文件会签管理制度

文件会签管理制度

1、目的

为了进一步加强文件资料管理,规范文件审核会签工作,提高文件质量与行政效能,特制定本制度。

2、适用范围

公司所有需要会签的文件。

3、名词解释

文件会签制度就是指制发文件时,如文件内容涉及其她部门的职能与业务,由主办部门提出,相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。

4、文件会签条件

起草下列文件时,须进行会签

4、1总公司文件涉及分公司业务的;

4、2涉及全局性工作,需要相关部门协助的;

4、3项目审批涉及多部门法律法规与政策的;

4、4主要领导及分管领导认为有必要会签的;

4、5其她需要会签的文件。

5、会签审核的内容

5、1文件就是否必要与可行;

5、2文件就是否符合企业相关制度、规定等;

5、3文件就是否符合程序与权限;

5、4文件就是否规范、科学、准确、恰当。

6、文件会签流程

6、1主办部门负责起草文件并组织会签。需要会签的文稿,经部门负责人审核后,由拟稿人负责送达相关部门会签。

6、2会签部门要认真研究,及时给出会签意见,由会签部门主要负责人签署意见、姓名与时间,并交接给下一个需要会签的部门。

6、3 会签部门如有不同意见须及时将问题或意见反馈给主办部门,经协商一致后可以会签;协商后不能统一意见的,可签署不同意见;公司最高领导者具有会签文件的最终定夺权,在文件会签表上标注最终意见。

6、4会签后的文件由拟稿人根据最高领导者的意见进行整理,因某种原因不能采纳会签意见的,由主办部门负责对提出意见的领导回复未采纳意见的原因。

6、5会签后的文件由主办部门专人整理,对不能采纳的意见要及时回复原因,并根据会签相关领导意见修订文件内容,各相关部门会签的痕迹由主办部门归档、备案;

6、6每次会签应在半个工作日内完成。如遇特殊情况须按主办部门领导要求时限完成。会签部门若超过时限未出具意见,则视为同意,会签部门承担相关责任。如确需延长会签时间的,会签部门须及时告知主办部门,会签时间不得超过1个工作日。

6、7会签后的文件由行政部负责文件的编号与签发。

7、附件《文件会签表》

文件会签表