沟通中的会议沟通

进程
1．发育 我讲话清楚简洁、相关联。 2．打断 我不打断会议。 3．提问 我提清楚的问题。 我问公开问题。 4．创造性和革新： 我提出解决问题的新方法。 5．感受 我感到轻松且精力集中。 1234567 我随意漫谈 进行无谓评论。 我经常打断。 我问无关的问题 我问保密的问题。 我只关心自己的事
交流信息 给予指导 解决问题 作出决策

会议的类型
谈判
通知
解决问题源自文库
决策
交流
二、会议的组织

会前准备
明确会议的必要性 明确会议目标 确定会议议程 准备会议文件 分发预阅资料

会议控制 会后工作 落实会议精神 监督和检查

确定会议主持人
一、会议的目的与类型

会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式， 它是一种常见的群体活动。
会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 ----格罗夫 最近一项调查显示：27％的组织沟通问题涉及会议 中的摩擦和冲突，会议被认为既是新想法被引诱扼 杀的死胡同，又是组织沟通的必要途径。


会议的目的与类型

会议的目的
会议参与自我评估问题单 准备 1．目的： 1234567 我清楚我开会要实现什么。 2．文书工作： 我在会前已看了议程和附件。 3．与会者 我与其他与会者交流了对主 要议程看法。 4．事先告知： 我已告诉主席我支持议程上 某个议题。
我不知道为什 么要举行会议。 我开会时才看。 我在会上了解 他们的看法。 我在开会时告 诉主席。
三、会议议程的设计原则、步骤
含义：“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须 做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议 上要考虑的事务” 原则：


表明议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料

设计步骤
突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程

会议议程实例
M计算机公司 一号项目检查会议 日期：2008年12月6日，星期五 时间：下午2：30——3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程 1．公司第四季度销售情况； 2．上次会议记录； 3．上次会议记录中提出的问题； 4．××关于CPU进展报告； 5．××关于Case设计进展报告；6．××关于软件进展报告； 7．下次会议日期、时间、地点。 附件 1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号； 3．关于软件问题的短文。
会议主持人的职责

会议控制
· 决定讨论主题； · 明确讨论范围； · 确保人们围绕主题依次发言； · 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； · 确保其他成员了解会议进展情况。

会议引导
· 识别主题/问题； · 交换和开发建议； · 评价不同方案； · 选择行动计划（5W1H）。
促进讨论 讨论，提问 处理不同意见 · 对争论双方或各方的观点加以澄清； · 分析造成分歧的因素； · 研究争论双方或各方的观点，了解协调的可 能性； · 将争论的问题作为会议的主题之一，展开全 面的讨论，以便把会议引向深入； · 若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议 程进入下一项。 作出决定
四、会议记录

M计算机公司
一号项目第6次检查会议纪录
Ø 时间、地点：会议于2008年12月6日(星期五)在B大厦第二会议室举行， 下午2：30开始。 Ø 出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期 (主席)； 无故缺席者有：李杰、张明； 吴倩发来了请假条。 Ø 上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。 Ø 上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所 以她没能邀请到他们来参加会议。 · 同意的行动：周亦梅在有关客户度假归来后邀他们参加会议。 · 完成的时限：下次会议前。 Ø 进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底 前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。 · 同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。 · 完成的时限：2001年12月21日 Ø 下次会议的时间，地点：下次会议：2001年12月25日，星期五，下午 2：30在B大厦第二会议室举行。
得分为27分或27以下，您的会议主持得很好 得分在36以上，可能预示您在主持人角色方面存 在某些问题
与会者的角色






决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事
我感到厌烦紧张， 难以放松。
得分为30或30以下，您的参与状态良好 得分在40以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某 些问题
六、影响会议成效的因素

会议目的不明确
会议持续太久 简单问题复杂化 发言者过于健谈



项 次
（1） （2） 时间 地点
原因
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都 饥肠辘辘，无心开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被 频繁打断，无法正常进行。
（5） （6） （7）
参会者的技能 会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
七、有效会议的策略
不搞形式主义 明确会议的目的和目标 提前分发会议备忘录 选择合适的与会者 控制好会议 分发会议简报

（3）
（4）
开会对象的选择
主持人的技能
必须出席会议的人未到，通知来的是一 些可有可无的参加者。
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参 会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者发言混乱，既不知如何表意，又 不知如何引退，致使会议失败。 开会前没有通知与会者相关事宜，致使 会议拖沓而无成效。 开会的原因、目的和结果在会议进行中 忽然发现皆不明确，致使会议毫无意 义、宣告失败。
确定与会人员 预定会议场所
补充最新信息
表 7.1 参考会议规模 会议目的 参考与会人数 决策制定和关键问题解决 5 问题识别或头脑风暴 10 研讨会和培训班 15 信息研讨会 30 正式报告会 不限



同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡
会议十不


五、会议中的角色
某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一 世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期 间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出 了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学” 为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有 的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学， 甚至可以取消传统的教师讲解的形式；„„这些不 同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论 时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主 张，很难“刹车”。 如果现在你是这次研讨会的主持人，面对这种 不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如 何就研讨的问题作总结?


1、不开可开可不开的会； 2、不开没有准备的会； 3、不开没有明确议题的会； 4、不开议题过多没有中心议题的会； 5、不开无关人员参加的会； 6、不开迟到和无故延长的会； 7、不开离题发言和重复性发言的会； 8、不开“一言堂”的会（报告会除外）； 9、不开议而不决的会； 10、不开决而不行的会。

主持人自我评估问题单 准备 1．目的 我知道这次会议要实现的目的。 2．会议议程： 我至少在会前两天发出会议议程。 3．与会者： 我选定或影响对与会者的选择。 4．会议地点和布置： 我检查会议室及其布置情况。 主持会议 1．总结： 讨论中我概括总结相关要点。 2．打断 我不打断会议进程。 3．提问： 我提清楚的问题。 我问公开的问题。 4．感受： 我感到轻松且精力集中。 1234567 我让他们自己做出总结。 我经常打断会议进程。 我问无关的问题。 我提保密的问题。 我感到紧张难以放松。 1234567 我不知为什么举行会议。 我在会上发放会议议程。 我让与会者的各部门代表决定。 开会时我才去看看。