会议管理程序

质量管理体系文件会议管理工作程序

编号：DLHBC-BG-CX-010

版本号：2.1

审核人：

批准人：

受控状态：受控

发布日期：2019年5月10日

实施日期：2019年5月10日

会议管理工作程序

1. 目的

加强和改进机关会议管理，提高会议质量和效能，控制行政成本，使会议管理工作制度化、规范化。

2. 适用范围

适用于（以下简称“处”）机关会议管理工作。

3. 职责

3.1 办公室(人事教育科)是处会议主管部门，负责审核会议计划，筹办综合性行政会议以及对相关会议的监督执行。

3.2 机关各部门负责本部门会议计划制定以及专题会议的筹办工作。

3.3 会议主办部门负责做好会议记录，整理会议纪要，督办、落实会议要求。

4. 工作程序

4.1 会议计划管理

4.1.1 年度工作会议、大型专题会议、管理评审会议以及承办的上级会议应纳入处年度会议计划管理，严格执行会议审批制度。

4.1.2 各部门每年12月底前提出下一年度拟召开的会议计划，并填写《年度会议计划申报表》(附录一)。会议计划应包括：会议名称、会议时间、会议地点、会期、会议形式、参会领导、参加人员、主办部门、费用预算等。

4.1.3 凡上级机关拟确定由我处承办的会议，归口部门应提前请示处分管领导同意，纳入处会议计划管理。

4.1.4 各部门提出的会议计划经处分管领导审核后，由办公室(人事教育科)协调汇总，起草处年度会议计划《年度会议计划表》（附录二），提交处党政联席会审定。

4.1.5 会议计划经处党政联席会研究通过后，由办公室(人事教育科)负责印发文件并监督执行。

4.1.6 凡未列入年度计划、确因工作需要召开的重大会议，会议主办部门以签报形式提出会议计划，经计财科、办公室(人事教育科)会签，分管领导审核，报处主要领导批准后实施，纳入处会议计划管理。

4.1.7 因工作需要临时召开的内部集中办公会、研讨会等不纳入年度会议计划。

4.2 会议组织实施

4.2.1 会议组织应坚持务实、精简、高效原则，严格控制会议数量和规模。不开既无明确目的又无实质内容的会议；能以视频会议解决问题的，不集中一地召开会议；能利用本单位会场的，不外租会场；处中层以上干部会议和各专题会议原则上不得安排外地宾馆召开。

4.2.2 纳入会议计划的会议，会议主办部门应严格按计划组织实施。

4.2.3 处承办的上级会议，由相关部门和办公室(人事教育科)共同负责会议安排。

4.2.4 临时召开的内部集中办公会、研讨会等，由主办部门按照处分管领导的要求组织实施。

4.2.5 召开处党政联席会时，各部门应将所涉议题材料（电子版、纸质版）于会前3个工作日分别递交至办公室(人事教育科)。办公室(人事教育科)应按照相关议题，编制《年第次党政联席会议程》（附录三）。

4.2.6 除时间紧急或保密等特殊情况外，处机关组织召开的各类会议，包括临时召开的内部集中办公会、研讨会等，会议主办部门应在处内网“通知公告”栏提前发布《专题会议通知》（附录四）。会议通知应包括会议名称、召开时间、会议地点、主持人、主要议题、参加单位及人员、有关要求、主办部门、联系人、联系电话等内容。各项内容应简洁、明确。

4.2.7 会议主办部门应认真筹备会议，提前申请会议室，准备好会议材料，组织填写《会议签到表》（附录五），做好《会议记录》（附录六），整理会议纪要，确保会议按计划完成各项议题。会后，会议主办部门应抓好会议精神的贯彻落实，并按要求

将相关资料整理归档。

4.2.8 党组织内部的会议依据党组有关规定和要求组织实施。

4.2.9 办公室(人事教育科)负责协助会议主办部门联系后勤管理部门做好会议服务保障工作。

4.3 会议费用结算

4.3.1 会议产生的有关费用，应严格执行费用预算，由会议主办部门组织实施费用结算。

4.3.2 会议主办部门负责将会议费发票、会议通知、会议签到表及预算审批表等提交办公室审核后，按程序交计财处报销。

5. 记录

5.1 DLHBC-BG-CX-010-JL01 《年度会议计划申报表》

5.2 DLHBC-BG-CX-010-JL02 《年度会议计划表》

5.3 DLHBC-BG-CX-010-JL03 《年第次党政联席会议程》

5.4 DLHBC-BG-CX-010-JL04 《专题会议通知》

5.5 DLHBC-BG-CX-010-JL05 《会议签到表》

5.6 DLHBC-BG-CX-010-JL06 《会议记录》

6. 引用和支持性文件

6.1 引用文件

6.1.1 《工作规则》

6.1.2 《会议管理制度》

6.2 支持性文件

7. 附录

附录一：列支会议流程图

附录二：年度会议计划申报表

附录三：年度会议计划表

附录四：年第次党政联席会议程附录五：专题会议通知

附录六：会议签到表

附录七：会议记录

附录一

列支会议流程图

附录一：

___年度列支会议计划申报表

记录编号：DLHBC-BG-CX-010-JL01

7

大连航标处会议管理工作程序

附录二：

年度会议计划表

8

大连航标处会议管理工作程序

附录三：

年第次党政联席会议程

附录四：

专题会议通知

拟稿：审核：日期：年月日

附录五：

会议签到表