内控文件编号规则

流程及流程附件编码编制办法

一、目的

对流程及其附件进行有效的控制，以保证公司内控制度的有效实施，同时为内控制度执行情况提供依据。

二、范围

适用于公司内控制度相关记录的标识、收集、编目、修改、归档、保存的控制。

三、职责

（一）内控部负责建立并保存记录汇总表和记录表格底样。

（二）各部门负责本部门记录的收集、归档、保管和处理。

四、制订文档编码（流程及附件表格）

文档编码的拟定以便于索引、查阅为原则。流程文档主要为三级编码，相关表格文档在流程基础上增加一级编码，为四级编码。各级编码间用“-”间隔。

四级编码分别为：

(一)一级编码：流程制订部门

以流程制订部门名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如财务部为：CW。

(二)二级编码：流程制订中心

以流程制订中心名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如结算中心为：JS。

(三)三级编码：流程编码

指前述范围内的流程数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。

(四)四级编码：附件表格编码

指单一流程内所包含附件表格数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。

各部门、中心编码对照表见附件1。

在具体业务操作中，根据业务量对每一份具体记录按以下规则进行编号：在该文件编码基础上加业务流水号。

示例：

财务部结算中心第三号流程的编码：CW-JS-03；

财务部结算中心第三号流程附件四的编码：CW-JS-03-04。

(五)流程及其附件需要修改时，由拟制部门负责填写《文件更改申请单》（见附件2），并将新表送交内控部，经总经理批准后实施修改。内控部应及时更换流程及其附件底样，并通知使用者更改或替换。

(六)流程及附件封面、页眉填写要求

1、文档封面统一增加：

2、文档页眉统一增加：

五、列出部门流程附件清单

以部门为单位，列明各项业务流程所需附件清单，而且需根据业务特点明确保存期限、一式几联及保管责任人等（见附件3）。

六、本办法由？？负责解释，自发布之日起执行。

附件1：

各级类别代码对照表：

附件2：《文件更改申请单》

附件3 《流程及其附件清单》