(精选文档)新文字材料整理规范

独立学院年检文字材料整理规范

一、年检材料目录规范

1、年检材料目录的设置

年检材料目录共分六级

一级目录：《独立学院年检细则(试行)》中的一级指标。

二级目录：《独立学院年检细则(试行)》中的二级指标。

三级目录：《独立学院年检细则(试行)》中的三级指标。

四级目录：为说明“主要观测点”的一些大的方面所需要的佐证材料目录。

五级目录：为说明“四级目录”所需要的具体的佐证材料。

六级目录：如果五级目录下面的内容比较多时，根据需要可以在五级目录下设置六级目录，以说明“五级目录”所需要的具体的佐证材料。

2、年检材料目录的格式

（1）各级目录的字号、字体和编号

一级目录：小二号字，黑体；编号为“1”、“2”、“3”、…等。

二级目录：三号字，黑体；编号为“1.1”、“1.2”、…“2.1”、“2.2”、…等。

三级目录：小三号字，黑体；编号为“1.1.1”、“1.1.2”、…“1.2.1”、“1.2.2”、…、“2.1.1”、“2.1.2”…等。

四级目录：小四号字，黑体；编号为“1”、“2”、“3”、…等。

五级目录：小四号字，宋体；编号为“(1)”、“(2)”、“(3)”、…等。

六级目录：五号字，宋体；编号为“①”、“②”、“③”…等。

（2）页边距：上3.5(单位：厘米，下同)，下2.8，左2.8，

右2.6，页眉1.5，页脚2.1。

（3）行间距：1.5倍行间距

（4）纸型：采用国际标准A4型（210mm×297mm）

（5）排版格式：用Word2003格式。（参见范本）

二、文档格式

1、材料用纸

（1）纸型：采用国际标准A4型（210mm×297mm）

（2）页边距：上2.8(单位：厘米，下同)，下2.3，左2.8，右2.3，页眉1.5，页脚2.1。

（3）打印方向：一般材料应采用纵向打印。

2、材料格式

（1）标题：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题命名一般按年度、单位、分类词、主题（中心词）顺序命名，用二号中宋体（如有副标题，用小二号楷体），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）正文

①正文标题（加粗）下空一行，每自然段左空两格，回行顶格，数字、年份不能回行。

②正文用小三号仿宋字（行距选固定值25磅、表格内文字的字号可适当调整），一般每页排22行，每行28个字。

③结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”（可省略），第三层为“1、”，第四层为“(1)”。

④页码在下居中（-*-）。

⑤如有多级标题第一级标题用黑体字，第二级标题用楷体字（加粗），第三级标题用仿宋字（加粗），第四级标题用仿宋字（加粗）。所有标题独立成行，不加标点。

（3）附件

①文件资料如有附件时，录入者应在正文下一行左侧空两格

用小三号仿宋字标识“附件”（“附件”加粗），后加全角冒号和名称，

附件如有序号应使用阿拉伯数字（如“附件1：‘附件名称’”），附件名称后不加标点符号；

②附件材料部分，正文第一页的左上方顶格应用小三号仿宋字标识“附件：”或“附件1：”。附件标题应另起一行，并居中。

（4）落款：凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称（离右边距四至六个汉字），在下一行相应处标识成文日期。

3、印刷和装订要求：单或双面印刷。左侧装订，不掉页。

三、表格编制格式

1、材料用纸

（1）纸型：采用国际标准A4型（210mm×297mm）

（2）页边距：上2.8(单位：厘米，下同)，下2.3，左2.8，右2.3，页眉1.5，页脚2.1。

（3）打印方向：原则上应采用纵向打印，如单元格内文字过多，尽可能用折行（自动换行）处理，但每行的宽度应保持一致；如确需横向打印的材料，上边距应设为2.8，下边距2.3；左右边距各2.5。

2、编辑软件

所有表格原则上要求用Excel制作。如表格确需与文字混排时，则采用Word编辑。

3、材料格式

(1）标题:采用Excel自定义页眉编辑,选16号中宋居中格式;

（2）表格肩：表格左肩空两行录入“制表单位：船山学院**科”，右肩按“制表日期：2007年01月01日”方式录入，外侧不得超出表格右页边距。

（3）表格正文：文字少时，正文采用四号仿宋体；文字多时，则采用五号仿宋体；左边距2.8，右边距2.3，上边距2.8，下边距

2.3。文字可采用自动换行处理，但每行宽度应保持一致。

（4）排版：表格上表目文字格式为垂直居中和水平居中，表目文字可根据本列内容进行必要的换行处理，并设定每页均能打印表目；表格内容一般为垂直居中，水平左侧对直（合并单元格内容为垂直居中和水平居中）。

（5）编辑文字方式

①凡属数据信息类表格，信息录入时（数值型信息除外）应设定为文本方式后再录入。第一列原则上为序号列，最后一列原则上为备注列,且备注列一般用于调节表格宽度用。同一列相同内容的信息要完全一致,不得合并单元格;文本前、后和中部均不加空格;

②日期按“2007.07.01”半角方式录入；

③数值型信息且有少数点时，应先设定数值型，并保留两位小数格式；

④数值型信息表格内一律不得录入（如“元”、“人”等）单位，单位可在表目中用括号标出，最后一行应计算合计。

（6）表尾：表中内容如需说明时，录入者应在表左侧下缘空两格录入“注：1、……”加以说明。

（7）页脚：采用自定义页脚自动编辑页码，在中部设定“-*-”（参照范本）。

四、单行本材料编辑要求

1、封面：分四行编辑文字。第一行为70号校体“南华大学”；第二行为30号魏碑体“船山学院2007年***（主题）”；第三行为28号楷体（或中宋）“船山学院**科”；第四行为28号楷体（或中宋）“2007年11月”。封面禁止使用竖排文字。

2、目录：采用小二号黑体居中；目录项采用表格形式隐含边框方式录入；

（1）大标题采用小四黑体方式录入；

（2）小标题空两格后用小四楷体方式录入；