Office实用小技巧

Office实用小技巧Word技巧（11个）如何在Word指定位置输入文字？<适用版本：Office 2000/XP/2003>问：想在Word指定位置开始输入，需要一直按回车和Tab键直到光标到达指定位置吗？答：当然不用！！只要把鼠标放到指定位置，双击鼠标左键就可以了！！如何控制每页的行数和字数？<适用版本：Office 2000/XP/2003，在2003版本中有改进>在使用Word时，一般情况下都是顺其自然，不刻意去控制行数和字数。

但在起草公文或出版物时，常常需要指定每页的行数和每行的字数。

其实Word控制行数和字数的方法非常简单。

从“文件”菜单选择“页面设置”命令，再打开的对话框中选择“文档网格”选项卡，如下图所示：鼠标单击选择“指定行和字符网格”，此时可以指定每行的字数和每页的行数，如上图红框中的区域所示。

批量转换文档<适用版本：Office 2000/XP/2003>如果有一个文本文件需要转换为Word格式文档，你会怎么办？大多数人可能会选择从Word中打开这个文本文件，然后把它另存为Word文档。

但是，如果有10个甚至100个这样的文本文件需要转换，这个方法就太麻烦了。

其实，简便的方法就在Word中。

从“文件”菜单选择“新建”命令，在模板对话框中选择“其他文档”选项卡，可以看到“转换向导”，选中它并单击“确定”。

如下图所示，余下的按照向导操作就是了。

别以为这个向导只能转换文本文件，它可以转换的文件格式有18种之多。

缩放打印：省纸又省心<适用版本：Office 2000/XP/2003>用复印机可以把A4纸的内容缩印到B5纸上，也可以把B5纸的内容到扩印A4纸上。

Word同样可以缩放打印，从“文件”菜单选择“打印”命令，在“打印”对话框中单击右下角的“按纸张大小缩放”的下拉箭头，选择需要的纸型并确定即可，如下图所示。

和改变纸张大小的方法（页面设置）相比，缩放打印不会改变页面的布局；此外，缩放打印还可以在一页纸上打印多页，只要在上面的选项中选择每页适当的版数即可，采用这种方法打印文档不仅节约纸张，也便于携带。

保护Word文档的部分内容<适用版本：Office 2003>公司有各种制作好的业务合同Word模板，但在填写合同时，经常会由于疏忽，使合同的内容被修改。

要是能让合同填写人只在文档的指定位置填写内容就好了，其他位置不允许修改。

Word的文档保护功能可以帮助我们。

从“工具”菜单选择“保护文档”，在任务窗格里显示相关设置，如图1所示。

选中“仅允许在文档中进行此类编辑”，采用默认选项“未作任何更改”，表示任何人打开文档都是只读状态，不能修改文档内容。

现在，需要指定哪些内容允许用户修改。

首先，在文档中选中所有允许修改的部分，例如合同中的所有下划线部分（可以按住Ctrl键跳选）。

然后，在任务窗格中选中“例外项”下的“每个人”（如果在企业局域网的域里面，还可以单击“更多用户”，指定个别用户的权限）。

最后，单击“是，启动强制保护”按钮，显示对话框，如图2所示。

设置密码后，单击“确定”。

这样，任何人（或指定域用户）打开文档时，都只能在上述指定位置输入或修改内容。

图1 图2比较两个内容相似的Word文档<适用版本：Office 2003>业务员在填写新合同时，经常会与以前合同文档中的内容比较。

如果都打印出来，很浪费纸张。

现在用Word里面的并排比较功能，就能轻松地比较两个内容相似的文档了。

首先将需要比较的文档都打开，再从“窗口”菜单选择并排比较的命令。

如果只打开了2个文档，则“窗口”菜单中会显示“与xxx文档并排比较”。

如果打开了2个以上的文档，则可通过“并排比较”命令选择要比较的文档，如图3所示。

并排比较的2个文档自动分左右显示，如图4所示。

在某个文档中拖动垂直滚动条时，另一个文档也会随之滚动，非常方便。

图3图4去除Word文档页眉中的横线<适用版本：Office 2000/XP/2003>在设置Word文档的页眉时，会自动加上一条水平线。

如果不想显示这条水平线，怎么去掉它呢？实际上，这条水平线一个自定义的段落边框。

在页眉中选中其中的文字和段落标记，如图5所示。

如果页眉中没有文字，但会有一个段落标记，一定要选中它，如图6所示。

从“格式”菜单选择“边框和底纹”命令，可以看到，边框的设置是一条下横线，如图7所示。

现在只要选择“无”，就能去除段落的下边框线了。

去除水平线后的效果如图8所示。

图5图6图7图8使用共享的工作组模板<适用版本：Office 2000/XP/2003>公司有很多设计好的模板，可是平时用的时候总要到处找，不知道谁的电脑里有。

其实，可以在某台电脑或服务器上建立一个共享文件夹，比如起名为“公司模板”，并分门别类建立子文件夹，把这些模板文件存放到里面。

这还不算什么。

下面，启动Word，从“工具”菜单选择“选项”，再选择“文件位置”选项卡，如图9所示。

选中“工作组模板”，再单击“修改”，显示对话框，如图10所示。

从网上邻居中找到共享文件夹“公司模板”，再单击“确定”，就可以在Word里直接调用共享的模板了。

从“文件”菜单选择“新建”，再从任务窗格中选择“本机上的模板”，如图11所示。

在模板中多了几个选项卡，如图12所示，对照图10中的文件夹，不就是那些文件夹的名字吗？现在，用起来方便多了。

更神奇的还在后面。

如果在共享文件夹里存放了Excel模板，打开Excel，从“文件”菜单选择“新建”，再从任务窗格中选择“本机上的模板”，居然也能访问这个工作组模板！如图13所示。

图9 图10图11 图12图13如何在文档中插入一条分隔线？<适用版本：Office 2000/XP/2003>问：在Word文档中有时需要添加分隔线来区分两个不同的描述内容，这个分隔线是需要手工绘制吗？答：手工绘制分隔线有时很难把握线条的长度，所以您只要连续输入三个或三个以上的“=”，然后回车，这样就可以自动得到一条双直线。

当然，如果您连续输入三个或三个以上的“~”，然后回车即可得到一条波浪线；连续输入三个或三个以上的“*”，然后回车即可得到一条虚线；连续输入三个或三个以上的“-”，然后回车即可得到一条细直线；连续输入三个或三个以上的“#”，然后回车即可得到一条实心线。

是否可以让表格的表头在下一页中自动出现？<适用版本：Office2000/XP/2003>问：当文档中的表格跨页显示时，表格的标题会自动在下一页出现吗？答：在Word中经常会遇到表格在一页中放不下的情况，此时就需要在下一页中重新设置表格的表头。

其实，我们只要选中表格的表头（即希望在跨页时重复的部分），然后执行【表格】菜单中的【标题行重复】命令，就可以实现表格跨页时，表头自动出现了。

如何单独保存Word文档中的图片？<适用版本：Office 2000/XP/2003>问：在Word文档中的图片可以单独保存下来吗？似乎没有发现保存图片的命令……答：如果需要将Word中的图片全部保存为单独的图片格式文件，可以执行【文件】菜单中的【另存为】命令，然后在“保存类型”中选择“网页”格式。

保存完毕后，打开保存文件的目录，在网页元素的文件夹中就可以得到文档中所有图片的单独文件。

如果图片在Word文档中有缩放，则单独保存的图片文件中就会有该图片的缩放效果文件和100%大小的图片文件。

Excel技巧（10个）在Excel中，如何在一个单元格中分行填写？<适用版本：Office2000/XP/2003>如何分行？答：很简单！当您需要重起一行写入内容时，按住Alt键回车就可以了！创建图表最少需要几步操作？<适用版本：Office 2000/XP/2003>如果使用图表向导，需要4个步骤。

但如果使用“默认图表”按钮，只需一按即可。

为此，需要把这个图标添加到工具栏中。

从“视图”菜单单击“工具栏”命令，在打开的子菜单中选择“自定义”。

如下图所示在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，从左侧的“类别”中选择“制作图表”，然后从右侧的“命令”列表中找到“默认图表”。

直接用鼠标拖动到工具栏适当位置即可。

如下图所示。

快速复制公式<适用版本：Office 2000/XP/2003>通过拖动填充柄复制公式人人都会，不过如果复制的行太多，操作起来并不方便。

此时可以选择双击填充柄完成复制。

如下图所示：快速隐藏单元格的内容<适用版本：Office 2000/XP/2003>选择单元格或单元格区域，从“格式”菜单选择“单元格”命令，如下图所示：在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，在左侧“分类”列表中选择“自定义”，在右侧“类型”下的输入框中，清除原有内容，并输入3个分号（不要输入中文的分号），如下图所示。

确定后，单元格的内容即被隐藏。

注意：此时在公式栏中仍然可以看到单元格内容，双击单元格也可以查看内容。

用下拉列表填写Excel表格<适用版本：Office 2000/XP/2003>人事部经常要在Excel表格里录入部门、性别、城市等数据，这些数据重复性很高，比如，在“部门”这一列，可能需要多次输入“财务部”。

要是能从下拉列表中选择数据就方便了，还不容易出错。

Excel当然可以实现这个功能，如图14所示。

只要从“数据”菜单选择“有效性”，再按图15所示进行设置。

注意图15“来源”中的数据要用英文逗号分隔。

图14 图15在Excel中直接获取Internet上的数据<适用版本：Office XP/2003>由于业务需要，每天都要到Internet上查找当天的外汇牌价，再把它复制到Excel中。

这种重复性的日复一日的工作能不能变得更简单点呢？打开Excel文档，从“数据”菜单选择“导入外部数据”，再选择“新建Web查询”，显示对话框，如图16所示。

在“地址”栏输入能访问到外汇牌价的Internet网址，再单击“转到”，就会显示该网页中的内容。

把鼠标指针移动到希望导入的数据区域的左上角，选中标记，会变为对勾状态，如图16所示中鼠标指针所在位置。

单击“导入”按钮，显示对话框，如图17所示。

此时可以指定导入的数据在Excel中的放置位置，默认值是当前单元格的位置。

单击“属性”按钮，显示对话框，如图18所示。

选中“打开工作簿时，自动刷新”，这样每次打开这个Excel文件，都会自动从网站上获取外汇牌价的数据。

作完这些设置，数据就被导入到Excel 中。

如果希望立即刷新数据，可以在“外部数据”工具栏中单击“刷新数据”按钮，如图19所示。

现在，每天打开Excel文件时，当天的外汇牌价就已经自动填好了。