字化档案的利用价值，积极推广数字化档案的应用，为高校的教学、研究和管理提供有力的支持和保障。

同时，高校还应与社会各界共享数字化档案，充分发挥数字化档案的社会价值和历史价值。

五、保障数字化档案的安全性与可靠性
高校应加强数字化档案的安全保障措施，制定数字化档案的安全保护政策和方法，确保数字化档案的安全性和可靠性。

同时，高校还应加强数字化档案的备份和恢复工作，保障数字化档案的完整性和可用性。

综上所述，高校档案数字化建设对于提高高校信息化建设水平、加强高校档案管理和利用、充分发挥数字化档案的价值具有重要意义。

因此，高校应积极推进数字化档案建设，提高数字化档案的质量和效益，为高校的发展和进步做出积极贡献。

做好档案数字化副本接收工作的思考

做好档案数字化副本接收工作的思考作者：陈树江来源：《档案天地》2024年第04期档案数字化副本是指将纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字化图像或数字文本。

本文讨论的档案数字化副本仅指纸质档案经过数字化处理后形成的电子副本。

县级档案馆推进纸质档案与数字化成果同步接收进馆工作是指纸质档案进馆前应该进行数字化扫描处理，其数字化副本必须与档案实体一同移交进馆。

一、推进县级档案馆档案数字化副本接收工作的必要性档案数字化副本的接收不仅能推进基层数字档案室建设进程，减轻县级档案馆数字化工作量，同时还能促进档案馆（室）档案工作转型升级。

（一）档案数字化副本移交推动了基层数字档案室建设基层数字档案室建设是指在档案管理中，对室藏档案进行数字化处理、数字化管理和网络化应用的过程。

在数字档案室建设过程中，数字资源是数字档案室形成和建设的基础。

基层档案室要建立目录数据库、全文数据库等，对存量传统载体档案数字化是其中重要内容，也是数字档案室建设的核心。

多年来县级档案馆以接收纸质档案为主，在很大程度上致使基层档案室一直没有开展档案数字化工作，数字档案室也基本停留在目录数据库建设原地踏步走的阶段。

建设数字档案室是推进档案信息化的有效载体，是档案事业发展的必由之路。

县级档案馆启动纸质档案和数字化成果同步接收，倒逼基层档案室开展档案数字化扫描工作，因此档案数字化副本移交和接收，对于基层数字档案室建设又起到了促进作用，加快推动了数字档案室建设的步伐。

（二）档案数字化副本移交缓解了档案馆数字化压力为了进一步丰富馆藏档案资源，我国正在不断推进“存量数字化，增量电子化”行动，实现档案馆数字化年增长率10%以上的目标任务。

加强数字档案资源建设，加大档案馆对档案数字化副本、电子档案以及其他数字资源档案的接收，是档案馆融入我国数字化转型，实现自身工作现代化的需要。

档案馆档案数字化加工项目技术方案【完整版】

档案馆档案数字化加工项目技术方案【完整版】(文档可以直接使用，也可根据实际需要修订后使用,可编辑放心下载）×××档案馆档案数字化加工工程实施方案××信息××年×月目录第一章工程概述 (4)第一节单位简介 (4)第二节工程需求分析 (4)1.2.1 档案扫描内容及数量〔现场调研〕 (4)1.2.2 扫描工作环节与质量要求 (4)1.2.3 验收要求 (6)1.2.4 平安要求 (7)第二章工程准备 (7)第一节设施配套情况 (7)第二节拟派人员明细 (9)第三节组织管理结构 (9)第四节工作进度方案 (11)第五节相关标准标准 (12)第三章工程实施 (14)第一节总体实施原那么 (14)第二节历史档案扫描的工作流程方案 (15)3.2.1 分组实施方案 (15)3.2.2 总体流程 (15)3.2.3 实施流程 (17)3.2.4 主要环节实施标准 (33)第三节图像处理方案 (34)3.3.1 图像标准化处理 (34)3.3.2 特殊图像的处理 (35)第四节特殊纸张处理方案 (36)第五节图像数据挂接方案 (37)第六节档案编码方案 (37)第七节文件存储方案 (38)第八节数据备份方案 (38)第四章质量控制方案 (40)第一节质量控制目标 (40)第二节质量保障方案 (40)第三节质量保障方案 (40)第四节质量控制流程 (42)第五节质量保障措施 (42)第五章工程平安保障 (45)第一节现场管理制度 (45)5.1.1 员工纪律准那么 (45)5.1.2 考勤管理制度 (46)5.1.3 物品管理制度 (46)5.1.4 卫生管理制度 (46)5.1.5 休息管理制度 (47)5.1.6 操作管理制度 (47)5.1.7 档案保护制度 (47)5.1.8 档案保密制度 (47)5.1.9 岗位考核制度 (48)第二节工程保障措施 (49)5.2.1 培训保障措施 (49)5.2.2 人员保障措施 (49)5.2.3 产量保障措施 (50)5.2.4 质量保障措施 (50)5.2.5 设备保障措施 (50)第三节保密管理方案 (51)5.3.1 保密管理原那么 (51)5.3.2 组织机构与工作职责 (51)5.3.3 人员管理 (52)5.3.4 保密载体管理 (53)5.3.5 保密场所与设备管理 (54)5.3.6 保密工程管理 (55)5.3.7 泄密事件处理 (55)5.3.8 保密纪律 (56)第四节平安管理方案 (57)5.4.1 平安管理原那么 (57)5.4.2 现场平安管理 (58)5.4.3 人员平安管理 (59)5.4.4 设备平安管理 (59)5.4.5 档案平安管理 (59)5.4.6 信息平安措施 (60)5.4.7 工程应急方案 (60)第六章工程验收、测试方案 (61)第七章售后效劳 (62)第一节效劳支持概述 (62)第二节客户效劳部简介 (62)第三节效劳请求流程 (62)第四节效劳承诺 (64)7.4.1 免费效劳内容 (64)7.4.2 免费效劳形式 (64)7.4.3 免费效劳期限 (64)7.4.4 质量保证期限 (64)7.4.5 效劳响应时间 (65)7.4.6 解决问题时间 (65)7.4.7 免费效劳期后 (65)第五节效劳评估方法 (65)7.5.1 效劳完成情况评估 (65)7.5.2 用户满意度评估 (65)7.5.3 效劳工程师评估〔个人〕 (66)7.5.4 效劳工程师评估〔团队〕 (66)附录××简介 (68)第一节公司概况 (68)第二节公司主要业务领域 (69)第三节近年局部重点工程 (69)第四节工程优势 (69)第五节相关工程经验 (70)第一章工程概述第一节单位简介档案数字化是数字档案馆最根底的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，就可通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案。

档案数字化加工整理方案

档案数字化加工整理方案1. 简介本文档介绍了档案数字化加工整理方案，以帮助机构或组织将纸质档案转化为数字化形式，增加档案的存储、管理和利用效率。

数字化加工整理档案不仅可以减少纸质档案的存储空间，还可以提高档案的检索速度和数据共享的便捷性。

2. 档案数字化加工整理方案流程档案数字化加工整理的主要流程如下：2.1 档案评估在数字化加工整理前，需要对档案进行评估，确定哪些档案需要转化为数字化形式以及优先级。

评估方式可以根据档案的重要性和使用频率进行排序。

对于大规模的档案数字化加工整理项目，可以考虑委托专业机构进行评估。

2.2 档案准备在进行数字化加工整理前，需要对纸质档案进行准备工作。

包括整理档案材料，移除老旧、破损或不需要的文件，确保档案材料的完整性和可读性。

同时需要编制档案目录，记录档案的内容、位置和其他重要信息。

2.3 数字化扫描数字化扫描是将纸质档案转化为数字形式的关键步骤。

可以使用专业的档案扫描仪，按照预先设定的参数扫描档案文件。

扫描时需要注意保持文件的清晰度和准确性，以保证数字档案的质量。

2.4 数据存储和管理扫描完成后，需要将数字档案存储到适当的存储介质中。

可以选择云存储、本地服务器或硬盘等存储方案。

同时需要建立档案管理系统，对数字档案进行分类、整理和索引，以方便检索和管理。

2.5 质量检查数字化档案的质量是保证其可用性和长期保存的关键。

在数字化加工整理完成后，需要进行质量检查，确保扫描的准确性、清晰度和完整性。

可以采用人工抽样检查或自动化的质量检测工具进行验证。

2.6 档案销毁或存档在数字化加工整理完成后，需要对纸质档案进行处理。

可以选择销毁不需要保存的纸质档案，减少存储空间的占用。

对于需要保留的纸质档案，可以进行存档，保证其长期保存和防止损坏。

3. 数字化加工整理方案的优势数字化加工整理档案带来了许多优势：•减少存储空间：数字档案可以取代纸质档案，节省存储空间，降低存储成本。

•提高检索速度：通过建立档案管理系统，可以快速检索和定位数字档案，提高查找效率。

级档案馆纸质档案数字化项目部分评价分项指标查验要求

县级档案馆纸质档案数字化项目部分评价分项指标查验要求一级指标二级指标序号验收分项内容查验要求标准分验收得分备注二、安全保障现场管理12数字化场地单独设置，工作区域设置合理项目实施过程中查看现场或工作照片。

213项目现场设有专门的房间或区域暂存保管实体档案，配备有档案柜等必要的存放设备，设置专门区域放置个人物品查看现场、照片及监控录像。

114处于不同数字化阶段的档案实体分类存放，标识清楚115档案实体每天入柜（库），没有在加工工位留存过夜1一级指标二级指标序号验收分项内容查验要求标准分验收得分备注二、安全保障现场管理16项目现场按照制度安排了本单位工作人员负责现场管理查看项目现场监控录像或工作照片等。

117项目现场安装了视频监控系统，监控无死角查看现场及监控录像。

1档案实体管理18档案实体整理中没有人为损毁情况随机抽查档案实体、数字副本及数字化工作流程单119档案实体还原装订整齐美观，无页面脱落现象，卷内目录与案卷内容一致，打印清楚抽查不少于50卷档案原件。

120 档案实体页码完整。

清晰 121档案实体出入库、交接手续责任明晰，程序规范查看档案出入库交接记录1信息安全管理22项目现场计算机除必要的网络接口外，其他所有数据接口全部封闭，服务器设置密码，由专人管理抽查项目现场计算机或数码相片及招标文件、实施方案等1一级指标二级指标序号验收分项内容查验要求标准分验收得分备注二、安全保障信息安全管理23项目现场只能搭建有线网络，不得搭建无线网络，工作网络、设备与互联网、局（馆）内部局域网物理隔离抽查项目现场计算机或照片及招标文件、实施方案等124使用国产数字化软、硬件设备，设备及硬盘型号、序列号进行了登记，撤场时进行了核对查看设备进场、撤场登记记录。

225 数字化加工系统为网络版项目实施过程中查看数字化加工系统、系统截图等226数据处置（如复制、删除）有批准记录查看数据处置记录 227项目完成后，对服务器和存储硬盘进行了回收或完成了低级格式化查看处理结果及签字确认记录。

东南大学学籍档案管理办法-2012年12月1日

东南大学学籍档案管理办法第一条为了进一步加强和规范学籍档案工作，提高档案管理水平，更好地为学生、学校和社会等各方提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等，结合本校实际情况，特制定本办法。

第二条学籍档案是指学生自被学校录取之日起，学校在对其培养及管理过程中形成的，与学生个体密切相关的，具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料，经归档整理后，由档案馆永久保存的档案。

是学校对学生培养过程的历史记录和重要凭证，学生的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕（结）业等材料是其中的重要组成部分。

第三条我校对学籍纸质档案和电子档案实行一体化管理、双套保存制度。

在做好纸质学籍档案管理工作的同时，必须做好电子学籍档案管理工作，确保两者内容一致。

电子档案的数据库安全、数据管理、用户权限设定等工作由单一特定部门负责。

第四条各立档单位要明确负责分管学籍档案的工作人员（含兼职档案员），具体负责或组织本单位学籍档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。

档案馆负责指导、检查、帮助立档单位做好立卷归档工作。

第五条归档范围1.学生基本信息，包括：学号、姓名、性别、学生类别、学制、入学日期、院系、专业、民族、籍贯、政治面貌、一卡通号码等；2.录检信息，包括：准考证号、所在省市、区县、原毕业学校或单位、身份证号、录取院系、录取成绩、保送条件、外语语种等；3.入学信息，包括：学号、一卡通号、家庭住址、身份证号、健康状况、身高、体重、特长、原毕业学校等；4.毕业信息，包括：学制、学历类型、学位类型、毕业时间、授予学位日期、毕业院系专业、毕业证号、学位证号、是否加入共产党、入党时间等；5.奖励信息，包括：获奖名称、奖励金额、奖励级别、颁奖日期、奖学金类别、奖励设定周期、颁奖单位、学校获奖总人数、奖励文号及附件等；6.处分信息，包括：处分日期、处分类别、处分原因、违纪类别、违纪日期、处分单位、处分文号及附件、查看期、是否解除、撤销处分原因、撤销处分日期等；7.培养计划，包括：专业、计划学期、学生年级、开课院系、计划学分、总学时、课程代码等；8.异动信息，包括：异动类别、异动日期、原学号、现学号、原院系名称、一卡通号、现院系名称、原专业、现专业等内容；9.档案去向，包括：学生工作单位、档案投递地址、档案投递时间、档案机要编号、档案邮递编号、报到证号、接收档案单位回执等；10.成绩信息，包括：学号、计划学期、计划学年、课程名称、开课院系、考试性质、成绩类型、成绩、课程类型等；11.论文信息及全文，包括：学号、姓名、院系、专业、档案号、一卡通号、论文密级、保密截止日期、论文答辩日期、论文中文题名、论文英文题名、导师姓名、导师单位、论文中文关键词、论文英文关键词、归档日期、纸质论文存放地址、电子论文存放地址；12.社会关系，包括：学号、一卡通号、姓名、身份证号、成员姓名、成员关系、成员工作单位、成员联系电话第六条归档单位和归档时间电子学籍档案信息实时归档，纸质学籍档案归档按以下规定：1.录检表分别由学生处、研究生院等部门负责归档，于学生录取当年完成归档。

纸质档案数字化的基本流程及技术要求

纸质档案数字化的基本流程及技术要求一、概述档案是人类社会实践活动的真实记录,是党和国家宝贵的历史文化财富。

这些具有查考凭证作用、依据作用和参考作用的档案,是人们从事科研、生产等工作的必要条件和有力工具。

档案也是各企事业单位运作各个环节的真实记录，是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源。

准确、系统、完整的档案是单位工作的重要参考资料，是社会的重要财富。

随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

二、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围，并按照《中华人民共和国行业标准（DA/T31—2005）纸质档案数字化技术规范》对纸质档案进行数字化。

根据档案幅面的大小（如A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪，如工程图纸采用0号图纸扫描仪进行扫描。

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

扫描过程中，确保不对档案原件造成破坏，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

南京工程学院纸质档案数字化实践及思考

南京工程学院纸质档案数字化实践及思考作者：王调江来源：《兰台内外》2021年第29期摘要：随着信息时代的到来，档案数字化建设已经成为档案管理的必然发展趋势。

本文对南京工程学院纸质档案数字化建设中遇到的问题及应对措施进行了讨论，以期为其他高校纸质档案数字化建设提供参考和借鉴。

关键词：南京工程学院;纸质档案数字化;实践;思考随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等现代信息技术的发展，档案信息利用服务的网络化、远程化成为新形势下档案利用的一种新方式，人们更加重视档案信息资源的开发利用。

早在2000年12月，国家档案局、中央档案馆就将“加快档案信息化建设”“加快档案数字化进程”列入《全国档案事业发展“十五”规划》中。

同月，国家档案局又在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。

纸质档案数字化就是采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程（《DA/T31-2017纸质档案数字化规范》）。

纸质档案数字化建设是信息社会的要求，它有效地保护了档案原件，方便了档案的查阅，极大地提高了工作效率。

一、我校纸质档案数字化工作基本情况我校纸质档案数字化建设起步较晚，2013年才正式开始启动，刚开始的时候两年开展一次，通过对外公开招标方式进行纸质档案数字化加工。

2017年起，纸质档案数字化工作纳入学校每年的档案工作计划，采用对外公开招标和档案馆自己加工相结合的方式，每年新归档的新生录取名册、毕业生成绩单、学籍卡、毕业生验印名册、学位授予名册等由档案馆工作人员自己加工处理，其余的仍然采用对外公开招标方式。

我校非常重视纸质档案数字化工作，成立了由档案馆馆长牵头、档案馆全体工作人员参与的纸质档案数字化工作小组，档案一室（主要负责纸质档案和实物档案）负责提供需要数字化的纸质档案清单，档案二室（主要负责电子档案和网络管理）负责纸质档案数字化项目的招标和组织实施、协调管理。

工程类档案数字化处理方案

工程类档案数字化处理方案随着现代化技术的快速发展和信息数字化的不断深入，各个领域的档案数字化处理成为了必要的工作。

工程类档案的数字化处理尤为重要，因为这些档案记录了施工、运维等各个方面的重要信息，对于项目的后续管理和维护具有重要意义。

本文将介绍工程类档案数字化处理方案，其中包括数字化处理的目的、流程、技术方案以及应用效果。

数字化处理的目的工程类档案数字化处理的目的在于将原始的纸质档案转换为数字化形式，以便于存储、传输、查询和利用。

同时，数字化处理的目的还在于提高工程管理的效率和水平，优化项目管理和维护流程，降低工程运营成本，提高工作效率。

数字化处理的流程数字化处理的流程一般包括数据获取、数据处理、数据存储和数据应用。

具体流程如下：数据获取数据获取是数字化处理的第一步，主要是通过扫描、拍照、录入等方式将原始档案数字化，获取数字化档案。

数字化档案可以是图片、文本、视频等形式。

数据处理数据处理是数字化处理的关键步骤，主要包括数据清洗、数据识别、数据分类等过程。

数据清洗是指去除数字化档案中的噪声和冗余数据，保留有效信息。

数据识别是指对数字化档案进行识别和分类，将其转化为可读性强、便于管理的数据集成形式。

数据分类是指将数字化档案按照一定标准进行分类，以利于存储和查询。

数据存储数据存储是数字化处理的重要步骤，主要是将数字化档案存储在数据库系统中。

数字化档案存储的数据库可以应用各种数据库系统，如Oracle、MySQL、SQL Server、PostgreSQL等，根据实际需求选择。

数字化档案存储的方式可以是文件夹存储、集中存储、分布式存储等方式。

数据应用数据应用是数字化处理的最终目的，主要是根据需要将数字化档案应用于维护、管理、查询等方面。

数字化档案的应用可以包括多种形式，如建立资料库、开发管理软件、进行数据挖掘等。

技术方案工程类档案数字化处理涉及到多种技术方案，包括软件平台、硬件设备等方面。

软件平台数字化处理方案的软件平台需要非常可靠和易用，以确保数字化处理的准确性和高效性。