大学秘书学概论重点题

第一章秘书

1。秘书的含义是什么？秘书是一种社会职务或职业,是辅助领导管理,为领导提供服务的工作人员.

2.现代秘书有哪些种类？纵向:按层次分:初级、中级、高级秘书.按辅助功能分：技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书。横向：按服务对象和经济来源分：公务、私人秘书.按不同行业或所属部门分：党务、行政、经济、金融秘书等.按工作内容分:文字（笔杆子）、机要、行政、通讯、事务、信访、生活、外事秘书等.

3.秘书的职业特征?①服务对象多元化②业务工作专业化③工作手段现代化④商务秘书女性化⑤资格认证制度化.

4.秘书学性质与研究对象：①运用性、综合性、政治性、群体性。②秘书人员、工作、方法、环境、领导意图.

5。秘书工作的原则：保密、准确、迅速、实事求是.

6.请示的方法：①对象要准确②内容要单一③时机要适当④形式要灵活。

第二章秘书机构

1.我国秘书机构的划分:行政机关的秘书部门、公司企业的秘书部门(综合性的、职能型的、专业性的、1到2人秘书办公室）、股份制企业集团中的秘书部门.

2.秘书机构的设置原则:适应性、精简、高效、相对稳定

3。秘书工作的职能:辅助管理职能、综合服务职能(办文，办会，办事服务事物的范围：办理常规事物、随机事物和授权处理事物）.

4.授权理事的方法：准确理解领导授权的内涵,明确授权理事的双重角色,与领导者保持密切沟通.

5。如何有效获取信息并利用信息为领导进行适时的沟通协调工作:①分析信息本质，不被假象蒙蔽②提供客观信息,排除信息干扰,保证领导科学决策.

第三章秘书的素质

1。★秘书职业道德修养的内容:①爱岗敬业、任劳任怨②尊重领导、主动服务③遵纪守法、严守机密④团结合作、廉洁奉公⑤谨行尚实、善于学习.

2.★加强秘书职业道德修养的途径:①树立“三观”,积极进取②努力学习,完善自我③自我反省,接受监督④加强锻炼,注重实践⑤学会慎独,提高修养.

3.★秘书怎么设计自我职业形象，达到形象与职业、地位的匹配?穿着：有职业特色，简单大方的组合型套装,优雅大方利落,穿带准则(top准则:时间、地点、目的)；仪容→发式、指甲、口腔、面容.

4.秘书的行为举止?站立规范、行走规范、会面规范、握手规范、介绍规范、交谈规范.

5。秘书在交谈中适宜和忌讳的话题？适宜：目的性，内涵性,时尚性,时代性，对象性。忌讳性的话题.

6。秘书应具有什么样的意志？①自觉性②果断性③顽强性④自制性。

7.如何在工作中保持心理健康？①树立自信②不患得患失③制定新计划④正确的人生观⑤适度的抱负水平⑥良好的人际关系⑦调整不良心态⑧参加有益活动.

第四章秘书的日常事务工作

1。办公环境的优化包括哪些内容?办公环境选址、内部分区、配套设施、选择合理的办公环境、办公模式(开放式、封闭式)、保持办公环境的整洁有序.

2.开放式和封闭式办公的异同?开放式优点:①空间可以根据需要灵活地调整②能够最充分

地利用办公空间③有利于上下级互相监督④方便同事间的沟通⑤办公资源充分共享⑥服务集中提供.缺点：①工作的机密性没有保障②员工的工作易被干扰③个人的私密空间没有保障④局部的调整会影响到全局。封闭式优点：①每个部门可以根据自己的需要随时调整办公布局②信息安全性有保障③员工工作易集中精力④员工可以有相对独立的私密空间.缺点：①浪费空间,成本增大②不利于员工间的交流③不利于上下级间的监督。

3。为什么要对办公环境进行安全维护？①组织提供的办公环境要能保证它的工作人员、外来人员的安全，是一项对办公环境最基本的要求②如果组织的房屋、设备造成其中人员的伤害,就会使组织发生医疗赔付、诉讼费用，还要发生设备维修及重置的支出，因设备无法正常运转而影响工作效率③信息的消失和外泄导致企业客户的流失，利润的降低。

4。如何维护办公环境的安全？①保证房屋、设备的安全②保证信息的安全.

5。接听电话和拨打电话的基本步骤是什么？接听电话：①及时接听②自我介绍③确认对方④转接和电话记录⑤及时提问⑥复核内容⑦结束通话⑧整理来电记录。拨打电话:①通话准备②准备拨号③自我介绍④清楚陈述⑤解答疑问⑥礼貌告别⑦整理记录。

6.秘书分拣邮件时应该按照哪些标准进行?①按照收件人分拣②按照收件部门分拣③按照收件的重要性分拣。

7.秘书是否可以开具空白介绍信?为什么？不可以。因为:①一个组织的介绍信是这个组织对外联系的标志,是各部门行使职权的凭证和信息传输的重要途径和形式②严格按规定的权限、传递流程与范围操作是秘书部门和秘书人员的重要职责③因介绍信代表了一个组织的权利和利益,信息是一个组织的生命线,一旦出现问题可能会给单位带来重大大损失.

8.简要说出团体接待的工作程序.①制订接待计划②开展接待工作③善后总结工作.

9。如果由你来迎接多位客人,见面后按照什么顺序握手？先女士后男士，先长辈后晚辈,先上级后下级.

10.秘书值班工作的主要任务是什么?①传递信息②公务接待③处理紧急电文和突发事件④承办领导交办的临时事项⑤协调安全保卫工作.

11.秘书值班工作的要求有哪些?①坚守岗位②态度认真③处理及时④做好记录⑤了解领导的活动情况.

12。制作某单位国庆节假期值班表,要明确以下要素：①值班表的名称②值班表的使用期限③值班具体时间④值班具体地点⑤值班人员姓名及电话.多人值班室,要明确负责人。⑥值班要求或注意事项.

13.简述秘书保密工作的含义.保密工作是指国家机关、企事业单位从本组织的安全和利益出发,将组织秘密控制在一定的范围和时间内,防止泄漏并被非法利用,从而发挥最大效益而采取的各种措施与手段。

14.值班时,秘书如何处理突发事件?①应及时向领导汇报,以便迅速处理②如来不及请示,应根据实际情况做好应急处理③如果遇到生产、交通事故、火灾、盗窃、自然灾害等突发事件,值班人员应冷静、沉着,立即报警,迅速部署工作,或就近组织人力抢险并紧急转移机要文件和贵重物资。

15。秘书保密工作的要求有哪些?①要重视保密工作，警惕思想上的麻痹和工作上疏于防范的不良苗头及倾向②要严格遵守保密制度和纪律,在思想上树立高度的保密观念和政治责任感③要掌握一定的保密知识④认真处理好信息披露与保密工作的关系。

16。常见的秘书保密工作有哪些?①文件保密②计算机的保密③通信保密④会议保密⑤领导人隐私保密⑥商业机密的保密。

17。简述如何做好文件保密工作和计算机保密工作?文件保密工作:①保密文件的起草②保密文件的印制③保密文件的传递④保密文件的接收和拆封⑤保密文件的处理⑥保密文件的存放和保管⑦保密文件的清查和清退⑧保密文件的销毁.计算机保密工作:①要提高计算机