办公室管理5 小抄

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《办公室管理》重难点 (4)

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

本题主要考核本课程的第十二章第1点的“口头语言的特征”和第2点的“敬语的用法”这两个知识点。以下为参考答案:

1.口头语言的基本特征:

(1)语音听过就立即消失,但语义让人明白了,可能留在记忆中;所以发声要清楚,尽可能说得通俗、生动、规范,使人一听就明白,并留下印象。

(2)有重音。口语中,需要强调的成分,都是通过重音表达的。

(3)有歧义。因为汉字一音多字。

(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如,庄重的场合,口语应规范、简明些;休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、愉快些。

2.敬语使用的一般场合:

(1)对于自己尊敬的人,当然会使用敬语。

(2)与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话)也需要使用敬语。

(3)敬语一般针对:

年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地位者;给(给过)自己恩惠者;有求于对方,或希望得到对方帮助,或好感者。

同学们要注意,本题有两个问题:一是口头语言的基本特征;二是敬语应用的一般场合。其中第二个问题实际上就是考察“敬语的用法”这个知识点。

二、简要阐述社交话题的选择。

本题主要考核本课程的第十二章第6点的“社交话题的选择”这个知识点,本题答题思路如下:

1.合适的话题包括:

(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题,如合作意向等;

(2)一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等;

(3)显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等;

(4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;

(5)积极、健康的生活体验的话题;

(6)风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。

2.不合适的话题包括:

(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。

(2)令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

(4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

(5)夸耀自己的话题。

(6)庸俗的、色情的话题。

(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

本题在教材上有明确的答案,得分率很高。

三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?

本题主要考核本课程的第十三章第1点的“印章的使用”这一知识点。

1.印章的使用的主要形式为:

(1)落款章;(2)更正章;(3)证见章;(4)骑缝章;(5)骑边章;(6)密封章;(7)封存章。

2.落款章、骑缝章、更正章的使用范围:

(1)落款章加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性。

(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自行更正的凭信。

本题在教材上有明确的答案,得分率很高。

要注意的是,以上只是本题的答题要点,需要进行说明和阐述,不能只回答要点,否则会失分。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

本题主要考核本课程的第十四章第3点中的“收文处理”这一知识点。

1.收文处理的程序:

签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。

2.分送的基本原则:

(1)属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;

(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;

(3)分送给机关领导阅批的文件,要先填好“公文处理单”,连同文件一并送批;

(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理;

(5)在文件份数少时,阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别审阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅。

本题在教材上有明确的答案,得分率很高。要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。

五、按照文书立卷特征立卷,主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本含义。

本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。

1.类型:

(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。

2.按问题特征立卷的含义:

将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况,运用最广泛。

同学们回答第一个问题时,应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时,应举例说明。

六、通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义。

本题主要考核本课程的第十四章第7点中的“档案的利用”这一知识点。

1.通过设置档案室,可以提供档案原件或复制件,方便借阅或直接阅读;

2.通过一定的制度和手续,如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等,可以提供档案外借;

3.根据档案原件制发各种复制本,实行档案的有偿交流,可以提高档案的利用率;

4.利用所藏档案中的有关记载和资料,可以对申请者提供核实某种事实的书面证据;

5.以档案为依据,文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答,提供咨询服务;

6.将档案目录印制成册,分发到有关部门,可以交流信息;

7.通过举办档案展览,以充分发挥档案的作用。

同学们在回答本题时,一定要注意审题,本题实际上只有一个问题——“通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义”,本题实际上就是要回答“档案利用的意义”。

弄清楚了这一点,同学们就能在教材上找到明确的答案了。

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