物资采购管理办法

物资采购管理办法（暂行）

G/00/ZD-2-001-A.0-2012

1.0 目的

为了规范公司物资设备采购管理工作，实现物资集中采购管理，完善物资设备采购管理监督机制，保证物资设备采购管理工作规范、廉洁、高效运作，依据公司实际情况，特制定本办法。

2.0 采购原则

2.1 当个人存在利益冲突时，则该个人不得参与任何采购决策。利益冲突包括与供应商存在亲属关系，大量持有供应商公司的股份，或由于个人与供应商的关系而可能带来个人利益的其他情形。

2.2 参与采购活动的工作人员都要以对公司利益高度负责的精神，力求节约、反对浪费、廉洁、高效履行职责。在采购询价、合同技术谈判及商务谈判过程中，必须有两人及以上人员参加。

2.3 采购活动必须遵守国家有关法律、法规，各部门都要自律规范，各尽其职、主动配合、协调支持、努力提高工作效能。

2.4 集中采购和管理的原则，各项采购活动都要遵循“公开、公平、公正”和“集中采购、货比三家、择优选购”的原则，选定符合使用要求，性价比较高的物资设备。

3.0 适用范围

3.1本办法所规定的日常办公、生活和生产用物料、备品备件、工器具等低及简易维修耗材是指办公场所使用的、与工作相关的物品。

3.2 土建、设备安装工程的实施及工程监理、装修，维修，检查，设计、咨询，评估，审计，代理，技术开发/支持，生产设备设施软件购买，设备系统培训等服务的采购按公司其他相关管理制度执行。

3.3办公用品分类：

3.3.1 低值易耗类物品：各种纸张、饮用水、笔、回形针、（空白）票据、饮用水杯、笔记本、纸篓、垃圾袋、档案袋、文件夹、装订夹、长尾夹、打孔机、订书机（针）、直尺、胶水、铁夹、铅笔刀、即时贴、记事贴、不干胶、封箱胶、透明胶、光盘、图钉、办公刀具、计算器、电脑耗材（墨盒、碳粉等）、电话机、印刷品（含财务部用账本、票据及各类表格和账页等）、书籍报刊杂志等。

3.3.2固定资产类物品：

3.3.2.1 固定资产的采购（指使用期限超过1年的房屋，建筑物，机器，机械，运输工具及其他与生产，经营有关的设备，器具，工具等的采购。

3.3.2.2 不属于生产经营主要设备（如文件柜、办公家具、传真机、打印机、笔记本电脑、台式电脑、网络硬件设备、复印机、移动硬盘、U盘、摄像机、照相机、刻录机、保险柜、投影仪等），但单位价值在 2，000元人民币以上，且使用年限超过2年的货物的采购。

3.4 生活用品

其他非办公场所使用而员工必须用品类：床、椅子、衣柜、洗衣粉、洗发水、香皂、洗洁精、扫把、拖把、消毒液、杀虫剂、垃圾袋、洗手液、纸巾（员工宿舍、办公室、厨房用）等可视为生活用品管理，个人使用时视为向公司借用或租用；其他纯属个人生活使用的物品，如不能作为公司生活用品，但可作为劳保用品，按劳保用品购买、管理、发放之规定执行。

3.5生产用物料、工器具类：各类价值较低、使用期限较短、不能作为固定资产核算的各类生产（维修）用工具、量具、生产消耗物料、备品和备件等。

3.6 劳保用品

生产工作岗位使用的物资用品类：防静电工作服、安全帽、帆布手套、工作鞋、电工工作鞋、电工手套、防护手套、防护面罩、防目镜、防尘口罩、防毒面具、防静电雨衣及雨鞋、防护面罩、线手套等防护用品。

4.0 职责与权限

4.1职责

4.1.1行政部

4.1.1.1行政部是公司物资的采购与管理的主管部门，凡涉及物资（除

3.2条款）事宜均由行政部负责。

4.1.1.2负责组织制定采购管理办法和业务流程建议方案，报采购相关领导审定决策；

4.1.1.3负责采购项目的采购方式、招标方案、供应商选择名单拟定，报相关领导审定决策；

4.1.1.4搜集采购资源信息，落实采购计划，整体推进工作进度，保证按期完成采购工作任务；

4.1.1.5组织协调各有关部门参与采购活动；组织相关部门对所购物资设备的验收入库；

4.1.1. 6行政部设专人负责，加强管理，负责采购文件资料的形成、整理、归档工作。

4.1.2 申购部门

负责编制采购计划及提交采购申请，负责提供所申购计划相关技术和规格参数，对供应商提供产品及相关资质进行技术评定（另聘技术专家除外）；对标的物的使用功能和产品质量性能负责；有权对标的物的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能提出建议，参与相关验收工作。各部门由专人负责做好采购申请计划编制、物品领用和保管工作。

4.1.3财务部

根据需要参与物资设备的采购活动，对所有采购计划是否在预算内进行审核；对采购物资每一笔相关款项支付手续及材料进行审核；对采购活动的资金使用效率负责。

4.1.4分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责权限范围内生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。

4.2权限

采购申请提出及审批权限规定表

5.0采购管理

5.1办公用品、低值易耗品开支标准

5.1.1对生产、办公等过程中确需使用的低值易耗品，由各部门月末编制次月采购计划，并于每月3号前报相关领导逐级审批，经总经理审批财务部审查同意后，交付行政部统一采购。

5.1.2行政部、使用部门分别指定专人建账保管，办理入库。

5.1.3购置低值易耗品必须本着实用、节俭、质高的原则就近购买，购置物品必须取得发票连同送货单、入库单等相关单据作为报销凭据。

5.2采购备存

5.2.1低值易耗类物品（含生产维修类工具等）：对于使用频率大的低值易耗类物品公司可适量备存，具体备存办公用品和数量由行政部根据每月实际消耗数量拟定，并提交行政部经理审核，报分管副总和总经理审批。

5.2.2生产维修类备品备件由生产部根据每月实际消耗数量拟定，并提前15天报分管领导审核，报分管副总和总经理审批后方可实施采购。（具体表单见《物资采购（维修）申请单》（见附件））。

5.2.3固定资产类物品：公司遵循“即需即购、先书面申请后采购”的原则，不需要备存。

5.3采购程序及流程

5.3.1低值易耗类物品采购程序

5.3.1.1使用部门每月25日由专人填写《物资采购（维修）申请单》后并提交各部室负责人审核、分管副总和总经理审批。次月5号由行政部汇总经批准的物资采购申请单，并组织实施采购（常用办公物品原则上24小时内完成采购，对于生产维修类须根据实际情况进行采购）。

5.3.1.2采购后行政部协同相关部门负责对采购物资清点并验收实物数量，生产维修类则由生产部负责清点验收，报销时执行报销相关管理规定。

5.3.1.3验收无误后由办公用品由行政部负责登记入库、管理、发放，生产维修类则由生产部登记入库、管理、发放。（具体见《月度物资采购领用登记表》）。

5.3.2固定资产类物品采购程序

5.3.2.1由使用部门专人填写《物资采购（维修）申请单》后并提交各部室负责人审核、分管副总和总经理审批，报行政部；

5.3.2.2行政部汇总经批准的物资采购申请单，并组织实施采购（生产维修类须根据实际情况进行采购）；

5.3.2.3采购后由行政部协同财务部（生产维修类由生产部）负责清点验收实物数量、发票及相关附属品（如使用说明书、保修卡、合格证等）；