关于秘书职场工作的案例分析-安排约会
{办公文秘}秘书学案例分析.
{办公文秘}秘书学案例分析.本文将通过分析一个办公文秘的实际案例，来展示秘书学在实际工作中的运用和重要性。
案例背景：某公司的办公文秘小玲，负责办公室的日常事务管理和领导的日程安排等工作。
最近，公司接到了一家重要客户的突然来访通知，要求会面时间为下个月的某一天。
作为办公文秘，小玲需要迅速做好相关准备工作，确保会面的顺利进行。
案例分析：1. 与领导沟通：小玲首先与公司领导沟通，了解客户的重要性和会面的目的以及领导的期望。
在了解这些信息后，小玲可以更好地确定自己的工作重点和目标。
2. 会议准备：根据与领导的沟通和了解的信息，小玲可以开始为会议做准备。
这包括准备会议材料和文件，确保所有必要的文件和资料已经准备就绪。
小玲还需要在领导的日程中及时安排会议，并确保会议室的预订和布置。
3. 协调内外部资源：小玲需要与公司其他部门进行有效的沟通和协调，确保会议所需的资源，如投影仪、音响设备等都能够提供。
同时，如果需要外部资源，例如订餐、酒店预订等，也需要与供应商进行联系，并预先安排好。
4. 信息筛选和整理：作为办公文秘，小玲需要在会议前综合和整理各类信息，从中提炼出最重要的内容，并为领导准备好会议讲述和演示的内容。
5. 保持沟通和协调：在会议进行之前，小玲需要与领导保持沟通，了解领导对会议的期望和要求，以便作出相应的调整和补充。
6. 会议记录和后续跟进：在会议进行中，小玲需要负责记录会议的重要内容和决议，并在会后整理成会议纪要，并将其发送给与会人员和领导。
此外，小玲还需要跟进会议决议的执行情况，并向领导提供相关反馈和报告。
结论：这个案例展示了办公秘书在公司日常工作中的重要性和作用。
优秀的办公文秘能够通过与领导的沟通、协调各方资源、整理信息和策划会议等一系列工作，为公司高效顺利地完成业务提供必要的支持和保障。
因此，办公文秘需要具备良好的沟通、协调和组织能力，能够快速反应和适应各种场景，做好各项工作。
秘书学案例分析1
秘书学案例分析1.充分的发挥自己的主观能动性实用案例这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总，张总恰巧去市政府汇报工作了，秘书于雪接了电话。
李行长是张总的研究生班同学，两人私交不错。
电话里李行长对于雪说，他们导师的夫人昨晚去世了，他想约张总明早一起去看看导师。
“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。
”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便，“另外，看导师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。
我们俩最好送一样多，你问问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。
”张总到下午7点多才回办公室，于雪马上把李行长的意思向张总做了汇报。
“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是因为累了一天让张总懒于费神，还是因为张总对这类人情往来没有什么经验，张总向于雪征询意见。
对此毫无准备的于雪只好摇头。
那一刻她从张总眼里看到了对自己的不满。
问题出在哪里呢？2.提高工作的含金量看案例：于雪是天津某高科技公司总裁秘书。
公司从无到有发展迅速，并成立了好几个分工司，去年年营业额接近10亿元人民币。
这天上午，总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪打了个电话：“于雪，你好，我是财务部的刘志。
”“刘总，您好！”“总裁这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。
”“等总裁开完会后，我问一下总裁的意思，回头给您电话。
您看可以吗？”“谢谢！”对方放下电话。
散会后，于雪马上做了汇报。
总裁想了一会后反问于雪：“你说我有必要见这位马总吗？”于雪不知如何回答是好，总裁对此显得很失望。
3.充分发挥职务优势4.在“打杂”中创造机会案例：于雪是名牌大学毕业的高材生，工作3年多了，虽然有“总经理秘书”的头衔，但一天到晚也没有多少事可做；很多朋友羡慕她的工作轻松，但她却因为找不到展示机会而于心不甘，这天上午老总在开会，她又没有什么事，只好像往常一样在网上浏览新闻和八卦消磨时间。
秘书工作案例及分析
秘书工作案例及分析
秘书工作是一项需要高度细致和组织能力的工作，下面我们将通过一个实际案
例来分析秘书工作的重要性和挑战。
某公司的秘书小张，每天的工作任务包括接听电话、安排会议、处理文件、协
助领导安排行程等。
一天，公司突然接到了一个重要客户的来访通知，需要安排一场重要的商务会议。
小张需要在短时间内联系所有相关人员，确定会议时间地点，并准备好会议所需的文件和资料。
同时，她还需要安排客户的接待工作，包括预订酒店、安排用餐等。
在这一系列繁忙的工作中，小张需要高效地协调各方资源，确保会议的顺利进行。
在这个案例中，我们可以看到秘书工作的重要性和挑战。
首先，秘书需要具备
良好的沟通能力和协调能力，能够与各个部门和个人进行有效的沟通和协调，确保工作的顺利进行。
其次，秘书需要具备较强的时间管理能力和应变能力，能够在短时间内处理各种突发事件，保证工作的高效完成。
最后，秘书需要具备较强的细致和耐心，能够处理繁杂的工作任务，确保每一个细节都得到妥善处理。
通过这个案例，我们可以看到秘书工作的重要性和挑战。
作为一名优秀的秘书，需要具备良好的沟通能力、协调能力、时间管理能力、应变能力、细致耐心等多方面的能力。
只有具备了这些能力，才能够胜任秘书这一重要的工作岗位。
综上所述，秘书工作是一项需要高度细致和组织能力的工作，秘书需要具备良
好的沟通能力、协调能力、时间管理能力、应变能力、细致耐心等多方面的能力，才能够胜任这一重要的工作岗位。
希望通过这个案例的分析，能够让大家更加深入地了解秘书工作的重要性和挑战，也希望能够为正在从事秘书工作的朋友们提供一些帮助和启发。
秘书（案例）
秘书（案例）【案例一】煮熟的鸭子为什么飞了皇朝贸易公司总经理办公室的秘书李丽聪明能干，在公司深受重用。
她经常与罗浪斯公司总经理秘书陈珍妮在一起游玩，这两家公司都进行皮革进口贸易，虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔宁静，内向含蓄，但两人是几乎无话不谈的好朋友。
一次闲谈时陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在他身上。
李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要调节心情。
我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签订了一个合作意向书，有上千万元。
如果这笔生意做成了，可以赚进一百多万元。
我没法告诉你详细情况，这次谈判非常顺利。
”李丽一边说，一边沉浸在成功的喜悦之中。
过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签订正式合同，过了约定时间，还不见代表团的影子。
后来德国某公司常驻中国代表打来电话说：“代表团已于昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签订了购货合同，价格低于贵公司１０％。
”皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊悔无比，她懊悔没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有及时注意德国代表团的动向。
令她百思不得其解的是：罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？【案例2】细节决定成败腾达公司使位于北京四环的宜家商贸公司，马红是腾达公司总经理办公室秘书。
2007年3月12日早上8：00，马红来到公司，她总是提前30分钟左右到达公司，以便做好正式上班前的准备工作。
她首先打开总经理办公室的窗户通风，然后将空调跳的哦啊适宜的温度，接着给花浇了水，打开饮水机，之后开始整理总经理的办公桌，将文件分类摆整齐，把桌面擦干净，并将废纸篓中的垃圾倾倒干净。
做好领导办公室的准备工作后，她回到自己的办公室，把窗户、门打开通风，启动空调跳到适宜温度后，马上开始自己的办公桌，清扫擦拭桌面和文件柜，并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。
(行政文秘)秘书工作案例与评析
秘书工作案例精选与评析（1）案例1：广告公司的电话将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售大幅度滑坡，老总心情不太好。
这天上午10点钟左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。
老总正忙得焦头烂额，听秘书说赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告公司赵总的电话？现在有几种选择：1.今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。
回头我再给你打电话过去可以吗？2.您的事我们姜总基本知道，但是今天基本没空，下次再约时间吧。
3.我们姜总正急着赶份材料，不能接电话。
4.赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的张经理谈，可以吗？5.我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说，我再转告他，可以吗？【案例分析】秘书选1比较合适。
广告公司和秘书的公司是合作者，因此回答赵总称自己的老板日程安排得很满，并询问是否可以回头再电话联系，显得有礼有节，易于对方理解和接受，双方的良好合作关系也能得以保持。
事后再向老板报告情况，待老板确定意见后再回复赵总。
选择2，直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。
虽然广告业中一般都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但是买卖双方在人格上是平等的，何况对方是公司长期的广告代理商，更不应该表现出一种无形的优越感，从而破坏彼此的合作关系。
你可以先再不跟对方谈，但要给人家一个理由以求得理解。
分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬，显得不礼貌，不可取。
选4这是自作聪明。
姜总不是没有时间，而是现在没心情，也并没有说不谈。
在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是一种自作主张、违反工作纪律的行为。
选5的回答最为糟糕。
姜总并没有身体不适，信口说姜总身体不舒服是对领导的大不敬。
案例2：用什么方式说话，永远比说什么更重要局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。
还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。
秘书理论与实务 第三版 项目八 安排商务约会与宴请
任务一 安排商务约会
任务一 安排商务约会
一、任务描述
• 东来公司是宏达公司的重要客户。最近，宏达公 司的李总想约东来公司的王总见个面，商量一下 两个公司新项目合作问题。这天刚上班，李总就 把安排此次约会的任务交给了秘书张晓萌。
• 宏达公司李总和东来公司王总见面之后不久，东 来公司王总又约见宏达公司李总见面，准备具体 谈谈合作的细节问题。
二、实训
任务二 点菜
实训目的
1．能根据预 算安排一座色香 味俱全的菜。
2．能根据中 国菜点顺序点菜
实训成果
1.列出一份宴 请宾客的菜单
2.说出本地用 餐的禁忌
实训指导
了解客人品味
考虑就 餐人年
龄
依序点 保证搭 配合理
连续国内图客人片的口列味表
大致为南甜北咸 东辣西酸。点菜 时不仅要考虑主 宾的要求，而且 还要照顾到每位
3
•如果对方提出的 约见时间不合适， 秘书不应擅自做主， 应问明领导的意思 再做决定
4
5
确定好约见的时间、 地点后，应及时准 备好所需的相关资 料
• 一旦确定好约会 的时间、地点，秘 书应为领导编制约 见日程表，约见前 夕，秘书应适时提 醒领导，以免忘记
三、理论知识
一
约 会 安 排
概念
约会也称约见，是指上司在事先约定 的时间、地点与别人会面商量工作， 解决问题，交流信息，联络感情等。
实训任务一 安排主动约会
1．能掌握主 动安排约会的 工作程序。 2．能合理地 为上司安排约 会
实训目的
实训成果
提交一份约会
安排计划
实训指导
（1）准确 传达约会事 项
（3）选择 合适的邀 约方式；
告之时 地、人、 材料
秘书工作案例分析5篇
秘书工作案例分析5篇第一篇：秘书工作案例分析秘书“办事”工作案例案例（一）方秘书作茧自缚一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。
黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示第一把手贾主任也许会更好办事。
在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。
这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。
几个办会秘书研究，最后决定按贾的意见执行。
由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。
当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。
案例（二）临时动议节外生枝一次，上级领导到某滨海城市考察。
在当地党政负责人汇报工作之前，有关同志先安排30分钟时间，到海滩旅游点考察旅游资源，然后回住地开会。
就在上级领导一行按预定计划，即将乘车离开海滩之际，突然开来了两辆中巴，当地党政负责人刚把上级主要领导请上车，当地的一些陪同人员和工作人员就一拥而上，车子呼隆隆沿着海滩往前开，把上级领导的一些主要随员和工作人员晾在海滩上不知所措。
而车开出不一会，就陷入松软的沙滩前进不了。
折腾了10多分钟后，其中一辆车勉强开动，另外一辆却任凭众人如何推，都只作喘气吼叫状，进退不得，无法行驶，弄得当地负责人很狼狈。
原来，他们认为只看一个旅游点不够，应让上级领导乘车沿着海滩多看一看。
没想到节外生枝，刚退潮的沙滩下不能行车，不仅多看的目的没达到，就连回程都困难。
无奈，原来分乘两辆车的人，只好往一车挤，挤不上的，只能深一脚浅一脚的在满是水渍的沙滩下步行返回。
此次海滩考察着实令人扫兴。
而原定的汇报会也因此不能如期进行了。
案例（三）小事也不应忽视在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。
盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。
不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。
秘书工作案例
秘书工作案例作为一名秘书，我的工作主要聚焦于为公司高级管理人员提供全方位的行政支持。
以下是我处理过的一个典型案例。
在去年的一次公司重大会议中，我被委派为高级管理人员的秘书，负责协助会议的筹备工作以及会议期间的安排。
在这次会议中，公司的高层决定了一项重大的战略规划，需要通过会议向全体员工进行宣布和解释。
我首先与与会的高层管理人员沟通，了解了他们对于会议的期望和要求。
然后，我开始着手筹备会议的各项事务，包括场地的预订、会议议程的制定、嘉宾的邀请、会议资料的准备等。
我通过与会议所需的供应商进行沟通，确保一切准备工作按时完成。
与此同时，为了保证会议的效果，我与高层密切合作，确定了会议的内容和形式，并咨询了专业的演讲教练以提升他们的演讲水平。
在会议当天，我安排了专门的团队负责接待嘉宾，并确保场地布置整洁有序。
会议期间，我负责记录会议内容并进行整理，以备后续的参考和整理。
我还负责协调会议期间的餐食安排，确保与会人员能够在舒适的环境中进行讨论。
在会议结束后，我还负责整理会议纪要并向全公司员工发布。
为了确保信息的传达准确无误，我与与会管理人员沟通，梳理出了最重要的内容，并将其编排成易于理解的形式。
我将会议纪要通过公司内部邮件系统发送给所有员工，并将其发布在公司内部网站上，以便员工随时查阅。
通过这个案例，我学会了如何高效地筹备和组织一场重要会议。
我了解了会议策划的各个环节，包括与供应商和嘉宾的协调、会议资料的准备和会议纪要的整理等。
最重要的是，我意识到作为一名秘书，我需要具备良好的沟通和协调能力，以及高效的时间管理能力，这是我在这个案例中所体现出来的。
通过这次案例的经历，我增强了自己的能力和信心，我相信这将有助于我在未来的秘书工作中更加出色地发挥作用。
我将继续努力提升自己，为公司的发展贡献自己的一份力量。
秘书案例分析及答案（通用3篇）
秘书案例分析及答案（通用3篇）秘书案例分析及答案篇1最近，局里要进行一次分房，解决一些符合条件的人的住房困难问题。
据说这是最后一批福利分房，以后国家要调整国有单位的住房政策。
听到这个消息，局里议论纷纷，那些住房困难的人，都想找找关系，托托门子，以便赶上这最后一趟分房的末班车。
所以，这些天找局长的人和电话特别多，局长烦不胜烦，特别头疼，就叮嘱秘书郭静遇到此类的人和电话一律挡驾。
这下可难为坏了郭秘书，来找局长说情的人大都死缠烂打，摆出见不着局长誓不罢休的样子，闹的郭秘书一个头两个大，什么事情也做不了。
还不能对他们发火耍态度，否则更是火上浇油。
又不能直截了当地说局长不想见他们，只能态度坚决地推托局长不在到市里开会去了或说局长到下属单位视察去了等。
由此，得罪了很多人，他们都在背后骂郭秘书：“狐假虎威，瞎神气。
”有人偷偷告诉郭秘书背后的闲言闲语，郭秘书也只能苦笑作罢。
有一天，财政局经常和他们局打交道的刘科长来了，要见局长。
这时候来，明摆着也是来说情的，为在他们局里上班的妹妹家分房子的事来找局长走走后门。
郭秘书来到局长办公室跟局长一说，局长也不想见他，因为见了答应也不是，不能一碗水端平，后患无穷;不答应也不是，得罪了财神爷，将来不好办事。
所以也让郭秘书挡驾。
郭秘书还没来得及出去，刘科长已经敲门自己走了进来，问道：“怎么，李局长，连我也不想见啊。
”李局长很尴尬，马上说：“哪里，哪里，欢迎，欢迎，很忙啊。
‘这时，郭秘书见状，急中生智对李局长说：“对不起，局长，我是来提醒您，您该出发了，自来水厂的问题还急等着您去现场处理呢。
”李局长一听，马上接过来说：“对，对，你看我都忙糊涂了。
对不起啊，老刘，那边的事情很棘手，你的事要是不急，咱们改天再谈，或者你跟郭秘书先谈一下，我有急事先走一步。
”局长说完，如释重负地走了。
郭秘书请刘科长坐，捧上热茶，对刘科长说：“刘科长请喝茶，您有事请说吧，等局长回来，我替您转达。
”刘科长淡淡地说：“也没什么大事，改天再说吧。
秘书经典案例分析5
案例分析（二）
❖ 【案例评析】
➢ ⒊行为效果分析： • 首先，小陈若将此事在公司未经正式宣布之前告知男友便违反了 秘书工作保密的重要原则，且违背了秘书的职业操守。 • 其次，在公司未经正式宣布之前人事秘密提前泄露，让领导得知 后，必然会追查下去，必将影响到小陈的工作。 • 再次，人事秘密提前泄露，甚至流言漫天飞，必然导致工作被动。 因为对于其他一些想出国的人来说，便会想尽千方百计地去争取 这次机会，这不仅给领导带来很多麻烦，而且会导致员工之间的 相互猜忌、诋毁，从而使得组织内部矛盾加剧，工作受影响，也 在实际上违背了小陈的初衷。
❖ ⑸定位准确，方法得当，效果显著。
第10页
【讨论评点】
❖ ⒈气氛活跃与否——讨论是否热烈； ❖ ⒉思维清晰与否——发言的条理性、层次感； ❖ ⒊视野开阔与否——观点是集中还是分散； ❖ ⒋分析能力高低：
➢ ⑴理论联系实际能力——能否结合所学知识分析问题； ➢ ⑵寻找切入点的能力——能否深入分析背景信息； ➢ ⑶提炼观点的能力——能否将思维用最简炼的语言表达出来； ➢ ⑷推理判断能力——选择某种行为时是否很清楚将要产生的行为效果。
第9页
行为效果分析
❖ ⑴定位准确，但是属于消极行为，没有任何实际效果，是一 个不称职的秘书。
❖ ⑵定位准确，能在一定程度上缓解暂时矛盾，但不能从根本 上消除矛盾，不是一个优秀的秘书。
❖ ⑶和⑷定位错误，认识不清，行为不当，不仅不能消除原有 矛盾，还火上浇油，使矛盾更加尖锐更加扩大化，是必须弃 用的秘书。
第25页
案例分析（三）
❖ 【分析提示】
➢ ⒉本案例涉及秘书学的哪些知识？ • ⑴秘书角色意识； • ⑵秘书辅助决策职能； • ⑶秘书处理突发事件的能力。
秘书工作案例精选与评析
秘书工作案例精选与评析秘书工作案例精选与评析秘书工作是公司运转中必不可少的一环，而秘书的工作也是非常繁琐且需要高度责任心的。
下面将选取一些秘书工作案例，并加以评析。
案例一：背景资料：秘书小李在一家大型公司担任秘书工作已经有五年的时间，工作表现一直很出色。
案例描述：这天，公司要举行一场重要的会议，小李忙碌地准备会议资料，协调会议室的使用，保证各项会议准备工作的顺利进行。
然而，在会议开始前一小时，小李突然接到一位参会的客户的电话，称他临时有事无法参加会议。
小李犹豫了一下，决定立即通知公司高层和会议主持人，以便调整会议计划。
评析：这是一个案例中典型的秘书工作情境。
在这个案例中，小李展现了她的应急处理能力和积极主动的工作精神。
她不仅能够迅速独立地处理突发情况，还能够根据具体情况做出正确的判断和决策，并及时与相关人员进行沟通，以确保会议的顺利进行。
这个案例体现了秘书工作中重要的沟通能力、解决问题的能力以及处事的果断性。
案例二：背景资料：秘书小王是一家中小型公司的秘书，他担任这个职位已经有两年时间，一直深受公司领导的信任。
案例描述：这天，公司领导告诉小王，要邀请一位来自海外的客户进行商务洽谈，并且确定了洽谈日期。
小王立即展开了相关准备工作，包括安排行程、预订酒店、准备洽谈资料等等。
然而，在准备工作进行的中途，小王突然接到公司领导的通知，因为客户有紧急情况，洽谈要推迟一周。
小王很着急，因为他之前已经付款预订了酒店和机票。
小王决定第一时间与酒店和机票代理商联系，并成功协商退款并改签航班。
评析：这个案例突出了小王的灵活应变能力和良好的组织能力。
他能够迅速调整自己的工作计划，并与外部机构进行有效沟通和协商，以避免因会议推迟产生过多的不便和经济损失。
他的反应速度和处理问题的能力赢得了领导的信任和赞扬。
这也是秘书工作中非常重要的一点，即在工作中应能灵活应变，快速适应不同的情况和变化。
案例三：背景资料：秘书小张是一家外贸公司的秘书，他工作踏实且严谨，一直在公司内部良好的口碑。
秘书案例及分析 30页PPT文档
首页
a、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否可以
马上与他联系。
b、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认，是否可以把这几个财务 前页 指标告诉自己，等周经理回来后马上向他。
c、告诉刘总说周经理外出了，估计一个小时之内能回来，并对刘总说：“周 经理一回来我马上转告他，让他与您联系。”
a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。
b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！”
后页
c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。”
d、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是
哪个歌厅里的小姐。”
结束
e、“对马总我似乎不太了解。”
问题:对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对 其他几种选择进行评析。
《秘书学》
秘书案例及分析
案例3：上司外出之后
背景
秘书于雪的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右，周经理对于雪说 ：“我现在要去趟银行办点私事，估计个把小时回来。”他刚走，公司负责投资 的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务数据要请他确认一下。面对这种情 况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：
事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我马 上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你 一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。于 雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照 首页 于雪：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。”于雪当然明白，在首饰柜 台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。根据马总的纸条，于雪在亚运村 找到了一栋高层公寓的××号房。出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接 过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥 前页 ！”总裁问的就是这件事。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：
秘书工作案例精选与评析（1）
1 秘书工作案例精选与评析1 案例1广告公司的电话将近年底公司特别忙就要召开董事会了由于销售大幅度滑坡老总心情不太好。
这天上午10点钟左右广告公司的赵总来电话想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。
老总正忙得焦头烂额听秘书说赵总要谈明年的广告问题就对秘书说了一句??不就是明年的广告吗现在没时间秘书应该如何回答广告公司赵总的电话现在有几种选择1.今天我们姜总时间安排得很满实在抽不出时间。
回头我再给你打电话过去可以吗2.您的事我们姜总基本知道但是今天基本没空下次再约时间吧。
3.我们姜总正急着赶份材料不能接电话。
4.赵总关于明年的广告问题您跟我们公司企划部的张经理谈可以吗5.我们姜总今天身体有些不舒服有什么事您先跟我说我再转告他可以吗2 【案例分析】秘书选1比较合适。
广告公司和秘书的公司是合作者因此回答赵总称自己的老板日程安排得很满并询问是否可以回头再电话联系显得有礼有节易于对方理解和接受双方的良好合作关系也能得以保持。
事后再向老板报告情况待老板确定意见后再回复赵总。
选择2直接回绝给客户一个很傲慢的影响。
虽然广告业中一般都是买方市场广告公司求广告主的情况较多但是买卖双方在人格上是平等的何况对方是公司长期的广告代理商更不应该表现出一种无形的优越感从而破坏彼此的合作关系。
你可以先再不跟对方谈但要给人家一个理由以求得理解。
分析选3和选2犯同样的错误直接回绝赵总过于生硬显得不礼貌不可取。
选4这是自作聪明。
姜总不是没有时间而是现在没心情也并没有说不谈。
在这种情况下秘书安排别人来谈这是一种自作主张、违反工作纪律的行为。
选5的回答最为糟糕。
姜总并没有身体不适信口说姜总身体不舒服是对领导的大不敬。
3 案例2 用什么方式说话永远比说什么更重要局里就要开年度总结会了要对今年的工作进行总结。
还有不到一周的时间为了保证会议顺利召开秘书处的全部人马都集中到会议室研究讨论会议的有关文件。
首先讨论的是秘书处李处长给局长写的年度总结报告。
秘书工作综合案例与分析
秘书工作综合案例案例1: 戴墨镜的客人这天下午公司秘书正在前台值班,一个理着大光头、戴着大墨镜,显得很酷的中年客人推门而入。
秘书马上站起身迎接客人:“您好!请问您是……”“我找你们老板!”客人说着直往里走。
于是,秘书对这个不太注意礼貌的不速之客这么说:a.对不起,老板正在跟客人谈话,有什么事请跟我说吧!b.对不起,先生,请问您贵姓……c.客人来访,必须登记,这是公司的规定!d.你要再往里闯,我就叫保安了!e.先生,您预约了吗?请从以上5个选项中找出最合适的回答,并分别说明合理与否的理由。
案例2:秘书面对紧急事件应当怎么做?应注意什么?某县工商局办公室谢秘书星期天值班,下午5点,接到一个紧急电话。
电话内容是:局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞,面包车的司机及车内三人重伤,车损严重,不能开动,特请求局里急速处理,秘书做好电话记录,思考了以下四种处理办法:一是等到第二天上班时,向领导汇报后,再按领导指示办;二是立即向主管领导汇报,请领导亲自到现场处理;三是自己立即到现场去做紧急处理;四是用电话方式联系有关部门,然后再向领导汇报。
你认为上述四种处理办法那种最妥当?其余三种为何不妥?1案例3:杨秘书错在哪里?某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。
杨秘书做接待工作兼翻译。
史密斯一进门,杨秘书马上引进会客室,罗经理已等在那里了,经过一番简单的介绍,他们发现史密斯粗通中文,能听懂不少中国话。
罗经理与史密斯寒暄的时候,杨秘书前去泡茶,他用手从茶叶罐中拈了一撮乌龙茶放在茶杯内,然后冲上水,把杯子放在史密斯的面前。
罗经理和史密斯都看到了这一切,史密斯疑惑地问:“听说你们中国在加工碧螺春时,姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来,是不是?”罗经理还未答话,杨秘书立即反应:“那种茶叶样子特别好看,特别香呢!”罗经理解释说:“不,不,不,几十年前是这种情况,但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行,不会再出现类似的情况。
秘书该如何做好领导的约会安排
秘书该如何做好领导的约会安排？（1）如果客人主动提出要见领导，秘书应先记下客人姓名、单位、职位、电话等相关情况，请上司定夺。
秘书一定要做好预约事宜，不要擅自做主；（2）要区分轻重缓急，合理安排约见；（3）秘书要提醒上司准时赴约；（4）如果上司要约见客人，一定要协助上司做好联系工作。
案例：张秘书正在办公桌后埋头整理文件，进来一位衣着考究、身背公文包的男士，要见刘总经理，说已经约好。
张秘书热情的招呼他入座，然后查了查经理的日程安排，发现今天并无约会。
但他想可能是经理自己约定安排的。
张秘书热情的给客人倒了一杯水，顺便问了一句：“请问您和刘总约好了吗？”那位男士回答说：“我今天是带很大诚意拜访贵公司经理，如果方便，希望能和他面谈一下。
”小张一听，知道了他并无和经理约好。
于是小张说：“真不巧，经理正在会见一个重要客户，这样吧，我现在想办法和他联系一下，请问我怎样向他介绍您的情况呢？”很快，小张搞清了对方身份，原来他是一保险公司的业务员，已经不是第一次来了。
小张知道公司由于某些客观原因，近期并没有打算为员工买此公司保险。
不出所料，经理的答复果然是：“不见。
”但小张不能这样说，因为并不排除对方来自媒体的可能。
于是他对来客说：“先生，真抱歉，刘总正在和一个大客户商谈，实在不方便打扰。
您看快中午了，再等下去肯定会耽误您吃饭时间。
为员工买保险是一件很有意义的事情，我一定会请示经理尽快给您联系。
麻烦您给我一张您的名片可以吗？”“好吧。
”来客掏出名片递给小张，但神情明显不悦。
小张于是又说：“对了，我想起一件事情，我一个朋友在另一家大公司上班，他前几天还说他们公司老板有意给他们上保险呢，您可以去那里试试，这是他的名片，您可以打上边电话找他。
”来客接过名片，脸色稍稍缓和一些，张秘书又说：“先生，你们这个保险的资料能否给我留一份，下周我们有个同行联谊会，我可以帮您宣传一下。
”来客听到这里，终于露出笑容，满意的离开了公司。
分析：张秘书对于领导约会工作做的很好，既婉拒了来客见经理的要求，又让客人带着满意的笑容离开公司。
秘书时间管理的案例分析
秘书时间管理的案例分析秘书时间管理的案例分析不便安排约会的时间琳达是北欧皮具(上海)公司销售部经理的秘书。
琳达在给上司安排日程时，很大一部分精力是在安排上司的各种约会。
为了避免给上司造成不便，必须把约会安排在合适的时间。
下面有5个选项：a、上司下班之后不安排约会b、上司出差回来上班的第一天不安排约会c、琳达自己工作扎堆的时候不安排约会d、上司马上要外出和外出之后回来不久不安排约会e、中午要开始午餐和刚刚用完餐之后不安排约会请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
本题答案c给上司安排工作日程，要尽可能地考虑周全，既要提高工作效率，又要减轻上司的负担，让上司得到休息。
秘书只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一点，如果有必要，仍要给上司安排约会。
制定日程表的方法琳达是日朗船舶(中国)公司公关部经理的秘书，专门负责上司的日程管理。
下面有5个选项：a、安排上司的日程，有全年、本月、本周和当天四种日程表。
这四种表格相互衔接，滚动执行。
b、出现了突发事件后，就应当马上记入日程表。
如果它与原定的工作安排在时间上发生冲突，那就要请上司确认哪项工作优先。
c、当上司打算外出时对你说“我出去一下”，你除了说“我知道了”外，其它什么都不要一说。
d、对上司的私人安排，最好记在自己的工作手册上，不要详细地记入日程表。
e、如果你估计上司会谈的时间会延长，那你就要在上司去会谈之前提醒上司会谈之后的工作。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
本题答案c当上司对你说“我出去一下”，既不告诉你他去哪里，也不告诉你出去做什么，作为秘书就没有必要多问，但是，秘书作为上司日程的管理者，还是有必要问清上司回来的时间，否则后面的工作就不好安排。
上司临时改变日程琳达是皇冠服饰(上海)公司销售部经理的秘书。
这天下午快下班的时候，上司对琳达说：“明天早上一上班，我直接去大明公司，与他们的陈总谈些事情。
明天上午10点钟佳琪公司的欧阳经理要来公司，你与他联系一下，最好把时间推迟到明下午2点钟之后。
秘书5.1 约会安排
4.制定约见日程表
约见一般要在一周前安排 好，办公室人员每周要制订一 份约见日程表，要求内容简明、 清楚（注明时间地点）便于查 阅。
三、约会安排的注意事项
Hale Waihona Puke 1.配合领导的时间表领导对自己的日程安排有一定的原则， 秘书人员在为领导安排约会时，不能随便 打乱领导的常规工作，要注意配合领导的 工作规律和生活习惯，平时就要做“有心 人”。
2.分辨轻重缓急
在领导频繁的约会活动中，要依约会 的性质、重要性、紧迫性妥善予以安排。 要保证该约的、该见的不耽误，适时安排； 不该见的，坚决不约，但必须说明原因， 要想办法推辞；该见的但并不是很急的， 可稍缓安排约见。
2.电话安排约见
处理电话提出的约见要求， 办公室人员先要确认领导约的 是否就是来电者，待对方讲明 要求约见的原因后，再作出决 定；并需要核对日历，确认领 导的预定期约见时间内没有其 他安排。如果对领导是否能确 认所安排的约见有疑问，则要 告诉对方，使约见安排留有余 地。
3.通过来往信件安排约见。
7.细致周到
安排约会时，要向对方说明约 会的内容、时间是得到领导的同意 的。了解每一位与自己领导有约会 人的姓名、地址以及电话号码，以 便万一取消或更动约会时间可及时 通知对方。
特别重要的约会，在接近约会 的时间前，应与对方再联络，以确 保约会的顺利进行，并随时提醒你 的领导准时赴约。
下班前将第二天的约会事项填 进小卡片，一张送交领导，一张交 给司机，一张自己保存，以供提醒。
日程表可使用特定符号。
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秘书资格考试日常安排与管理：安排约会
约会是指为领导安排的公务活动，主要有对外方面的接见、洽谈和宴请与对内方面的礼仪性庆典、接见、与会、陪同外出参观、下基层视察等。
1．安排约会的基本原则
（1）按领导的工作规律安排时间表
（2）区分轻重缓急
（3）弹性安排，留有余地
（4）以需要为准，以适度为宜
（5）适当分担，各就其宜
（6）每天核对，以防疏漏若领导安排了约会却忘记告诉秘书，则会使秘书陷入被动与尴尬的境地。
因此，每天上班时秘书首先要请领导核对日程表，看看有无约会疏漏，这是很有必要的。
必须做到领导与秘书的日程表完全一致。
2．安排约会的方法
（1）预先安排约会活动
办公室应把领导每月、每周、每日的主要活动纳入计划，经领导过目后明文印刷发给有关部门或人员。
领导的工作计划一般有月安排和周安排两种。
（2）记好日历和备忘录
日历以台历为宜，可前后翻动，每页空白处可记录当天的活动内容；备忘录是一种永久日历，可以是一套小卡片合订本或是一个可转动的文件夹，上端有突出的索引纸表明当年的月份，还可自制一套1～31日的小纸片，表明当月的日期。
在日历和备忘录的空白处，秘书人员可将每周的活动日程逐一填写清楚，包括活动名称、具体时间、地点、参加人员、注意事项等。
（3）提醒领导准时赴约
①发挥日历与备忘录的功能。
②可在上班前将次日的约会事项填写到卡片上，送给领导和司机，自己保存一张。
③最好在每天早上上班时，在领导办公桌上放一份打印好的一天内的约会时间提示表。
（4）保证领导顺利赴约
及时提醒领导准时赴约，并做好用车、提供资料等准备工作。
（5）做好约会前后的服务工作
除预先安排、事前准备外，约会场所和招待事宜有时亦由秘书人员负责。
3．安排约会的方式
约会可以采用以下几种方式：
（1）电话约会
（2）书面约会
（3）当面约会
（4）约会卡片
4．注意事项
配合领导的时间表；
不要让领导在出差回来当天安排约会；
不要在节假日安排约会；
重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；
订好或确定好约会的场所；
及时通知对方赴会；
提醒领导赴会；
适当保密；
处理好变更的约会。