行政工作操作手册
行政管理规范操作手册
行政管理规范操作手册1. 简介行政管理是组织内部管理的一项重要工作,它涉及到诸多方面的规范操作。
本操作手册旨在提供一个详细的指南,帮助行政人员理解和遵守相关规范,以确保组织的高效运作。
2. 组织架构在行政管理过程中,清晰的组织架构是必不可少的。
以下是常见的行政组织架构示例: - 高层领导团队 - 行政部门 - 人事部门 - 财务部门3. 行政规章制度为了保证工作流程的顺利进行,需要建立一套完善的行政规章制度。
以下是一些常见的行政规章制度: - 办公时间和考勤制度 - 内部通讯和信息安全制度 - 会议组织与文件管理制度4. 办公设备和用品管理合理使用和管理办公设备和用品可以提高工作效率。
以下是一些建议: - 合理配置办公设备 - 定期检查设备运行状况并进行维护 - 管理好办公用品库存,并定期更新采购计划5. 文件管理良好的文件管理对于行政工作是至关重要的。
以下几点可以帮助提高文件管理效率: - 建立清晰的文件归档体系 - 统一文件命名和编号规范 - 定期进行文件整理和归档6. 办公流程优化优化办公流程可以节省时间和资源。
以下是一些建议: - 规范会议组织、记录与汇报流程 - 使用电子文档和协作工具提高工作效率 - 建立反馈机制,不断改进流程7. 团队合作与沟通在行政管理中,团队合作和沟通非常重要。
以下是一些建议: - 定期召开团队会议促进沟通与协作 - 建立有效的内部沟通渠道,如邮件、即时通讯工具等 - 鼓励团队成员之间相互支持和合作8. 法律法规遵守在行政管理过程中,需要遵守相关法律法规以确保合规经营。
以下是一些需要注意的方面: - 知识产权保护与使用 - 个人信息保护措施 - 知识产权保护和商业机密管理9. 安全和紧急预案为了防范各类风险,组织应制定安全和紧急预案。
以下是一些建议: - 建立健全的安全制度和标准操作程序 - 安排定期的安全演练活动 - 协助建立应急响应机制结论行政管理规范操作手册提供了一系列指导原则和实施方法,有助于行政人员在日常工作中遵守相关规范并提高工作效率。
行政人事部工作手册
行政人事部工作手册目录一、组织结构图-----------------------------------------------------4二、岗位责任制1.行政人事部经理岗位职责-------------------------------------------4-52.人事行政专员岗位职责---------------------------------------------5-63.员工餐厨师岗位职责-----------------------------------------------6-74.员工餐帮厨岗位职责------------------------------------------------7三、政策、标准、程序1.员工仪容仪表及行为准则--------------------------------------------8-112.招聘程序------------------------------------------------------------113.员工入职程序--------------------------------------------------------124.培训管理制度--------------------------------------------------------125.入职培训------------------------------------------------------------136.员工档案------------------------------------------------------------147.员工健康证----------------------------------------------------------158.员工餐厅用餐标准----------------------------------------------------159.员工餐厅就餐规定----------------------------------------------------1610.员工餐次统计--------------------------------------------------------1711.员工宿舍管理规定----------------------------------------------------1812.员工更衣室管理标准--------------------------------------------------1813.更衣室、浴室管理规定------------------------------------------------1914.钥匙管理------------------------------------------------------------1915.员工行走路线--------------------------------------------------------2016.员工公告栏----------------------------------------------------------2017.员工辞职程序--------------------------------------------------------2118.员工转正程序--------------------------------------------------------2219.员工调职程序--------------------------------------------------------2220.员工降职程序--------------------------------------------------------2321.员工晋级程序-------------------------------------------------------2422.优秀员工评选--------------------------------------------------------2623.员工考勤、工资制度--------------------------------------------------2824.员工病/事假规定-----------------------------------------------------2925.员工休年假的规定----------------------------------------------------3026.员工在外兼职事宜的规定----------------------------------------------3127.员工申请结婚的管理规定----------------------------------------------3228.酒店发放物品遗失补领程序及赔偿标准----------------------------------3229.员工夜班餐费补助----------------------------------------------------33行政人事部组织结构图JobDescription岗位责任制岗位名称行政人事部经理编号___HR--001_____直接上司总经理管理对象行政人事部全体人员资历要求1.行政、管理、法律类相关专业大学专科以上学历;2.熟悉企业各部门工作流程;熟悉办公软件的使用;具备一定的写作功底;3热爱行政人事工作;沟通、表达、组织能力强;工作认真细致负责;4.具备较强独立解决问题的能力;具危机公关能力;思维敏捷;个人形象气质佳..岗位概述:协助总经理完成酒店日常的内部沟通及部门间的工作协调;做好总经办日常文件起草、印发、存档等工作..负责酒店人力资源及行政办的的全盘工作;确保酒店人力资源合乎国家法律;通过计划、培训、发展激励酒店员工;保证有素质的人力资源队伍来支持酒店的运营..具体职责:1.协助总经理与各职能部门之间的综合行政后勤管理支撑..2.完成日常行政工作及对外行政事务..3.负责各类文件的草拟制定和归档管理工作..4.负责督导制定并不断完善各种规章管理制度..5.负责督办各项规章制度的有效贯彻和各项活动的有序开展..6.督导招聘培训、绩效考核、人事任免等相关工作的执行情况..7.督导企业管理制度的执行和企业文化的建设..8.协调督办各种活动的策划组织和实施..JobDescription岗位责任制岗位名称行政人事专员编号___HR--002_______直接上司行政人事经理管理对象员工餐厨师员工餐帮厨资历要求1.行政、管理、人力资源或相关专业大学专科以上学历;2.熟悉国家人事相关法规和相关政策;精通人事管理技能;具两年以上人力资源管理任职资历;3.有招聘、培训等实操经验;酒店行业相关工作经验优先;4.沟通表达能力强;思维敏捷;个人形象气质佳;性格开朗具亲和力..岗位概述:负责行政人事部日常工作;以及酒店质检工作的监察..处理行政人事部的文案工作;文件、人事资料整理;归档工作;并负责接待来客及应聘员工..具体职责:1.负责对服务级员工的面试及推荐..2.熟悉酒店各项政策及产品知识;负责向新员工讲解部门有关规定及注意事项..3.全面负责酒店的质检工作..检查、督促员工的仪容仪表及各区域的卫生状况..并及时将整改结果上报部门经理..4.负责酒店员工考勤、奖惩的审核、汇总以及工资表的制订..5.协助部门主管负责酒店培训工作的开展..6.负责员工宣传栏的内容设计和更新管理..7.负责酒店各级人员养老统筹及社会保险等事项的办理工作..8.履行部门主管所布置之其他任务..JobDescription岗位责任制岗位名称员工餐厨师编号__HR--003_直接上司行政人事专员管理对象工作所辖范围资历要求1.高中以上毕业;具备员工食堂管理从业经验..2.身体健康;吃苦耐劳..3.责任心强;爱岗敬业..岗位概述:负责员工餐厅的全面工作..具体职责:1.负责员工餐厅日常各项工作及监督食品卫生;做好日常服务工作..2.负责食品用料的验收工作;严格执行食品卫生法;保证出品质量..3.定期更换员工菜谱;调剂好菜品品种;合理控制成本;按时开餐;保证酒店员工就餐质量..4.每日检查仪容仪表;出勤纪律;负责餐前、餐后员工餐厅的卫生清理工作..5.听取酒店员工建议;组织下属业务技能培训;提高饭菜质量..6.以身作则并监督下属劳动纪律和工作质量..7.完成领导交办的各项任务..JobDescription岗位责任制岗位名称员工餐帮厨编号HR--004_直接上司行政人事专员管理对象工作所辖范围资历要求1.高中以上文化程度;身体健康;吃苦耐劳;待人礼貌;诚实可靠;2.熟悉员工餐厅的具体操作流程;有相关工作经验者优先;岗位概述:负责酒店员工餐厅的菜品出品及卫生清理工作..具体职责:1.负责员工餐厅的菜品出品;合理控制成本;不造成浪费..2.调剂好伙食口味;按时开餐;保证酒店员工的就餐质量..3.负责员工餐厅的卫生清理工作..4.完成领导交办的临时性其他工作..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工仪容仪表及行为准则编号__HR--005___目的:酒店为客人提供“亲切、热情、体贴、周到”的服务;员工的仪容仪表会给客人留下非常深刻的印象;因此;需要每位员工任何时候都以最好的形象代表酒店..一、仪容仪表标准:头发:1.定期洗发;梳理整齐;无头皮屑2.留意头发长度;定期理发1)男士头发长度保持领口一寸以上2)鬓发不可长于中耳3)流海不可长于眉毛4)当弯身工作时;头发不可遮盖面部3.女士长至及肩的头发需盘起;且不可过于蓬松4.发饰须简洁;不染发面部:1.清洁、无油渍2.女士须化淡妆;口红颜色须接近肤色;不可过暗或过亮3.男士每日剃须4.若近视;眼镜款式简单;自然;亦可使用隐形眼镜口腔与牙齿:1.口腔无异味;上班期间不吃葱、姜、蒜等有异味的食物2.饭后刷牙或漱口手部:1.手要干净;光滑2.指甲无脏物;指甲剪短包括小指;长度均一3.可涂无色透明指甲油餐饮工作人员除外制服:1.工作时必须穿制服2.制服须保持清洁平整无油渍或磨损3.制服合体..制服扣子无遗失或损坏;且应全部扣上4.工鞋要保持清洁、擦亮5.除工作需要外;制服不许穿出酒店饰物:1.不可佩戴耳环或耳坠;女员工可带式样简单的耳钉2.手表款式自然、大方、不夸张3.不准戴手链、手镯以及式样夸张的项链4.餐饮工作人员按卫生防疫部门的要求执行二、行为准则:1.走路时;身体挺直;不要左右摇晃2.站立时;将重心放在双脚;身体不要倾斜3.不要将双臂交叉抱在胸前;或双手放在制服口袋里4.不要靠墙;靠桌子和柜台5.不要将钢笔、铅笔等夹于耳后6.不要当众挠头7.不要当众整理衣物8.不要当众挖鼻孔9.不要卷起衣袖和裤管10.不许当众打哈欠、打嗝、打喷嚏;应用手捂住嘴11.不许说粗话12.握手时;不要剧烈;而要轻缓13.不要表现出不耐心;且给人留下粗心和匆忙的印象14.有人对你说话时;要仔细听;并保持目光接触15.说话时音量适中;不要过于轻柔;也不要过大16.公共场合不许吹口哨17.不准随地吐痰18.不准在禁烟区吸烟19.工作时保持自然的微笑;不可出声大笑20.工作时不准吸烟、嚼口香糖21.工作时不准聚堆闲聊22.工作时不可喷过浓;剌鼻的香水;以清淡为宜23.使用洗手间后;每次离开都要冲水和洗手;自觉遵守酒店的各项规章制度PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目招聘程序编号___HR--006___程序:1.各部门若根据营业状况及预算编制等因素;需招聘员工;应将缺编岗位及人数报行政人事部;行政人事部根据实际情况拟定招聘计划..2.由行政人事部将招聘计划上报总经理;等待批复..3.总经理批准后;将此招聘计划以报纸、网络、招聘会或其它宣传媒介发出.4.应聘者填写应聘表格;出示身份证;学历证明;特殊岗位需提供相关职称证件..5.审查应聘人员求职表;决定初试人员名单..经行政人事部进面试;然后推荐给相关部门经理进行面试;应聘主管级以上人员最后由酒店总经理进行复试..6.根据应聘者面试结果;评估材料;并依据人岗相应的原则;通知入选人员办理入职手续;开始试工..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工入职程序编号_HR--007程序:1.通知入选者入职日期..2.收取身份证复印件;一寸照片..3.收取健康证;如没有;限定时间到指定地点办理..4.发更衣柜钥匙..5.发放制服..6.通知用人部门接收新员工..7.将新员工档案资料归档..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目培训管理制度编号____HR--008_____目的:1.最大限度的发挥、保持员工的工作积极性、规范性和高效性..2.培养员工归属感、荣誉感;鼓励员工积极性..3.提高各级管理人员经营管理能力和水平..4.提高员工工作能力和技巧;不断采用先进的操作方式..程序:1.根据本店发展目标和经营管理需求;制定整体培训计划与培训预算..2.对部门培训计划提出意见;给予恰当的指导和帮助;在各项培训开展过程中行使督导管理职能..3.收集培训需求;分析培训效果;计划后续培训;适时通报;定期向总经理汇报全店培训进展..4.设置管理人员培训课程并组织实施;组织管理人员外出考察学习..5.负责以培养、选拔管理人员为目的的换岗培训、管理岗位见习培训..6.负责员工入店培训;组织员工安全、消防培训、外语培训..7.负责组织考评未达标员工的转岗培训..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目入职培训编号_____HR--009____目的:所有新入职的员工在接受培训后;能对酒店和主要部门的基本情况有所了解;清楚酒店的各项规章制度;明确服务人员的应知应会;在对客服务中有统一、规范的表现..程序:1.总经理/致欢迎辞2.酒店概述3.酒店各部门介绍部门、经理、服务设施4.员工手册讲解5.绩效考核制度绩效考核百分制讲解6.参观酒店PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工档案编号___HR--010______政策:1.员工档案包括电子花名册和纸质档案两种形式..2.员工档案为机密资料;仅限行政人事部员工及其它部门经理级以上人员查看..3.正常情况下;各部门经理只限在行政人事部查询员工档案;任何员工档案不得带出行政人事部办公室..4.新员工办理完入职手续后;由专员将其资料录入花名册;同时为该员工建立纸质档案..5.员工档案包括求职申请表;户口本或身份证复印件;照片、学历证书、培训资格证书、岗位技能证书复印件;健康证;劳动合同;入/离职清单等基础资料以及员工在店工作期间所涉及之工作表现评估表;请/休假单;人事变动表;员工奖励/处罚/赔偿单;优秀员工评选材料及证书等..6.如员工离职;人事专员将该员工档案调出;同时更新花名册;将员工个人档案抽出存至离职员工档案中..7.离职员工档案按月分类;封皮附离职员工姓名以便查询..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工健康证编号___HR--011___标准:酒店从业人员必须持健康证上岗;以保证对客服务质量..健康证有效期限为一年;过期后需再次进行体检..程序:1.所有员工在入职时;需提供市防疫站发放的健康证..2.员工如之前未办理健康证;应在酒店指定的防疫站;按要求日期空腹前去进行体检..在未上交健康证之前;自带餐具在餐厅用餐..3.员工在酒店连续工作满半年后;可凭体检收费凭证报销..此报销依照财务正常报销程序;首先填写报销单;依次经部门最高负责人、行政人事部、财务部及总经理签批;所有审批手续完成后;由行政人事部按财务规定时间通知员工前来领取报销费用..4.行政人事部每月将向各部门通报下月需要重新办理健康证的人员;由部门安排员工在限定期限内上交新的健康证..5.如体检不合格;酒店将视情况安排员工休养或与员工协商解除劳动合同..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工餐厅用餐标准编号_____HR--012____标准:为了确保员工吃好吃饱;保证标准的实施;就员工餐种类确定如下:1.早餐:稀饭、馒头、小菜2.午餐:一荤一素、米饭3.晚餐:面食用餐时间:早餐:09:00-09:30午餐:14:00-15:00晚餐:20:00-21:00PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工餐厅就餐规定编号_HR--013_目的:维护员工餐厅的正常秩序;使员工在餐厅内吃得饱、吃得好;秩序井然..政策:1.员工就餐需穿着工装、佩戴名牌自觉排队;按规定时间就餐..2.取餐后应尽快通过;以免影响后面排队员工..3.米饭、馒头等不限量供应;员工应注意节约;按饭量盛装;不可剩余;如发现浪费食物者;行政人事部将视情况给予50-100元的经济处罚..4.就餐人员请自觉维护公共卫生秩序;骨头、菜渣等应放在托盘或碗内;不得随处乱扔..5.餐后请自觉将残渣倒入泔水桶内;餐具放至指定位置..6.就餐完毕;应迅速离开餐厅;以加快餐位周转..7.员工餐厅禁止吸烟..8.员工餐严禁在营业区域就餐..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工宿舍管理规定编号_HR--014__目的:让员工有一个整洁、舒适的住宿环境..政策:1.住宿人员必须服从统一管理;不许私自留外来人员住宿..2.住宿人员每日24:00以前工作原因例外必须归..3.为了保障大家的休息;宿舍每日息灯时间为晚间24:00;所有住宿人员应严格遵守..4.宿舍安排每日值班表;宿舍人员轮换清理卫生;其它人员应注意维护..5.人事专员每日对宿舍卫生进行监督检查..对于卫生差的宿舍提醒当值人员重新清扫..如不予配合;报行政人事部核查后对当值人员予以处罚..6.住宿人员应自觉节约用水、用电;随手关闭水、电等开关..人事专员在每日检查中;如发现无人情况下;宿舍风扇开放;或其它电器未予关闭;行政人事部将给予最后离开宿舍的住宿人员经济处罚10-50元;如因特殊情况不能确定当事人;该宿舍全体住宿员工每人处罚10-20元..7.宿舍内不得私拉电线、移灯位、装插头等;严禁用电炉、电锅、电磁炉、酒精炉等;违者没收并处以罚款50-100元..8.宿舍内禁止抽烟、饮酒;醉酒员工不得入住宿舍..9.住宿人员应妥善管理自己物品..如有丢失;责任自负..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工更衣室管理标准编号___HR--015____目的:保持更衣室任何时间的清洁及无异味..标准:1.掌握更衣室情况;了解更衣柜分布情况及浴室设施设备..2.对更衣柜应定期检查;如发现有坏损;及时报工程部进行修理..3.同安全部定期对更衣柜内进行检查;发现酒店物品及时查明情况并对当事人进行处理..4.对新入职的员工应进行更衣柜使用登记;并发放钥匙..5.对离职员工收回更衣柜钥匙;同时进行登记..6.员工如发现更衣柜锁匙坏损;应报行政人事部通知工程部进行修理或更换..7.随时巡视更衣室;如发现员工更衣柜外有遗留物品;及时通知失主或上交行政人事部..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目更衣室、浴室管理规定编号___HR--016______政策:1.更衣室、浴室是员工更衣、沐浴场所;店外人员不得入内..2.不得将首饰、手机、现金等贵重物品带入室内;遗失自理..3.妥善保管钥匙;锁好更衣柜..4.不得私自拆锁、换锁、配钥匙;钥匙遗失及时报告行政人事部..5.更衣室内严禁哄闹、吸烟..6.讲究卫生;严禁随地吐痰、扔纸屑杂物..7.爱护公物;不得在更衣柜上乱写乱画..8.调离本店;必须交还钥匙..9.违反本规定者;按员工手册的相关规定予以处罚..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目钥匙管理编号____HR--017______目的:为新入职员工合理分配更衣柜、宿舍..在员工钥匙遗忘或丢失时;以备急需..同时;便于行政人事部开展更衣柜及宿舍抽查等工作..政策:1.员工宿舍及酒店所有更衣柜钥匙均由行政人事部统一保管及分配..2.行政人事部对所有宿舍及更衣柜进行编号;贴标签;对应之钥匙也相应贴上标签号牌..3.人事专员对钥匙领用情况做以登记;并为新入职员工合理分配钥匙..4.员工不可私配钥匙;否则按员工手册相关制度处理..5.所有管辖区域的门锁;行政人事部均留有一把备用钥匙..6.特殊情况;钥匙外借时;只限临时使用;要及时收回;以确保安全..7.员工如丢失钥匙;将按照原价予以赔偿;由行政人事部负责联系工程部更换锁芯..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工行走路线编号_HR--018__目的:保证员工和酒店财产的双重安全;规范店内管理;维持和谐、融洽的气氛..政策:1.员工上下班时只能由员工通道进入或离开酒店..2.在上下班进入或离开酒店时;所有员工必须打卡..3.员工于下班时间在酒店消费;可使用酒店大门..其他情况下保安部有权阻止员工从酒店大门出入;除非得到酒店经理以上级人员的批准..4.员工携带酒店物品或类似酒店物品离开酒店时;须向门卫工作人员出示由部门经理及行政人事部经理签批的出门证..5.门岗工作人员有权检查员工携带的箱包和物品;员工必须自觉给予配合..6.如员工违反相关规章制度;保安部人员必须向上级主管报告;最终由行政人事部核实情况并根据相关制度予以处理..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工公告栏编号____HR--019_____目的:员工告示栏是酒店与员工沟通的媒介之一;用于向员工通告酒店的最新政策或其它制度、活动等..政策:1.员工公告栏所在区域;由行政人事部负责管理..2.员工告示栏用于展示酒店的组织架构、宣扬企业文化、发布酒店最新政策及岗位空缺情况;通报酒店的先进/除名员工及先进员工事迹;通告酒店即将要开展的员工培训或文体活动等事项..3.员工告示栏所有内容由行政人事部安排;其它部门或人员不得在此张贴任何信息..4.行政人事部定期更新员工公告栏;确保内容新鲜、信息准确;以及公告栏的美观..5.任何员工不得擅自移动或撕毁公告栏中的公告;否则都将被视为违记行为..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工辞职程序编号___HR--020_____目的:员工辞职必须按酒店程序办理;以便行政人事部及所在部门能合理调配人员..程序:1.员工由于个人原因要求辞职;试用期需提前一周;转正员工需提前一月到行政人事部填写辞职申请表;并报部门负责人和行政人事部签批..2.员工在提出辞职的一个月工作中;应遵守酒店规定;努力工作;一旦发现在部门中有不良影响;或者在此期间;员工病假超过七天;事假超过三天;酒店将按违反管理规定而对其予以解聘;严重者予以开除..3.员工在离店之后一周内办理离职手续;逾期未办者按自动放弃处理;后果由员工自负..4.员工如违反以上程序离职者;酒店将视其为自动终止合同;将按有关规定予以处理..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工转正程序编号___HR--021_____目的:对新入职员工的工作能力及综合素质在试用期内进行检测;以确认其是否适合所在岗位工作..程序:1.酒店正式员工试用期为2个月..2.如员工2个月后仍达不到转正要求;部门可根据情况延长该员工试用期时间;并向行政人事部说明原因;但最长不能超过6个月;如经过延长试用期后仍达不到转正要求;酒店可视情况与员工解除劳动关系..3.员工符合转正要求;需提前一周到行政人事部填写转正申请表;管理层需附工作表现总结报告报行政人事部;经行政人事部、总经理签批后生效..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工调职程序编号_____HR--022_____目的:让已在酒店任职的员工能按照程序调配到更适合自身发展的岗位上;做到人尽其才..标准:1.员工入职半年内原则上不能调转部门..2.调职时应以员工的工作表现、才能、性格、学历及专业为根据..3.调职必须征得所在部门、接收部门及行政人事部同意后;报总经理批准..程序:1.当酒店出现岗位职位空缺时;行政人事部将通过员工告示栏宣布空缺信息;员工如有意向;可向所在部门提出书面调转申请;经部门经理签字同意后报行政人事部批复..2.如部门推荐员工调职;需经员工本人同意;并附员工表现评估表报行政人事部..3.行政人事部安排时间对该员工进行面试;面试合格后将员工推荐给空缺部门..4.应试部门在面试后将意见反馈给行政人事部;如同意接收;由行政人事部通知原所在部门;生效日期为每月1日;具体细节由双方部门协商确定..5.员工如未被应试部门录用;在员工工作表现达到原所在部门要求的情况下;原部门必须无条件接收该员工..6.人事变动单在经原所在部门;接收部门;行政人事部;总经理签字同意后生效..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工降职程序编号___HR--023_______目的:工作不称职或无作为人员将给予降级;以激励各级员工努力工作进取;提高工作积极性..标准:1.主管级以上人员都具有对下属的任免建议权..2.当管理人员无法胜任当前职务工作;且经过培养仍达不到具体要求时;部门可提出对相关人员降级的建议;经行政人事部、总经理签批后生效..程序:1.员工所在部门直接上级为其填写工作表现评估表和人事变动单..2.部门最高负责人签字后报行政人事部、总经理签批..3.人事变动单、工作表现评估表由行政人事部存档..4.人事变动单生效日期应为每月1日;否则行政人事部将自动提至当月1日执行降级后工资等级标准..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目员工晋级编号_HR--024_______标准:1.员工晋级部门应遵循每次晋升级别为该员工现岗位向上一级的原则;不可越级晋升..2.确认员工晋级;部门需填报人事变动单;后附工作表现总结报告报行政人事部..3.员工晋升到管理岗位时;必须该职位空缺..在新岗位的试用期为1-2月;试用期间仍执行原岗位薪资标准..4.通过试用期后;部门认可该员工能够胜任本岗位工作;需再次填报人事变动单及工作表现总结报告;并注明岗位工资;该工资标准应执行晋升后管理岗位工资..5.人事变动表生效日期应为每月1日;否则行政人事部将自动延至次月1日提升工资..PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目优秀员工评选编号_____HR--025_____评选原则1. 公平、公正、公开的原则..2. 严格把关、层层筛选;宁缺毋滥的原则..评选范围各营业部门领班级含以下已转正员工奖项设置服务之星微笑之星销售之星评选标准及名额一必备标准:必须满足以下所有条件;方可参选以上各奖项1.连续3个月以上考勤全勤;无任何违反考勤规定行为..2.严格遵守公司各项管理制度;未出现任何违纪违章行为..3.在本岗位兢兢业业、任劳任怨、忠于职守;工作热情高、服务意识强;无任何投诉发生..4.具备良好职业道德;对公司有高度的认同感及归属感..。
行政流程操作手册
行政流程操作手册第一章:概述本手册旨在为行政人员提供详细的操作指南,以帮助他们正确、高效地执行各种行政流程。
通过本手册,行政人员将能够了解并掌握各项行政流程的具体步骤和要求,从而提高工作效率,减少错误和疏漏。
第二章:文件管理流程2.1 文件收集与整理2.1.1 收集文件:行政人员应及时收集与所负责工作相关的文件,包括来文、发文、备忘录等。
2.1.2 文件整理:行政人员应按照文件分类的要求,对收集到的文件进行整理和归档。
2.2 文件审批与签发2.2.1 文件审批:行政人员应仔细审核文件内容,确保其准确、完整,并根据规定的权限进行审批。
2.2.2 文件签发:行政人员应在审批通过后,按照规定的程序进行文件签发,并妥善保管相关的签发记录。
第三章:会议组织流程3.1 会议筹备3.1.1 确定会议目的和议题:行政人员应与相关部门协商确定会议的目的和议题,并及时通知相关人员。
3.1.2 确定会议时间和地点:行政人员应根据与会人员的时间安排和会议需求,确定合适的会议时间和地点。
3.2 会议召开3.2.1 确认与会人员:行政人员应在会议开始前确认与会人员的出席情况,并进行记录。
3.2.2 会议记录:行政人员应全程记录会议内容和决议,并及时整理和分发会议纪要。
第四章:人事管理流程4.1 招聘与录用4.1.1 编制招聘计划:行政人员应根据部门需求和人力资源规划,编制招聘计划,并报相关部门审核。
4.1.2 发布招聘信息:行政人员应按照招聘计划,发布招聘信息,并进行简历筛选和面试安排。
4.2 员工入职与离职4.2.1 入职手续办理:行政人员应协助新员工办理入职手续,包括签订劳动合同、办理社保等。
4.2.2 离职手续办理:行政人员应协助离职员工办理离职手续,包括办理离职手续、结算工资等。
第五章:财务管理流程5.1 预算编制与执行5.1.1 编制年度预算:行政人员应根据公司的财务要求和部门需求,编制年度预算,并报相关部门审核。
行政事业版K3操作手册
K3操作手册目录第一步:登陆K3--------------------------------------------------------------------------------------------------------第2页第二步:凭证录入------------------------------------------------------------------------------------------------------第3页第三步:凭证查询------------------------------------------------------------------------------------------------------第8页第四步:凭证审核-----------------------------------------------------------------------------------------------------第10页第五步:凭证过账-----------------------------------------------------------------------------------------------------第14页第六步:反过账---------------------------------------------------------------------------------------------------------第16页第七步:凭证连续打印-----------------------------------------------------------------------------------------------第17页第八步:账薄查询------------------------------------------------------------------------------------------------------第20页第九步:财务报表查询-------------------------------------------------------------------------------------------------第23页第十步:资产负债表及事业支出表查询----------------------------------------------------------------------------第26页第十一步:结账----------------------------------------------------------------------------------------------------------第29页第一步:登陆K3选中桌面K3图标,双击打开,界面如下所示,输入自己的姓名和密码,点击“确定”即可。
行政人事部SOP标准操作手册
行政人事部SOP标准操作手册在企业管理中,SOP(Standard Operating Procedures)标准操作手册是一个非常重要的工具。
通过制定SOP标准操作手册,企业可以把每个岗位上的工作流程清晰地描述出来,让每个员工都知道自己的工作职责,以及如何完成工作。
这对于团队的协作和效率的提升都有非常大的帮助。
而在行政人事部门,SOP标准操作手册同样非常必要。
行政人事部门是企业中非常重要的一个部门。
它的职责范围涵盖了公司整体和员工个人的方方面面。
因此,行政人事部门同样需要一个清晰明了的工作流程来指导自己的工作。
下面,我们就来深入探讨一下行政人事部SOP标准操作手册应该如何制定。
第一步:获取信息在制定行政人事部SOP标准操作手册之前,首先需要收集一些信息。
这些信息包括以下几个方面:1、公司的规章制度和各种部门的职责分工2、行政人事部人员的实际工作情况3、公司里存在的一些问题和困难通过搜集这些信息,可以更好地了解公司里面的工作情况,明确行政人事部的职责范围和工作流程。
同时,也可以发现一些问题和困难,进而提出一些更加切实可行的工作方案。
第二步:确定标准工作流程在完成信息搜集之后,行政人事部门还需要对现有的工作流程进行分析。
这里主要包括两个方面:1、把所有的工作流程清晰地描述出来,包括每个员工的职责和行政人事部门与其他部门之间的合作关系。
2、为每个工作流程制定详细的操作步骤,确保每个员工都能明白如何执行工作任务。
这个环节最关键的是明确每个岗位上的工作流程,为每个员工制定详细的工作方案。
只有这样,企业才能保证工作有序、高效。
第三步:审核与修订制定标准操作手册之后,需要对其进行审核和修订。
审核的目的是检查手册中的每个流程和步骤是否准确、清晰。
在这个过程中,可以找到一些不足之处,修改并优化工作流程。
修订的目的是更新SOP标准操作手册,及时反映公司行政人事部门的工作变化和实际情况。
第四步:实施最后一步是SOP标准操作手册的实施。
市场监管行政执法工作手册
市场监管行政执法工作手册一、绪论市场监管行政执法工作是指政府部门依法对市场经济领域内的违规行为进行管理和处罚的工作。
为了确保执法工作的准确性和效率性,制定了本手册,以规范执法人员的行为准则和操作流程。
二、工作目标市场监管行政执法工作的目标是保护市场经济的公平竞争秩序,维护消费者的合法权益,促进经济的健康发展。
在执法工作中,要坚持公正、公开、公平原则,维护社会稳定和谐。
三、执法职责市场监管行政执法的职责主要包括以下几个方面:1. 监督检查:对市场主体进行定期或不定期的监督检查,发现并查处违法违规行为。
2. 处理投诉:接受消费者和市场主体的投诉申诉,对投诉事件进行调查处理。
3. 纠正不正当竞争行为:重点查处虚假宣传、价格欺诈、商业垄断等不正当竞争行为。
4. 执法指导:向市场主体提供法律咨询和执法指导,帮助他们合法经营。
5. 执法督导:对下级执法人员的执法工作进行督导和评估,提高执法水平和效率。
四、执法程序1. 调查取证:在依法取得调查许可后,执法人员可以进入被调查单位进行调查取证工作,包括查阅文件、询问当事人和证人等。
2. 立案审查:对于发现的违法违规行为,执法机关应当及时立案审查,确认涉嫌违法的事实和证据,依法给予处罚。
3. 行政处罚:根据违法行为的性质和情节,执法机关可以依法采取行政处罚措施,包括罚款、没收违法所得、暂扣、吊销许可证等。
4. 申诉与复议:当被处罚的当事人对行政处罚决定有异议时,可以依法提起申诉和复议程序,有效维护自己的合法权益。
5. 执行和强制措施:对于拒不执行行政处罚决定的当事人,执法机关可以采取强制措施,包括对财产的查封、扣押等。
五、工作原则1. 依法行政:执法工作必须依照法律法规进行,严禁超越职权和滥用权力。
2. 公正公平:在执法过程中,要公正、公平对待各方当事人,坚决防止利益输送和不正当干预。
3. 信息公开:加强信息公开工作,及时向社会公布执法目标、执法结果等相关信息,提高执法的透明度。
行政人事作业指导手册
行政人事部作业指导手册序言:行政人事部作为企业旳后勤职能支持部门之一, 重要负责企业旳行政管理、人力资源管理旳事务管理。
本手册描述了行政人事部旳部门职能、组织构造、岗位职责、管理规范、操作流程及有关旳工具表格, 用于规范与指导行政人事部旳业务工作, 是行政部旳基础管理文献。
一、部门职能二、组织构造三、岗位职责行政管理规范篇第一章行政办公事务管理第一节行政文书管理1、收发文管理1.1负责起草企业发文, 根据发文登记表进行发文编号管理, 呈送总经理审批后按原则格式打印、签章、公布。
文献编号管理, 根据发文文种分类, 如告知2023001, 告知2023002……;如通报2023001, 通报2023002……1.2 收到外部文献进行收文编号并对上报下发进行登记。
2、文献传阅规范2.1 企业发文, 需在规定期间内将文本文献至各部门负责人签阅, 签阅表随文献存档;分发至各分企业旳文献, 需将有签章文献扫描至各分企业, 由分企业经理或分企业文员组织学习, 并将分企业旳签阅表回收存档。
(附表:签阅表)3.文献档案管理第二节办公用品管理行政人事部是企业办公用品旳归口管理部门, 负责办公用品旳配置、记录、采购、发放、汇总等工作。
办公用品分为易、非易耗品二类: 易耗品: 铅笔、刀片、胶水、大头针、回形针、复写纸、便条纸、信纸、圆珠笔、订书钉、修正液、水性笔、复印纸等。
非易耗品: 剪刀、订书机、计算器、印泥、文献夹、笔记本、直尺、白板笔等。
1、办公用品采购阐明1.1集中采购在每月25日-27日, 督促各部门指定负责人根据本部门需求提交下月《办公用品需求计划表》, 按照原则审核采购计划, 对超过采购费用旳计划, 提出有效旳采购意见。
根据企业办公用品需求单及库存实际状况, 制定采购请购单, 报主管负责人同意后, 交与指定供货商进行采购。
1.1.3 各部门采购费用原则: 人均10元。
1.2零星采购1.2.1 零星采购定义: 急需不常用物品、临时性需求旳采购。
行政单位岗位职责手册(精选26篇)
行政单位岗位职责手册(精选26篇)行政单位手册篇11、依据会议要求做好会务资源安排、物资采购等工作;2、协调各部门之间的事务,全程协助完成各项活动的事务工作;3、物资保管、会议接待、后勤保障等工作,做好其它临时性事务工作等;4、安排和检查会场及其音响设备、灯光系统、多媒体等项目,保障设备正常运行,协调解决嘉宾和与会人员在会议期间提出的各种要求和问题;5、会议主持人。
行政单位岗位职责手册篇21.负责宿舍管理,物品采购,环境管理,物业管理统筹2.撰写会议通知,会议记要,日常信件和;3.会谈,贵宾接待,公务安排;4.传达行政经理的有关工作安排,并将落实情况及时汇报;行政单位岗位职责手册篇31.负责行政部人事招聘工作,负责帮员工办理入职手续,考核转正以及离职手续2.负责行政部的行政类工作,组织会议,收发文件,文件存档以及整理工作3.负责影城员工的团队建设活动组织和实施4.负责整个影院的后勤管理工作5.负责办公室以及影院的日常物品采购工作等行政单位岗位职责手册篇41、负责前台电话登记,客户及重要访客接待;2、办公设备维护,办公用品采购、申请、盘点;3、负责公司后勤、保洁、环境卫生等日常事务的监督管理,保障办公安全;4、配合总公司做好行政条线上的上传下达。
行政单位岗位职责手册篇51. 能独立进行销售日常会计核算2. 复核销售合同相关结算条款、结算依据3. 编制和持续更新销售相关台账(如票前抵减、票后扣款等台账)4. 开票申请审核、过账5. 应收账款管理(余额核对与确认、超期跟催)6. 与销售部门紧密沟通,处理日常销售相关工作事宜7. 领导安排的其他事项(如临时需要集中查找历史凭证等事项)行政单位岗位职责手册篇61.负责处理费用报销和应付账款等财务相关业务2.负责项目管理,通过电话和会议进行业务状况沟通和汇报3.收集数据和制作项目运营所需各项报告及报表等行政单位岗位职责手册篇71、对公司经营过程实施核算管理、审核2、编制公司的财务周报表、财务月报表3、审核采购合同及报销费用4、完成领导交办的其他任务行政单位岗位职责手册篇81、负责员工招聘配置、绩效管理以及培训发展工作;2、协助进行企业文化建设工作,策划组织公司年会、员工活动等;3、组织公司各部门完成质量体系认证,两化融合项目等工作;4、熟悉用人相关法律法规,积极与员工沟通,及时处理各类劳动关系问题;5、配合进行行政管理类工作和行政专项工作6、负责公司重要接待方案制定、后勤服务保障、办公室日常管理工作;行政单位岗位职责手册篇91、根据供应商付款制度和备用金管理,在规定时效内正确审核AP单据。
行政操作手册制度
行政操作手册制度1. 前言行政操作手册是公司内部管理的紧要工具,旨在规范和统一公司内部各项行政操作流程,提高工作效率,保证工作的有序进行。
本制度旨在明确行政操作手册的编制、更新、使用和管理等相关事宜,以确保操作手册的有效性和可靠性。
2. 编制与更新2.1 编制责任行政操作手册的编制由行政部门负责,行政部门需协调相关部门的合作,确保操作手册的准确性和全面性。
2.2 文档结构行政操作手册应包含以下内容:—公司概况:对公司的组织结构、经营理念、发展目标等进行概括性介绍;—行政管理体系:对公司的行政管理职责、权限、流程等进行认真说明;—行政操作流程:针对不同的行政工作,列出认真的操作流程,包含具体步骤、参加人员和时间要求等;—文件与表格模板:供应常用的行政文件和表格模板,方便员工使用;—相关政策和法规:列出与行政工作相关的政策和法规,以引导员工的行为。
2.3 更新机制行政操作手册应定期进行更新和检讨,以适应公司运营环境的变动和内部管理的需求。
具体更新机制如下:—定期检查:每年至少进行一次全面检查,以评估操作手册的准确性和完整性;—更改管理:对于发现的操作流程更改,行政部门需及时更新操作手册并将更改通知相关部门;—员工反馈:鼓舞员工供应对操作手册的改进看法和建议,行政部门需认真考虑并予以接受。
3. 使用与管理3.1 使用权限行政操作手册是公司内部文件,只有受到授权的员工才略够查阅和使用。
具体使用权限分为以下几个级别:—管理层:公司高层管理人员具有最高的操作手册使用权限;—部门负责人:各部门负责人具有本部门相关内容的操作手册使用权限;—员工:普通员工依据工作需要,获得特定部分操作手册的使用权限。
3.2 知识传递行政操作手册应作为公司内部行政培训的紧要参考资料,以确保员工对操作流程的理解和掌握。
具体措施如下:—新员工培训:行政部门应将操作手册内容纳入新员工培训计划,并结合实际案例进行培训;—定期培训:定期组织员工参加行政操作流程培训,更新员工对操作手册的理解;—培训记录:行政部门需记录员工的培训情况,以便评估培训效果。
行政工作操作手册
行政工作操作手册行政工作操作手册1、管理组织结构1.1 组织图设计与管理1.2 部门职责划分与分工1.3 岗位说明书编写与管理1.4 人员招聘与离职手续办理2、办公设施及设备管理2.1 办公场所选择及布局2.2 办公用品及设备采购与管理2.3 设备维护与维修2.4 电子设备及数据安全管理3、会议与日程安排3.1 会议组织与准备3.2 会议记录与纪要整理3.3 日程安排与时间管理4、文件与资料管理4.1 文件的分类与归档4.2 公文的起草与审批流程4.3 实物档案与电子档案管理4.4 信息保密与权限管理5、内部沟通与协作5.1 内部通讯工具使用与管理5.2 内部沟通流程与规范5.3 跨部门协作与合作机制建立5.4 团队建设与激励方法6、外部联络与合作6.1 公司与客户的联络与沟通6.2 外部合作伙伴的管理与合作6.3 部门及相关机构的联络与协调7、绩效评估与培训发展7.1 岗位职责及工作目标设定7.2 绩效考核标准与评估方法7.3 员工培训与职业发展规划7.4 绩效奖惩措施与激励政策8、人事行政与劳动法务8.1 人事档案管理与合规性审核 8.2 新员工入职手续与申报事项 8.3 劳动合同管理与解除程序8.4 劳动法相关知识与问题解答9、费用与预算管理9.1 日常费用报销与账务管理 9.2 预算编制与执行监控9.3 资产与财务报表管理9.4 成本控制与优化策略附件:- 组织结构图- 文件分类及归档规范- 绩效考核表格法律名词及注释:1、公文:指机关、事业单位、企事业法人等具有管理行政公务性质的文件。
2、实物档案:指以纸质形式记录、存储和管理的文件和资料。
3、电子档案:指以电子方式记录、存储和管理的文件和资料。
4、跨部门协作:指不同部门之间根据工作需要与条件,协同合作完成任务的一种工作模式。
华晨宝马基本行政工作手册
基本行政事务管理手册第一编办公区管理办法第一章总则第一条为加强华晨汽车集团控股有限公司(以下简称集团公司)办公区的管理,创造文明的办公环境,维护正常的办公秩序,树立良好的公司形象,提高办公效率,保障集团公司各项工作的顺利开展,制定本办法。
第二章员工行为规范第二条集团公司员工应严格遵守作息制度。
上班时间:8:30;下班时间:17:30;中午午休时间:12:00-13:00 ;午休后应准时于13:00上班。
上班后,如未请假不得外出办私事,按规定时间用餐且不得饮酒。
第三条集团公司员工上班时须衣着整洁、得体。
男女员工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。
第四条集团公司员工须随身携带本人工牌,并配合保安人员检查。
第五条不得将与工作无关的物品带入公司。
办公时间不得因私会客,不得阅读与工作内容无关的报刊书籍。
第六条办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天;午休时间不得在办公区内搞文体娱乐活动;不得使用不文明语言。
第七条最后离开办公室前,需关闭电灯和其它电器。
第八条因私打电话必须简短,办公区手机应设定在静音状态。
第三章办公区环境卫生管理规定第九条办公区及公共区域应保持环境整洁,办公用品摆放整齐,不得摆放与工作无关的物品(如:鞋、雨伞及其他私人杂物等),隔离墙不得粘贴图画、饰物等与工作无关的物品,不得在办公区内用餐、吃零食或嚼口香糖。
第十条墙壁不得乱刻乱画、加钉。
使用矿泉水机应管理得当,剩茶水只准倒入卫生间内水池中。
第十一条除吸烟室以外,集团公司办公区域、公用区域、楼前广场及机402动车内严禁吸烟。
第十二条不得乱扔杂物,不得将任何物品抛出窗外,严禁随地吐痰。
保持厕所清洁,杜绝不良卫生习惯。
第四章办公区其它管理规定第十三条集团公司员工须遵守保密纪律,保存好各种文件及技术资料,不得泄露公司机密。
第十四条下班或办公室无人时,公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁入保险柜或抽屉内,关窗、锁门后方可离开。
公司行政操作手册模板
公司行政操作手册模板一、手册概述本手册为公司行政操作指南,旨在为公司员工提供行政管理方面的指导,确保公司日常运营的顺利进行。
本手册包含了行政管理的各个方面,包括办公环境、会议组织、档案管理、行政采购等。
二、办公环境管理1. 办公区域清洁:员工应保持各自办公区域整洁,不乱扔垃圾,不随意堆放物品。
2. 办公设备维护:员工应妥善使用和保管办公设备,发现问题及时报修。
3. 节能环保:员工应节约用水、用电,减少浪费,合理使用办公资源。
三、会议组织1. 会议通知:会议组织者需提前发出会议通知,明确会议时间、地点、参会人员及议程。
2. 会议准备:会议组织者需准备会议所需资料,安排会议室,确保设备正常运行。
3. 会议纪要:会议结束后,会议组织者需撰写会议纪要,记录会议内容及决议事项。
四、档案管理1. 档案分类:档案应按类别进行分类,以便查找和管理。
2. 档案保管:档案保管应做到防潮、防虫、防火,确保档案安全。
3. 档案利用:员工需按规定申请查阅档案,不得私自翻阅、复制或带出档案。
五、行政采购1. 采购申请:各部门需提前向行政部提出采购申请,说明采购物品、数量及预算。
2. 采购实施:行政部根据采购申请进行市场调查,比较价格,选择合适的供应商。
3. 采购验收:采购物品到货后,行政部需组织验收,确保物品质量及数量符合要求。
六、其他行政管理事项1. 车辆管理:公司车辆的使用、保养和维修应严格按照相关规定执行。
2. 印章管理:公司印章的使用和管理应遵守相关规定,确保印章安全。
3. 出差管理:员工出差应提前申请,填写出差申请表,经批准后方可出差。
出差期间应遵守公司规定,按照出差计划执行任务。
4. 员工考勤管理:员工应按时上下班,按照公司规定进行考勤。
如遇特殊情况需请假或调休,应提前向部门主管申请。
5. 安全卫生管理:公司应定期进行安全卫生检查,确保办公环境的安全卫生。
员工应遵守公司安全卫生规定,发现隐患及时报告。
6. 接待管理:公司接待工作应遵循礼貌、热情、周到的原则。
行政办公系统管理员操作手册
I
行政办公系统
管理员操作手册
3.6 系统配置........................................................ 61 3.6.1 日志管理............................................. 61 3.6.2 登陆配置............................................. 67 3.6.3 流水号配置......................................... 72 3.6.4 菜单设置............................................. 75 3.6.5 工具管理............................................. 81 3.6.6 门户管理............................................. 85 3.6.7 门户栏目管理..................................... 95 3.6.8 节假日设置....................................... 108 3.6.9 报表配置............................................111
行政工作操作手册
行政工作操作手册行政工作操作手册1.组织架构1.1 公司组织架构1.2 部门职责和功能2.日常行政事务2.1 办公设施管理2.1.1 办公区域布置2.1.2 办公设备维护与采购2.2 办公用品管理2.2.1 办公用品采购2.2.2 办公用品库存管理2.3 会议管理2.3.1 会议室预定与安排2.3.2 会议材料准备2.3.3 会议记录与跟进2.4 文件管理2.4.1 电子文件管理 2.4.2 纸质文件管理 2.5 邮件和快递管理2.5.1 邮件收发管理 2.5.2 快递收发管理 2.6 办公行政支持2.6.1 方式接待管理 2.6.2 客户招待管理2.6.3 商务出行安排3.人力资源管理3.1 招聘与入职3.1.1 岗位需求评估 3.1.2 招聘流程3.1.3 新员工入职手续 3.2 绩效考核与奖惩3.2.1 绩效目标设定3.2.2 绩效评估流程3.2.3 奖惩管理制度3.3 培训与开发3.3.1 培训需求评估3.3.2 培训计划与实施3.4 离职与福利3.4.1 离职手续办理3.4.2 离职面谈与交接3.4.3 员工福利及福利管理4.财务与会计4.1 财务管理4.1.1 预算编制和控制4.1.2 资金收付管理4.2 采购管理4.2.1 采购流程4.2.2 供应商管理4.3 发票和报销4.3.1 发票管理4.3.2 费用报销流程5.法律与合规5.1 法律法规概述5.1.1 劳动法相关规定5.1.2 公司法相关规定5.1.3 知识产权相关规定5.2 合同管理5.2.1 合同签订流程5.2.2 合同履行与管理6.附件- 招聘流程图- 文件分类标准- 员工福利政策手册7.法律名词及注释- 劳动法:指国家法律法规中关于劳动者和用人单位之间权益关系、工作条件等方面的法律法规。
- 公司法:指国家法律法规中关于公司组织形式、股东权益、公司治理等方面的法律法规。
- 知识产权:指任何人在科学、文学、艺术、社会实践中所创造的智力成果,包括专利、商标、著作权等。
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行政部工作操作手册行政部门的主要工作内容:执行办公室设备,日常公共设施的日常管理和维护。
办公用品的集中采购登记及分发。
执行固定资产及低值易耗品的管理。
处理各项费用的缴纳及报销。
执行后勤保障及卫生整洁的维护。
执行公司车辆管理。
公司安全管理及安全意识普及。
执行宿舍的卫生及安全检查工作。
执行上级交办及其他紧急事务。
具体工作流一,办公室设备及公共设施1.1办公室的设备检查登记:办公室设备(传真机,饮水机,风扇等)做好登记,维护,保养工作,对常用设备进行日常的检测,。
以便保证正常的工作运作。
公共设施的(门窗,栏杆,天花,电灯等)要常检常修。
若发现办公设备及公共设施损坏或存在安全隐患,及时上报并做好警示标志。
1.2维护及更换:若办公设备需要检修和更换,需让使用部门在oa上写维修申请,维修和更换先由电工进行核实及操作,若电工无法维修及更换的,再视具体情况处理。
1.3涉及到公共设施大面积安全隐患的,需及时联系物业进行沟通协商处理。
在涉及安全隐患的地方设置安全警示标志。
二,办公用品采购管理1.1办公用品采购每月第一周集中登记各部门所需的办公用品,以oa上的流程为准,并核对单价。
统计完毕,提交办公用品采购审批。
审批流程走完,及时让供应商送货。
货到验收登记,核对订单。
并及时通知各部门及时签字领取。
保留好送货单和收据,及时做好付款。
1.2员工所需办公用品若供应商无货,采取网购或其他方式购买,金额较大的及时申请借款,超出预算较大的,需及时上报处理。
三,固定资产管理及低值易耗品管理1.1固定资产登记对固定资产盘点登记,登记信息包括不限于物品名称,规格,大小,颜色,购买日期,价格,这就方式,使用状态,使用部门,责任人等,登记入册。
1.2固定资产转移调拨、报废、新购固定资产的调拨:接收到固定资产申请的oa流程,流程上需有物品详细的调拨信息,调入调出部门,时间,接收人,责任人。
并通知调出部门及时发货。
调出部门需检验物品是否有损坏,能否正常工作。
需物流第三方托运的,物品在包装前后需拍照留存,并将物流运单号及时通知接收人。
对于报废的固定资产,需登记入册,并写明报废原因,申请人写明物品的信息,处理日期,处理方式,若变卖需写明变卖金额,并对物品拍照留存。
需要重新购买的,首先查询仓库有无存货,其他部门有无闲置。
并要做好价格查询,在市场上进行比价。
确认无误后登记入册。
入册的信息写明,购买金额,商家地址,电话,物品的名称,规格,保修期限。
同样拍照留存。
2.1低值易耗品低值易耗品,需有节约及环保意识,能不使用一次性用品的尽量不使用,能循环利用的坚决不浪费。
列(水杯,垃圾袋,一次性手套等)。
每个月末检查库存,及时提前购买,避免日常用品缺失影响正常的工作。
有大型组织活动可申请增量购买。
四,费用缴纳及报销。
1.1费用缴纳每个月月初需要付款的项目有:1.1.1东莞电信费用的缴纳,需与客户经理核对电信费用,核对闲置号码及将要到期的号码,核对无误让其打印账单盖章后扫描或拍照传给我方。
按照单上的话费进行统计各部门消费的金额。
将与东莞电信签订的合同一起附在付款申请的oa上,纸质单与oa流程同步操作。
(每月6日出上个月的账单。
15号之前打款。
)备注:深圳和东莞电信的账单出来后做好员工个人费用的核算扣费,对话费补贴的员工做好登记处理。
1.1.2办公室租花费用,每个月收到供应商的收据之后,写付款申请,收据和合同需要扫描,附在oa流程上,纸质和oa同步。
(每月付上个月的款,1500元)。
1.1.3坂田办公室饮水费:每个月收到供应商的收据,核对上面的数量是否与登记的符合。
核对无误后,收据和签订的合同需扫描附在oa上。
纸质与oa同步(每个月付上个月的款)1.1.4坂田办公室租金及水电费:每个月从物业管理处拿发票和账单,核对发票上的金额是否与合同的相符。
核对无误后,发票和签订的合同需扫描附在oa上。
纸质与oa同步(租金每个月付本月的款,水电费是付前个月份款)1.1.5坂田宿舍租金及水电费:每个月从物业管理处拿账单,核对房间的数目以及水电抄表数字,核对无误后写付款申请,账单和签订的合同需扫描附在oa上。
纸质单与oa同步。
同时做好各宿舍水电费分担的登记,以备后续补扣的工作留底。
(租金付本月的款,水电费付上个月的款)1.1.6横岗宿舍管理费及水电费:横岗宿舍管理费(每个月付2000元),在oa附上合同及补充协议,还有收款人的身份证及账号信息。
电费在收到收据的情况下申请,一般都同时写付款申请。
纸质和oa 同步。
(管理费付本月的款,电费付上个月的款)。
水费需自行到村委缴纳,付款收拿发票回公司冲账。
1.1.7加油卡充值:每个月查询公司油卡的余额记录,物流的两部车辆(粤BN062N 粤BK6108)每个月所需金额3000元左右。
董事长跑车(粤B833N)每月保持2000元以上的余额。
董事长商务车(粤BS2E80)每月保持1500元以上的余额。
行政部两辆商务车(粤SG246Q粤BS0C17)每月保持1000元左右即可,行政部中巴(粤SA4427)每月保持1000元左右,每月根据余额向财务申请借款充值,然后拿发票报销冲账。
借款人需本人OA提申请。
若有重大活动需车辆使用较频繁的,可以提前申请借款充值。
以保证车辆正常的工作。
2.1费用报销:办公用品费用报销需附上办公用品申请流程和办公用品采购审批流程,附上收据或者发票,其他物品报销需要办公用品采购审批流程(快递文件费用除外),走非商品非入库的流程。
填写好报销人的收款信息,报销人收到款项后,若报销款含有其他同事款项,则及时转交,并做好登记。
(备注:物品不入开元系统的都为非入库。
所申请的报销费的金额原则不超过申请的金额,若在实际购买时超出,尤其是金额较大时,需提前向上级汇报,本人不得擅自购买。
)五,后勤保障及卫生1.后勤保障:行政部要保障公司的后勤供应,平时保障的物品有:茶叶,纸杯,饮用水,厕纸。
董事长佛堂的祭祀用品(每天检查,若有自然损耗或其他原因,及时更换)。
药箱物品的检查,有过期或缺失的,及时补充更换。
2. 卫生整洁:行政部清洁人员每天工作内容2.1清洁后门的垃圾桶,更换新的垃圾袋。
2.2清洁茶水间的台面,柜子,冰箱,保持干净无污迹。
2.3清洁卫生间,更换垃圾篓,清洗洗手台面,保持干净无异味。
上午,下午各一次。
2.4清洁办公室公共区域,前台大厅沙发桌椅,公共走廊,闲置办公区域。
门窗,及其他公共的办公设备。
2.5董事长总经理办公室每天定时清洁,不定时检查。
总监办公室两天清洁一次。
做到整洁干净无污迹,无异味。
2.6雨季时节,办公室公共区域,要多次清洁,保持干净无积水,防止发生事故的发生。
2.7公司不定期要进行除“四害”活动,以保证整体环境的舒适。
清洁卫生执行7s标准(清扫,清洁,整理,整顿,安全,节约,素养。
)保持积极的工作态度和责任心。
六、车辆管理1.1公司车辆派出:行政部车辆派出,申请人需要有填写派车单,写明申请部门,申请人,申请时间,用车时间,随车人员,目的地,用车原因,申请人部门领导签字。
行政部负责填写车号,车辆驾驶人,出车前里程数,油表刻度,并检查车辆是否能正常安全行驶。
权责主管审核完成签字并交付车辆钥匙。
1.2车辆归还:车辆归还时,申请人填写各项费用,行车路线。
行政人员负责填写回公司时间,行驶公里数,油表刻度,车辆停放位置,检查车辆是否锁好门窗,关闭车灯,是否有其他异常。
有异常及时上报,无异常签字确认并收回钥匙妥善保管。
1.3车辆维护与保养:公司车辆在平时需常检修与保养,长期停放要不定时检修,大型活动用车前,需做较全面的检查,尤其是安全性能。
要到有专业资质的地方进行维护与保养。
七,公司安全管理及安全知识普及1.安全管理1.1公司行政人员在每天早上按时开门窗,并检查昨晚是否有未关闭的空调,电器以及其他设备,避免存在浪费的情况。
1.2 行政人员不定时检查公司的消防器材是否过期,灭火器抽检是否合格。
应急灯是否能正常工作,消防指示牌有无悬挂有无脱落,公共走廊是否由杂物堆放的情况。
电子延误警报器,消防水闸,火警铃可以邀请物业进行测试。
各公共电气设备是否存在安全隐患,列(饮水机是否漏水,漏水就有漏电的可能。
其他办公设备的电源线是否有破损外露。
电灯工作有无异常。
天花板有无脱落现象的存在)。
发现异常及时上报处理。
1.3严禁任何人携带易燃易爆有毒等物品进入公司,发现陌生人来访,要做好登记和询问。
原则上是让被访的公司员工到门口将到访人员接进办公区域。
外卖、快递、推销等其他与工作无关的人员,或对公司办公场所秩序有影响的一律不准进入办公区域。
备注:公司员工不得携带宠物上班。
1.4行政部管理的手机及其他贵重的办公设备都要上锁,员工交回的手机要登记入册,妥善保管钥匙,避免丢失。
公司员工携带公司的物品离开公司,需开具放行条,写明所携带的物品,数量,离开办公区域的时间,携带人部门负责人的签名同意才可以放行。
特殊情况下可电话或当面向其负责人确认。
1.5行政部人员在下午五点半下班时,关闭管辖内的空调及设备。
最后一位行政人员下班时,关闭公司所有公共区域的空调和无员工值班区域的灯光。
关闭饮水机的电源。
查看是否有未关闭的办公设备设施。
最后将大门钥匙交付于加班的同事,并提醒其锁好门窗。
2.安全知识普及2.1行政人员时时刻刻心里都要有安全防范意识,防火防盗,安全使用各类办公设备。
2.2行政人员需掌握一定的消防安全技能,熟练的使用灭火器材,熟悉安全消防通道,熟悉公司各个电源开关所在的位置。
2.3行政部人员不定期的对公司的员工进行安全知识教育。
包括正确的安全的使用办公设备,消防安全演习,让员工有能力处理小的安全意外事故以及当火灾,地震发生时,紧张有序的撤离到安全的区域。
八、宿舍的卫生及安全检查工作宿舍卫生与安全1.1公司提供员工住宿的宿舍,行政人员不定期要检查卫生,宿舍应安排卫生值班制度,共同承当宿舍的卫生工作。
干净整洁的环境有助于保障员工获得良好的休息。
1.2员工宿舍的安全行政人员每月也不定期的检查。
检查有无私自安接电线,有无使用大功率电器,有无存易燃易爆物品等情况。
发现违规的立即要求员工整改。
也要注意宿舍的门窗有无损坏,电灯,风扇以及其他用品是否存在安全隐患。
1.3员工宿舍除消防安全紧抓之外,还要注意人员的管理。
不定期抽查是否有容留非公司人员入住或留宿,是否有离职员工无申请长期滞留,是否有空占宿舍床位,是否有聚众赌博等其他违反公司规定的现象发生。
执行上级交办及其他紧急事务。
九、执行上级交办及其他紧急事务行政人员执行上级交办的其他事务,应积极及时的完成,尤其是紧急事务,要第一时间处理,实时汇报进度。
尽量在最短的时间完成上级领导交代的事务。